Robotická automatizace procesů (RPA) má potenciál proměnit současná pracoviště stejně dramaticky, jako stroje změnily továrny v dobách průmyslové revoluce.​

RPA je způsob, jak automatizovat opakující se procesy, které jsou často založené na pravidlech. Takové transakční procesy se běžně odehrávají v centrech sdílených služeb či jiných centrech, kde se zpracovávají transakce.​

Zpracování transakcí, práci s daty a komunikaci napříč několika informačními systémy umožňuje software, běžně označovaný jako „robot“, který zaznamenává stávající IT aplikace a komunikuje s nimi. Skupinu několika takových robotů můžeme označit za „virtuální pracovní sílu“ – jakési centrum pro zpracování administrativy, ovšem bez lidských zdrojů.​

Nástroje RPA je nejvhodnější zavést u procesů vyznačujících se opakovanými a předvídatelnými interakcemi s IT aplikacemi. Tyto procesy obvykle nedosahují takového rozsahu či významu, aby bylo kvůli automatizaci nutné provést transformaci klíčových systémů. Jedná se také o procesy, u nichž se transformace klíčových systémů v blízké budoucnosti neplánuje. Nástroje RPA zvyšují efektivitu provádění takových procesů a služeb, aniž by došlo ke změně klíčových systémů.​

„Roboti“ v rámci RPA vykonávají rutinní podnikové procesy napodobením způsobu lidské práce s aplikacemi prostřednictvím uživatelského rozhraní, přičemž se rozhodují na základě jednoduchých pravidel. Celý proces tak může být od začátku až do konce vykonán softwarovými roboty s minimální účastí lidí, kteří jsou potřeba pouze při řešení výjimek.​

RPA lze využít pro automatizaci procesů, které:​

• se velmi často opakují,​
• jsou náchylné k chybám,​
• jsou založené na pravidlech a
• ​jsou sezónní a záleží u nich na rychlosti zpracování.​

Výhody řešení RPA jsou více než pouhé snížení nákladů, zahrnují:​

• zkrácení délky cyklu a zvýšení výkonu
• ​flexibilitu a škálovatelnost​
• vyšší přesnost​
• lepší morálku zaměstnanců – mohou vytvářet větší hodnoty​
• orientaci na inovace a spokojenost zákazníků​
• podrobné zaznamenávání dat​