Construire le moteur de votre fonction financière

Le moment est venu

Historiquement, les organisations ont été sceptiques quant à la faisabilité de la centralisation du financement des entreprises. La perception commune était que la proximité physique de l'entreprise était essentielle. Cependant, au cours de la période de verrouillage du site COVID-19, le travail à distance est devenu une pratique communément acceptée dans presque toutes les organisations. Lorsqu'elles bénéficient de la bonne technologie, les équipes éloignées dans différentes zones géographiques peuvent collaborer de manière transparente. Cette évolution a accéléré les plans de nombreuses organisations visant à créer des centres d'excellence (COE) pour la finance d'entreprise.

Optimisez votre organisation financière

Une analyse de rentabilité basée sur les coûts est généralement l'une des principales raisons de l'établissement d'un site COE pour le financement des entreprises. D'après notre expérience, les avantages immédiats de l'arbitrage de main-d'œuvre associés aux sites à faible coût ne représentent généralement qu'une fraction des économies de coûts que COE peut apporter. La majeure partie des avantages provient souvent d'une efficacité et d'une standardisation accrues. La mise en œuvre de COE offre une chance unique de rationaliser la taille de l'organisation financière de l'entreprise, car un examen minutieux des activités réalisées par l'organisation locale peut révéler des inefficacités, des duplications d'efforts et des activités non financières réalisées par des employés du secteur financier. S'ils sont correctement réalisés, les avantages en termes de réduction des coûts se matérialiseront dès les premières étapes de la mise en place du site COE. Tout d'abord, les rôles et les responsabilités doivent être ajustés pour s'assurer que seul le personnel de la finance est comptabilisé dans le centre de coûts de la finance, et que toute activité liée à une autre fonction ou à une autre activité est transférée. Deuxièmement, il convient d'introduire des indicateurs de performance clés à l'échelle de l'entreprise pour déterminer la taille optimale de l'organisation financière, tels que le nombre de contrôleurs de gestion par chiffre d'affaires.

Favoriser l'efficacité et la normalisation

À mesure que votre organisation COE gagne en maturité, vous pouvez bénéficier d'une deuxième vague d'avantages. La standardisation et l'automatisation des processus sont l'un des principaux facteurs de réduction des coûts, même dans le domaine de la finance d'entreprise (ou FP&A). Pour y parvenir, une bonne gouvernance des processus doit être mise en place, avec des Global Process Owners (GPO) ayant des responsabilités au sein de COE pour conduire les efforts de standardisation dans l'ensemble de la fonction financière (d'entreprise).

Il est important de noter que le site COE doit être doté d'une équipe plus étoffée que la simple équipe de base pour exécuter les activités de routine quotidiennes. La mise en place de capacités de projet internes, telles que la gestion du changement et la transformation de l'entreprise, facilite le processus de normalisation qui est une condition préalable à l'automatisation efficace des processus.

Un bon moyen de lancer l'automatisation au sein de COE est de créer une équipe dédiée à la visualisation des données, à l'automatisation des processus et à la robotique. Dans certains cas, les gains d'efficacité liés à la normalisation initiale sont importants, c'est-à-dire que ces équipes peuvent être mises en place sur le site COE sans augmenter l'effectif total ou les coûts.

Améliorer la qualité du service et les connaissances

La centralisation des activités basées sur la connaissance au sein d'une seule organisation présente des avantages qui vont au-delà de la simple réduction des coûts. L'un des principaux avantages de la mise en place d'un site COE est en fait l'amélioration de la qualité du service pour l'entreprise. En règle générale, les organisations décentralisées ne disposent pas de normes communes en matière de niveaux de service ni d'un accès parfait au savoir-faire des spécialistes, ce qui se traduit par des niveaux de performance variables dans l'ensemble de l'organisation. La mise en place d'un site COE permet d'identifier les meilleures pratiques et de les partager dans l'ensemble de l'organisation.

Accords de niveau de service

Les accords sur les niveaux de service et les catalogues de services sont d'autres outils permettant d'améliorer la qualité des services dans l'ensemble de l'organisation. Vous devriez les définir dès le départ, lors de la mise en place du site COE. Afin d'éviter les frais généraux inutiles liés au suivi des niveaux de service, nous suggérons de mesurer simplement le degré de satisfaction des clients du secteur financier à l'égard des services au moyen de brèves enquêtes instantanées, standardisées et récurrentes.

Capacités d'analyse financière

Lors de la mise en place d'un site COE, il est important que vous intégriez également des capacités d'analyse financière. Les capacités analytiques avancées en finance deviennent de plus en plus importantes dans le monde d'aujourd'hui. Ces capacités vont au-delà de l'ensemble des compétences traditionnelles d'un analyste financier ou d'un partenaire commercial. Les scientifiques des données, les experts en visualisation et les ingénieurs en automatisation commencent à devenir une partie essentielle de la réserve de talents de la fonction financière.

Les équipes financières décentralisées ne peuvent généralement pas se permettre d'avoir des data scientists ou d'autres experts techniques à plein temps. En revanche, le site COE a l'envergure nécessaire pour disposer d'un soutien analytique avancé à temps plein pour les activités financières fondées sur la connaissance. Cela apporte des avantages considérables à l'organisation financière. Par exemple, un tableau de bord interactif unique peut éliminer la nécessité de créer de nombreux rapports personnalisés pour chacune des unités commerciales. L'expérience client s'en trouve également améliorée, car les rapports interactifs permettent de réduire les délais d'exécution.

Permettre la numérisation de la finance

Dans de nombreuses organisations financières, le défi à relever lorsqu'on s'engage dans la voie du numérique commence par l'identification des processus susceptibles d'être automatisés et numérisés.

Afin de relever le défi de l'identification des opportunités, tous les employés de COE devraient recevoir une formation numérique couvrant les bases de l'automatisation, de l'analyse et de la visualisation. Cela permet à l'organisation COE d'identifier les opportunités d'automatisation/numérisation ascendantes qui l'aideront dans son travail quotidien. Cela permet également de relever le défi de l'adoption de la technologie, car les processus COE préalablement normalisés permettent l'extensibilité des solutions développées.

Le défi suivant consiste souvent à identifier les ressources ayant des compétences combinées en finance et en numérique pour mettre en œuvre les solutions. Une fois mises en œuvre, les solutions ont souvent un faible taux d'adoption ou n'apportent pas les avantages promis en raison d'un manque d'échelle ou de solutions concurrentes.

Une équipe COE d'experts numériques ayant des connaissances en finance peut être utilisée comme un outil puissant pour faire face à ces défis. Cette équipe est généralement constituée comme un laboratoire numérique appliquant un état d'esprit de start-up et une méthodologie de développement agile. D'après notre expérience, les équipes ainsi constituées sont beaucoup plus efficaces que les équipes ayant une mentalité de "grande entreprise informatique" et utilisant des méthodologies de type "waterfall" (chute d'eau).

Au fur et à mesure que le laboratoire fournit des solutions aux opportunités identifiées sur le site COE, il acquiert une reconnaissance interne et devient le lieu de référence pour la numérisation au sein de l'ensemble de l'organisation financière. Ainsi, le site COE devient le catalyseur et la plateforme de la transformation numérique de la fonction financière au sens large.

Il est temps d'agir

Les analyses d'entreprise de pointe ne permettent pas seulement de gagner en efficacité, mais aussi de bénéficier d'un avantage concurrentiel. Nous vous recommandons de l'adopter dès que possible.

Des événements récents ont démontré que les équipes à distance peuvent être tout aussi efficaces que les équipes locales. Toutefois, ces transformations doivent être effectuées correctement, faute de quoi il sera difficile d'en tirer profit. Une stratégie claire et une planification minutieuse sont d'une importance capitale ; construire un Business Finance COE n'est pas la même chose que d'étendre un centre de services partagés. Comme pour toutes les transformations, nous considérons que la gestion du changement et une communication claire et ciblée sont des éléments clés de la réussite.

Nous espérons que ce court article vous a donné à réfléchir. Si vous souhaitez aller plus loin, n'hésitez pas à nous contacter.