Die COVID-19-Pandemie beschleunigte eine noch nie dagewesene globale Umstellung auf Remote- und Hybridarbeit.

Die Entwicklung eines Konzepts für versetzte Arbeitnehmer und Anträge auf Fernarbeit war für viele eine steile Lernkurve - in einem Punkt sind wir uns alle einig: Das Thema ist komplex. Bisher lag der Schwerpunkt darauf, herauszufinden, wo sich die Mitarbeiter aufhalten, und sich mit dem potenziellen internationalen Steuerrisiko der "unbemerkten" Fernarbeit zu befassen.

Wenn Unternehmen nach der Pandemie in die Zukunft blicken, ist es vielleicht an der Zeit, "Fernarbeit" nicht mehr als eine eigene und spezielle Kategorie zu betrachten.

Laut der Studie "Tax Operations in Focus" von Deloitte planen 78% der Führungskräfte, entweder hybride oder vollständig dezentrale Modelle in der Steuerfunktion langfristig einzuführen, und dies wird wahrscheinlich auch in allen anderen Unternehmensfunktionen der Fall sein.

Unternehmen und Steuerverantwortliche wollen auch die Lehren aus der von COVID-19 ausgelösten Disruption ziehen, ihren Ansatz in Richtung einer flexibleren Belegschaft überdenken und die Widerstandsfähigkeit durch aktualisierte Personalstrategien, Richtlinien und Abläufe verankern. 

In unserem Artikel über Fernarbeit haben wir uns mit den möglichen steuerlichen und rechtlichen Auswirkungen von Fernarbeit befasst und erörtert, wie man eine globale Fernarbeitskraft ermöglichen kann. Wenn Steuerverantwortliche in die Zukunft blicken, sollten sie sich folgende wichtige Frage stellen:

Wie kann man die von der Pandemie ausgelösten Veränderungen nutzen, um sich ein neues Arbeitsumfeld vorzustellen - und eine langfristige Vision zu haben?

Zwei Jahre sind seit der ersten Welle von COVID-19 vergangen, und um diese Fragen zu beantworten, müssen die Unternehmen die operativen Vorteile berücksichtigen, die sich aus der Störung ergeben. Aus Gesprächen mit Kunden von Deloitte und kundenbetreuenden Führungskräften auf der ganzen Welt geht hervor, dass eine wachsende Zahl von Unternehmen Prozesse zur Bewertung und Verwaltung von Risiken (Einwanderung, Körperschafts- und Lohnsteuer, individuelle Steuern) einführen möchte, die schon immer bestanden haben, aber durch das Wachstum einer ungleichen und potenziell permanenten Fernbelegschaft noch verstärkt wurden.

Je mehr Mitarbeiter dauerhaft oder auf hybrider Basis aus der Ferne arbeiten, desto höher ist das potenzielle kumulative Risiko, das viele Unternehmen dazu veranlasst, ab 2022 restriktivere Protokolle für grenzüberschreitende Arbeit zu entwickeln. Viele Menschen werden zum Beispiel überrascht sein zu erfahren, dass sie eine Einkommenssteuererklärung abgeben und zusätzliche Steuern zahlen müssen, wenn sie von einem Land oder einer Gerichtsbarkeit aus arbeiten, die nicht ihr eigentlicher Arbeitsort ist, und dass sich diese Verpflichtung auch auf die Steuern des Arbeitgebers erstrecken kann.

Die Unternehmen sind sich bewusst, dass eine vollständige Rückkehr zur Büroarbeit, insbesondere kurz- bis mittelfristig, unwahrscheinlich ist, und haben sich stattdessen für einen hybriden Ansatz entschieden. Die Unternehmen müssen ihre Fähigkeit zur Unterstützung einer hybriden oder ferngesteuerten Belegschaft neu bewerten und die komplexen steuerlichen und sonstigen Compliance-Überlegungen, die untrennbar mit dieser Form des Arbeitens verbunden sind, in den Griff bekommen.

Einige Unternehmen teilen ihren Mitarbeitern restriktive Richtlinien und Erwägungen mit, bevor sie grenzüberschreitende Fernarbeitsvereinbarungen genehmigen, darunter: Zustimmung des Geschäftsführers; ob der Mitarbeiter ein legales Arbeitsrecht hat; ob das Unternehmen am Zielort präsent ist oder nicht; ob bestimmte Aktivitäten des Mitarbeiters für die Arbeit aus der Ferne eingeschränkt sind; und Begrenzung der Anzahl der Tage, an denen ein Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten darf, je nach Risikotoleranz des Unternehmens im Durchschnitt 14-30 Tage oder mehr.

Darüber hinaus reicht die Haltung der Unternehmen gegenüber der grenzüberschreitenden Fernarbeit von: keine Toleranz, Ausnahmen aus Gründen der Geschäftskontinuität, begrenzte Tage für Mitarbeiter aus COVID-19-Gründen bis hin zu grenzüberschreitender Fernarbeit, die als Anreiz für leistungsstarke Mitarbeiter angepriesen wird.

Marktbeobachtungen

Entwicklung einer regelkonformen globalen Personalstrategie

Dieses Rahmenwerk zeigt die wichtigsten Informationen auf, die für die Entwicklung eines fundierten Fahrplans zur Einführung einer steuerlich konformen globalen Personalstrategie erforderlich sind.

Blick nach vorn

Sie nutzen die Pandemie als Katalysator, um die Widerstandsfähigkeit ihrer Personalpolitik zu überdenken.

Diese Steuerverantwortlichen müssen eine Schlüsselrolle spielen, indem sie mit anderen Stakeholdern - HR, Talent, Global Mobility, Reward, Legal und Technology - zusammenarbeiten, um Prioritäten als Teil eines ganzheitlichen Ansatzes für den Aufbau einer gesetzeskonformen Personalstrategie zu formulieren und abzustimmen.

Sie ziehen auch die Rolle der globalen Mobilität als strategischer Partner in Betracht, der nachhaltige Fernarbeitsrichtlinien und Governance-Modelle umsetzen kann, die auf ihre globale Personalstrategie abgestimmt sind. Dazu kann die Schaffung von mehr Fernarbeitsplätzen gehören, um den Immobilienbedarf zu reduzieren, oder die Einführung neuer globaler Mobilitätsrichtlinien, die virtuelle Einsätze berücksichtigen.

Die globale Mobilität hat gezeigt, dass sie die Agilität der Arbeitskräfte unterstützen und die Agenda für Fernarbeit ermöglichen kann. Inmitten der Ungewissheit spielten die Steuerverantwortlichen eine wichtige Rolle bei der Beratung zu Themen wie gestrandeten und grenzüberschreitenden Fernarbeitern. Die Unternehmensleitung erkannte schnell den Wert der Zusammenarbeit zwischen den Steuer- und Mobilitätsfunktionen über die verschiedenen Funktionen hinweg und mit den Anbietern, um nicht nur die Risiken zu mindern, sondern auch ein neues Modell der Mitarbeiterbindung zu entwickeln, das auf menschenzentrierten Prozessen beruht und den Menschen in den Mittelpunkt der Planung und Umsetzung stellt.

Für Unternehmen, die ein erfolgreiches Fernarbeitsmodell einführen wollen, ist es wichtig, funktionsübergreifend zu arbeiten und eine breitere Perspektive einzunehmen. Führungskräfte aus dem Steuerbereich können eine grössere beratende Rolle spielen - dies wird dazu beitragen, die Risiken der Einhaltung von Steuer- & Rechts- und Einwanderungsvorschriften anzugehen und gleichzeitig die Erfahrung der Mitarbeiter in einer Kultur der Fernarbeit zu verbessern.