Die Digitalisierung der indirekten Steuern erfordert einen ganzheitlichen Ansatz

Überall auf der Welt sind die Steuerbehörden dabei, die Methoden für die Veranlagung und Erhebung der Mehrwertsteuer (MwSt.) umzugestalten und die regelmässigen, meist papiergestützten Compliance-Berichte durch elektronische Berichterstattung und elektronische Rechnungsstellung zu ersetzen. Die Einhaltung der indirekten Steuern unterliegt den dramatischsten Veränderungen, seit die Idee der Mehrwertsteuer in den 1960er Jahren erstmals aufkam. Wir sind Zeugen der Entwicklung dessen, was die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) als datengesteuerte oder digitale Steuerverwaltung bezeichnet. Die Vision ist eine digitale Transformation, bei der die Besteuerung "im Laufe der Zeit zu einem nahtlosen und reibungslosen Prozess wird", wie es in einem OECD-Papier heisst. Ähnlich wie der digitale Wandel in anderen Geschäftsbereichen oder Unternehmensfunktionen führt auch der Wandel in der Steuerverwaltung zu einem stärker vernetzten und datenorientierten Umfeld.

Dieser Wandel stellt nicht nur neue Anforderungen an die Steuerabteilung, sondern an die gesamte Organisation. Steuerbezogene Anforderungen müssen sich nun in allen Finanzsystemen und Geschäftsprozessen widerspiegeln, und solche Veränderungen haben enorme Auswirkungen auf die Einrichtung von ERP-Systemen und anderer IT-Infrastruktur. Die Unternehmen werden ihre Ressourcen anders einsetzen müssen. Die Datenqualität muss sich verbessern, um die Anforderungen der Steuerbehörden zu erfüllen.

Die zunehmende Komplexität der steuerlichen Datenanforderungen und die Unterschiede von Land zu Land machen eine flexible Dateninfrastruktur erforderlich, die neuen oder sich ändernden Anforderungen gerecht wird. Relevante Kunden-, Produkt- und Lieferantendaten müssen korrekt und automatisch erstellt werden, denn diese Daten werden nun direkt mit den Steuerbehörden ausgetauscht. Und sie werden plötzlich geschäftskritisch: Fragen der Steuerkonformität erhalten eine neue Bedeutung, wenn das Unternehmen nach neuen indirekten Steuervorschriften eine gültige elektronische Rechnung an Kunden ausstellen muss.

Die meisten multinationalen Unternehmen haben zumindest in einigen Ländern, in denen sie tätig sind, mit neuen Vorschriften zur Einhaltung indirekter Steuern zu tun. In Lateinamerika haben beispielsweise Mexiko und Brasilien eine Vorreiterrolle bei der Schliessung der Lücke zwischen den theoretischen MwSt.-Einnahmen und den tatsächlichen Erhebungen eingenommen und verfügen über relativ ausgereifte Systeme für die elektronische Rechnungsstellung. Allzu oft reagieren die Unternehmen jedoch auf Änderungen der indirekten Steuern mit Ad-hoc-Lösungen für bestimmte Länder.

Da elektronische Meldungen und elektronische Rechnungen in immer mehr Ländern üblich werden, darunter auch in der EU, wo im Rahmen der "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA) neue Regeln eingeführt werden, brauchen Unternehmen einen ganzheitlicheren und zentraleren Ansatz. Für Steuerverantwortliche gibt es drei wichtige Lehren, die ihnen helfen können, auf die sich entwickelnden Anforderungen der Steuerbehörden zu reagieren, die sich auf die Einhaltung der indirekten Steuern in Echtzeit zubewegen.

1. Digital denken

Wenn ein Geschäft oder eine Unternehmensaktivität von der Digitalisierung betroffen ist - und mit den Möglichkeiten und der Macht von Daten konfrontiert wird, die jetzt auf strukturierte Weise verfügbar sind - können die Störungen und der Nutzen erheblich sein. Denken Sie nur daran, wie die Online-Buchung das Hotelgewerbe verändert hat oder wie der E-Commerce den Einzelhandel in allen Bereichen verändert hat.

Die Steuerfunktion ist ein relativer Nachzügler bei der Digitalisierung. Sie ist nach wie vor ein Bereich innerhalb des Unternehmens, in dem man immer noch Papiererklärungen, Excel-Tabellen und zahlreiche manuelle Eingriffe findet. Die Steuerabteilung hat in der Regel Mühe, mit dem technologischen Wandel Schritt zu halten. Das mag zum Teil daran liegen, dass die Steuerbehörden selbst die digitale Einhaltung von Vorschriften nur langsam einfordern, da das absolute Wachstum der Steuereinnahmen Veränderungen in diesem Bereich für die Regierungen eine niedrige Priorität hatte. In jüngster Zeit haben jedoch geopolitischer Druck und wachsende Haushaltszwänge dazu geführt, dass eine verstärkte Digitalisierung für die Steuerbehörden bei der Bekämpfung von Steuerhinterziehung und -betrug immer wichtiger wird.

Mit E-Reporting und E-Invoicing schaffen die Steuerbehörden die vernetzte, digitale Umgebung, die notwendig ist, um Steuern auf eine neue Art und Weise zu veranschlagen. Dies verändert die Art und Weise, wie die Einhaltung von Steuern und Gesetzen gehandhabt werden muss. Vorbei sind die Zeiten der mühsamen manuellen Prüfungen, der Stichprobenverfahren und der Untersuchung von Dokumentenstapeln.

In einer datengesteuerten Umgebung kann die Steuerbehörde einfach verschiedene Datenquellen vergleichen, auf die sie jetzt in Echtzeit zugreifen kann, indem sie beispielsweise die tatsächlichen Zahlen aus dem ERP-System des Steuerzahlers ausliest. Wenn sie Lücken oder Anomalien feststellen, werden sie einfach zusätzliche Steuern festsetzen oder Erstattungen blockieren - und sie werden die Beweislast auf den Steuerzahler verlagern, wenn es Unstimmigkeiten gibt.

Um diesem Wandel zu begegnen, sollten Unternehmen eine grundlegend andere Strategie für die Einhaltung von Steuervorschriften verfolgen - indem sie digital denken. Die Einhaltung von Vorschriften in einem digitalen System kann nicht mit manuellen Prozessen bewältigt werden. Darüber hinaus sollten die Veränderungen bei der Einhaltung von Steuervorschriften aber auch als Chance gesehen werden. Die Lehren aus der Digitalisierung anderer Unternehmen und Funktionen sind hier anwendbar. Im Steuerbereich sind erhebliche digitale Anstrengungen erforderlich, mit Softwarelösungen, die in das Unternehmen eingebettet sind.

Wir sind der Meinung, dass die Digitalisierung der indirekten Steuern eine neue Denkweise erfordert. Die Änderungen in der Steuergesetzgebung erfordern einen vorgelagerten Schritt: Die Anforderungen an die Steuerdaten müssen zunehmend auf der Ebene des Ersteintrags angegangen werden, integriert in die Kerngeschäfts- und Finanzprozesse, und nicht als späterer Compliance-Schritt.

Die steuerbezogene Dateneingabe wird im Vorfeld initiiert und über das ERP-System in die Finanzfunktion eingebettet. Dies umfasst die meisten der wichtigen Schwerpunktbereiche für Steuern. Digitale Steuerverwaltung, Echtzeit-Berichterstattung und Transparenz werden in dieses System eingebettet. Die Steuerkontrolle muss sowohl präventiv und proaktiv als auch automatisiert erfolgen, bevor die Steuerbehörden die Daten analysieren. Wenn die Steuerbehörden Zugriff auf Daten in einem ERP-System oder einem Data Lake haben, sollten die dort gespeicherten Informationen von der IT- und Finanzabteilung mit Hilfe von massgeschneiderten Datenanalysetools und automatisierten Prüfungen und Tests auf eine integriertere Weise überprüft werden.

Automatisierte Prozesse werden den grössten Teil der bestehenden, auf Steuererklärungen basierenden Steuereinhaltung ersetzen (die Steuererklärungen werden schliesslich ganz verschwinden). Eine bessere Qualität der Steuerdaten wird im Zuge der digitalen Transformation der indirekten Steuern von entscheidender Bedeutung sein. Digitale Prüfungen werden zur Norm werden.

2. Global handeln

Unternehmen können sich nicht mehr lange auf lokale Korrekturen verlassen. Die Daten werden zunehmend grenzüberschreitend geprüft, da die Steuerbehörden ihre Reichweite und Zusammenarbeit ausweiten. Für die Steuerzahler dürfte dies den bestehenden Trend zu einer zentraleren Steuerung der Steuerprozesse verstärken. Die Einhaltung der Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung oder das elektronische Berichtswesen sollte nicht allein den lokalen Finanz- und Steuerteams überlassen werden.

Effizienz und Kosten sowie das Potenzial zur Zentralisierung sind weitere Gründe für ein globales Denken. Unternehmen können Grössenvorteile und grössere Möglichkeiten zur Standardisierung und Automatisierung erkennen, wenn sie Systeme schaffen, die weltweit konsistent sind. E-Reporting und E-Invoicing sollten Unternehmen zu einer konsistenten und konsolidierten Nutzung ihres ERP-Systems veranlassen - und können die Argumente für eine Aufrüstung dieser Systeme verstärken.

Es ist noch nicht klar, inwieweit die Vorschriften für die elektronische Berichterstattung und Rechnungsstellung weltweit standardisiert oder kohärent sind - bisher gibt es oft grosse Unterschiede. Unternehmen sollten jedoch proaktiv die indirekten Steuersysteme in allen ihren Betriebsländern prüfen und nach Lösungen suchen, die in möglichst vielen Ländern anwendbar sind. Wir sehen bestimmte Muster und einheitliche Konzepte. Was die Daten betrifft, so unterscheiden sich die Anforderungen und Strukturen in den verschiedenen Ländern nicht allzu sehr. Die Wahl eines Anbieters, der die Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Anforderungen an den verschiedenen Standorten gut kennt und über eine wirklich globale Reichweite verfügt, wird Vorteile bringen.

Die Verbesserungen der Datensysteme, die am dringendsten benötigt werden, um die sich entwickelnden Anforderungen an die weltweite Einhaltung der indirekten Steuern zu erfüllen, werden sich wahrscheinlich erheblich mit den Lösungen überschneiden, die zur Bewältigung anderer sich entwickelnder steuerlicher Herausforderungen benötigt werden. Vor allem die steigenden Anforderungen der Steuerbehörden bei der Umsetzung der Vorschriften von Pillar Two machen deutlich, dass eine höhere Qualität der Daten und konsistente Datensysteme und -prozesse in den verschiedenen Rechtsordnungen erforderlich sind, ähnlich wie bei den Änderungen im Bereich der indirekten Steuern mit DAC7, CESOP und e-Reporting.

Selbst Unternehmen, die hauptsächlich in den USA tätig sind, wo es kein Mehrwertsteuersystem gibt, könnten von der Dringlichkeit einer Datentransformation profitieren, die sowohl für indirekte Steuern als auch für Pillar Two Änderungen relevant ist.

3. Kooperativ arbeiten

Mit der Einführung von E-Reporting und E-Invoicing fällt die Einhaltung der indirekten Steuern möglicherweise nicht mehr allein in den Zuständigkeitsbereich der Steuerbehörde. Die Landschaft der Interessengruppen hat sich verändert. Da die steuerlichen Anforderungen immer enger mit der Rechnungsstellung und der Lieferkette verknüpft sind, kann der gesamte Geschäftsprozess davon betroffen sein. Die Bewältigung dieser Veränderungen kann nicht von der Steuerabteilung allein bewältigt werden.

Der Schwerpunkt des Teams für indirekte Steuern verlagert sich weg von Steuererklärungen und Berichten hin zu Steuerdaten in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit, und dies wird die Zuweisung von Ressourcen verändern. E-Reporting und E-Invoicing legen den Schwerpunkt auf die Systeme und Mitarbeiter, die notwendig sind, um die Qualität der Daten zu gewährleisten, die jetzt direkt an die Steuerbehörden gehen. Der gesamte Transaktionsdatensatz - Kundenstandort und Mehrwertsteuerstatus, Lieferanteninformationen usw. - muss korrekt sein.

Daten, die in der Vergangenheit von der Finanzabteilung oder der IT-Abteilung in der Erwartung generiert wurden, dass die Steuerabteilung schon herausfinden würde, wie man sie nutzen kann, werden nicht mehr ausreichen. Um das Geschäft global voranzutreiben, müssen Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung einführen. Alle müssen jetzt an einem Strang ziehen: Steuern, Finanzen und IT müssen zusammenarbeiten, um die Einhaltung der Vorschriften in einem sich schnell entwickelnden globalen Steuersystem zu gewährleisten.