Beitreibung und die datengestützte Steuerabteilung

Zeit für einen grossen Schritt nach vorn

Seit Jahren hat die digitale Transformation die Steuerabteilungen immer weiter erfasst. Andere Unternehmensfunktionen sind auf der digitalen Reifekurve weit fortgeschritten, viele nutzen Cloud Computing, mobile Anwendungen und Geräte, Automatisierungen, Analysen, künstliche Intelligenz und andere digitale Innovationen. Sie verändern durch die Digitalisierung schnell und systematisch Geschäftsmodelle und die Abwicklung von Geschäften auf globaler Ebene und aus der Ferne.

Die Steuerabteilungen haben bis zu einem gewissen Punkt mitgemacht. Viele verwenden jetzt steuerrelevante Anwendungen, die entweder in Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme integriert oder an diese angebunden sind. Andere verwenden eigenständige Anwendungen für spezielle Steuerzwecke wie Steuerrückstellungen, die Einhaltung indirekter Steuern oder staatliche und lokale Steuern, um nur einige zu nennen.

Doch die digitale Transformation des Steuerwesens auf Augenhöhe mit diesen anderen Unternehmensbereichen kann eine Herausforderung sein. Und warum? Weil sie oft durch die anhaltende Abhängigkeit von Tabellenkalkulationsprogrammen und den unzusammenhängenden, isolierten Steuerdaten, die sie normalerweise enthalten, behindert wird. Tabellenkalkulationen sind oft die Motoren der Steuerplanung, der Einhaltung von Vorschriften und der Berichterstattung und stehen im Mittelpunkt der Arbeit von Steuerfachleuten - und das schon seit langer Zeit. Aber es ist an der Zeit, das zu ändern.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, warum viele Steuerabteilungen zögern, ihre Tabellenkalkulationen aufzugeben und wie die datengestützte Steuerabteilung der Schlüssel zu ihrer Befreiung sein kann.

Eine natürliche Abneigung

Steuerabteilungen werden nach der Genauigkeit, Vollständigkeit und Pünktlichkeit ihrer Arbeit beurteilt. Ganz gleich, ob es sich um Steuerprognosen, Steuererklärungen oder die Steuerberichterstattung für Jahresabschlusszwecke handelt: Fehler können zu Steueranpassungen und Strafen durch die Steuerbehörden, zu wesentlichen Schwächen und erheblichen Mängeln bei Prüfungen, zur Anpassung von Finanzberichten und unter bestimmten Umständen zu strafrechtlichen Anklagen gegen CEOs und CFOs führen. Der Druck auf Führungskräfte im Steuerbereich, Fehler zu vermeiden, ist intensiv, kontinuierlich und nimmt ständig zu.

Es ist kein Wunder, dass sie dazu neigen, bei dem zu bleiben, was sie kennen. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten, Berechnungen und Ergebnisse den kritischen Blicken der Stakeholder standhalten, denn sie müssen immer auf die Stoppuhr schauen und sind durch knappe Budgets eingeschränkt. Wer würde unter diesen Umständen nicht zögern, den Status quo zu ändern?

Doch die Fehler, die so viel Verwirrung stiften, rühren oft von genau dem Ansatz her, auf den man sich so lange verlassen hat:

• Manuelle Datenerfassung und -verarbeitung
• Siloisierte Tabellenkalkulationen und Datenspeicherung
• Konsolidierung der Ergebnisse in zusätzlichen Tabellen für verschiedene Compliance- und Berichtszwecke.

Die durch die COVID-19-Krise erforderlich gewordene dezentrale Arbeitsumgebung hat diese Risiken der Tabellenkalkulation noch verschärft. Selbst bei strengen Richtlinien, Verfahren und internen Kontrollen passieren immer noch Fehler. Das liegt in der Natur von manuellen Prozessen und der weit verbreiteten Verwendung von Tabellenkalkulationen.

Im Blickpunkt - die Probebilanz 

Lassen Sie uns ein Beispiel betrachten. Als Ausgangspunkt für viele Steuerberechnungen wird die Summen- und Saldenliste in der Regel aus einem ERP-System oder einer anderen Finanzsoftware heruntergeladen und dann auf unterschiedliche Weise von verschiedenen Steuerteams verwendet. Jedes Team lädt die Bilanz in seine eigenen Tabellenkalkulationen herunter, die oft Dutzende, wenn nicht Hunderte von Blättern enthalten, die sich auf verschiedene Elemente der Bilanzdaten beziehen.

Nach der Zuordnung der Bilanzdaten zu und zwischen den Arbeitsblättern "reichert" jedes Team die Daten mit spezifischen Steuerberechnungen, Logiken und Regeln an - z.B. durch die Ausarbeitung von permanenten Posten, zeitlichen Differenzen und anderen Anpassungen -, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Dieser Anreicherungsprozess kann einige wenige Schritte oder auch Dutzende umfassen.

Währenddessen überprüft jedes Team ständig die Quelldaten, Berechnungen und angereicherten Daten auf Fehler - ein erheblicher Zeit- und Ressourcenaufwand, der in jeden Steuerprozess eingebettet ist. Wenn an irgendeiner Stelle des Prozesses ein Fehler entdeckt oder eine Änderung vorgenommen wird - sei es bei der Anpassung der Prozessbilanz selbst oder bei einer der Berechnungen während der Anreicherung - muss jeder Schritt des Anreicherungsprozesses bis hin zur Ausgabe erneut auf Genauigkeit und Vollständigkeit überprüft werden. Dies geschieht manchmal sehr oft.

Wichtig ist, dass all diese Aktivitäten isoliert stattfinden, da die Anreicherungen und Ergebnisse der verschiedenen Teams voneinander getrennt sind. Am Ende müssen die Ergebnisse jedoch in der Regel konsolidiert werden, um eine vollständige Geschichte über die Steuerrückstellung, die Steuererklärung oder andere Steuerberichtsanforderungen zu erzählen. Oft ist dieser Konsolidierungsprozess eine weitere manuelle, auf Tabellenkalkulationen basierende Übung, die fehleranfällig ist und eine zusätzliche zeitaufwändige Validierung erfordert.

Frage: Sollten Steuerexperten, die einen höheren Hochschulabschluss erworben, viele Jahre Berufserfahrung gesammelt haben und oft hoch bezahlt werden, 25 Prozent oder mehr ihrer Zeit mit Datenverarbeitung, Datenanreicherung und Datenvalidierung verbringen? Könnten sie nicht mehr Wert für das Unternehmen schaffen, wenn sich ein grösserer Teil ihrer Zeit auf die technische Analyse von Steuerpositionen, effektive Steuersätze, Steuerprognosen und andere wichtige Planungs-, Compliance- und Berichtsaktivitäten konzentrieren würde?

Die Antwort lautet natürlich: Ja. Aber es bedeutet, dass Sie Ihren Daten vertrauen können. Wie sieht das also aus?

Der datengestützte Ansatz

Eine datengestützte Steuerabteilung zentralisiert Steuerdaten auf eine Weise, die den Zeitaufwand der Steuerfachleute für die Datenextraktion, -validierung und -formatierung in verschiedenen Tabellenkalkulationen reduziert. Stattdessen werden diese Aktivitäten - Erfassung, Validierung und Steueranreicherung - automatisiert, wobei möglicherweise Tools verwendet werden, die bereits an anderer Stelle im Unternehmen, z. B. in der Finanzabteilung, vorhanden sind. Mithilfe von Tools zur Datenverarbeitung kann die Steuerabteilung ihre eigenen Regeln, Richtlinien und internen Kontrollen auf diese Tools und Aktivitäten anwenden. Von diesem Zeitpunkt an werden die Prozesse automatisch ausgeführt und regelmässig aktualisiert und erweitert, wenn sich das Geschäft weiterentwickelt.

Darüber hinaus können die Daten jedes Mal, wenn sie geändert oder aktualisiert werden - sei es zu Beginn mit der Eröffnungsbilanz, über die verschiedenen zuvor beschriebenen diskreten Steueranreicherungsprozesse hinweg oder durch den Konsolidierungsprozess am Ende - automatisch in jedem Prozess und auch prozessübergreifend rückwärts und vorwärts ausgeführt werden.

Bedenken Sie zwei wichtige Auswirkungen eines solchen datengestützten Ansatzes:

1. Verlässlichkeit. Einzelne Steuerplanungs-, Compliance- und Berichterstattungsprozesse sind nicht mehr zwangsläufig auf das Fachwissen und die Erinnerung einer oder weniger Personen angewiesen. Stattdessen kann das institutionelle Wissen und die Erfahrung aus der gesamten Steuerorganisation dokumentiert und in die Tools zur Datenverarbeitung eingebettet werden. Noch nie war es so wichtig wie heute, automatisierte Prozesse einzurichten, um die Abhängigkeiten von Schlüsselpersonen zu verringern, da sich die Steuerabteilungen plötzlich mit den Unsicherheiten der "Stay-at-home"-Bedingungen aufgrund von COVID-19 auseinandersetzen müssen. Ausserdem machen diese Automatisierungen die Steuerfachleute nicht weniger wertvoll. Im Gegenteil, sie geben ihnen die Freiheit, ihr Wissen, ihre Fähigkeiten und ihre Erfahrung auf neue Bereiche auszudehnen, so dass sie mehr Wert für das Unternehmen generieren können und sich dadurch selbst wertvoller für das Unternehmen machen.
2. Sichtbarkeit, Transparenz und Rückverfolgbarkeit. Mit einer solchen Funktion können sich Fehler oder Auslassungen nicht mehr in unzusammenhängenden Tabellenkalkulationen verstecken und ohne zeitaufwändige forensische Analyse unentdeckt bleiben. Stattdessen erstellen datengestützte Steuerprozesse von Natur aus und automatisch Prüfpfade, die eine spätere Datenabfrage, Recherche und Analyse wesentlich schneller und genauer machen.
   

Was bedeuten diese Auswirkungen für Steuerfachleute?

Anstatt sich mit der manuellen Manipulation und Validierung von Steuerdaten zu beschäftigen und sich ständig um deren Richtigkeit und Vollständigkeit zu sorgen, können Sie stattdessen Ihre volle Aufmerksamkeit und Ihre professionellen Fähigkeiten darauf verwenden, Erkenntnisse aus den steuerlich verwertbaren Daten zu gewinnen, die Ihnen jetzt zur Verfügung stehen.

Von hier nach dort gelangen

Bei den Worten "Transformation" und "Reise" rollen viele Leute mit den Augen, aber wenn es jemals einen Grund gab, der ihre Verwendung rechtfertigte, dann ist es die datenfähige Steuerabteilung. So wie die meisten Unternehmen unterschiedliche Geschäftsmodelle wählen und ihre Produkte und Dienstleistungen auf einzigartige Weise auf den Markt bringen, wird auch Ihre Steuerabteilung wahrscheinlich ihren eigenen Weg zur Datenfähigkeit gehen.

Der Rahmen für eine datengestützte Steuerabteilung besteht aus vielen Elementen oder Bausteinen (siehe Abbildung 1). Wie Ihre Steuerabteilung diese Bausteine zusammensetzt, hängt von ihrem aktuellen "digitalen Reifegrad" und vielen anderen Faktoren ab, einschliesslich der Vollständigkeit und Stärke der grundlegenden Datenquellenschicht des Unternehmens. Wenn Sie diese Bausteine jedoch zusammensetzen, kann Ihre Fähigkeit, Prozesse zu automatisieren, Erkenntnisse zu gewinnen und Werte zu schaffen, wachsen und sich beschleunigen.

Eine Herausforderung, vor der fast jedes Unternehmen bei einer Initiative dieses Umfangs und dieser Bedeutung steht, ist die Entscheidung, wo es anfangen soll. Diese Schritte können Ihnen helfen, die richtige Richtung einzuschlagen:

1. Denken Sie gross: Beginnen Sie damit, die Landschaft zu identifizieren und Ihre Möglichkeiten abzuschätzen. Sprechen Sie mit den Mitarbeitern Ihrer Steuerabteilung, um festzustellen, in welchen Fällen heute viel Zeit für ineffiziente manuelle Prozesse aufgewendet wird. Beziehen Sie Ihre Finanzkollegen in das Brainstorming mit ein, da sie oft vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Videokonferenzen und virtuelle Whiteboarding-Tools können diese Bemühungen beschleunigen.

2. Fangen Sie klein an: Setzen Sie Prioritäten nach dem potenziellen Wert, dem Risiko und der Einfachheit der Umsetzung. Beginnen Sie mit Dingen, die für die Unterstützung der Fernarbeit entscheidend sind (angesichts der Wahrscheinlichkeit anhaltender Störungen durch COVID-19) oder die weitreichende Auswirkungen haben - denken Sie nicht nur an finanzielle Vorteile. Der Wert könnte zum Beispiel in einer gesteigerten Effizienz, einer Risikominderung oder neuen Vorteilen aus früheren Technologieinvestitionen liegen. Sobald Sie eine oder zwei Top-Prioritäten identifiziert haben, beweisen Sie, dass sie funktionieren. Entwickeln Sie ein Proof of Concept, das den Ansatz verdeutlicht und den Wert demonstriert.

3. Handeln Sie schnell: Verbreiten Sie die Vorteile, damit andere sie verstehen. In dieser Phase ist es von entscheidender Bedeutung, die Endbenutzer auf Ihre Pläne reagieren zu lassen, damit Sie die Herausforderungen des Änderungsmanagements einschätzen und das Endprodukt auf die Bedürfnisse der Benutzer abstimmen können. Sie möchten Ihre Idee nicht bis zur Ziellinie durchziehen, um dann festzustellen, dass sie nicht angenommen wird, weil Sie nicht genügend Input von den Personen erhalten haben, die sie nutzen sollen. Sobald die anfängliche Zustimmung hergestellt ist, ordnen Sie Ihre Möglichkeiten nach ihrer Wirkung und setzen sie in kurzen Sprints ein, die aufeinander aufbauen und eine Dynamik für Veränderungen schaffen.

Was hält Sie davon ab?

Für viele Steuerabteilungen ist es eine grosse Herausforderung, sich von den auf Tabellenkalkulationen basierenden Steuerprozessen zu lösen oder zumindest ihre Abhängigkeit davon deutlich zu verringern. Aber das muss nicht an einem Tag erledigt werden, und es muss die Abteilung auch nicht in Gefahr bringen.

Beginnen Sie damit, die Möglichkeiten einer datengesteuerten Steuerabteilung im Grossen und Ganzen zu verstehen. Arbeiten Sie mit den Interessengruppen zusammen, um sich vorzustellen, wie dieser datengestützte Zustand aussehen könnte, und gewinnen Sie deren Zustimmung. Identifizieren Sie kleine, erreichbare "Erfolge", die die Grundlage für einen grösseren, langfristigen Erfolg bilden können. Und dann beziehen Sie Ihre Stakeholder in den Prozess der Verwirklichung der Vision ein.

Es gibt keinen Grund für Steuerabteilungen, sich zurückzulehnen und zuzusehen, wie andere Bereiche des Unternehmens die Vorteile der digitalen Transformation allein geniessen. Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Anspruch geltend zu machen - und ihn in die Tat umzusetzen.