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04 Apr. 2021

Warum haben so viele Organisationen Probleme mit der Kostenzuweisung?

In grossen Organisationen werden in der Regel etwa 30-50% der Gesamtkosten umgelegt (d.h. an einen anderen Standort oder eine andere Kostenstelle verschoben werden, von der aus sie ursprünglich gebucht wurden). Bei den meisten dieser Kosten handelt es sich um die Kosten von Unternehmensfunktionen (IT, Finanzen, HR, Risiko usw.), die selten nur einmal zugewiesen werden, sondern im Durchschnitt 4,2 Mal zugewiesen und neu zugewiesen werden, bevor sie schliesslich einer Geschäftseinheit in Rechnung gestellt werden. Der Prozess der Kostenzuweisung spaltet Organisationen, da die Geschäftseinheiten versuchen, ihre Rentabilität zu schützen, indem sie Unternehmensabgaben vermeiden.
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Verbesserungsversuche


Im Durchschnitt überprüfen globale Unternehmen alle 2-3 Jahre ihr gesamtes Betriebsmodell mit dem Ziel, radikale Vereinfachungen vorzunehmen und laufende Streitigkeiten über die Fairness der Kostenzuweisung beizulegen. Projekte zur Verbesserung der Zuteilung stossen jedoch in der Regel auf Stolpersteine, da komplexe Abhängigkeiten entstehen und die vielen verschiedenen Interessengruppen jeweils ihre eigenen Anforderungen haben. Wir stellen Ihnen hier eine Liste mit fünf Gründen vor, warum Kostenzuweisungsumgebungen scheitern, mit einer begleitenden Stellungnahme von Deloitte dazu, was getan werden kann, um ein Scheitern zu vermeiden.

5 Gründe für das Scheitern der Kostenverteilung

Kostenzuweisungsteams investieren übermässig viel Mühe in den Versuch, Methoden zu finden, die den Kostentreiber scheinbar besser widerspiegeln, es aber in Wirklichkeit nicht tun. So ist beispielsweise die Umlage der Kosten einer IT-Anwendung anhand des monatlichen Nutzervolumens nicht angemessen, wenn die zugrunde liegenden Kosten weitgehend fix sind (z.B. Personal, Softwarelizenzen, Hardware).

Deloitte's Ansicht
 

Die Geschäftseinheiten (die Kosten zugewiesen bekommen) bevorzugen in der Regel eine konsistente Verrechnung gegenüber einer grösseren Genauigkeit, die das Risiko von Schwankungen birgt. Ausserdem verbringen Organisationen mit weniger Verrechnungsmethoden (weniger als 10) weniger Zeit mit der Pflege ihrer Verrechnungsumgebungen und der Beilegung von Streitigkeiten. Die Vorbereitung von Kostenzuweisungen (Extraktion historischer Daten, Berechnung von Prozentsätzen mit begleitender Steuerung) erfordert in der Regel nur drei Wochen Aufwand. Komplexere Verrechnungsmethoden verursachen deutlich mehr Aufwand und Kosten.

Grosse Organisationen definieren oft zu viele Dienste, um dann festzustellen, dass 80 % der Kosten auf nur 20 % der Dienste entfallen. Die Kosten für die Pflege von Aufzeichnungen für so viele Services werden schnell unwirtschaftlich (z.B. die Kosten für die Pflege von Servicekatalogen, Service Level Reporting für Anbieter und Empfänger und für das Management von Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Serviceerbringung).

Die Ansicht von Deloitte


Wir beobachten Fälle, in denen Kunden, die ihre Posten im Servicekatalog erfolgreich um über 90 % reduziert haben, Stunden für das monatliche Service-Management und die jährliche Planung einsparen konnten.

Die Kosten bewegen sich in der Regel auf einem Kontinuum und können nicht als vollständig fix oder vollständig variabel kategorisiert werden, da es mehrere Faktoren gibt, die die Kosten beeinflussen (wem gehört das Ausgabenbudget? Wie hoch ist ihre Position? Sind die Kosten intern oder extern?). Zuweisungen scheitern, wenn Dienstleister der Einfachheit halber die Kosten künstlich in feste und variable Komponenten aufteilen, obwohl sich die zugrunde liegenden Kosten nicht so verhalten.

Die Ansicht von Deloitte


Für viele Funktionen werden wahrscheinlich 80-90% der Kosten innerhalb eines jährlichen Zeitrahmens vertraglich festgelegt (z.B. Mitarbeitergehälter, Softwarelizenzen, Dienstleistungen Dritter). und es kann zu hohen Vertragsstrafen (Vertragsbruchklauseln) oder langen Vorlaufzeiten kommen, wenn Sie versuchen, die Kosten zu senken. Der beste Weg, die Kostenbasis einer Servicefunktion zu verwalten, ist eine erfolgreiche Geschäftspartnerschaft und Finanzplanung, um die zukünftige Nachfrage zu verstehen.

Trotz der Versuche, die Kostenzuweisung zu standardisieren, lassen die Methoden tendenziell zu viele Ausnahmen zu (z.B. alternative Zuweisungsmethoden, Abweichungen bei der Verrechnung). Oft werden diese toleriert, weil die Geschäftsbereiche argumentieren, dass solche Ausnahmen notwendig sind (z.B. mit dem Argument, dass für Geschäftsbereiche, die nicht zum Kerngeschäft gehören, andere Verrechnungsmethoden gelten sollten). Mangelnde Kontrolle und ein fehlender Prüfpfad führen häufig zum Scheitern dieser Vereinbarungen.

Die Ansicht von Deloitte


Unserer Erfahrung nach gibt es nur wenige Umstände, unter denen Ausnahmen notwendig sind. Die Geschäftseinheiten nutzen Ausnahmen in der Regel als Mittel, um das System zu "manipulieren" und zu versuchen, die Kostenzuweisungen zu verzerren. Ausnahmen machen die Kostenzuweisungen viel weniger transparent, und ein gut konzipiertes System kann sie ganz überflüssig machen.

Einige Unternehmen führen parallele Zuteilungsprozesse durch, bei denen die Unternehmensleistung (für Managementzwecke) getrennt von der gesetzlich vorgeschriebenen bzw. rechtlichen Berichterstattung gemessen wird. Dies führt in der Regel zu "zwei Versionen der Wahrheit" mit eingeschränkten Möglichkeiten für einen Abgleich zwischen den beiden Umgebungen.

Die Ansicht von Deloitte


Obwohl die verschiedenen Interessengruppen leicht unterschiedliche Bedürfnisse haben (z.B. (z.B. können juristische Personen einen Aufschlag verlangen, wenn eine Servicegebühr geografisch übergreifend ist), ist es viel besser, diesen Prozess als Teil der gleichen Verteilungsroutine zu verwalten. Schmerzpunkte treten in der Regel auf, wenn die beiden Berichtssysteme nicht synchronisiert sind.

Ansatz für Kostenzuweisungen


Die Kostenzuweisung ist keine eigenständige Aktivität und sollte im grösseren Rahmen der Finanzprognose, -planung und -analyse angewendet werden. Bei Überlegungen zur Verbesserung der Kostenzuweisung sollten Sie eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Wir müssen uns von der Frage "Welche Zuteilungsmethode ist die beste?" verabschieden und zu einer ganzheitlicheren Denkweise übergehen, bei der es um die Frage geht, wie die Supportfunktionen den grössten Nutzen bringen können. Wenn Business Partnering gut funktioniert, sind die Supportfunktionen in der Lage, die geschäftlichen Anforderungen zu verstehen und zu antizipieren, um sicherzustellen, dass die von ihnen erbrachten Dienstleistungen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen... und der "Lärm" der Kostenzuweisung verschwindet!

Wie wir unseren Kunden helfen


Wir bei Deloitte haben Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von kostengünstigen, wenig komplexen Kostenverteilungsumgebungen, die alle Stakeholder-Gruppen unterstützen. Unser Ansatz dreht sich um:

  • Schnelldiagnose des aktuellen Zustands, um Schmerzpunkte zu identifizieren und die zugrunde liegenden Ursachen zu ermitteln
  • Festlegung von Zuteilungszielen, -prioritäten und -grundsätzen und Sicherstellung, dass diese mit der Unternehmensstrategie in Einklang stehen
  • Implementierung neuer Systeme und Betriebsmodelle (Prozesse, Governance, Rollen und Verantwortlichkeiten usw.)
  • Finanzielle Modellierung der Auswirkungen von Veränderungen und Kommunikation mit den Geschäftseinheiten

Ergebnisse
 

  • Eine kohärente End-to-End-Umgebung, die die Support-Funktionen auf die Anforderungen der Geschäfts- und Unternehmensstrategie abstimmt
  • Wesentlich verbesserte Kostenzuweisungsprozesse - weniger Streitigkeiten, weniger Kosten und Ressourcen für deren Betrieb
  • Freisetzung von Managementzeit, die für geschäftskritische Angelegenheiten verwendet werden kann, indem zeitaufwändige Streitigkeiten über Verteilungsmethoden reduziert werden

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