Mitte 2020 führte Deloitte Forensic Schweiz in Zusammenarbeit mit der Association of Corporate Investigators (ACi) eine Umfrage unter Unternehmensermittlern in der gesamten Breite der Schweizer Industrie und Wirtschaft durch. Unser Ziel war es, den Reifegrad der schweizerischen Ermittlungsabteilungen besser zu verstehen, und zwar unter Berücksichtigung ihrer Art und Zusammensetzung, ihrer Organisation, ihrer Berichtslinien, ihrer Fähigkeiten und der Frage, wie die Ermittler glauben, dass sich ihre Arbeit auf den Rest des Unternehmens auswirkt. Mit dieser Umfrage wollten wir uns auf die Ermittler konzentrieren, die in der Schweiz ansässig und tätig sind, und herausfinden, ob das lokale rechtliche und regulatorische Umfeld die Durchführung von Ermittlungen beeinflusst.

Wir haben uns bei unseren Fragen auf mehrere Schlüsselaspekte der Ermittlungsfunktionen konzentriert, nämlich:

• Die Funktionen Strategie, Zweck und Risiko
• Der Umfang, die Fähigkeit und die Einrichtung der Ermittlungsfunktion
• Richtlinien und Prozesse, einschliesslich der Verwendung von Speak Up-Linien und GDPR-Überlegungen
• Der Einsatz von Daten und Technologie bei Ermittlungen
• ob die erforderlichen Schulungs- und Entwicklungsanforderungen erfüllt werden

Nic Carrington, Partner in unserer Forensic-Praxis, traf sich mit Steve Young, CEO des ACi und Group Compliance Head of Fraud and Investigations, Bank Lombard Odier, sowie Katie Hodson, Head of Investigations bei The Global Fund, um einige der wichtigsten Ergebnisse der Umfrage zu besprechen und darüber zu sprechen, was diese für sie in ihrer täglichen Arbeit bedeuten. Sehen Sie sich ihre Diskussion im folgenden Video an.

Umfrageergebnisse

Wir haben im zweiten und dritten Quartal 2020 45 Führungskräfte in Schlüsselpositionen befragt, vom Leiter der Ermittlungen über den Leiter der Compliance bis hin zum Leiter der Rechtsabteilung von Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Die Mehrheit der Befragten kam aus den Sektoren Finanzdienstleistungen, "Non-Profit" und Verbrauchergeschäfte, gefolgt von Industrieprodukten und dem öffentlichen Sektor.

Die befragten Ermittlungsabteilungen sind zwar in der Schweiz angesiedelt, aber viele von ihnen sind Teil grosser globaler Organisationen, so dass die Arbeit der Ermittlungsabteilungen zwangsläufig von globalen Trends und Vorschriften beeinflusst wird und nicht nur von den Schweizer Vorschriften.

Unsere Umfrage zeigt deutlich, dass die internen Ermittlungsteams erwartungsgemäss einen unterschiedlichen Reifegrad aufweisen. Viele Ermittlungsteams verfügen heute über die Fähigkeiten, viele Aspekte einer Ermittlung abzudecken, z.B. auch die technologischen / Datenverwaltungselemente. Einige weiter entwickelte Funktionen haben sich von einer rein reaktiven Kraft, die in Krisenfällen zum Einsatz kommt und typischerweise als Kostenfaktor für das Unternehmen angesehen wird, zu einem Team entwickelt, das in der Lage ist, seinen Wert unter Beweis zu stellen, indem es Erkenntnisse und Feedbackschleifen für das Unternehmen und die Compliance-Abteilungen bereitstellt, um zukünftige Vorfälle zu verhindern.

Wir stellen fest, dass unsere Daten nicht gezeigt haben, dass eine Branche über Ermittlungskapazitäten verfügt, die durchweg ausgereifter sind als andere. Vielmehr gibt es Unterschiede im Reifegrad zwischen den Unternehmen, wobei einige in einem Bereich im Vergleich zu ihren Mitbewerbern fortgeschrittener zu sein scheinen, aber dennoch Bereiche haben, in denen sie sich weiterentwickeln können.

Die wichtigsten Erkenntnisse sind

Strategie, Führung und Zweck
 

• 73% der Befragten sind der Meinung, dass ihre Ermittlungskapazitäten einen klaren strategischen Zweck verfolgen, der mit ihrem Verhaltenskodex und ihren Werten verbunden ist.
• 27% der Befragten geben an, dass ihre Ermittlungsabteilung keine klar definierte Strategie hat.

Ermittlungsgruppen
 

• Zwei Drittel der internen Untersuchungsteams sind zentralisiert.
• Die Befragten gaben an, dass 50% oder mehr ihrer Teams aus Frauen bestehen.

Privileg & Überlegungen zur GDPR bei Ermittlungen
 

• 4 % aller Befragten führen ihre Ermittlungen vollständig unter dem Schutz des Anwaltsgeheimnisses durch.
• 20 % geben an, dass keine ihrer Ermittlungen unter dem Schutz des Anwaltsgeheimnisses durchgeführt werden.
• 40 % aller Befragten fühlen sich völlig sicher, wenn es darum geht, wie man bei Untersuchungen mit der DSGVO umgeht.
• 28% der Befragten gaben an, dass sie sich mit internen und externen Anwälten und dem jeweiligen Datenschutzbeauftragten in Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung beraten.
  

Sprechen Sie sich aus

• 84% der Befragten hatten eine Speak Up (oder Whistleblowing)-Politik.
• 72% der Befragten haben eine Speak Up-Leitung in ihrem Unternehmen und die Hälfte davon wird intern verwaltet.
  

Technologie und Daten
 

• 84% der Befragten verfügen über eigene technische Kapazitäten zur Unterstützung von Untersuchungen.
• 52% lagern ihren Bedarf an forensischer Technologie oder E-Discovery aus.
  

Ausbildung und Entwicklung
 

• 40% aller Befragten haben ein formelles Schulungsprogramm für ihre Ermittler.
• 48% sind sich nicht sicher, ob der erforderliche Schulungsbedarf gedeckt wird.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es immer noch Bereiche gibt, in denen Ermittlungsfunktionen ihre Fähigkeiten verbessern können, sei es bei der Mischung von Fähigkeiten und Erfahrungen innerhalb des Teams (insbesondere in den Bereichen Datenanalyse, Technologie im weiteren Sinne und Finanzkriminalität), bei regelmässigem Feedback zu den Ermittlungsergebnissen und bei der Stärkung einer starken Ethik- und Compliance-Kultur.

Das Aufgabengebiet der Ermittlungsbehörden wird immer breiter, und damit müssen die Ermittlerteams Schritt halten, ihre Mitarbeiter weiterbilden und die technologischen Möglichkeiten nutzen, um fokussierte, kostengünstige und effiziente Ermittlungsprozesse zu ermöglichen, die auf den Verbesserungen aufbauen, die während COVID-19 aus der Not heraus gemacht wurden.