Agilität in Ihrem Dienstleistungsmodell

Ungewissheit ist das neue Normal

Die Ereignisse der letzten Jahre haben gezeigt, dass nicht nur die Lieferketten, sondern auch die Geschäftsabläufe widerstandsfähig sein müssen. Kriege, Pandemien oder politische Unruhen können Ihren Betrieb schnell stören und Ihr Geschäft gefährden. Stabilität ist nicht garantiert, und die Geschäftswelt muss jederzeit darauf vorbereitet sein.

In diesem kurzen Artikel stellen wir Ihnen eine Reihe von Initiativen vor, die darauf abzielen, Ihre Global Business Services (GBS) im Finanzbereich in Bezug auf Prozesse, Organisation und Technologie zukunftssicher zu machen.

Harmonisieren Sie Ihre Prozesse für mehr Agilität

Prozesse können Ihr Dienstleistungsmodell agiler machen oder seine Agilität behindern. Unabhängig davon, wie Ihr Finanz-GBS aufgebaut ist, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Dienstleistungen in Ihrer globalen Präsenz rationalisieren und standardisieren. Standardprozesse, die über die Lieferzentren hinweg abgestimmt sind, machen es einfacher, die Arbeitslast zwischen den einzelnen Standorten zu verteilen. Auf diese Weise werden sowohl die Servicequalität als auch die Geschwindigkeit erhöht, was letztendlich die interne Kundenzufriedenheit verbessert. Und schliesslich können standardisierte Prozesse Ihre Gesamtkosten senken und die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter verbessern.

Neben der Standardisierung ist die Prozessdokumentation eine Schlüsselkomponente der Agilität bei der Bereitstellung. Leicht verständliche Handbücher ermöglichen es jedem Mitarbeiter, Tätigkeiten mit wenig Einweisung oder Schulung zu übernehmen. Reibungslose und schnelle Übergänge zwischen den Mitarbeitern sind nicht nur bei der Bewältigung grösserer Störungen von Vorteil, sondern auch bei alltäglichen Ereignissen wie Mitarbeiterwechsel oder Abwesenheit. GBS-Leiter sollten daher sicherstellen, dass ihre Teams die Prozessdokumentation regelmässig überprüfen und aktualisieren.

Führen Sie neue Personalmodelle ein, um die Flexibilität zu erhöhen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Flexibilität Ihres Unternehmens zu erhöhen. Sie reichen von länderübergreifenden Backup-Ressourcen und Einstellungsreserven bis hin zu flexiblen Verträgen und einer virtuellen Belegschaft.

Führende Unternehmen investieren in die Schaffung von länder- und kontinentübergreifenden Back-up-Ressourcen: zum Beispiel Ressourcen aus Costa Rica, die geschult und bereit sind, die Arbeitslast ihrer polnischen Kollegen zu übernehmen und umgekehrt. Neben der Vorbereitung auf das Schlimmste fördert die länderübergreifende Kontinuitätsplanung die globale Zusammenarbeit und erleichtert den Austausch bewährter Verfahren. Sie eignet sich gut für Modelle, bei denen die Lieferzentren weltweit verteilt sind und standardisierte Prozesse durch ein gemeinsames System unterstützt werden.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Einstellungsreserve zu schaffen. Das bedeutet, dass ständig Stellen ausgeschrieben und Vorstellungsgespräche geführt werden, die in Spitzenzeiten Verstärkung benötigen. Eine Reserve potenzieller Mitarbeiter zu haben, spart im Krisenfall enorm viel Zeit. Die Schaffung einer Reserve ist ein erster Schritt; sie auf dem Laufenden zu halten, indem Sie sich regelmässig bei potenziellen Bewerbern melden, ist der entscheidende nächste Schritt.

Drittens: Erwägen Sie die Einführung flexibler Verträge. Die meisten agilen Finanz-GBS schliessen Verträge mit Mitarbeitern ab, die in Teilzeit arbeiten und die Möglichkeit haben, ihre Arbeitszeit zu erhöhen, z.B. ein anfänglicher Vertrag über 60 % mit einer Klausel zur Erhöhung auf 100 % und möglicherweise Überstunden während einer Hochsaison. In diesem Fall sollte vor der Umsetzung eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden. Eine Heimarbeitsklausel kann auch zu Ihrer Agilität beitragen und Ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen. Wir sehen, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Mitarbeiter nach COVID-Sperrungen wieder ins Büro zu bringen; Umfragen zeigen, dass die Mitarbeiter das Arbeiten aus der Ferne schätzen.

Die letzte Massnahme, die in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist, ist das Work-from-anywhere-System. Dabei dürfen die Mitarbeiter von jedem Land aus arbeiten, sofern sie während der festgelegten Arbeitszeiten erreichbar sind. Diese Option findet bei den Arbeitnehmern immer mehr Anklang, da sie von attraktiveren Standorten aus arbeiten können, sei es im Hinblick auf die Lebenshaltungskosten, die Annehmlichkeiten oder das Klima. Auch wenn der Aufbau einer virtuellen Belegschaft einfach zu sein scheint, sollten Sie vor der Umsetzung die steuerlichen Auswirkungen gründlich bedenken. In der Tat kann die Beschäftigung von Mitarbeitern, die über die ganze Welt verstreut sind, finanzielle Konsequenzen haben, wie z.B. die Anerkennung von Betriebsstätten durch die lokalen Steuerbehörden.

Vereinfachen, automatisieren und digitalisieren für mehr Widerstandsfähigkeit

Technologie kann Ihre GBS-Agilität durch drei wichtige Hebel verstärken: Systemharmonisierung, Automatisierung und verbesserte Datenverwaltung.

Die Harmonisierung Ihrer Systemlandschaft bietet viele Vorteile, z.B. die Möglichkeit, die Last von einer Region auf eine andere zu verteilen oder die Gesamtbetriebskosten zu senken. Eine standardisierte Anwendungslandschaft bringt Ihrem Unternehmen Skaleneffekte, vereinfacht die Implementierung der Single Source of Truth und beschleunigt den Zugriff auf aktuelle Daten. Wenn diese Option für Sie derzeit nicht realisierbar ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihre Teams in verschiedenen Systemen zu schulen, um bei Bedarf die Übertragung von Aufgaben zwischen Ländern zu erleichtern.

Der nächste Hebel, die Automatisierung, verbessert die Servicequalität, senkt die Risiken und reduziert die Kosten: alles Schlüsselelemente, die zur Agilität Ihres Finance GBS beitragen. Durch die Automatisierung von Prozessen wird die Abhängigkeit von wichtigen Mitarbeitern verringert und die Reaktionszeit auf Krisen verbessert. Automatisierte Prozesse sind von Natur aus skalierbar und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, besser auf plötzliche Arbeitsspitzen und -tiefs zu reagieren. In Verbindung mit intelligenten Analysen hilft die Automatisierung ausserdem, Engpässe und Ineffizienzen in Ihrem Arbeitsablauf zu erkennen.

Und schliesslich ist die Datenverwaltung entscheidend für die Agilität der Servicebereitstellung. Datensicherungen, die über sorgfältig ausgewählte Standorte verteilt sind, beschleunigen die Wiederherstellung im Falle einer Störung. Digitalisierte Prozesse reduzieren drastisch den Bedarf an Ausdrucken, die im Krisenfall unzugänglich werden oder zerstört werden können. Ausserdem sollte Ihr Notfallplan regelmässig getestet werden, um die Wiederherstellungszeit zu minimieren.

Wie man anfängt

Diese turbulenten Zeiten sollten den Führungskräften von GBS Finance als Aufruf zum Handeln dienen. Wenn Sie sich mit Ihren Prozessen, Talenten und Technologien befassen, kann Ihr Unternehmen nicht nur widerstandsfähiger, sondern auch effektiver werden. Als ersten Schritt empfehlen wir Ihnen, eine interne Diagnose der Agilität der Dienstleistungserbringung durchzuführen, die Prozesse, Organisation und Systeme umfasst. So können Sie herausfinden, wie Ihr Unternehmen im Vergleich zu führenden Verfahren abschneidet und welche Initiativen Sie umsetzen sollten. Wenn Sie mehr wissen möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.