Optimierung des ERP durch die Gestaltung Ihres Kontenplans

Was ist ein Kontenplan?

Der Kontenplan hilft bei der Definition eines gut strukturierten, geregelten und robusten Datenmodells, das die Erstellung von Berichten sowohl für die Finanz- als auch für die Betriebsberichterstattung in der erforderlichen Detailtiefe ermöglicht. Je nach ERP-System, mit dem Sie arbeiten, hat der Kontenplan viele Namen: Common Information Model (CIM), Finance Data Model (FDM), Accounting Segmente, Accounting Dimensions usw. Der Kontenplan stellt die gemeinsamen Datendefinitionen oder Dimensionen dar, die zur Erfassung, Berichterstattung und Leistungsmessung im gesamten Unternehmen verwendet werden. Er sollte sich an der Art und Weise orientieren, wie das Unternehmen jetzt und in Zukunft verwalten und berichten möchte, und gleichzeitig Flexibilität und Skalierbarkeit bieten.

Die Festlegung gemeinsamer Definitionen für Datenelemente ermöglicht es Organisationen:

• Entwicklung einer gemeinsamen Sprache für Unternehmensdaten, die im gesamten Unternehmen und seinen Tochtergesellschaften verwendet wird
• das Unternehmen zu einem konsistenten Niveau an Datenkonsistenz, Granularität und Integration in der gesamten Systemlandschaft führen
• Ermöglichen Sie effektivere Konsolidierungen und schaffen Sie Vertrauen in die Einheitlichkeit und Transparenz von Finanzdaten.

Die CoA ist eine Schlüsselkomponente eines Finanzdatenmodells und muss von Unternehmen, die weltweit tätig sind, aufgrund von Unterschieden bei den gesetzlichen, lokalen oder Management-Reporting-Anforderungen sorgfältig bedacht werden. Die CoA bildet die Grundlage für die Verarbeitung von Finanz- und Buchhaltungstransaktionen und ist entscheidend für die genaue und zeitnahe externe Finanzberichterstattung, das Management-Reporting und die globale Konsolidierung.

Bei unseren Kunden sehen wir häufig, dass Management- und statutarische Berichte in Silos erstellt werden, was eine kombinierte Finanz- und Managementberichterstattung zu einer Herausforderung macht. Unternehmen neigen dazu, ihren CoA im Laufe der Zeit zu erweitern, indem sie Konten definieren, die Produkte, Regionen, Standorte und andere Managementdimensionen repräsentieren, was zu einer unhandlichen CoA-Struktur führt. In den letzten zehn Jahren sind die Unternehmen dazu übergegangen, ihre umfangreichen CoAs auf einen minimalen Kontensatz zu reduzieren, was zu mehr Flexibilität, kürzeren Bearbeitungszeiten und einer geringeren Belastung durch die Berichterstattung führt.

 

Das Ziel des Kontenplans lässt sich durch drei Ziele zusammenfassen:

• Unterstützung der Finanzberichterstattung zur Erfüllung gesetzlicher und Governance-Anforderungen
• Unterstützung des Management-Reportings und der Fähigkeit zur Finanzplanung und -analyse, die für die Festlegung der Unternehmensstrategie und die Messung der operativen Leistung erforderlich sind
• Konsolidierung der Ergebnisse der einzelnen Einheiten durch ein effizientes "Rollup" zu einer einzigen globalen Ansicht der Unternehmensleistung

Wie ein Kontenplan eine ERP-Umstellung beeinflusst

Die Umsetzung der genannten Prinzipien kann zur Schaffung einer soliden Datenmodellstruktur und gemeinsamer Datendefinitionen in einem Unternehmen führen. Da Unternehmen versuchen, technologische Durchbrüche zu nutzen und sich datengesteuert zu positionieren, beginnen viele mit Programmen zur digitalen Transformation, die sich auf die Verbesserung der ERP-Fähigkeit konzentrieren.

Die Grundlage jeder ERP-Implementierung ist die Entwicklung eines durchdachten CIM-Designs, das die unternehmensweit verwendeten Datendefinitionen darstellt. Einmal entworfen und implementiert, kann eine Änderung der CoA-Struktur Vorteile bringen, die mit einer kompletten Neuimplementierung der ERP-Anwendung vergleichbar sind. Die Erfassung von Daten, der Bedarf an Finanz- und Managementberichten und die Konsolidierung erfordern das richtige CoA-Design, um den vollen Nutzen aus einer ERP-Implementierung zu ziehen. Im Falle einer Neuimplementierung oder Datenmigration aus Altsystemen muss das CoA-Design auch den Detaillierungsgrad berücksichtigen, mit dem Daten aus den Quellsystemen zur Verfügung gestellt werden sollen.

Angesichts der unzähligen Kompromisse zwischen verschiedenen Designüberlegungen und der Dilemmata, die mit der Fertigstellung des kompletten Designs einer CoA-Struktur verbunden sind, ist eine umfassend konzipierte CoA der Schlüssel für die langfristige Stabilität einer ERP-Implementierung.

Leitprinzipien für die Gestaltung von Kontenplänen

Bei der Gestaltung einer effektiven Managementstruktur müssen Unternehmen eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen, darunter:

Organisatorische Struktur

Anforderungen an die Berichterstattung

Datengesteuertes Design

Einzigartigkeit

Flexibilität und Beweglichkeit

Andere Überlegungen zum Design

Ein massvoller Ansatz zur Verbesserung

Obwohl es einen klaren Bedarf und einen starken Wunsch gibt, kurzfristige Verbesserungen zu erzielen, empfehlen wir, dass eine Organisation einen maßvollen Ansatz verfolgt, der auf den folgenden vier strategischen Bemühungen basiert:

Ein letzter Hinweis: Pflege von Kontenplänen und Vorbeugung gegen Regression

Ein Kontenplan ist nur so gut wie die Fähigkeit einer Organisation, ihn langfristig zu verwalten und zu pflegen. Um einen optimal gestalteten Kontenplan in vollem Umfang nutzen zu können, muss er durch eine starke Governance-Struktur unterstützt werden. Governance ermöglicht die Pflege und Erstellung von Rechnungslegungssegmenten, Richtlinien und Prozessen. Das Governance-Gremium sollte die wichtigsten Stakeholder-Gruppen umfassen, wie z.B. das Controlling, FP&A, Steuern, Compliance und Business Technology.

Die Pflege des CoA sollte zentralisiert werden, um eine bessere Kontrolle der Datenintegrität zu ermöglichen. Als Teil des Governance-Prozesses sollte die Verwendung der Flex-Field-Segmente in Oracle und der Datenobjekte in SAP klar definiert und dokumentiert werden, um eine unterschiedliche Bedeutung oder falsche Verwendung zu verhindern. Legen Sie beispielsweise für Betriebskonten (US GAAP) eine Wesentlichkeitsgrenze fest, um die Anzahl der zu erstellenden Konten zu reduzieren.

Ein suboptimaler Governance-Prozess kann zu Regressions- und Datenqualitätsproblemen führen.