Konzentrieren Sie sich, bevor Sie skalieren - Die ersten Schritte zum Process Mining

Im dritten Artikel unserer Serie über Process Mining werfen wir einen genaueren Blick auf den ersten Schritt im Rahmen des Ansatzes Fokussieren, Handeln und Skalieren. Die Fokussierung ist entscheidend für den Einsatz eines erfolgreichen Process Mining-Tools, das im Unternehmen angenommen wird, Wirkung zeigt und eine Investitionsrendite gewährleistet. Die Fokusphase ist der erste Versuch, Prozessdaten zu analysieren, Prozesstransparenz zu schaffen und durch die Implementierung ausgewählter Proof of Concepts zu den richtigen Erkenntnissen zu gelangen. Nicht alle Unternehmen haben die gleichen Anforderungen, und nicht alle Process Mining Tools sind gleich aufgebaut. Daher müssen sich Unternehmen zunächst sorgfältig auf die Auswahl des richtigen Tools konzentrieren.

Auf dem Markt gibt es eine Fülle von Werkzeugen für den Prozessabbau mit unterschiedlichen Stärken, Schwächen und Lizenzkosten. Der Kauf des grössten und teuersten Hammers ist nicht die beste Lösung, wenn Sie einen Schraubenzieher benötigen. Es ist wichtig, die effektivste Lösung zu finden.

Welche Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie mit dem Process Mining beginnen?

Sobald Sie sich entschieden haben, dass Process Mining für Ihr Unternehmen von Nutzen sein kann, müssen Sie einige zentrale Fragen beantworten, um sicherzustellen, dass Sie das (1) richtige Tool für die (2) richtige Aufgabe auf die (3) richtige Weise einsetzen:

1. Das richtige Werkzeug:

a. Wie viel bin ich bereit, für die Lizenzierung des Tools zu zahlen?
b. Wie gut lässt es sich mit meinen Datenquellen (ERP, CRM) integrieren?
c. Welche Funktionen brauche ich wirklich (d.h. möchte ich auch Robotic Process Automation und Business Process Modelling-Funktionen)?
d. Wie benutzerfreundlich ist das System?

2. Die richtige Aufgabe:

a. Welche Prozesse und Funktionsbereiche möchte ich abbauen (z. B. Beschaffung, Auftragsverwaltung, Forschung&D, Personalwesen, IT usw.)?
b. Welche Daten sind verfügbar, und in welcher Qualität?
c. Welche Integration ist erforderlich?
d. Muss ich Prozesse automatisieren?

3. Der richtige Weg

a. Vor Ort oder in der Cloud?
b. Wer in der Organisation wird das Process Mining nutzen?
c. Ist das Team in der Lage, die Tools zu nutzen?
d. Kann das Team den Wandel in der Organisation vorantreiben?

Um die obigen Fragen zu beantworten, muss ein rigoroser Prozess durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Sie nicht nur das richtige Tool auswählen, sondern auch das Team darauf vorbereiten, die Möglichkeiten des Prozesses zu nutzen.

Wo fangen Sie mit Ihrer Reise an?

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, wo der Organisation ein Wert entgeht. Der Wert wird durch die Schaffung von Transparenz im Prozess, die Identifizierung von Problemen und die schnelle Lösung dieser Probleme erreicht. Die Identifizierung des richtigen Prozesses hängt von der Strategie Ihres Unternehmens und den aktuellen Problemen ab. Der zugrundeliegende Wertschöpfungszyklus bleibt jedoch konsistent: die Nutzung Ihrer Daten zur Schaffung von Transparenz, um Verbesserungen und letztendlich Wert zu schaffen.

Welchen Prozess sollten Sie befolgen, um sich zu konzentrieren?

Nach dem Kauf des Process Mining-Tools Ihrer Wahl und zur Maximierung Ihrer Investitionsrendite empfiehlt Deloitte, einen strukturierten Prozess zu befolgen, um die Möglichkeiten durch einen Proof of Concept zu bewerten. Eine zu schnelle Skalierung und die Einführung der großen Hammerlösung wird unweigerlich mehr Schaden anrichten, da Ihr Unternehmen das Vertrauen in das Tool verlieren wird.

Als Faustregel gilt, dass vom Beginn bis zum Ende eines Proof of Concept zwischen 6 und 10 Wochen vergehen, abhängig von der Komplexität des Prozesses und der Verfügbarkeit der zugrunde liegenden Daten in den Quellsystemen. Die Einbindung des Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die richtigen Möglichkeiten ausgewählt werden. Darüber hinaus machen sich die Teams mit der Technologie vertraut und erkennen, wie leistungsfähig Process Mining sein kann.

Sobald die Chancen und Prozessbereiche identifiziert sind, werden die Daten extrahiert, der Konzeptnachweis ist live und der Weg zur kontinuierlichen Verbesserung hat begonnen. In etwas mehr als einem Monat werden Sie einen neuen Blick auf Ihr Unternehmen haben und wissen, wo die größten Verbesserungsmöglichkeiten liegen.

Unser Ansatz zur Entwicklung eines ersten Proof of Concept kann Unternehmen dabei helfen, Process Mining schnell zu nutzen, um nicht nur Einblicke und Transparenz zu gewinnen, sondern auch greifbare Optimierungen im Prozess zu erzielen.

Wie werden Sie das Tool nutzen können?

Wenn der Nachweis des Konzepts erbracht ist, kann es schwierig sein, die erweiterte neue Sicht auf die Organisation zu verarbeiten. Um diese Daten zum Leben zu erwecken, werden Dashboards für jede Ebene in der Organisation entwickelt, um die Entscheidungsfindung zu fördern, Risiken zu verstehen und letztendlich Verbesserungsmöglichkeiten voranzutreiben.

Prozess-Bionik: Chirurgie Deep Dive

Das richtige Werkzeug auf die richtige Weise für die richtige Aufgabe

Krankenhäuser sind voll von Daten, aber die richtigen Aufgaben und Daten zu finden, ist entscheidend für die Wertschöpfung. Um den Wert zu ermitteln und sich darauf zu konzentrieren, ist es am besten, sich zunächst die kostenintensiven Operationen und Bereiche mit hohen variablen Kosten anzusehen. Einer der kostenintensivsten und kritischsten Bereiche in einem Krankenhaus ist die Chirurgie; daher ist dies ein guter Ausgangspunkt. Die grossen Werttreiber in der Chirurgie sind die Maximierung der Auslastung und die gleichzeitige Gewährleistung der Einhaltung strenger medizinischer Richtlinien.

Die wichtigsten Möglichkeiten in diesem Prozess sind die folgenden:

1. Pünktlichkeit bei Operationen: Die Auslastung kann verbessert werden, indem sichergestellt wird, dass die Operationen gemäss dem Operationsplan pünktlich beginnen

2. Wechsel der Zyklen zwischen den Operationen: Durch die Verringerung der Gesamtzeit für das Einrichten und Vorbereiten des Operationssaals erhöht sich die insgesamt verfügbare Operationszeit

3. Patientenbewegungen: Die Minimierung der Wartezeit beim Transport von Patienten in einem Krankenhaus verringert die Gesamtstehzeit im Operationssaal und verbessert die Gesamtauslastung

4. Raumzuweisungen: Eine angemessene Zuweisung von Operationssälen führt zu einer hohen Auslastung, einer optimierten Vorbereitung der Räume und der Patienten sowie zu vorhersehbaren Operationen, die letztlich Leben retten.

Identifizieren Sie die Prozessleistungsindikatoren (PPI's):

• Pünktlichkeit bei der ersten Operation
• Vorbereitungszeit und Gesamtdauer der Operation
• Geplante Zeit vs. tatsächliche Zeit
• Wartezeiten (Patientenlogistik, Anästhesie, Vorbereitung des Operationssaals und Reinigung)

Verbesserung der Auslastung des Operationssaals

Durch die Messung der Leistung in Echtzeit verfügen die Krankenhäuser über ein wirksames Instrument, um Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu erkennen. Das Verständnis von Verzögerungen wird es den Krankenhäusern ermöglichen, zu handeln und das richtige Verhalten zu fördern. Der Fokus auf kostenintensive Operationen wird sicherstellen, dass die Bemühungen um Process Mining einen echten Wert freisetzen und gleichzeitig potenziell mehr Leben retten.

Andere Anwendungen von Process Mining im Gesundheitswesen:

• Notaufnahme: Process Mining kann anhand vorhandener Daten ein umfassendes Modell der Aufnahmeverfahren erstellen. Dies ermöglicht es den Anbietern von Notaufnahmen, Stosszeiten vorherzusagen und sich darauf vorzubereiten, die Bewegungszeit der Patienten zu optimieren und zukünftige Engpässe in den Abläufen zu erkennen.
• Pflegeleistungen: Patienten erwarten immer mehr von ihren Gesundheitsdienstleistern, darunter personalisierte Korrespondenz und ein großartiges digitales Erlebnis. Process Mining kann helfen, die Erfahrungen der Kunden zu visualisieren und möglicherweise neue und verbesserte Kommunikationskanäle zu identifizieren.
• Abrechnung und Verwaltung des Einnahmenzyklus: Komplexe manuelle Methoden der Rechnungsstellung und des Inkassos können die Eintreibung von Zahlungen zeitaufwändig und kostspielig machen. Mithilfe vorhandener Daten können Krankenhäuser digitale Zwillinge ihrer Abläufe erstellen und den Forderungseinzug automatisieren, Forderungsausfälle reduzieren und Patientendaten und Behandlungen überwachen, um Beschwerden zu minimieren und die Einnahmen zu maximieren.

Deloitte Zentrum für Prozessbionik

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Process Mining Ihrem Unternehmen erhebliche Prozesstransparenz, organisatorische Agilität, Kundenorientierung und Kosteneffizienz bringen kann, nehmen Sie bitte Kontakt mit einem unserer Process Mining-Experten auf.