IFRS 17 als Beschleuniger des Wandels

IFRS 17 erhöht die Komplexität für die Finanzabteilung in allen Bereichen - vom Abschlussprozess über Performance-Management-Messungen bis hin zu Planung und Projektionen - das Finanzpersonal muss enger zusammenrücken, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. So wird es beispielsweise nicht mehr möglich sein, fehlerhafte Daten während des Abschlussprozesses nachträglich zu ändern. Ausserdem können Versicherungsverpflichtungen nicht mehr nachträglich über sogenannte Plug-ins angepasst werden. Die Erwartungen an die CFOs bleiben jedoch dieselben: Sie sollen als Geschäftspartner effizient arbeiten und dem Unternehmen zeitnahe und genaue Informationen zur Verfügung stellen, während sie gleichzeitig auf die immer weiter steigenden regulatorischen Anforderungen (z.B. OECD Säule II, ESG, etc.) reagieren und Analysten auf Pressekonferenzen über die Geschäftsentwicklung berichten.

Es ist daher unerlässlich, sich mit der Frage zu befassen: "Wer wird in Zukunft was tun?". Einerseits sollte das neue Betriebsmodell der Tatsache Rechnung tragen, dass die Abteilungen Rechnungswesen, Controlling und Versicherungsmathematik enger zusammenarbeiten werden. Andererseits sollte es die Organisation in die Lage versetzen, die technologischen Möglichkeiten zu nutzen.

Die Anpassung des Betriebsmodells in der gesamten Organisation stellt eine grosse Herausforderung dar. Daher wird die folgende vierstufige Methode Operating Model (OM) als Leitfaden für diese Implementierungsphase verwendet:

1. Grundsätze: Legen Sie Grundsätze für Ihr OM fest, die als Leitprinzipien dienen
2. Organisation: Entwerfen Sie die einzelnen Komponenten Ihres OM 
3. Prozesse: Identifizieren Sie die OM-Prozesse, um die erforderlichen Aufgaben zu erfüllen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
4. Kollaboration: Definieren Sie den Kompetenzmix, die Teamflexibilität und den Grad der Zentralisierung für Ihre OM-Prozesse

1. Grundsätze

Unsere Methodik umfasst die folgenden Grundsätze für die Gestaltung Ihres OM:

1. Fokus auf Wertschöpfung: Das Mandat der Finanzabteilung (z.B. Maximierung der betrieblichen Effizienz bei gleichzeitiger Versorgung der Entscheidungsträger mit schnellen und genauen Informationen) sollte die Finanzabteilung in die Lage versetzen, entlang der Wertschöpfungskette des Unternehmens Werte zu schaffen. Infolgedessen können Abschlussprozesse verkürzt werden. Darüber hinaus können Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozesse methodisch verbessert und das Leistungsmanagement digitalisiert werden.
2. Organisieren Sie für den Output: In der Regel werden die Mitarbeiter des Finanzbereichs nach ihren Fachkenntnissen gruppiert. Dies führt traditionell zu Teams, die in den Bereichen Buchhaltung, Controlling und Versicherungsmathematik organisiert sind. In einer ergebnisorientierten Organisation hingegen werden die Teams nach den geforderten Outputs/Lieferungen organisiert. So wird in diesem neuen Rahmen das für die Finanzberichte zuständige Team nicht nur aus Buchhaltern bestehen, sondern auch Versicherungsmathematiker und Datenwissenschaftler umfassen. Daher ist es wichtig, zunächst die Ergebnisse/Leistungen der Finanzabteilung klar zu definieren und diese innerhalb der Organisation abzustimmen.
3. Gestalten Sie Flexibilität: Ein dynamisches Umfeld sollte mit maximaler Flexibilität Hand in Hand gehen. Daher ist es wichtig, zwischen Mitarbeitern zu unterscheiden, die dauerhaft einem Output zugeordnet sind, und den Mitarbeitern, die einem Talentpool zugeordnet sind und den zyklischen Charakter bestimmter Aufgaben unterstützen können. Auf diese Weise kann eine optimierte Ressourcenzuweisung erreicht werden.
4. Bündeln Sie Ihr Sourcing: Sobald die Wertschöpfung, der Output und der Grad der Flexibilität festgelegt sind, ist es entscheidend, die Teams nach den verfügbaren Fähigkeiten und den damit verbundenen Kosten zu optimieren.

2. Organisation

Die Abbildung unten zeigt ein Beispiel für ein Finanz-OM. Der Kern des maßgeschneiderten OM besteht aus interdisziplinären Teams innerhalb der folgenden drei Kategorien: Finance Factory, Finance Insights und Specialised Finance.

Finance Factory: Die Mitarbeiter in der Finance Factory sind in erster Linie für die Datenproduktion und Prozessabwicklung zuständig. Sie beantworten alle Datenanfragen, erstellen die erforderlichen Berichte und bearbeiten Prozesse, die ein grosses Potenzial für die Automatisierung aufweisen. Ziel ist es, bisher vernachlässigte Prozessoptimierungen in Angriff zu nehmen und die Informationsbeschaffung und damit auch die Datenqualität zu verbessern.

Finanz-Insights: In der Kategorie Finance Insights werten die Mitarbeiter der Finance Factory Berichte und Marktdaten aus, um daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten. Dies hilft der Finanzfunktion, sich als strategischer Geschäftspartner zu positionieren und so das Management sowie andere Interessengruppen bei der Ausrichtung des Unternehmens und der Erreichung finanzieller Ziele zu unterstützen.

Spezialisierte Finanzen: In der Kategorie Specialised Finance wird spezifisches Fachwissen gebündelt, so dass Experten in Themen wie IFRS, Steuern, Risikomanagement und M&A eingebunden werden können. 

3. Prozesse

Sobald die Ergebnisse der Finanzfunktion als Teil der Grundsätze definiert sind, können die notwendigen Prozesse abgeleitet werden. Die folgende Abbildung zeigt eine bewährte Blaupause für die Finanzabteilung eines Versicherungsunternehmens.

4. Interaktion

Um das OM zum Leben zu erwecken, besteht der letzte Schritt darin, die erforderlichen Fähigkeiten zu definieren und den Grad der Flexibilität und Zentralisierung pro Prozess zu bewerten. Neben der Zuweisung von Prozessen an den Konzern, die Geschäftsbereiche und die juristischen Einheiten können die Führungskräfte auch Kompetenzzentren, Shared Service Center und Outsourcing-Anbieter in Betracht ziehen, um Aufgaben weiter zu bündeln. Folglich wird ein Interaktionsmodell benötigt, damit die Verantwortlichkeiten klar definiert sind.

Die Frage "Wer wird in Zukunft was tun?" kann trotz komplexer Umstände beantwortet werden, und unsere bewährte Methodik kann dabei helfen. Das Finanzteam ist das Herzstück bei der Schaffung einer agilen Organisation, die für Inspiration sorgt und neue Talente anzieht. Um eine ordnungsgemässe Umsetzung des OM zu gewährleisten, ist es von entscheidender Bedeutung, alle Führungskräfte und Manager der Finanzabteilung einzubeziehen und Initiativen für das Change Management zu planen.

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