Die Verwaltungsangestellten in der Schweiz halten die internen Verwaltungsprozesse für fortschrittlich. Dennoch halten sie eine weitere Digitalisierung der internen Prozesse für wichtig, insbesondere in den Bereichen IT, Kommunikation, Interaktion mit den Bürgern und Personalwesen.

Zu Beginn der COVID-Pandemie im März meldeten viele Schweizer Ärzte die Zahl der Infizierten an das Bundesamt für Gesundheit (BAG) - allerdings per Fax. Dieses Beispiel verdeutlicht den aktuellen Stand der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in der Schweiz. Das Ausfüllen eines Antrags auf Kinderzulagen oder die Anmeldung einer Zweitwohnung abends bequem vom Sofa aus ist hier noch nicht möglich. Die Schweiz hat einiges aufzuholen. Während Länder wie Dänemark, Estland und Österreich grosse Fortschritte bei der Digitalisierung ihrer Behörden gemacht haben, ist die Schweiz weiter zurückgefallen. Woran liegt das? Liegt es am internen Widerstand in den Verwaltungen selbst, dass die Entwicklungen nicht vorankommen? Ist die Skepsis gegenüber der Digitalisierung unter den Schweizer Verwaltungsangestellten grösser als in anderen Ländern?

Interne Prozesse als "fortschrittlich" eingestuft, aber stärkere Digitalisierung noch gewünscht

Das zeigen die Umfrageergebnisse der "Deloitte Digital Government Survey": Nein, es liegt nicht am internen Widerstand der Verwaltungsmitarbeiter. Die Bereitschaft, die Digitalisierung voranzutreiben, ist vorhanden, aber die Hindernisse liegen woanders. Die Tatsache, dass fast vier Fünftel der Verwaltungsmitarbeiter die internen Prozesse als fortschrittlich ansehen, könnte bedeuten, dass die betroffenen Beamten keinen Handlungsbedarf sehen. 17% der Befragten bewerten die internen Prozesse als "sehr" und 60% als "etwas" fortschrittlich. Dabei werden die internen Prozesse in der Bundesverwaltung als fortschrittlicher wahrgenommen als die in den Kantonen und Gemeinden. Dennoch wird eine weitere Digitalisierung der internen Prozesse von den Verwaltungsangestellten als "wichtig" oder "sehr wichtig" angesehen. 20% der Befragten stufen die Digitalisierung interner Prozesse als "sehr wichtig" und 50% als "wichtig" ein. Ebenso halten es 73% der Befragten für "sehr wichtig" oder "wichtig", dass ihr Arbeitgeber die Digitalisierung interner Prozesse verstärkt. Die Bedeutung der Digitalisierung interner Prozesse ist in den Bundesverwaltungen größer als in den Kantonen oder Gemeinden. Priorität haben Prozesse in den Bereichen IT, Kommunikation und Interaktion mit den Bürgern, HR, Personal und Ausbildung.

Die größten Hürden sind Prozesse und der rechtliche Rahmen

Prozesse, rechtliche Rahmenbedingungen und (fehlende) IT-Hard- und Software werden als die größten Hürden für die Digitalisierung angesehen. Etwa ein Viertel der Befragten (26%) hält die Digitalisierung im IT-Bereich für "sehr wichtig", und ein Fünftel (21%) hält die Digitalisierung der Kommunikationskanäle für die Interaktion mit den Bürgern für "sehr wichtig". Ebenso bewerten 21% die Digitalisierung von HR, Personal und Ausbildung und weitere 20% die Digitalisierung der Kommunikationskanäle für die Interaktion mit der Verwaltung als "sehr wichtig". Die Verwaltungsangestellten verweigern sich also nicht. Sie sehen Hindernisse an anderen Stellen, wie z.B. in vorhandener oder veralteter IT-Hardware, Software (30%), unklaren oder hinderlichen rechtlichen Rahmenbedingungen (25%) und internen Prozessen (20%).

Die Zahlen der Umfrage zeigen, dass die Mehrheit der Verwaltungsangestellten die derzeit angebotenen Dienstleistungen und internen Prozesse zwar bereits als 'fortschrittlich' einstuft, aber noch Raum für Verbesserungen sieht. Vor allem deuten die Zahlen auf eine große Bereitschaft hin, etwas zu verbessern, das bereits als 'gut' gilt. Was gut ist, kann auch verbessert werden - das ist die Überzeugung der Schweizer Verwaltungsangestellten.

Es werden schnell umsetzbare und einfache Lösungen benötigt

Um die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung auszubauen und zu beschleunigen, wird es mittelfristig notwendig sein, den Verwaltungsapparat von unnötigen Vorschriften, Regeln und Gesetzen zu befreien. Aufgrund der Komplexität der rechtlichen Aspekte und der langsamen demokratischen Entscheidungsprozesse zur Änderung von Gesetzen lässt sich dies nicht von heute auf morgen erreichen. Die Einführung neuer und die Abschaffung bestehender Gesetze kann Zeit in Anspruch nehmen, auch wenn ein gutes Fünftel der Schweizer Verwaltungsangestellten die Beseitigung interner Verwaltungsabläufe als eines der wichtigsten Hindernisse anführt. Wie dies konkret geschehen kann und welche Instrumente den Verwaltungen zur Verfügung stehen, wird im Deloitte-Blog "DieZukunft der Regulierung" behandelt.

Ohne großen Aufwand ließen sich jedoch durch "Quick Fixes" - schnell umsetzbare, kostengünstige und einfache Änderungen der internen Prozesse, der Ausstattung mit IT-Hard- und Software und der Vereinfachung der rechtlichen Rahmenbedingungen - schnell unglaubliche Verbesserungen erzielen.

Wie in vielen anderen vergleichbaren Volkswirtschaften hinken auch die deutschen Verwaltungsbehörden bei der Digitalisierung anderen Ländern seit Jahren hinterher. Angespornt durch die besondere Pandemie-Situation wurde vor wenigen Wochen plötzlich möglich, was lange Zeit nicht möglich war: Die Mitarbeiter der Bundesbehörden wurden praktisch über Nacht mit eigenen Computern, Laptops und Tablets ausgestattet. Fast 41.000 Geräte im Wert von 93,5 Millionen Euro wurden 'in Windeseile' angeschafft, vor allem für die Arbeit im Home Office.

Erfolgreiche Digitalisierung mit vorhandenen Ressourcen

All dies wäre auch in der Schweiz möglich. Schliesslich hat das Beispiel des Amtes für Wirtschaft und Arbeit (AWA) im Kanton Zürich gezeigt, was möglich ist. Das Amt hat den Prozess der Anmeldung zur Kurzarbeit innerhalb weniger Wochen digitalisiert. Auch hier war es nicht notwendig, völlig neue IT-Systeme zu schaffen - es war ein perfektes Beispiel für eine erfolgreiche Digitalisierung unter Nutzung weitgehend vorhandener Ressourcen. Die Erneuerung und Ergänzung der technischen Ausstattung wäre bereits ein wichtiger Schritt nach vorne, der die Arbeit der Schweizer Verwaltungsangestellten beschleunigen und verbessern könnte, oft schon mit ein paar smarten, neuen Softwaretools.

In der jüngsten Deloitte-Umfrage gaben die Verwaltungsangestellten an, dass sie mehrheitlich offen und bereit für diese Optimierung der digitalen Dienste sind. Führungskräfte in der Verwaltung müssen diesen Schwung aufgreifen und handeln. Geben Sie ein Startsignal, stellen Sie ausreichend Ressourcen zur Verfügung und treffen Sie schnelle Entscheidungen. Die Mitarbeiter würden diesen Ansatz mittragen, denn die Mehrheit sieht die Vorteile des Ausbaus digitaler Dienste.

Der Bund und die Kantone ernennen Beauftragte für die digitale Verwaltung

Die Tatsache, dass Peppino Giaritta zum "Beauftragten des Bundes und der Kantone für die digitale Verwaltung der Schweiz (DVS)" ernannt wurde, ist ein hoffnungsvolles Zeichen. Als Leiter der neu geschaffenen DVS soll Herr Giaritta die Digitalisierungsaktivitäten der Bundes- und Kantonsbehörden leiten, koordinieren und weiterentwickeln. Giaritta wird sein Amt am 1. März 2021 antreten. Von da an wird er dafür verantwortlich sein, das Zusammenspiel der digitalen Transformation der Verwaltungen auf allen drei Regierungsebenen voranzutreiben und die Prozesse zu harmonisieren.