Die Welt um uns herum verändert sich

Die Welt der internationalen und gemeinnützigen Organisationen verändert sich schneller als je zuvor. Durch die Technologie und die zunehmende Digitalisierung werden Unternehmen mit Daten überflutet. Gleichzeitig haben die zunehmende Komplexität und externe Unsicherheiten die Unternehmen dazu veranlasst, ihre Betriebsmodelle zu überdenken und die Aktivitäten zu priorisieren, die die größte Wirkung erzielen. Der Krieg in der Ukraine, der geopolitische Druck im Nahen Osten und die weltweiten Klimaereignisse sind nur einige Beispiele, die deutlich zeigen, welche Auswirkungen solche Ereignisse auf den Planeten, die Menschen und die Verteilung der Hilfe haben.

Finanzfachleute in NGOs sehen sich mit steigenden Erwartungen konfrontiert, um diese Herausforderungen zu bewältigen - sowohl aus operativer als auch aus strategischer Sicht. Eine verlässliche und transparente Berichterstattung spielt eine Schlüsselrolle, um effizient und effektiv auf diese neuen Anforderungen zu reagieren. Sie ist für internationale und gemeinnützige Organisationen besonders wichtig, um das Vertrauen ihrer Spender zu erhalten (z.B. woher die Mittel kommen und wofür sie verwendet werden). Darüber hinaus wird von den Finanzabteilungen zunehmend erwartet, dass sie über das "Business as usual" hinausgehen und relevante Erkenntnisse und Fähigkeiten für eine bessere Entscheidungsfindung liefern.

Aufbau einer zukunftssicheren ERP-Berichtsstrategie

Heute gibt es zahlreiche digitale Technologien, die zur Automatisierung von Antworten und zur Verbesserung von Prozessen durch fortschrittliche Analysen eingesetzt werden. Die wichtigsten Technologien sind hier aufgelistet und werden in dem Artikel Reporting in a digital worldvon Deloitte ausführlicher beschrieben.

Technologien werden oft implementiert, ohne die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, und ihre Wartung wird übermässig komplex, da neue Anforderungen in eine unflexible Architektur integriert werden. Und warum? Ganz einfach: Es fehlt eine umfassende ERP-Berichtsstrategie zur Integration, Synchronisierung, Steuerung und flexiblen Anpassung der Struktur an die Ziele. Hinzu kommt, dass die Unternehmen zwar mit Daten überschwemmt werden, viele dieser Daten jedoch in unterschiedlichen, nicht integrierten Systemen gespeichert sind. Die Daten in den vorhandenen ERP-Systemen werden nicht in einem gemeinsamen, standardisierten Modell erfasst oder zugeordnet, so dass ein Daten-Mapping, ein Abgleich und eine Harmonisierung erforderlich sind. In vielen Fällen werden einige Daten einfach überhaupt nicht erfasst.

Lassen Sie uns einige der üblichen Herausforderungen untersuchen und wie eine Berichterstattungsstrategie helfen kann. Die Erfahrung zeigt, dass viele Probleme bei der Berichterstattung auf Folgendes zurückzuführen sind:

• Schlechte Datenqualität
• Mangel an einer einzigen Quelle der Wahrheit
• Falsch ausgerichteter Kontenplan
• Ineffektive Steuerung der Berichterstattung
• Mangelnde Berücksichtigung von externen Daten

Unternehmen, die die oben genannten Probleme nicht angehen, verfügen möglicherweise nicht über die Informationen, die sie für die Führung ihres Unternehmens benötigen. Schlimmer noch, die Informationen können innerhalb des Unternehmens unterschiedlich interpretiert werden, was zu Verwirrung, Misstrauen und verpassten Chancen führt. Lassen Sie uns zunächst definieren, was eine erfolgreiche Strategie für die Unternehmensberichterstattung bedeutet, nämlich eine, die

• Genaue Informationen liefert
• über die Finanzanalyse hinausgeht und eine Organisationsanalyse ermöglicht
• eine einzige Quelle der Wahrheit bietet
• Self-Service-Berichterstattung und -Analysen ermöglicht
• eine Reporting/Analytics Governance beinhaltet, die das Datenmodell mit Analysen und KPIs verknüpft

Um eine erfolgreiche ERP-Berichtsstrategie zu entwickeln, müssen Unternehmen zunächst die verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen berücksichtigen. Und jeder hat einen eigenen Informationsbedarf.

Die vier Schlüsselelemente einer erfolgreichen Berichterstattungsstrategie

Sobald Sie die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder kennen, müssen Sie die vier Schlüsselelemente einer erfolgreichen ERP-Berichtsstrategie berücksichtigen:

Erste Schritte - Leitprinzipien für die Entwicklung einer Berichtsstrategie

Wenn Organisationen ihre Strategie für die Berichterstattung festlegen, sollten bestimmte Leitprinzipien berücksichtigt werden:

• Eine einzige Version der Wahrheit: Integrieren Sie Daten aus verschiedenen Quellen in eine einzige Datenplattform, um eine echte Leistungsmessung über einen gemeinsamen Satz von Datenelementen zu ermöglichen. Eine gemeinsame Datenplattform ermöglicht mehrere Roll-ups (alternative Hierarchien) derselben Daten für die Analyse, um ein sachliches Verständnis und Vertrauen in alle nachgelagerten Berichtsanwendungen zu schaffen.
• Dynamische Berichterstattung: Reporting-Tools sollten über die Flexibilität verfügen, dynamische Abfragen durchzuführen und Berichte zu erstellen, die den meisten betrieblichen, verwaltungstechnischen und analytischen Informationsanforderungen gerecht werden. Dadurch wird die manuelle Erstellung und Konsolidierung von globalen Managementberichten vermieden und die Aktualität der Informationen verbessert, so dass mehr Zeit für Analysen zur Verfügung steht.
• Konsistenz und Kontrolle der Informationen: Nutzen Sie Prozesse, Standards und Richtlinien zur Steuerung von Daten und Berichten, um eine einheitliche Ausgangsbasis und eine kontinuierliche Messung der Datenqualität und der Berichtspakete zu schaffen. Vermeiden Sie komplizierte Verfahren für die Akkumulation von Kennzahlen, um zeitnahe und zuverlässige Leistungskennzahlen zu erstellen.
• Rationalisierte Toolsets: Begrenzte Toolsets reduzieren den Schulungsaufwand, fördern die Übertragbarkeit, verbessern die Wartungsfähigkeit und reduzieren die Supportkosten.
• Globale Architektur: Die Berichterstattungsplattform und die zugehörigen Tools sollten durch eine Architektur ermöglicht werden, die verschiedene (globale) Benutzer innerhalb der Finanzfunktionen mit einzigartigen Berichtsanforderungen unterstützt. Dies ermöglicht die Schaffung globaler und unternehmensweiter Berichts- und Technologiestandards über mehrere Abteilungen, Länder und Standorte hinweg (insbesondere für Finanzdaten und -berichte), um widersprüchliche Interpretationen zu vermeiden.

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Vielen Dank an Sebastian Peichl für seinen Beitrag zu diesem Artikel.