CIOs weisen den Weg zur Agilität in Non-Profit-Organisationen

Die Bedeutung von Agilität für gemeinnützige Organisationen

Ein Mantra unserer Zeit ist Agilität: In der heutigen unsicheren und schnelllebigen Welt müssen Organisationen agil sein, sich an veränderte Umgebungen anpassen können, schnell scheitern und schneller innovieren. Krisensituationen wie der Krieg in der Ukraine und die COVID-19-Pandemie haben die Welt jedoch daran erinnert, dass es bei der Agilität nicht nur darum geht, neue Produkte oder Programme zu konzipieren und sie so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen, sondern vor allem darum, in unerwarteten Situationen bereit zu sein, sich anzupassen und zu handeln. Und dies ist oft das typische Szenario, in dem humanitäre und Entwicklungsorganisationen arbeiten.

Der jüngste Trend zur Agilität hat seinen Ursprung in der Welt der Softwareentwicklung. Agile Softwareentwicklungsmethoden, die auf kurzen Entwicklungszyklen, Iterationen und funktionsübergreifender Zusammenarbeit beruhen, wurden so erfolgreich, dass Menschen außerhalb des IT-Sektors begannen, die gleichen Prinzipien zu vertreten. Einige Abteilungen begannen, Arbeit und Projekte in Sprints zu liefern, während andere allgemeiner für eine agile Organisationskultur eintraten, die auf Flexibilität und Innovationsgeschwindigkeit in sich schnell verändernden und unsicheren Umgebungen beruht.

Das Ergebnis: eine Menge Verwirrung darüber, wie man agil sein kann und was es eigentlich bedeutet. "Agil" ist ein Oberbegriff, der 2001 von einer Gruppe erfahrener Projektmanager geschaffen wurde. Er besteht aus einer Reihe von Werten und Prinzipien für die Softwareentwicklung. Verschiedene Frameworks, die diesen Prinzipien und Grundwerten folgen, können in den Bereich "agil" fallen - und werden heutzutage oft für Projekte außerhalb der Softwareentwicklung eingesetzt. Agile Prinzipien und Praktiken können jedoch auf mehr als nur Projekte angewendet werden: Die "geschäftliche Agilität" ist eine ganz neue Art zu arbeiten und eine Organisation zu führen.

In den meisten Sektoren können sich Unternehmen jedoch auf ein gewisses Maß an Strukturiertheit in ihren agilen Prozessen verlassen - sei es auf der Grundlage von Sprints und Retrospektiven oder einer Ad-hoc-Methode zur Rationalisierung der Abläufe. Alles in dem Bemühen, Innovationen zu fördern, um der Konkurrenz voraus zu sein.

Für gemeinnützige Organisationen geht es bei der Agilität jedoch nicht (nur) darum, der Konkurrenz voraus zu sein. Für sie geht es auch darum, schnell zu reagieren, Leben zu retten und Menschen vor Ort in Krisensituationen zu unterstützen. Naturkatastrophen, Kriege und Epidemien sind das Brot und die Butter der Organisationen in diesem Sektor. Und es steht viel auf dem Spiel: Wenn sie nicht agil sind, kann das ihre Arbeit und ihre Empfänger ernsthaft beeinträchtigen, was von verpassten Chancen bis hin zum Verlust von Menschenleben reichen kann.

Wie CIOs die Agilität im Non-Profit-Sektor fördern können

Obwohl das Konzept der Agilität seinen Ursprung in der IT-Welt hat, muss es auf den Rest des Unternehmens ausgeweitet werden, und CIOs sind nach wie vor einzigartig positioniert, um diesen Wandel voranzutreiben, und zwar aus zwei Hauptgründen.

Erstens brauchen die Menschen in der gesamten Organisation die Mittel und Technologien, um agil arbeiten zu können. Ob es sich um Projektmanagement-Software, Tools für die Zusammenarbeit oder Datenplattformen handelt - die richtige technologische Unterstützung ermöglicht es Freiwilligen und Mitarbeitern vor Ort, schneller bessere Entscheidungen zu treffen, die kritischsten Bereiche für Interventionen zu identifizieren und die Bemühungen der verschiedenen Interessengruppen in verschiedenen Regionen zu koordinieren. Das Welternährungsprogramm zum Beispiel verlässt sich auf Frühwarnsysteme, ein globales Lieferkettennetzwerk und operatives Informationsmanagement, um auf Notfälle vorbereitet zu sein und flexibel reagieren zu können.

Technologie ist ein wichtiger Faktor für Agilität, und CIOs können eine entscheidende Rolle dabei spielen, Lücken in der aktuellen Palette von Tools zu identifizieren und neue Tools sowohl in der Zentrale als auch auf lokaler Ebene einzuführen, wo die Herausforderungen unterschiedlich sind.

Zweitens können CIOs in ihren Unternehmen als Vorreiter für Agilität auftreten. Sie können die Agilität in ihren eigenen Abteilungen fördern, was zu einer schnelleren Ideenfindung und Umsetzung von Projekten führt, aber auch die Vorteile einer agilen Kultur außerhalb der IT-Abteilung aufzeigen. Die Grundprinzipien der Agilität wie "schnelles Scheitern" und "Verbesserung durch Iteration" können humanitären Organisationen und Entwicklungsorganisationen insgesamt zugute kommen - nicht nur in Form von größerer betrieblicher Effizienz, sondern auch durch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und die Bindung von Talenten. In einer Welt, in der etwa 30 % der Mitarbeitererfahrungen in der Technologie und in der Art und Weise, wie die Technologie die Menschen unterstützt, begründet sind, wird der Erfolg der CIOs bei der Ermöglichung einer agilen, nahtlos zusammenarbeitenden Arbeitsweise zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich zu einer größeren positiven Wirkung führen.

Die Herausforderungen der Agilität in gemeinnützigen Organisationen - und wie CIOs sie meistern können

Trotz der Bedeutung von Agilität ist der Weg dorthin nicht einfach und es gibt einige Hindernisse zu überwinden.

CIOs müssen sicherstellen, dass Agilität nicht auf Kosten von Sicherheit und Compliance geht. Die schnellere Umsetzung von Projekten und die Einführung von MVPs anstelle von vollständig definierten Produkten oder Dienstleistungen bedeutet nicht, dass die Sicherheit dieser Lösungen beeinträchtigt wird. Gerade in den komplexen Situationen, in denen IDOs und NROs oft agieren, wie z.B. bei Kriegen und Naturkatastrophen, und im Umgang mit schutzbedürftigen Menschen, können Fehler teuer werden. CIOs in diesem Sektor können ihr Fachwissen und ihre Kenntnis komplexer Szenarien nutzen, um Sicherheits- und Compliance-Mechanismen einzurichten, ohne die Agilität der Organisation einzuschränken.

Ein weiteres Hindernis für den Aufbau einer neuen Kultur in einer Organisation ist häufig der Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die neue Kultur auf Werten basiert, die die Menschen aus ihrer Komfortzone herausführen und von ihnen verlangen, schnell zu handeln und Unsicherheiten in Kauf zu nehmen, anstatt alles zu bedenken, bevor sie eine Lösung implementieren oder ein Projekt starten. Bei dem Versuch, eine agile Kultur in gemeinnützigen Organisationen zu fördern, müssen sich CIOs möglicherweise mit Menschen auseinandersetzen, die die Veränderungen als Kritik an ihrer derzeitigen Arbeitsweise sehen und die sich gegen Unsicherheit und Geschwindigkeit sträuben.

Darüber hinaus kann die Förderung von Agilität ohne die Anwendung von Best Practices zu Unklarheit und mangelnder Effizienz führen, was langfristig die Glaubwürdigkeit agiler Methoden und Prinzipien gefährdet, anstatt den Teams das Leben zu erleichtern.

CIOs können mehrere Maßnahmen ergreifen, um diese Probleme abzumildern:

Insgesamt ist Agilität für gemeinnützige Organisationen unerlässlich. Sie ist - und sollte - ihre "Daseinsberechtigung" sein. CIOs müssen sicherstellen, dass die richtigen Technologien vorhanden sind, um Mitarbeiter und Freiwillige in jeder Situation zu unterstützen. Aber damit dies Realität wird, darf Agilität nicht als etwas betrachtet werden, das nur in Notsituationen gilt. CIOs müssen vorausschauend planen und sich dafür einsetzen, dass dieses Prinzip in der Unternehmenskultur und den täglichen Abläufen verankert wird. Auf diese Weise werden sie ihren Organisationen den Weg zur Agilität weisen.

Vielen Dank an Biancamaria Tedesco für ihren wertvollen Beitrag zu diesem Artikel.