Portrait : intégrer l’analytique avancée à l’audit interne

Les occasions et les risques sont partout. Pour cette raison, il est plus important que jamais de tirer avantage des données pour nous aider à prendre les bonnes décisions au bon moment. Cela est particulièrement vrai dans un monde des affaires de plus en plus volatil, incertain et complexe; ce qui explique pourquoi un nombre croissant de fonctions d’audit interne adoptent l’analytique avancée afin de réaliser des audits de façon plus judicieuse et de renforcer l’incidence et l’influence de leurs fonctions dans le cadre du processus.

Selon le rapport sur le sondage mondial de Deloitte sur les chefs de l’audit, L’impératif de l’innovation : tracer la voie de l’audit interne pour une plus grande influence (en anglais seulement), le nombre de répondants canadiens qui exploitent le plein potentiel de l’analytique avancée a triplé entre 2016 et 2018, passant de 7 % à 21 %. Même si ces fonctions d’audit interne éclairées demeurent la minorité, leur nombre croît rapidement et d’innombrables leçons peuvent être tirées des utilisateurs précoces.

Par exemple, les leaders d’audit interne innovants ont appris qu’une adoption efficace requiert un esprit et une méthodologie délibérément intégrés. Cette approche holistique consiste à définir une stratégie d’analytique robuste en matière d’audit interne, à bâtir un cadre de processus durable pour soutenir la stratégie, à définir la technologie et les éléments de données appropriés pour répondre aux questions épineuses, de même qu’à aligner les rôles et les responsabilités dans l’organisation en vue de la réalisation de la stratégie.

Parallèlement, les fonctions d’audit interne les plus influentes et efficaces utilisent l’analytique avancée et la visualisation tout au long du cycle de l’audit interne, de l’évaluation des risques et la planification jusqu’à la production de rapports en passant par la délimitation des travaux et les tests. Dans chaque mission, les leaders d’audit interne innovants mettent leurs équipes au défi d’intégrer de nouveaux ensembles de données (internes et externes) et d’étendre davantage leur analyse.

Les utilisateurs précoces de l’analytique avancée profitent de ces investissements et changent les règles du jeu. Plus particulièrement, ces fonctions d’audit interne de premier plan utilisent l’analytique avancée afin de :

• créer et fournir des rapports plus intéressants et dynamiques qui permettent aux utilisateurs d’explorer les hypothèses et de dégager des perspectives plus approfondies et plus pertinentes;
• mieux repérer les aspects présentant des risques qui comptent le plus et s’y concentrer;
• faciliter les discussions au sein de la haute direction sur les renseignements recueillis;
• créer des outils que la deuxième ligne de défense pourra utiliser par la suite afin d’améliorer la surveillance et la supervision des capacités et de permettre une surveillance continue des contrôles;
• réduire radicalement les efforts déployés pour les tests aux fins de conformité à la loi Sarbanes-Oxley (SOX) et aux programmes de conformité similaires, tout en améliorant la couverture;
• se tourner davantage vers l’avenir et être en mesure de prédire quand les prochaines défaillances de contrôles pourraient survenir.

Heureusement, les fonctions d’audit interne qui n’ont pas encore adopté l’analytique avancée peuvent profiter d’avantages semblables. Selon notre expérience, il n’est jamais trop tard pour emprunter cette voie. Des mesures délibérées et le renforcement du leadership peuvent rapidement produire des résultats, et un virage résolu en ce qui a trait à l’engagement des leaders à faire les choses autrement peut donner l’élan nécessaire à la réalisation du changement de culture voulu. Que vous soyez en début de parcours ou que vous ayez déjà fait un bon bout de chemin, les conseils suivants peuvent vous aider à réussir :

1. Bâtissez vos compétences hybrides 
   Afin d’intégrer avec succès l’analytique avancée dans la fonction d’audit interne, il est essentiel d’engager les bonnes personnes pour le projet pilote en formant des équipes qui possèdent la combinaison idéale de compétences. Il est important d’intégrer les compétences « rouges » (par ex., compétences techniques et analytiques comme celles des scientifiques des données, des architectes des technologies et des développeurs de logiciels) aux compétences « bleues » (par ex., compétences en affaires et en communications comme celles des spécialistes en matière d’audit interne et de finances) en vue de résoudre des problèmes d’affaires complexes. Cette collaboration entre les compétences rouges et bleues se traduit par des « compétences hybrides » (ou « mauves ») et permet une exécution efficace de l’audit en portant toute l’attention sur les efforts d’analytique et sur les perspectives quant aux domaines présentant des risques qui comptent le plus.
2. Faites preuve d’un esprit critique
   Lors de la réalisation d’un audit intégré, encouragez vos équipes à commencer à poser des questions épineuses ou à émettre des hypothèses dans le but de simplifier les données à extraire, de déterminer l’emplacement des données et de permettre à l’équipe de découvrir les renseignements les plus utiles à l’entreprise. Les questions épineuses sont élaborées au cours de la phase de planification de l’audit et peuvent être formulées en encourageant les parties prenantes de l’entreprise à participer de façon plus générale à la planification de l’audit. Par exemple, les fonctions d’audit interne qui ont adopté l’analytique organisent des séances de remue-méninges avec les parties prenantes au début de la mission afin de veiller à ce que les bonnes questions soient posées en cours d’audit comme celle-ci : « Existe-t-il une corrélation entre…? ».
3. Réalisez un projet pilote
   Le passage à l’analytique avancée ne se fait pas du jour au lendemain. Pour que les auditeurs internes puissent profiter de ses véritables avantages, le déploiement doit être abordé de façon stratégique, une étape à la fois. Plutôt que de commencer tout en même temps, il vaut mieux effectuer des projets pilotes sur des mandats d’audit précis pour lesquels les données sont déjà disponibles et avoir recours à des membres d’équipe passionnés qui adhèrent au potentiel de l’analytique avancée. Les processus qui pourraient être inclus dans un projet pilote comprennent ceux des secteurs de l’entreprise où les données sont structurées et normalisées efficacement et qui sont répétitifs. Par exemple, dans le cadre de leurs projets pilotes, les utilisateurs précoces de l’analytique ont testé des aspects typiques comme les dépenses et les frais de déplacement des employés, les cartes d’achat, le processus de l’approvisionnement au paiement, les heures supplémentaires, les crédits et rabais ainsi que l’analyse de la productivité.
   
   D’après notre expérience, le recours aux membres de l’équipe compétents et la concentration des efforts sur les aspects appropriés sont essentiels à la réussite du projet pilote.
4. Réfléchissez au progrès
   Une fois le projet terminé, évaluez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, communiquez les leçons tirées aux autres et appliquez-les aux projets à venir. Cette méthode itérative aidera à déterminer les facteurs de réussite essentiels, comme la façon de repérer les ensembles de données disponibles, d’expliquer aux TI vos besoins en matière de données ou d’établir à quel moment dans le processus d’audit vous devez commencer à établir l’étendue du travail.

Encore une fois, les utilisateurs précoces nous permettent de tirer des leçons. Manifestement, les fonctions d’audit interne qui ont le plus rapidement fait croître leurs capacités :

• se sont engagées dans des séances exploratoires dirigées qui ont permis aux membres d’équipes curieux de retrousser leurs manches et de découvrir l’outil;
• ont utilisé des données organisationnelles réelles provenant d’audits précédents ou en cours afin de rendre la formation encore plus efficace;
• ont mis au défi les participants aux projets pilotes d’utiliser l’analytique avancée dans le cadre de leur prochaine mission et de faire ensuite part au groupe de leurs réussites et difficultés;
• ont travaillé avec les parties prenantes pour maintenir un soutien organisationnel, créer un élan et assurer un accès rapide aux données.

Avantages de l’analytique

Lorsqu’elle est utilisée correctement, l’analytique avancée offre de nombreux avantages aux fonctions d’audit interne ainsi qu’à leurs organisations respectives. En voici des exemples :

• Meilleure protection contre les risques dans l’ensemble des processus transactionnels. Plutôt que d’effectuer des tests sur des échantillons au hasard, l’analytique avancée permet un meilleur profilage de la population des opérations afin d’axer les efforts d’audit sur les secteurs les plus à risque. Par exemple, les entreprises qui intègrent une détection efficace des risques peuvent être en mesure de déterminer les facteurs de problèmes comme l’absentéisme chronique, les heures supplémentaires excessives et les abus en matière de frais de déplacement et de dépenses.
• Qualité des rapports et compréhension accrues. L’analytique avancée permet à l’audit interne d’obtenir des résultats basés sur des constatations étayées par des données qui, lorsque combinées à des hypothèses appropriées, rendent la direction plus confiante à l’égard des résultats d’audit. Par ailleurs, le recours aux outils de visualisation de données pour décrire une situation renforce davantage la confiance. Les outils de visualisation et les tableaux de bord simplifiés facilitent la consultation et la compréhension des résultats d’audit par les directeurs et les membres du conseil.
• Recommandations plus percutantes. L’analytique avancée permet non seulement aux équipes d’audit interne d’examiner des ensembles de données plus volumineux, mais également de déterminer rapidement les anomalies et les causes profondes sous-jacentes et d’obtenir des informations plus utiles.

Pour s’en convaincre, il suffit de regarder certains exemples concrets. Une organisation voulait, par exemple, s’attaquer à l’augmentation du nombre d’heures supplémentaires et déterminer s’il y avait un lien entre la hausse des heures supplémentaires et une récente augmentation des incidents liés à la santé et à la sécurité. En utilisant les données du système d’entrée des heures et du système de santé et de sécurité, l’équipe d’audit interne a découvert des tendances de comportements distinctes découlant d’une mauvaise planification de l’effectif, qui a donné lieu à une augmentation des coûts liés aux heures supplémentaires et aux incidents liés à la santé et à la sécurité en lien avec ces secteurs de l’organisation.

Une autre organisation qui voulait comprendre les facteurs clés de l’absentéisme chronique s’est tournée vers sa fonction d’audit interne afin de construire et de visualiser les données provenant de ses systèmes de gestion des présences et des sources de données externes pour déterminer les tendances de comportements qui pourraient être contraires au programme de présence de l’organisation. L’audit a permis de produire des tableaux de bord pour la visualisation des données qui ont aidé la direction à cibler des tendances de présence grâce à une multitude de facteurs (démographiques, géographiques, événements externes et internes, distance du trajet entre la maison et le travail, etc.) et à concevoir des programmes de soutien à la présence destinés à des groupes ou à des personnes qui en avaient le plus besoin. La direction a ainsi été en mesure de réduire les coûts liés à des programmes homogènes de soutien à la présence qui n’auraient pas résolu les principaux problèmes.

Dans une troisième organisation, l’audit interne s’est servi de l’analytique pour explorer les préoccupations de santé et de sécurité ainsi qu’une hausse inquiétante de blessures entraînant des pertes de temps. En mettant à profit de multiples sources de données – y compris les rapports sur les accidents, les données sur les conditions météorologiques, les horaires des équipages, les données personnelles, les dossiers de formation, les ordres d’exécution et les médias sociaux –, l’audit interne a été en mesure de mieux comprendre les facteurs de causalité et de prédire quels employés étaient le plus à risque. Les recommandations tirées de cet examen ont donné lieu à l’amélioration de la formation, à la modification des pratiques de travail, au rehaussement des exigences en matière de sécurité et, surtout, à une réduction considérable des blessures entraînant des pertes de temps.

Comme ces exemples l’illustrent, les avantages de l’analytique avancée sont réels. Les équipes d’audit interne qui exploitent l’analytique avancée systématiquement dans le cadre d’un programme structuré conçoivent des points d’intégration et des procédures précises dans leur méthode d’audit, et s’assurent qu’elles sont à même de poser les bonnes questions en vue de traiter efficacement l’information, qu’elles bénéficieront rapidement de renseignements ciblés à l’égard des modèles de risque en audit – jetant les bases d’analyses d’audit approfondies d’une grande efficacité.