La facturation électronique décodée

Quels sont les termes courants de la facturation électronique
 

1. La facturation électronique :
   Envoi, réception, traitement et stockage électronique des factures entre les entreprises vers un réseau sécurisé tel que PEPPOL. Cela signifie que vos données de facturation ne sont plus stockées dans des documents papier ou sous forme de pièces jointes en PDF envoyées par e-mail, mais sont transférées sans effort via des formats standardisés tels que XML ou UBL. Il est crucial de mettre l'accent sur ces formats standardisés car même si l'envoi d'une facture par e-mail en format PDF se fait par voie électronique, celle-ci n'est pas considérée comme une facture électronique. En effet, cette classification non structurée ne peut être traitée automatiquement ni par le client ni par le gouvernement.
   
   
2. XML (Extensible Markup Language) :
   C’est le format de fichier standard utilisé pour les documents électroniques. A titre d’exemple, le format XML est généralement utilisé pour le dépôt des déclarations TVA.
   
   
3. UBL (Universal Business Language) :
   C’est un format structuré dans un fichier XML avec toutes les informations d'une facture manuelle. L'UBL standardise les documents commerciaux tels que les factures, permettant ainsi un traitement automatique.
   
   
4. L’e-reporting :
   C’est le processus de soumission électronique d’informations fiscales aux autorités fiscales. Il s'agit souvent d'un complément à la facturation électronique qui oblige les entreprises à transmettre (une partie de) les données relatives à leur facturation AP/AR au niveau transactionnel à l'administration fiscale dans un délai limité.
   
   
5. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) :
   C’est un réseau international de facturation électronique sécurisé qui connecte les entreprises et les gouvernements entre eux. Quand on parle de PEPPOL, on entend inévitablement aussi les notions d’interopérabilité et le modèle des 4 coins.

L'interopérabilité garantit que différents systèmes et entreprises à travers le monde, quels que soient leur emplacement, leur devise ou le logiciel ERP ou comptable utilisé, ils peuvent communiquer de manière transparente entre eux. Cette interopérabilité est à son tour facilitée par les points d'accès (PEPPOL), que nous expliquons plus en détail ci-dessous.

Modèle des 4 coins : ce modèle prend en charge l'émission, l'échange et la réception de factures électroniques via quatre parties :

• Coin 1 (C1) : l'expéditeur de la facture envoie la facture électronique à son point d'accès PEPPOL.
• Coin 2 (C2) : le point d'accès PEPPOL de l'expéditeur transmet la facture électronique au point d'accès PEPPOL du destinataire.
• Coin 3 (C3) : Le point d'accès PEPPOL du destinataire transmet la facture électronique au destinataire.
• Coin 4 (C4) : Le destinataire de la facture reçoit la facture électronique de son point d'accès PEPPOL.
  

Les points d'accès PEPPOL constituent un aspect important de ce modèle. Ces facilitateurs assurent l'échange sûr et fiable de documents électroniques au sein du réseau PEPPOL. Toutes les entreprises inscrites sur PEPPOL sont passées par une procédure « Know Your Customer » (KYC). Cela augmente la sécurité et la fiabilité des transactions.

L’importance de ces termes

Nous savons tous désormais que la facturation électronique sera obligatoire en Belgique à partir du 1/1/2026. Le législateur se concentrera à nouveau sur ce point dans les semaines et les mois à venir pour développer davantage les détails de cette réglementation. Cependant, rien ne vous empêche de vous lancer dès à présent, car la facturation électronique améliore considérablement l'efficacité et la précision de vos processus financiers. Cela entraîne des économies de coûts et une réduction de la charge administrative. Comprendre ces termes peut vous aider à naviguer dans le paysage de la facturation électronique et à prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.
 

 Conclusion

La facturation électronique semble simple à première vue, mais elle comporte de nombreux aspects à prendre en compte. Il est essentiel de commencer à préparer ce changement important en temps opportun et d’analyser l’impact sur vos processus et systèmes existants.

Cet article se concentre également sur les règles belges en matière de facturation électronique. Veuillez noter que dans le paysage complexe de la facturation électronique, d'autres types de mandats sont applicables dans d'autres pays (par exemple en France, en Pologne, en Allemagne, etc.).