Numérisation et gestion du changement
Comment assurer une mise en œuvre harmonieuse sur le lieu de travail ?
En tant que dirigeant, vous hésitez peut-être depuis longtemps à prendre une décision importante liée à la numérisation. Vous êtes conscient que cela aura un impact sur les méthodes de travail actuelles de vos salariés. Cependant, l’accent est trop souvent mis sur les conséquences opérationnelles de cette décision et pas assez sur les changements qu’elle apportera dans l’organisation, ce qui peut créer une certaine résistance parmi vos salariés. Pourtant, l’acceptance sur le lieu de travail est l’un des facteurs principaux pour la réussite d’un projet de transformation numérique. Mais comment s’assurer que la gestion du changement se déroule avec souplesse ?
Commencer par le pourquoi
Comme le dit si bien le célèbre conférencier en matière de leadership Simon Sinek dans son livre : « Begin met het waarom » (Commencer par le pourquoi) , il est essentiel de considérer l’état d’esprit des salariés comme tout aussi important que la transformation numérique des processus et des outils. Il est essentiel de bien informer les salariés sur le « pourquoi » de la décision de numérisation avant d’aborder le « quoi » et le « comment ». Par conséquent, communiquez clairement sur les raisons stratégiques de la transformation numérique, soulignez les avantages pour l’ensemble de l’organisation et expliquez comment elle va renforcer la position de l’entreprise. Vous pourrez ainsi convaincre les salariés que les nouveaux processus ou outils simplifieront leur travail et auront un impact positif sur leur productivité. Toutefois, si la numérisation se produit pour une raison qui ne simplifie pas nécessairement la facilité d’utilisation, il est également important de communiquer à ce sujet de manière transparente et honnête et d’expliquer les vraies raisons. Cela contribue à une perception positive du changement dans l’ensemble de l’organisation, transformant une éventuelle résistance en une adhésion et une acceptation totale.
Investir dans le personnel
Une fois que les salariés ont compris pourquoi une transformation numérique est nécessaire, la mise en œuvre sur le lieu de travail peut commencer. À cet égard, il est important de toujours prévoir suffisamment de temps et de ressources pour soutenir les salariés pendant ce processus de changement. Cela signifie littéralement qu’il faut prévoir suffisamment de temps dans l’emploi du temps des salariés et s’assurer qu’un plan de secours soit disponible ou non. Même si vous vous attendez à ce que ce processus vienne s’ajouter au travail normal, il est important de le communiquer de manière transparente et honnête dès le départ.
Participation active et feed-back
Impliquez activement les salariés dans le processus de numérisation. Laissez-les participer à la prise de décision, collectez leur feed-back et intégrez leurs idées dans le processus de mise en œuvre si nécessaire. Tout le monde n’a pas besoin d’être impliqué en permanence dans le processus de mise en œuvre. C’est pourquoi, il est utile de faire la distinction entre les personnes qui font partie du cœur du changement et celles qui ont seulement besoin d’être tenues informées en cas de changement.
Flexibilité et Soutien
Soutenez vos salariés pendant la période de transition. Soyez flexible lors des ajustements de travail et offrez un soutien continu aux personnes qui ont du mal à accepter le changement. Parmi les exemples de soutien, citons l’organisation d’ateliers et de séances de Q&A, la mise en place et le remplissage d’une page FAQ, la programmation d’entretiens avec un gestionnaire de changement externe, etc.
Formation et développement
La numérisation entraîne souvent la révision des processus de travail existants, ce qui signifie que les salariés doivent être en mesure de gérer les nouveaux processus et outils et d’élargir leurs compétences numériques. En renforçant leurs compétences, les salariés renforcent non seulement leur confiance, mais aussi leur acceptation du changement. Les entreprises devraient donc fournir des efforts considérables en consacrant suffisamment de temps à des programmes complets de formation et de développement pour leur personnel.
Conclusion
La numérisation n’est pas seulement un changement technologique, mais aussi une transformation culturelle et opérationnelle. Le succès dépend de l’engagement des salariés et de leur préparation aux changements. À cet égard, un plan de communication clair contenant des points de communication constitue un élément important. Il est essentiel de déterminer à l’avance ce qui sera communiqué, quand et à qui, afin d’éviter d’impliquer les personnes trop tard et de faciliter le déroulement des processus. Une gestion efficace du changement permet aux entreprises non seulement de maximiser les avantages de la numérisation, mais aussi de maintenir un environnement de travail positif et productif.
