Avec la facturation électronique, les factures sont envoyées, reçues, traitées et stockées électroniquement entre les entreprises au sein d’un réseau sécurisé tel que Peppol, l’un des réseaux mondiaux de facturation électronique qui se connectent les uns aux autres. 

Peppol, qui signifie « Pan-European Public Procurement On-Line » (marchés publics paneuropéens en ligne), est un réseau international de facturation électronique qui relie les entreprises et les autorités. 

Avantages 

• Gestion dynamique des flux de trésorerie : accélérez vos cycles de paiement et minimisez les retards pour une meilleure liquidité.
• Précision et conformité : réduisez les erreurs et respectez facilement les normes fiscales strictes.
• Efficacité sans faille : réduisez les coûts grâce à un processus de facturation rationalisé.
• Optimisez vos ressources : automatisez les tâches répétitives et donnez à votre équipe la possibilité de se concentrer sur ce qui compte vraiment.
• Données stratégiques : utilisez les données riches pour prendre des décisions réfléchies qui stimulent la croissance. 

Défis

• Se conformer à la législation dynamique de l’UE : choisissez un système qui régit à la fois la législation actuelle et future de l’UE et qui s’intègre au-delà des frontières.
• Choix dans un paysage de systèmes diversifié : trouvez une solution, parmi la vaste gamme, qui offre efficacité et évolutivité.
• La précision est une priorité : dans un monde où les factures électroniques sont instantanées et définitives, il est indispensable de ne commettre aucune erreur.
• Le temps presse à l’approche de 2026 : il est essentiel d’agir dès maintenant. Saisissez l’occasion de réviser et de numériser vos processus financiers et fiscaux.

C'est possible! La facturation électronique offre de nombreux avantages, et l'un d'entre eux est la possibilité d'envoyer des pièces jointes avec vos factures, telles qu'un PDF de la facture elle-même, des conditions générales ou, par exemple, un document de transport.

Dans la facturation électronique, le PDF est encodé et ajouté à la structure XML. Ce processus garantit que la pièce jointe peut être envoyée de manière sécurisée et efficace.

Les applications de réception sont généralement bien équipées pour décoder ces pièces jointes et les stocker correctement en tant que telles. Cela signifie que vos clients ou partenaires peuvent facilement accéder aux informations et les utiliser. Certaines solutions sur le marché ne permettent pas d'attacher ou de recevoir des PDF avec  des factures électroniques. Soyez donc vigilant lorsque vous choisissez la bonne solution afin de ne pas avoir de surprises.

À partir du 1er janvier 2026, tous les assujettis à la TVA établis en Belgique seront tenus de passer à la facturation électronique pour leurs transactions B2B belges.

Si vous n'effectuez que des opérations exonérées de TVA selon l'article 44 du Code de la TVA, vous n'êtes pas obligé d'envoyer ou de recevoir des factures électroniques.

Les contribuables qui ne sont pas établis en Belgique sans établissement stable ne sont pas non plus tenus d'envoyer ou de recevoir des factures électroniques.

À partir du 1er juillet 2030 , la facturation électronique deviendra une obligation européenne, tant pour les transactions locales que transfrontalières.

Pour les transactions B2G, cette obligation est déjà obligatoire aujourd'hui. Il convient de préciser que les obligations de facturation électronique dans une relation B2G sont distinctes de la législation sur la facturation électronique comme mentionné ci-dessus, et ont donc leurs propres réglementations.

Quelle est la conséquence si l'obligation n'est pas respectée?

Aujourd'hui, il existe déjà des amendes pour l'émission d'une facture incorrecte. L'absence d'émission d'une facture électronique (lorsqu'il s'agit d'une obligation) sera considérée comme l'émission d'une facture incorrecte.

De plus, cela a également un impact sur la déduction de la TVA que vous pouvez exercer, car seule la TVA sur une facture qui respecte les exigences légales en termes de forme et de contenu est déductible. À partir du 1er janvier 2026, vous ne pouvez donc exercer le droit à déduction de la TVA que sur la base des factures électroniques structurées reçues (pour les opérations pour lesquelles une facture électronique est obligatoire), qui contiennent toutes les informations obligatoires (article 5, § 1er, de l'arrêté royal n° 1 du 29.12.1992).

Des règles différentes s'appliquent-elles aux petites entreprises?

Non, quelle que soit la taille de l'entreprise, le dispositif de facturation électronique obligatoire entrera en vigueur à partir du 1er janvier 2026. Si vous n'effectuez que des opérations exonérées de TVA conformément à l'article 44 du Code de la TVA, vous n'êtes pas obligé d'envoyer ou de recevoir des factures électroniques.

L'utilisation du réseau Peppol garantit la transmission sécurisée des données. L'accès au réseau est assuré par des prestataires de services certifiés qui s'envoient les données de manière protégée.

En outre, l'authentification est également importante, car elle permet de valider que les parties impliquées dans la transaction sont bien celles qu'elles prétendent être. Tous les prestataires n'offrent pas les mêmes garanties, alors choisissez le bon prestataire !

Il sera également important d'avoir un bon processus au sein de votre entreprise où des contrôles suffisants sont intégrés pour éviter la fraude.

Les factures en PDF restent légales dans toutes les situations jusqu'au 31 décembre 2025.

À partir du 1er janvier 2026, la facture électronique structurée sera obligatoire pour toutes les transactions locales entre les entreprises belges immatriculées à la TVA qui relèvent de l'obligation de facturation électronique.
Afin d' envoyer une facture conforme pour ces transactions, la facture doit être établie dans un format structuré.

Certains progiciels sont capables de convertir ces factures dans un format visuellement lisible. Dans certains cas, vous pouvez également envoyer un PDF en pièce jointe à la facture électronique structurée. Un PDF peut être conservé à titre d'aide visuelle, mais n'est pas une facture légalement reconnue.

Assurez-vous qu'il n'est pas traité deux fois dans les comptes.

Ensuite, il faut faire un avoir qui doit passer par Peppol.

Oui, si votre solution logicielle le permet. Attention : tous les logiciels ne prennent pas en charge cette fonction et en plus, elle doit être présente à la fois au niveau du récepteur et de l'expéditeur. Les litiges via Peppol peuvent nécessiter des canaux de communication supplémentaires (tels que l'e-mail ou le téléphone) pour plus de précisions. Il est conseillé de continuer à suivre le processus de règlement des différends existants.

Avec l’e-reporting, non seulement les factures sont envoyées et traitées électroniquement, mais les rapports et la documentation sont également échangés avec les autorités dans des délais courts et stricts. Il s’agit donc d’un processus entièrement automatisé et efficace du début à la fin. 

L'accord de coalition stipule que l'introduction du signalement électronique en temps quasi réel est prévue pour 2028.

À partir du 1er juillet 2030, cela deviendra également une obligation européenne. Pour les transactions transfrontalières : voir notre rubrique « Qu’est-ce ViDA et le lien avec la facturation électronique? ».

Le VAT In a Digital Age (ViDA) a fait l’objet d’un accord politique entre les États membres de l’UE le 5 novembre 2024

La proposition de la Commission européenne se compose de 3 éléments :

• Immatriculation unique à la TVA pour les entreprises dans l’ensemble de l’UE ;
• Les règles de TVA pour l’économie des plateformes liées au transport de passagers et à la location de logements à court terme ;
• Des obligations de déclaration numérique fondées sur la facturation électronique structurée obligatoire pour les entreprises qui exercent des activités transfrontalières dans l’UE, alimentant un entrepôt central de données fiscales.

Domestique :

• 2025 : Une demande de dérogation n’est plus nécessaire pour mettre en œuvre une obligation nationale de facturation électronique B2B/B2C.
• 1 juillet 2030 : Les États membres qui introduisent des obligations nationales en matière de DRR (digital reporting requirements) doivent être alignés sur la norme de l’UE ou dans d’autres formats garantissant l’interopérabilité avec la norme de l’UE. Disposer d’une facture électronique valide devient une condition substantielle pour avoir droit à déduction ou à récupération de la TVA due ou payée.
• 1 juillet 2035 : Les États membres qui avaient déjà mis en œuvre une forme de DRR avant le 1^er janvier 2024 (par exemple l’Italie) ou qui avaient bénéficié d’une dérogation avant cette date (par exemple la France, l’Allemagne, la Pologne et la Roumanie) devraient s’aligner sur les normes de l’UE pour leurs RRC nationales.

Intra-EU :

• 1 juillet 2030 : La facturation électronique devient obligatoire pour toutes les livraisons de biens et de services à l’intérieur de l’UE, associée au reporting en temps réel des données figurant sur la facture électronique aux autorités fiscales nationales. Le délai d’émission de factures électroniques pour la DRR intra-UE est de 10 jours et les délais de déclaration varient du temps réel à 5 jours (selon l’Etat).

DRR = Digital Reporting Requirements