Avec la facturation électronique, les factures sont envoyées, reçues, traitées et stockées électroniquement entre les entreprises au sein d’un réseau sécurisé tel que Peppol, l’un des réseaux mondiaux de facturation électronique qui se connectent les uns aux autres. 

Peppol, qui signifie « Pan-European Public Procurement On-Line » (marchés publics paneuropéens en ligne), est un réseau international de facturation électronique qui relie les entreprises et les autorités. 

Avec l’e-reporting, non seulement les factures sont envoyées et traitées électroniquement, mais les rapports et la documentation sont également échangés avec les autorités dans des délais courts et stricts. Il s’agit donc d’un processus entièrement automatisé et efficace du début à la fin. 

À partir de 2026, tous les contribuables établis en Belgique seront obligés de passer à la facturation électronique pour leurs transactions B2B en Belgique. Ceci est déjà obligatoire pour le B2G aujourd’hui. À partir de 2028, cela deviendra une obligation européenne, mais restez informé car tous les pays ne feront pas la transition au même moment.

Avantages 

• Gestion dynamique des flux de trésorerie : accélérez vos cycles de paiement et minimisez les retards pour une meilleure liquidité.
• Précision et conformité : réduisez les erreurs et respectez facilement les normes fiscales strictes.
• Efficacité sans faille : réduisez les coûts grâce à un processus de facturation rationalisé.
• Optimisez vos ressources : automatisez les tâches répétitives et donnez à votre équipe la possibilité de se concentrer sur ce qui compte vraiment.
• Données stratégiques : utilisez les données riches pour prendre des décisions réfléchies qui stimulent la croissance. 

Défis

• Se conformer à la législation dynamique de l’UE : choisissez un système qui régit à la fois la législation actuelle et future de l’UE et qui s’intègre au-delà des frontières.
• Choix dans un paysage de systèmes diversifié : trouvez une solution, parmi la vaste gamme, qui offre efficacité et évolutivité.
• La précision est une priorité : dans un monde où les factures électroniques sont instantanées et définitives, il est indispensable de ne commettre aucune erreur.
• Le temps presse à l’approche de 2026 : il est essentiel d’agir dès maintenant. Saisissez l’occasion de réviser et de numériser vos processus financiers et fiscaux.

C'est possible! La facturation électronique offre de nombreux avantages, et l'un d'entre eux est la possibilité d'envoyer des pièces jointes avec vos factures, telles qu'un PDF de la facture elle-même, des conditions générales ou, par exemple, un document de transport.

Dans la facturation électronique, le PDF est encodé et ajouté à la structure XML. Ce processus garantit que la pièce jointe peut être envoyée de manière sécurisée et efficace.

Les applications de réception sont généralement bien équipées pour décoder ces pièces jointes et les stocker correctement en tant que telles. Cela signifie que vos clients ou partenaires peuvent facilement accéder aux informations et les utiliser. Certaines solutions sur le marché ne permettent pas d'attacher ou de recevoir des PDF avec  des factures électroniques. Soyez donc vigilant lorsque vous choisissez la bonne solution afin de ne pas avoir de surprises.

La proposition Vida émane de la Commission européenne et comprend  les éléments suivants:

• Nouveau système de reporting numérique basé sur des factures électroniques (facturation électronique pour les entreprises opérant de manière transfrontalière dans l'UE). Également connu sous le nom de DRR = Digital Reporting Requirements. L’objectif du DRR est d’alimenter une base de données centrale avec des données fiscales dans un contexte transfrontalier intra-UE, tout en progressant vers un cadre harmonisé de facturation et de déclaration électroniques pour les transactions nationales.
• Modifications des règles de TVA applicables à l’économie des plateformes et au commerce électronique.
• Proposition d'un numéro d'immatriculation à la TVA unique dans le pays d'établissement afin de permettre, entre autres, aux entreprises de déclarer les transferts de leurs propres marchandises sous un seul numéro de TVA, de sorte que l'immatriculation à la TVA ne soit plus nécessaire dans chaque pays de l'UE où des stocks sont détenus. Il s’agit d’une extension du régime OSS existant dans l’UE (OSS = guichet unique).

Il n’y a actuellement aucun accord et cette proposition VIDA sera à nouveau votée sous la présidence hongroise de la Commission Européenne.

Pour plus d'info sur ViDA, consulter notre newsflash en Englais.