Met e-facturatie worden facturen elektronisch verzonden, ontvangen, verwerkt en opgeslagen tussen bedrijven in een beveiligd netwerk zoals Peppol, een van de wereldwijde e-invoicing netwerken die met elkaar connecteren. Dit betekent dat uw factuurgegevens niet langer vastzitten in papieren documenten, maar moeiteloos worden overgedragen via gestandaardiseerde formaten zoals XML of UBL

Peppol staat voor "Pan-European Public Procurement Online" en is een internationaal e-invoicing netwerk dat bedrijven en overheden met elkaar verbindt.

Met e-reporting worden niet alleen facturen elektronisch verzonden en verwerkt, maar ook rapportages en documentatie uitgewisseld met de overheid met korte en strikte deadlines. Dit betekent een volledig geautomatiseerd en efficiënt proces van begin tot eind.

Vanaf 2026 worden alle in België gevestigde belastingplichtigen verplicht om over te schakelen naar e-invoicing voor hun Belgische B2B transacties. Voor B2G is dit al verplicht vandaag. Vanaf 2028 wordt dit een Europese verplichting, maar blijf op de hoogte want niet alle landen maken de overstap op hetzelfde moment.

Voordelen
 

• Dynamisch cashflowbeheer: versnel uw betalingscycli en minimaliseer vertragingen voor betere liquiditeit.
• Nauwkeurigheid en compliance: verminder fouten en voldoe gemakkelijk aan strenge fiscale normen.
• Naadloze efficiëntie: verlaag kosten met een gestroomlijnd facturatieproces.
• Maximaliseer uw middelen: automatiseer repetitieve taken en geef uw team de ruimte om zich te richten op wat echt telt.
• Strategische data-inzichten: gebruik rijke data voor doordachte beslissingen die groei stimuleren.

Uitdagingen
 

• Afstemmen op dynamische EU-wetgeving: kies een systeem dat zowel huidige als toekomstige EU-wetgeving beheerst en grensoverschrijdend integreert.
• Keuzes in een divers systeemlandschap: vind een oplossing, in het brede aanbod, die efficiëntie en schaalbaarheid biedt.
• Precisie is prioriteit: in een wereld van onmiddellijk gerapporteerde, definitieve digitale facturen is foutloos werken een must.
• Tijdsdruk richting 2026: Het is cruciaal om nu actie te ondernemen. Grijp de kans om uw financiële en taksprocessen te herzien en te digitaliseren.

Dat is zeker mogelijk. E-invoicing biedt tal van voordelen, en één daarvan is de mogelijkheid om bijlagen mee te sturen met uw facturen, zoals onder andere een PDF van de factuur zelf, algemene voorwaarden of een transport document.

Bij e-invoicing wordt de PDF geëncodeerd en toegevoegd aan de XML structuur. Dit proces zorgt ervoor dat de bijlage veilig en efficiënt kan worden verstuurd.

Ontvangende applicaties zijn doorgaans goed uitgerust om deze bijlagen te decoderen en ze correct op te slaan als bijlage. Dit zorgt ervoor dat uw klanten of partners de informatie gemakkelijk kunnen inzien en gebruiken. Sommige oplossingen op de markt ondersteunen het toevoegen of ontvangen van PDF’s aan e-invoices niet. Wees dus zorgvuldig bij het selecteren van de juiste oplossing om onverwachte problemen te voorkomen.

VAT in the Digital Age (ViDA) politiek overeengekomen pakket tussen de EU-lidstaten op 5 november 2024

Het voorstel van de Europese Commissie bestaat uit 3 bouwstenen:

• Eén btw-registratie voor bedrijven in de hele EU;
• Btw-regels voor de platformeconomie met betrekking tot personenvervoer en verhuur van kortetermijnaccommodatie;
• Digitale rapportageverplichtingen op basis van verplichte gestructureerde e-invoicing voor bedrijven die grensoverschrijdend actief zijn in de EU, die worden ingevoerd in een centraal fiscaal datawarehouse.

Binnenland:

• 2025: een afwijkingsverzoek is niet langer nodig om uitvoering te geven aan een lokale B2B/B2C e-invoicingverplichting.
• 1 juli 2030: lidstaten die binnenlandse verplichtingen inzake DRR invoeren, moeten worden afgestemd op de EU-norm of andere formaten die de interoperabiliteit met de EU-norm waarborgen. Het hebben van een geldige elektronische factuur wordt een substantiële voorwaarde om de verschuldigde of betaalde btw te kunnen aftrekken of terugvragen.
• 1 juli 2035: lidstaten die al vóór 1 januari 2024 een vorm van lokale DRR hadden geïmplementeerd (bv. Italië) of die vóór die datum een derogatie (afwijking) hadden bekomen (bv. Frankrijk, Duitsland, Polen en Roemenië), moeten zich aanpassen aan de EU-norm voor hun lokale DRR.

Intra-EU:

• 1 juli 2030: e-invoicing wordt verplicht voor alle intra-EU-leveringen van goederen en diensten, in combinatie met real-time rapportering van de gegevens op de e-invoice aan de nationale belastingdienst. Het tijdsbestek voor het uitgeven van e-facturen voor DRR binnen de EU is 10 dagen en de rapporteringsdeadlines variëren van real-time tot 5 dagen (afhankelijk van de situatie).

DRR = Digital Reporting Requirements