Met e-facturatie worden facturen elektronisch verzonden, ontvangen, verwerkt en opgeslagen tussen bedrijven in een beveiligd netwerk zoals Peppol, een van de wereldwijde e-facturatie netwerken die met elkaar connecteren. Dit betekent dat uw factuurgegevens niet langer vastzitten in papieren documenten, maar moeiteloos worden overgedragen via gestandaardiseerde formaten zoals XML of UBL

Peppol staat voor "Pan-European Public Procurement Online" en is een internationaal e-facturatie netwerk dat bedrijven en overheden met elkaar verbindt.

Voordelen
 

• Dynamisch cashflowbeheer: versnel uw betalingscycli en minimaliseer vertragingen voor betere liquiditeit.
• Nauwkeurigheid en compliance: verminder fouten en voldoe gemakkelijk aan strenge fiscale normen.
• Naadloze efficiëntie: verlaag kosten met een gestroomlijnd facturatieproces.
• Maximaliseer uw middelen: automatiseer repetitieve taken en geef uw team de ruimte om zich te richten op wat echt telt.
• Strategische data-inzichten: gebruik rijke data voor doordachte beslissingen die groei stimuleren.

Uitdagingen
 

• Afstemmen op dynamische EU-wetgeving: kies een systeem dat zowel huidige als toekomstige EU-wetgeving beheerst en grensoverschrijdend integreert.
• Keuzes in een divers systeemlandschap: vind een oplossing, in het brede aanbod, die efficiëntie en schaalbaarheid biedt.
• Precisie is prioriteit: in een wereld van onmiddellijk gerapporteerde, definitieve digitale facturen is foutloos werken een must.
• Tijdsdruk richting 2026: Het is cruciaal om nu actie te ondernemen. Grijp de kans om uw financiële en taksprocessen te herzien en te digitaliseren.

Dat is zeker mogelijk. E-facturatie biedt tal van voordelen, en één daarvan is de mogelijkheid om bijlagen mee te sturen met uw facturen, zoals onder andere een PDF van de factuur zelf, algemene voorwaarden of een transport document.

Bij e-facturatie wordt de PDF geëncodeerd en toegevoegd aan de XML structuur. Dit proces zorgt ervoor dat de bijlage veilig en efficiënt kan worden verstuurd.

Ontvangende applicaties zijn doorgaans goed uitgerust om deze bijlagen te decoderen en ze correct op te slaan als bijlage. Dit zorgt ervoor dat uw klanten of partners de informatie gemakkelijk kunnen inzien en gebruiken. Sommige oplossingen op de markt ondersteunen het toevoegen of ontvangen van PDF’s aan e-facturen niet. Wees dus zorgvuldig bij het selecteren van de juiste oplossing om onverwachte problemen te voorkomen.

Vanaf 1 januari 2026 worden alle in België gevestigde belastingplichtigen verplicht om over te schakelen naar e-facturatie voor hun Belgische B2B transacties.

Als u enkel handelingen verricht die vrijgesteld zijn van btw volgens art. 44 van het Btw-Wetboek, dan bent u niet verplicht om elektronische facturen uit te sturen of te ontvangen.

Niet in België gevestigde belastingplichtingen zonder vaste inrichting hebben evenmin een verplichting om e-facturen te versturen of te ontvangen.

Vanaf 1 juli 2030 wordt e-facturatie een Europese verplichting, zowel voor lokale als voor grensoverschrijdende transacties.

Voor B2G transacties geldt deze verplichting al op vandaag. Hierbij dient te worden verduidelijkt dat de e-facturatie verplichtingen in een B2G relatie los staan van de e-facturatie wetgeving zoals hierboven vermeld, en bijgevolg hun eigen regelgeving kennen.

Wat is het gevolg indien er niet voldaan wordt aan de verplichting?

Vandaag de dag zijn er al boetes voor het uitreiken van een incorrecte factuur. Het niet uitreiken van een e-factuur (wanneer dit een verplichting is ) zal worden beschouwd als het uitreiken van een incorrecte factuur.

Bijkomend heeft het ook een impact op de btw-aftrek die u kan uitoefenen, want enkel de btw op een factuur die qua vorm en inhoud voldoet aan de wettelijke voorschriften is aftrekbaar. Vanaf 1 januari 2026 kan u bijgevolg enkel nog recht op aftrek uitoefenen op basis van de ontvangen gestructureerde elektronische facturen (voor transacties waarbij een e-factuur verplicht is), die alle verplichte vermeldingen bevatten (artikel 5, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29.12.1992).

Gelden er andere regels voor kleinere bedrijven?

Neen, ongeacht de grootte van het bedrijf zal de regeling voor de verplichte e-facturatie ingaan vanaf 1 januari 2026. Verricht u enkel handelingen vrijgesteld van btw volgens art. 44 van het Btw-Wetboek, dan bent u niet verplicht om elektronische facturen uit te sturen of te ontvangen.

Het gebruik van het Peppol-netwerk geeft garanties voor de veilige overdracht van gegevens. De toegang tot het netwerk verloopt via gecertificeerde service providers die de gegevens op een beschermde manier naar elkaar versturen.
Daarnaast is ook de authentificatie belangrijk, waarbij er gevalideerd wordt dat de partijen die bij de transactie betrokken zijn, zijn wie ze beweren te zijn. Niet iedere service provider biedt dezelfde garanties dus kies de juiste service provider!

Het zal ook belangrijk zijn om een goed proces te hebben binnen jouw onderneming waarbij er voldoende controles ingebouwd zijn om fraude te vermijden.

Facturen in PDF zijn in alle situaties nog wettelijk tot en met 31 december 2025.
Vanaf 1 januari 2026 is de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor alle lokale handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen die onder de e-facturatie verplichting vallen.

Om voor deze transacties een conforme factuur uit te sturen moet de factuur worden opgesteld in een gestructureerd formaat.

Sommige software pakketten zijn in staat om deze facturen om te zetten in een visueel leesbaar formaat. In sommige gevallen kan je ook een PDF meesturen als bijlage bij de gestructureerde elektronische factuur. Een PDF mag worden bijgehouden als visueel hulpmiddel, maar is geen wettelijk conforme factuur.

Let op dat de pdf-factuur dan wel niet dubbel verwerkt wordt in de boekhouding.

Dan moet u een creditnota maken die moet verlopen via Peppol.

Ja, als uw software oplossing dit voorziet. Let op: niet elke software ondersteunt deze functie en daarenboven moet dit zowel aanwezig zijn bij de ontvanger, als de verzender.

Bij betwistingen via Peppol zijn mogelijk aanvullende communicatiekanalen nodig (zoals e-mail of telefoon) voor verdere verduidelijking. Het is aan te raden om het bestaande betwistingsproces te blijven volgen.

Met e-reporting worden niet alleen facturen elektronisch verzonden en verwerkt, maar ook rapportages en documentatie uitgewisseld met de overheid met korte en strikte deadlines. Dit betekent een volledig geautomatiseerd en efficiënt proces van begin tot eind.

Is er een e-reporting verplichting binnen België?

In het regeerakkoord is opgenomen dat de invoering van near real-time e-reporting is voorzien tegen 2028. Vanaf 1 juli 2030 wordt dit ook een Europese verplichting. Voor grensoverschrijdende transacties: zie onze topic "Wat is ViDA en wat is de link met e-facturatie?".

VAT in the Digital Age (ViDA) politiek overeengekomen pakket tussen de EU-lidstaten op 5 november 2024

Het voorstel van de Europese Commissie bestaat uit 3 bouwstenen:

• Eén btw-registratie voor bedrijven in de hele EU;
• Btw-regels voor de platformeconomie met betrekking tot personenvervoer en verhuur van kortetermijnaccommodatie;
• Digitale rapportageverplichtingen op basis van verplichte gestructureerde e-facturatie voor bedrijven die grensoverschrijdend actief zijn in de EU, die worden ingevoerd in een centraal fiscaal datawarehouse.

Binnenland:

• 2025: een afwijkingsverzoek is niet langer nodig om uitvoering te geven aan een lokale B2B/B2C e-facturatieverplichting.
• 1 juli 2030: lidstaten die binnenlandse verplichtingen inzake DRR invoeren, moeten worden afgestemd op de EU-norm of andere formaten die de interoperabiliteit met de EU-norm waarborgen. Het hebben van een geldige elektronische factuur wordt een substantiële voorwaarde om de verschuldigde of betaalde btw te kunnen aftrekken of terugvragen.
• 1 juli 2035: lidstaten die al vóór 1 januari 2024 een vorm van lokale DRR hadden geïmplementeerd (bv. Italië) of die vóór die datum een derogatie (afwijking) hadden bekomen (bv. Frankrijk, Duitsland, Polen en Roemenië), moeten zich aanpassen aan de EU-norm voor hun lokale DRR.

Intra-EU:

• 1 juli 2030: e-facturatie wordt verplicht voor alle intra-EU-leveringen van goederen en diensten, in combinatie met real-time rapportering van de gegevens op de e-factuur aan de nationale belastingdienst. Het tijdsbestek voor het uitgeven van e-facturen voor DRR binnen de EU is 10 dagen en de rapporteringsdeadlines variëren van real-time tot 5 dagen (afhankelijk van de situatie).

DRR = Digital Reporting Requirements