E-invoicing ontcijferd
5 onmisbare termen
Niemand kan rond de opkomst van e-invoicing; een belangrijke kracht die de manier waarop bedrijven facturen versturen, ontvangen, verwerken en opslaan, transformeert. E-invoicing zorgt niet alleen voor veiligheid, maar ook voor efficiëntie en duidelijkheid. Echter, de terminologie en de voortdurende ontwikkelingen kunnen snel gecompliceerd worden.
Kernbegrippen van e-invoicing
- E-invoicing:
Het elektronisch verzenden, ontvangen, verwerken en opslaan van facturen tussen bedrijven in een beveiligd netwerk zoals Peppol. Dit betekent dat uw factuurgegevens niet langer vastzitten in papieren documenten of als PDF-bijlagen bij een e-mail, maar moeiteloos worden overgedragen via gestandaardiseerde formaten zoals XML of UBL. Het is cruciaal om deze gestandaardiseerde formaten te benadrukken, want hoewel het verzenden van een factuur via e-mail of in PDF-formaat elektronisch gebeurt, wordt dit niet als e-invoicing beschouwd. Deze niet-gestructureerde indeling kan immers noch door de klant, noch door de overheid automatisch verwerkt worden.
- XML (Extensible Markup Language):
Het standaard bestandsformaat van een elektronische factuur. Het is te vergelijken met een bestand voor btw-aangifte, wat zorgt voor een uniforme en gestructureerde gegevensoverdracht.
- UBL (Universal Business Language): Het gestructureerde formaat in een XML-bestand met alle informatie van een handmatige factuur. UBL standaardiseert bedrijfsdocumenten zoals facturen, waardoor automatische verwerking mogelijk wordt.
- E-reporting: Het proces van het elektronisch indienen van belastinggerelateerde informatie bij de belastingdienst. Het is vaak een aanvulling op e-invoicing en het verplicht bedrijven om (een deel van) de gegevens met betrekking tot hun AP/AR-facturatie* op transactioneel niveau binnen een beperkte termijn door te geven aan de belastingdienst.
- Peppol (Pan-European Public Procurement Online):
Een beveiligd internationaal e-invoicing netwerk dat bedrijven en overheden met elkaar verbindt. Wanneer we over Peppol spreken, horen we onvermijdelijk ook de begrippen interoperabiliteit en het 4-corner model.
Interoperabiliteit zorgt ervoor dat verschillende systemen en bedrijven over de hele wereld, ongeacht hun locatie, valuta of gebruikte ERP- of boekhoudsoftware naadloos met elkaar kunnen communiceren. Deze interoperabiliteit wordt op zijn beurt gefaciliteerd door (Peppol) access points, die we hieronder uitleggen.
4-corner model: Dit model ondersteunt de uitgifte, uitwisseling en ontvangst van e-facturen via vier partijen:
- Corner 1 (C1): Verzender van de factuur stuurt de e-factuur naar zijn Peppol Access Point.
- Corner 2 (C2): Het Peppol Access Point van de verzender stuurt de e-factuur door naar het Peppol Access Point van de ontvanger.
- Corner 3 (C3): Het Peppol Access Point van de ontvanger stuurt de e-factuur door naar de ontvanger.
- Corner 4 (C4): Ontvanger van de factuur ontvangt de e-factuur van zijn Peppol Access Point.
Een belangrijk aspect van dit model zijn de Peppol Access Points. Deze facilitators zorgen voor de veilige en betrouwbare uitwisseling van elektronische documenten binnen het Peppol netwerk. Alle bedrijven die op Peppol zijn geregistreerd, hebben een "Know Your Customer" (KYC) procedure doorlopen. Dit verhoogt de veiligheid en betrouwbaarheid van transacties.
Belang van deze begrippen
We weten ondertussen allemaal dat e-invoicing in België vanaf 1/1/2026 verplicht zal zijn. De wetgever zal zich hier in de komende weken en maanden opnieuw op focussen om de details van de regelgeving verder uit te werken. Echter, niets weerhoudt u ervan om nu al van start te gaan, aangezien e-invoicing de efficiëntie en nauwkeurigheid van uw financiële processen aanzienlijk verbetert. Dit leidt tot kostenbesparingen en verminderde administratieve last. Door deze termen te begrijpen, kunt u beter navigeren in het e-invoicing landschap en de juiste beslissingen nemen voor uw bedrijf.
Conclusie
E-invoicing lijkt op het eerste gezicht eenvoudig, maar er zijn veel aspecten waarmee u rekening moet houden. Het is essentieel om tijdig te beginnen met de voorbereiding van deze belangrijke wijziging en de impact op uw bestaande processen en systemen te analyseren.
Dit artikel legt bovendien de focus op de Belgische e-invoicing regels. Weet dat in het complexe e-invoicing landschap er in andere landen (bv. Frankrijk, Polen, Duitsland, etc.) andere types mandaten van toepassing zijn. Het is essentieel om hierover tijdig en goed geïnformeerd te zijn zodat u in staat bent de juiste oplossing te kiezen voor uw bedrijf.
* AP/AR : Accounts payable / Accounts receivable
