Digitalisatie en change management: hoe zorgen voor een vlotte implementatie op de werkvloer?
Als bedrijfsleider draagt u mogelijk al geruime tijd een belangrijke beslissing met betrekking tot digitalisatie met u mee. U bent zich ervan bewust dat uw beslissing een impact zal hebben op de huidige werkmethoden van uw werknemers. Vaak ligt de nadruk echter te veel op de operationele gevolgen van uw beslissing en te weinig op de veranderingen die deze met zich meebrengt voor de organisatie, wat kan leiden tot weerstand bij uw werknemers. Toch is de implementatie op de werkvloer één van de belangrijkste factoren voor het succesvol verlopen van een digitaal transformatieproject. Maar hoe zorgt u ervoor dat het change management soepel verloopt?
Start met het waarom
Zoals de gerenommeerde leiderschapsspreker Simon Sinek het treffend verwoordt in zijn boek: ‘Begin met het waarom’, is het essentieel om de mindset van werknemers te beschouwen als net zo belangrijk als de digitale transformatie die plaatsvindt in processen en tools. Het is van cruciaal belang om werknemers grondig te informeren over het ‘waarom’ achter de beslissing tot digitalisatie voordat de ‘wat’ en de ‘hoe’ ter sprake komen. Communiceer daarom helder over de strategische redenen van de digitale transformatie, benadruk de voordelen voor de hele organisatie en leg uit hoe het de positie van het bedrijf versterkt. Op deze manier kunt u uw werknemers ervan overtuigen dat de nieuwe processen of tools hun werk zullen vereenvoudigen en een positieve invloed zullen hebben op hun productiviteit. Als de digitalisatie echter zou gebeuren omwille van een reden die het gebruiksgemak niet per se vereenvoudigt, is het ook belangrijk om hier transparant en eerlijk over te communiceren en de echte redenen aan te kaarten. Dit draagt bij aan een positieve perceptie van de verandering binnen de hele organisatie, waardoor mogelijke weerstand transformeert naar omarming en volledige acceptatie.
Investeren in mensen
Eens werknemers begrijpen waarom een digitale transformatie nodig is, kan de implementatie op de werkvloer starten. Het is hierbij van belang om steeds voldoende tijd en middelen te voorzien om de werknemers te ondersteunen tijdens het veranderingsproces. Dit betekent letterlijk genoeg tijd in de agenda van werknemers voorzien en ervoor te zorgen dat er al dan niet een back-up plan beschikbaar is. Zelfs als u verwacht dat dit bovenop het normale werk zal komen, is het belangrijk om hierover transparant en eerlijk te communiceren vanaf het begin.
Actieve participatie en feedback
Betrek werknemers actief bij het digitalisatieproces. Laat hen participeren in de besluitvorming, verzamel feedback en neem hun inzichten op in het implementatieproces waar nodig. Niet iedereen hoeft continue betrokken te zijn tijdens het implementatieproces. Daarom is het handig om een onderscheid te maken tussen enerzijds mensen die behoren tot de kern en anderzijds mensen die enkel op de hoogte gehouden moeten worden bij veranderingen.
Flexibiliteit en ondersteuning
Ondersteun uw werknemers tijdens de overgangsperiode. Wees flexibel bij het omgaan met aanpassingen in het werk en bied continu ondersteuning aan degenen die moeite hebben met de verandering. Voorbeelden van ondersteuning zijn onder andere het organiseren van workshops en Q&A sessies, het opzetten en aanvullen van een FAQ-pagina, het plannen van gesprekken met een externe change manager, enzovoort.
Training en ontwikkeling
Digitalisatie leidt vaak tot herziening van bestaande werkprocessen, wat betekent dat werknemers moeten kunnen omgaan met nieuwe processen en tools en hun digitale vaardigheden moeten uitbreiden. Door hun vaardigheden te versterken, vergroten werknemers niet alleen hun vertrouwen, maar verbeteren ze ook de acceptatie van de verandering. Bedrijven moeten daarom aanzienlijke inspanningen leveren door voldoende tijd te besteden aan uitgebreide training en ontwikkelingsprogramma's voor hun personeel.
Conclusie
Digitalisatie is niet alleen een technologische verschuiving, maar ook een culturele en operationele transformatie. Het succes is afhankelijk van de mate waarin werknemers betrokken zijn en zich voorbereid voelen op de veranderingen. Hierbij is een duidelijk communicatieplan met communicatiepunten een belangrijk onderdeel. Het is essentieel om op voorhand te bepalen wat, wanneer en aan wie gecommuniceerd wordt, om te voorkomen dat mensen te laat worden betrokken en om de processen vlotter te laten verlopen. Effectief change management stelt bedrijven in staat niet alleen de voordelen van digitalisatie te maximaliseren, maar ook een positieve en productieve werkomgeving te behouden.
