E-invoicing revolutie in België voor kmo's

Waarom u tijdig voorbereiden?

E-invoicing is niet louter een Belgisch fenomeen. Voor de hele Europese Unie werd immers een roadmap* uitgewerkt. Het is dan ook belangrijk dat u als bedrijf zich nu al begint voor te bereiden op deze transitie, zodat u niet voor verrassingen komt te staan bij de inwerkingtreding van deze maatregel.

Bij het kiezen van een e-invoicing platform is het essentieel om verder te kijken dan alleen de wettelijke vereisten. Zie het als een opportuniteit om uw facturatiestromen te integreren in uw bedrijfsprocessen. Zo kunt u op verschillende manieren optimaliseren:     

1. E-invoicing biedt gebruiksgemak voor uw werknemers en zorgt vooral voor een verbeterde efficiëntie. Automatisering van repetitieve taken, zoals manuele gegevensinvoer en goedkeuringsprocessen, vermindert de kans op fouten en versnelt de doorlooptijd van uw facturatie.
2. Automatisatie geeft uw medewerkers de mogelijkheid zich te concentreren op taken die meer waarde toevoegen aan uw bedrijf, zoals het optimaliseren van de klantenervaring.
3. Bijkomend biedt digitale facturatie de mogelijkheid tot verbeterde beveiligingsmaatregelen voor gevoelige financiële gegevens. Sterke encryptie en geavanceerde beveiligingsprotocollen beschermen bedrijven tegen gegevensinbreuken. Dit is niet alleen gunstig voor de bedrijfscontinuïteit, maar zorgt er ook voor dat u als bedrijf voldoet aan de steeds strengere wet- en regelgevingen op het gebied van gegevensbescherming.

Hoe begint u eraan?  

Stap 1: Evaluatie van uw facturatiesysteem

Een essentiële stap bij het overstappen naar digitale facturatie is het grondig evalueren van uw huidige facturatiesysteem. Hierbij wordt bekeken in hoeverre uw bedrijf klaar is voor de overstap naar een digitaal systeem. Dit omvat het beoordelen van de gebruikte software, de technologische infrastructuur en de capaciteit om elektronische facturen te genereren en te verzenden. Is uw huidige systeem flexibel genoeg om aan deze nieuwe eisen te voldoen, of dient u over te stappen op een gespecialiseerd e-invoicing platform?

Naast het evalueren van uw facturatiesysteem, is het ook het ideale moment om uw volledige bedrijfsproces in kaart te brengen. De methodiek die hiervoor vaak gebruikt wordt is als volgt:

1)      Analysefase: 

We maken een overzicht van uw huidige bedrijfsprocessen en brengen de gewenste bedrijfsprocessen in kaart.

2)      Exploratiefase:

Op basis van de vereisten opgesteld in de analysefase gaan we op zoek naar de meest ideale oplossing voor uw bedrijf. U ontvangt een lijst met potentiële software oplossingen, de geschatte kostprijs (implementatiekost, licentiekost) en een uitnodiging voor een demo.

3)      Implementatie en parametrisatie:

Eens de oplossing gekozen, kunnen we starten met de implementatie van het systeem op maat van uw bedrijf.

Tegenwoordig zijn er talloze oplossingen beschikbaar op de markt, zo ook vele foutieve of suboptimale oplossingen voor dezelfde problematiek. Het begrijpen en in kaart brengen van uw bedrijfsprocessen heeft als doel deze suboptimale oplossingen eruit te filteren.  Zo voorkomt u onaangename verrassingen in een latere fase van het proces.

Stap 2: Opleiding van uw personeel

We mogen het menselijke aspect niet over het hoofd zien. Digitalisering is slechts succesvol wanneer uw medewerkers die gebruik maken van de nieuwe technologie voldoende ondersteund worden.

Het succes van de overstap naar digitale facturatie is mede afhankelijk van de betrokkenheid en bekwaamheid van uw personeel. Zoals bij elke nieuwe technologie zijn opleidingen en bewustwordingsprogramma’s voor uw werknemers cruciaal voor een soepele overgang. 

Conclusie

Er is geen tijd te verliezen. Een grondige voorbereiding is absoluut noodzakelijk om tijdig aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Door onmiddellijk actie te ondernemen legt u als bedrijf niet alleen een stevige basis voor wettelijke naleving, maar opent u ook de deuren naar de voordelen die een geoptimaliseerde digitale workflow biedt. Het is één van de sleutels tot succes in de toekomst.

Contacteer ons voor een vlotte overstap naar digitale facturatie

* Indien u meer informatie wenst  over de uitrol van E-invoicing in de Europese Unie, neem dan contact op met ons team of consulteer onze websitepagina voor meer nieuws over E-invoicing.