Highlights aus der Personalverrechnung

Vorsicht bei der Kombination von Gleitzeit und Pauschalentgelt

Grundsätzlich ist es zulässig, die Gleitzeit mit einer Pauschalabgeltung für Überstunden zu kombinieren (Überstundenpauschale, All-In), auch wenn sich diese beiden Rechtsinstrumente widersprechen. Die Gleitzeit zielt immerhin auf die Vermeidung von Überstunden ab, während zB mit der Überstundenpauschale geleistete Überstunden abgegolten werden. Steuerrechtlich wird der Rahmen, in dem die im Pauschalentgelt enthaltenen Überstundenzuschläge steuerlich begünstigt abgerechnet werden können, jedoch immer enger. Bei der Kombination Gleitzeit mit All-In muss man mittlerweile davon ausgehen, dass ein Herausschälen der steuerfreien Überstundenzuschläge gar nicht mehr möglich ist. Argumentiert wird dies unter anderem damit, dass bei einem All-In die Anzahl der abgegoltenen Überstunden nicht festgelegt wird. Dies trifft im Übrigen auch dann zu, wenn die Gleitzeitperiode nur einen Kalendermonat beträgt.

Bei Überstundenpauschalen ist zu differenzieren:

Während der laufenden Gleitzeitperiode fallen regelmäßig echte Überstunden an (zB Arbeitsleistungen über die tägliche Normalarbeitszeit hinaus, Arbeitsleistungen außerhalb des Gleitzeitrahmens, angeordnete Arbeitsleistungen über die gesetzliche Normalarbeitszeit hinaus) und diese werden in der Zeiterfassung gesondert ausgewiesen – fließen also nicht in das Gleitzeitkonto. In diesem Fall können – wenn beispielsweise die vereinbarten 10 Überstunden im Schnitt geleistet werden – die dazugehörigen Überstundenzuschläge steuerlich begünstigt abgerechnet werden. Auch die Zuschläge für nicht übertragbare Stunden am Ende der Gleitzeitperiode können steuerfrei belassen werden, sofern die steuerfreien Zuschläge noch nicht ausgeschöpft sind.

Wenn jedoch während der laufenden Gleitzeitperiode keine echten Überstunden geleistet werden, sondern nur das Gleitzeitguthaben aufgebaut wird, liegen arbeitsrechtlich gesehen keine Überstunden vor und können daher auch steuerrechtlich keine Überstundenzuschläge begünstigt abgerechnet werden. Erst wenn am Ende der Gleitzeitperiode nicht übertragbare Stunden vorliegen, die zu echten Überstunden werden, kann der Überstundenzuschlag in diesem Monat steuerfrei belassen werden.

Gerne können wir Ihre Abrechnung überprüfen, ob es diesbezügliche Risiken in Hinblick auf die Lohnabgabenprüfung gibt. Dafür bietet sich unter anderem unser Health Check für die Personalverrechnung an, der auch viele weitere Themenbereiche umfasst. Nähre Infos dazu finden Sie hier.

Fortbildung oder doch Betriebsveranstaltung?

Bei Lohnabgabenprüfungen werden nicht nur die Lohnkonten angesehen, sondern auch diverse Konten aus der Buchhaltung wie beispielsweise Reiseaufwendungen oder freiwilliger Sozialaufwand. Spätestens dann stellt sich die Frage, ob die Kosten in Zusammenhang mit internen Strategieklausuren oder internen Fortbildungsmaßnahmen richtig abgerechnet wurden, insbesondere wenn der Veranstaltungsort eine beliebte Urlaubsdestination ist.

Dienstreise bzw. Fortbildung

Eine Strategieklausur kann als Dienstreise qualifiziert werden, da die teilnehmenden Mitarbeiter: innen im Auftrag des Arbeitgebers den Dienstort verlassen, um an einem anderen Ort – in dem Fall zB ein Seminarhotel – ihre Arbeitsleistung zu erbringen. Die Reisekosten (Fahrtkosten, allfällige Nächtigungskosten) und Aufwendungen für Verpflegung werden vom Arbeitgeber getragen. Zu den Dienstreisen gehören auch gemeinsame Fortbildungsveranstaltungen, zu denen beispielsweise Team-Building-Events zählen, die der Förderung der Zusammenarbeit, der Verbesserung der Kommunikation, der Schulung von Persönlichkeitsmerkmalen und Führungskompetenz dienen.

Eine Qualifizierung als Dienstreise setzt voraus, dass der Großteil des Tages – Richtwert ist die tägliche Normalarbeitszeit – tatsächlich fachlich genutzt und nur durch ein gemeinsames Abendprogramm abgerundet wird (Dokumentation). Das Programm bei Fortbildungen wird idealerweise durch einen qualifizierten externen Anbieter oder einen Mitarbeiter mit entsprechender Qualifizierung gestaltet. Die Fortbildung ist somit Auslöser der Veranstaltung, im überwiegenden betrieblichen Interesse sowie im Betrieb verwertbar.

Problematisch ist es, wenn der fachliche Teil nur untergeordnete Bedeutung hat bzw die Freizeitgestaltung überwiegt oder das Programm nicht als Fortbildung geeignet ist. In dem Fall liegt keine Dienstreise vor, sondern ist zu prüfen, ob allenfalls eine Betriebsveranstaltung (siehe unten) argumentiert werden kann. Gelingt dies nicht, stellen die übernommenen Kosten einen beitrags- und abgabepflichtigen Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar.

Als Veranstaltungsort eignen sich Seminarhotels in Österreich. Weiter weg befindliche (Urlaubs-)Destinationen legen hingegen schnell nahe, dass es sich nicht um eine Dienstreise handelt. Kann daher nicht dargelegt werden, dass ein Aufenthalt im Ausland (inkl dokumentierter Fortbildung im entsprechenden Ausmaß) insgesamt kostengünstiger ausfällt, ist von einer solchen Gestaltung abzuraten.

Betriebsveranstaltung

Dazu zählen neben Firmenfeiern (Weihnachtsfeier, Sommerfest) auch Betriebsausflüge oder kulturelle/ sportliche Veranstaltungen. Die Teilnahme steht allen Mitarbeiter: innen offen, anderenfalls würde eine beitrags- und abgabenpflichtige Incentivereise für ausgewählte Mitarbeiter: innen vorliegen.

Betriebsveranstaltungen sind derzeit bis EUR 365,00 pro Kalenderjahr/ Arbeitnehmer: in beitrags- und abgabenfrei. Dabei erhaltende Sachzuwendungen sind bis EUR 186,00 pro Kalenderjahr/ Arbeitnehmer: in beitrags- und abgabenfrei, darunter fallen zB Gutscheine (nicht in Geld ablösbar), Münzen, Geschenkkörbe. Die Kosten sind jeweils auf die Teilnehmenden aufzuteilen, weshalb Teilnehmerlisten zu führen sind.

Soll eine Fortbildung mit einer Betriebsveranstaltung kombiniert werden (Veranstaltung mit Mischprogramm), ist folgendes zu beachten:

• Ist eine einwandfreie Trennung möglich (zB durch ausschließliche Fortbildungstage, Freizeitcharakter untergeordnet), können die Aufwendungen aufgeteilt werden; ist dies nicht möglich, wird die Beurteilung als gänzliche Betriebsveranstaltung riskiert.
• Reisebewegungszeiten gelten dabei als neutrale Zeiten
• Die Voraussetzungen für eine Betriebsveranstaltung müssen jedenfalls erfüllt sein, damit die Freibeträge berücksichtigt werden können.
  

Auch in diesem Zusammenhang können wir gerne im Rahmen eines Health Checks für die Personalverrechnung potenzielle Risiken evaluieren.
 

Ende der geförderten Bildungskarenz bzw Bildungsteilzeit

Mit dem Budgetsanierungsgesetz wurde die geförderte Bildungskarenz bzw Bildungsteilzeit vorzeitig per 31.03.2025 beendet. Eine Ausnahme gibt es nur dann, wenn eine Bildungskarenz oder Bildungsteilzeit noch vor dem 28.02.2025 vereinbart wurde und die Bildungsmaßnahme vor dem 31.05.2025 begonnen hat. In diesem Übergangsfall wird Weiterbildungsgeld bzw Bildungsteilzeitgeld auch nach dem 01.04.2025 gewährt. Ab 01.06.2025 sind überhaupt keine Anträge auf solche Leistungen des AMS mehr möglich.

Wird Arbeitnehmer: innen, die bis zum 31.05.2025 eine diesbezügliche Vereinbarung abgeschlossen haben, das Weiterbildungsgeld oder Bildungsteilzeitgeld vom AMS nicht zuerkannt, haben sie ein Rücktrittsrecht. Bildungskarenz oder Bildungsteilzeit ist aber grundsätzlich auch ohne Förderung des AMS möglich.

Ab 2026 soll es dann eine Nachfolgeregelung geben, bei der es voraussichtlich folgende Änderungen geben wird:

• Keine Bildungskarenz mehr in Anschluss an eine Elternkarenz
• Verpflichtende Bildungsberatung beim AMS im Vorfeld
• Stärkere Anwesenheitsverpflichtungen und Teilnahmebestätigung
• Mindestwochenstunden im Ausmaß von 20 Stunden (außer bei Betreuungspflichten für Kinder unter 7 Jahren: 16 Stunden) und dementsprechende ECTS-Anzahl
• Vereinbarung und Überprüfung des Bildungsziels sowie der Verwertbarkeit am Arbeitsmarkt
• Behaltefrist des Arbeitgebers

Die konkrete gesetzliche Ausgestaltung bleibt abzuwarten.
 

Abschließend das Erfreuliche – Geplante Mitarbeiterprämie 2025

Wie bereits im Regierungsprogramm angekündigt, soll es im Jahr 2025 (und eventuell auch 2026) eine steuerfreie Mitarbeiterprämie geben. Diese soll sich auf EUR 1.000,00 pro Arbeitnehmer: in belaufen, das Kriterium der Zusätzlichkeit wird beibehalten.

Die Gewährung der Mitarbeiterprämie ist nicht von einer lohngestaltenden Vorschrift (zB Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung) abhängig und kann auch einzelnen Arbeitnehmer: innen oder in unterschiedlicher Höhe gewährt werden. Wenn allerdings nicht alle Mitarbeiter: innen die Prämie erhalten oder diese unterschiedlich hoch ausfällt, wird dies betrieblich zu begründen sein und einer sachlichen Rechtfertigung bedürfen.

Wie schon bisher wird es möglich sein, neben der Mitarbeiterprämie auch eine steuerfreie Mitarbeitergewinnbeteiligung zu gewähren, beide zusammen dürfen den Betrag von EUR 3.000,00 jedoch nicht überschreiten.

Genauere Details liegen zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Ausgabe noch nicht vor.