Highlights aus der Personalverrechnung

Auswirkung der KI-Verordnung im Personalbereich

Im letzten Jahr wurde auf Ebene der EU die KI-Verordnung verabschiedet, mit der für die Verwendung von KI ein rechtlicher Rahmen geschaffen wurde, der sich auch im Personalbereich auswirkt.

Da sich die Künstliche Intelligenz rasant weiterentwickelt, ist die Definition laut Verordnung sehr weit gefasst. Umfasst sind maschinengestützte Systeme, die im Rahmen eines autonomen Betriebes laufend anpassungsfähig sind und die selbständig aus den erhaltenen Eingaben anhand impliziter oder expliziter Ziele ableiten, wie Ausgaben zu erstellen sind. Da die Nutzung von KI-Tools nicht nur Vorteile wie Vereinfachung von Prozessen und die Beschleunigung von Arbeitsabläufen bietet, sondern auch mit Risiken verbunden ist, sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, seit 02.02.2025 dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeiter:innen über eine ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Dies betrifft solche Mitarbeiter:innen, die mit dem Betrieb oder der Nutzung von KI-Systemen betraut sind, unabhängig davon, welche Art von KI-Systemen oder KI-Modellen verwendet werden oder unter welche Risikokategorie nach der KI-Verordnung diese fallen.

Unter KI-Kompetenz fallen nach dieser Verordnung „die Fähigkeiten, die Kenntnisse und das Verständnis, die es Anbieter, Betreibern und Betroffenen unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Rechte und Pflichten im Rahmen der Verordnung ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen sowie sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden, die sie verursachen kann, bewusst zu werden“.

Die KI-Kompetenz bezieht sich dabei nicht nur auf das technische Wissen (z.B. Funktionsweise von KI-Systemen), sondern auch auf ein rechtliches und ethisches Verständnis (z.B. Datenschutz, Transparenz) sowie dem Einschätzen von Risiken (z.B. Voreingenommenheit von KI-Modellen). Welche Mitarbeiter:innen konkret eine (interne oder externe) Schulung benötigen und ob eine Grundlagenschulung reicht oder doch eine Spezialschulung erforderlich ist, richtet sich danach, in welchem Ausmaß KI-Systeme im Unternehmen bzw. in den verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden.

Wichtig ist es aufgrund der schnellen Veränderungen in diesem Bereich laufend zu evaluieren, ob Schulungen durchzuführen sind und Fortbildungsmöglichkeiten wahrzunehmen. Auch andere Maßnahmen, wie beispielsweise KI-Richtlinien oder die Ernennung eines KI-Beauftragten können dazu beitragen, die Anforderungen der KI-Verordnung zu erfüllen.

Damit die Durchführung der Maßnahmen nachgewiesen werden kann, empfiehlt sich eine entsprechende Dokumentation, auch wenn die Verordnung eine solche Verpflichtung nicht vorsieht. Auch eine Verwaltungsstrafe bei einem Verstoß ist in der Verordnung nicht enthalten, trotzdem sind die Maßnahmen sinnvoll, um den allgemeinen Sorgfaltspflichten als Unternehmer:innen nachzukommen und das Haftungsrisiko zu minimieren.

Trinkgelder im Steuer- und Sozialversicherungsrecht

Im Steuerrecht sind Trinkgelder unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Damit die Steuerfreiheit zum Tragen kommt, muss es sich um eine ortsübliche Zuwendung an die Arbeitnehmer:innen handeln, die anlässlich einer Arbeitsleistung von dritter Seite freiwillig gewährt wird. Es darf somit kein Rechtsanspruch auf das Trinkgeld bestehen und die Annahme der Zuwendung muss zulässig sein (kein gesetzliches oder kollektivvertragliches Verbot der Annahme). Nach einer jüngst ergangenen Entscheidung des BFG kann von Ortsüblichkeit jedenfalls dann nicht mehr gesprochen werden, wenn das Trinkgeld mehr als 25% des Bruttolohns ausmacht. Im Übrigen wird bei der Ortsüblichkeit darauf abgestellt, was in einer bestimmten Branche üblicherweise zugewendet wird und ob das Trinkgeld angemessen ist. Als Orientierung werden auch die von Sozialversicherungsträger:innen festgesetzten Trinkgeld-pauschalen herangezogen.

Zu beachten ist, dass die Steuerfreiheit verloren geht, wenn die Höhe des Trinkgeldes durch die Arbeitgeber:innen bestimmt wird und nicht durch den Kunden. Das ist etwa dann der Fall, wenn die Trinkgelder in einem „Topf“ gesammelt und anschließend aufgrund eines der von Arbeitgeber:innen festgelegten Verteilungsschlüssels an die Arbeitnehmer:innen verteilt werden.

In der Sozialversicherung beitragspflichtig sind alle Geld- und Sachbezüge, auf die Arbeitnehmer:innen Anspruch haben oder die aufgrund des Dienstverhältnisses von Arbeitgeber:innen oder von Dritten freiwillig gewährt werden. Deshalb zählen grundsätzlich auch Trinkgelder zum beitragspflichtigen Entgelt. Dort wo es durch Sozialversicherungsträger:innen festgesetzte Trinkgeld-pauschalen gibt, wird dieser Wert in die Beitragsgrundlage aufgenommen.

Sind bei einer Trinkgeldpauschale Öffnungsklauseln festgelegt worden, dann sind die tatsächlichen Trinkgeldeinnahmen maßgeblich, wenn das tatsächliche erhaltende Trinkgeld stark von den veröffentlichten Werten abweicht. Dieser Umstand wird immer häufiger auch bei Lohnabgaben-prüfungen aufgegriffen. Jedenfalls beitragspflichtig ist außerdem das sogenannte Serviceentgelt, da es sich dabei nicht um eine freiwillige Leistung handelt.

Die festgesetzten Trinkgeldpauschalen orientieren sich an Erfahrungswerten der jeweiligen Branche, wobei regionale Unterschiede, Standort und Betriebsgröße bei der Festsetzung mit einbezogen werden. Aktuell gibt es in allen Bundesländern Trinkgeldpauschalen für das Gast-, Schank- und Beherbergungsgewerbe und für Friseure sowie Kosmetiker, Fußpfleger und Masseure (Ausnahme: Kärnten), in manchen Bundesländern für Taxi, Autobusse oder Mietwagen. Ausschließlich in Wien gibt es außerdem eine Trinkgeldpauschale für Arbeitnehmer:innen in Heilbadeanstalten, Kuranstalten, Heilquellenbetrieben und Bädern. Die aktuellen Trinkgeldpauschalen können über die amtliche Verlautbarung der Sozialversicherung (Rechtsinformationssystems des Bundes, Kundmachungen/ Erlässe) abgefragtwerden.

Eine Verpflichtung zur Aufzeichnung der Trinkgelder durch die Arbeitgeber:innen gibt es dort, wo keine Trinkgeldpauschalen festgesetzt wurden. Die Aufzeichnungen sind pro Tag für die betroffenen Arbeitnehmer:innen zu führen und von diesen durch Unterschrift zubestätigen. Festzuhalten ist in diesem Zusammenhang, dass laut Judikatur des OGH die Arbeitnehmer:innen grundsätzlich verpflichtet sind, das erhaltene Trinkgeld mitzuteilen.

Interessante BFG-Rechtsprechung

Bei beiden Entscheidungen ist allerdings festzuhalten, dass „das letzte Wort noch nicht gesprochen ist“ und wir werden Sie bei den PV-Highlights über die weitere Entwicklung am Laufenden halten:

• Steuerpflichtiges Feiertagsarbeitsentgelt

Jede:r kennt es – wenn an einem Feiertag gearbeitet wird, fällt nicht nur das Feiertagsentgelt (Ausfallsentgelt) an, sondern es ist auch das Feiertagsarbeitsentgelt zu zahlen. Dieses Feiertagsarbeitsentgelt wurde bisher ebenso wie allfällige Zuschläge / Zulagen für die Feiertagsarbeit nach § 68 Abs 1 EStG steuerfrei abgerechnet. Laut dem BFG-Erkenntnis ist die Steuerfreiheit aber nicht korrekt und das Feiertagsarbeitsentgelt daher steuerpflichtig abzurechnen. Eine Revision wurde nicht zugelassen, wie die Finanzverwaltung auf diese Erkenntnis reagiert bleibt abzuwarten.

• Geldwerter Vorteil bei Betriebsveranstaltungen

Bekannt ist, dass es für Betriebsveranstaltungen einen Freibetrag von EUR 365,00 pro Jahr und Arbeitnehmer:in gibt. Naheliegend ist, dass in diesem Betrag die Kosten für Essen und Getränke enthalten sind, ebenso die Kosten für eine Unterbringung oder Transportkosten (Bus, Taxi) für die teilnehmenden Arbeitnehmer:innen (unmittelbare Konsumation). Doch wie sieht es mit Kosten für musikalische Unterhaltung, Kosten eines Eventveranstalters oder den Mietkosten für einen Saal aus?

Maßgeblich ist laut BFG, ob der gewährte Vorteil im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse der Arbeitgeber:innen ist oder ob die Vorteilszuwendung im Interesse der Arbeitnehmer:innen ist. Daher wird die Musik als Vorteil im Interesse der Arbeitnehmer:innen gesehen, die Kosten für die Saalmiete / das Eventmanagement jedoch als überwiegend eigenbetriebliches Interesse der Arbeitgerber:innen gewertet, weil dabei die Förderung des Kontakts der Arbeitnehmer:innen untereinander und die Verbesserung des Betriebsklimas im Vordergrund steht und demgegenüber der Entlohnungswert für die Arbeitnehmer:innen vollkommen in den Hintergrund tritt (Amtsrevision eingebracht).

Änderung beim Jahreslohnzettel 2025

Im Jahreslohnzettel für das laufende Jahr gibt es zwei zusätzliche Felder, nämlich für den steuerfreien Kinderbetreuungskostenzuschuss (max. EUR 2.000,00 pro Arbeitnehmer:in pro Kalenderjahr) und den Kostenersatz betreffend Ladekosten von E-Fahrzeugen (Kostennachweis von öffentlichen Ladeeinrichtungen und Nachweis der Lademenge bezogen auf das jeweilige Firmen-Fahrzeug bei nicht öffentlichen Ladeinrichtung im Privatbereich der Arbeiternehmer:innen) und für die Anschaffung einer Ladeeinrichtung (max.EUR 2.000,00). Es ist daher nicht nur für die laufende Erfassung am Lohnkonto wichtig, dass die entsprechenden Unterlagen an die Personalverrechnung weitergegeben werden.

Beim Jahreslohnzettel für 2024 sind diese Bezüge übrigens noch im Feld „sonstige steuerfreie Leistungen“ enthalten.