Eine elektronische Rechnung wird in einem elektronischen Format (z.B. PDF, TXT oder XML und auch Telefax) ausgestellt und empfangen. Die für die elektronische Rechnungslegung erforderliche Zustimmung des Rechnungsempfängers muss nachweisbar sein, kann aber auch nachträglich oder stillschweigend erfolgen. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist müssen sowohl bei Leistenden als auch beim Leistungsempfänger gewährleistet sein. Eine Konvertierung in andere Dateiformate ist zulässig, soweit der Inhalt der Rechnung in Bezug auf die Mindestangaben gemäß §11 UStG nicht geändert wird. Wird eine Rechnung in verschiedenen bzw. mehreren Formaten ausgestellt, ist ein entsprechender Hinweis erforderlich, da nach Meinung des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) sonst die Steuerschuld nochmals kraft Rechnungslegung entsteht. Beispiel: Dieselbe Rechnung ergeht vorab per Mail und dann per Post, ohne Hinweis auf Rechnungskopie.

Trotz dieser Vereinfachung sind jedoch weiterhin bestehende bzw. neue – durch die Vereinfachung bedingte – Anforderungen zu beachten. Eine elektronische Rechnung gilt nur als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, wenn alle Anforderungen erfüllt sind. Ein Nichtbeachten der Anforderungen im Zusammenhang mit dem Empfang von elektronischen Rechnungen kann zum Ausschluss des Vorsteuerabzugs führen und ist womöglich mit erheblichen finanziellen Risiken verbunden.

Die Vorteile der neuen elektronischen Rechnung im Vergleich zu der vor dem 1.1.2013 geltenden Rechtslage liegen vor allem in der Kosteneinsparung durch Vermeidung teurer und technisch komplexer Signaturverfahren.

• Durch elektronische Rechnungen können Papier-, Lager- und Portokosten vermieden werden.
• Kosten- und Zeitersparnis durch elektronische und automatisierte Prozesse.
• Beitrag zum Umweltschutz durch Wegfall papierbasierter Abläufe – „papierloses Büro“.

• Erstellen Sie eine schriftliche Dokumentation (Beschreibung, Arbeitsanweisung) wie ihr internes Steuerungsverfahren durchgeführt wird.
• Eingehende elektronische Rechnungen sollten sobald als möglich in ihrer Urform gespeichert werden; dabei ist zu empfehlen, bei E-Mails sowohl die E-Mail als auch den Anhang zu sichern.
• Elektronische Rechnungen sollten bei Empfang per E-Mail nur an bestimmte, vordefinierte E-Mail-Adressen akzeptiert werden; von diesem Umstand könnte z.B. bereits die Zustimmung zur elektronischen Rechnung abhängig gemacht werden.
• Eingangsrechnungen sollten nachvollziehbar auf ihre inhaltliche und rechnerische Richtigkeit – insbesondere im Hinblick auf Leistungserbringer und abgerechnete Leistung einschließlich Preis – geprüft werden.
• Eingangsrechnungen sollten nachvollziehbar auf ihre inhaltliche Vollständigkeit (Rechnungsmerkmale) geprüft werden.
• Bei Übermittlung einer Rechnung mittels Telefax sollte jedenfalls auch das Faxprotokoll (die Übermittlungsbestätigung) aufbewahrt werden, um die Herkunft des Telefax leichter nachweisen zu können.
• Dokumentieren Sie den Abgleich der Leistung mit der Rechnung, indem Sie entweder die relevanten Dokumente gemeinsam ablegen oder entsprechende Prüfvermerke auf der ausgedruckten oder elektronisch abgelegten Rechnung anbringen.
• Stellen Sie sicher, dass die Aufbewahrungsfrist (7 Jahre, Ausnahme für Grundstücke 22 Jahre) gewahrt ist.
• Beachten Sie, dass neben den Rechnungen auch der Prüfpfad und die damit verbundenen Dokumente aufbewahrt werden müssen.
• Die revisionssichere Archivierung durch einen Dritten verbessert die Rechtssicherheit.