Highlights aus der Personalverrechnung

Check zum Jahresende
Wie jedes Jahr haben wir Ihnen wieder eine Checkliste zusammengestellt, anhand derer Sie prüfen können, ob alle in der Personalverrechnung relevanten Sachverhalte erfasst oder an die zuständigen Sachbearbeiter: innen weitergeleitet wurden:

• Berücksichtigung und Bekanntgabe aller Nichtleistungs-Zeiten für das Ausfallsentgelt
• Bekanntgabe von Überstunden aus den diversen arbeitszeitrechtlichen Durchrechnungsmodellen (z.B. nicht übertragbare Stunden aus der Gleitzeit) oder nicht gedeckte Überstunden bei All-In und Überstundenpauschale (Deckungsprüfung)
• Prüfung Fahrtenbuch bei Mitarbeiter: innen mit halbem Sachbezug
• Bekanntgabe der Ladekosten für ein arbeitgebereigenes Elektrofahrzeug, das im Privatbereich von Mitarbeiter: innen oder bei öffentlichen Ladestationen aufgeladen wurde
• Übernommene Versicherungsprämien für Mitarbeiter: innen (Zukunftssicherung oder doch Sachbezug)
• Bekanntgabe aller Änderungen in Bezug auf Pendlerpauschale/ Pendlereuro, Alleinerzieher/ Alleinverdienerabsetzbetrag oder Familienbonus Plus, Behindertenstatus (Feststellungsbescheid!)
• Überschreitung des Grenzbetrages für Betriebsveranstaltungen bezogen auf die jeweils teilnehmenden Mitarbeiter: innen im Kalenderjahr
• Überschreitung der Grenzen beim Mitarbeiterrabatt (Freibetrag von EUR 1.000 pro Jahr und Mitarbeiter: in, wenn der Rabatt > 20%)
• Zinslose oder zinsbegünstigte Mitarbeiterdarlehen und Gehaltsvorschüsse, Sachbezug für den ersparten Zinsaufwand bei Überschreitung des Freibetrages (EUR 7.300), Nachweis über den maßgeblichen Referenzzinssatz über die Laufzeit des Darlehens
• Bekanntgabe aller Homeoffice-Tage für die korrekte Angabe beim Jahreslohnzettel
• Monate mit Öffi-Ticket/ Klimaticket (Erfassung als Werkverkehr)
• Auszahlung einer abgabenfreien Mitarbeiterprämie, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
• Gewährung einer Start-up-Mitarbeiterbeteiligung (Höhe der Beteiligung in Prozent, Zufluss gem § 67a Abs 3 EStG bzw. Beendigung des Dienstverhältnisses ohne Zufluss)
  
  Zu beachten sind auch folgende Änderungen, die sich in der Personalverrechnung auswirken:
  
  
• Gewerbeberechtigung oder Verlagerung der Tätigkeitsschwerpunkte (relevant wegen Wechsel Kollektivvertrag)
• Änderung bei den Beteiligungsverhältnissen bei Gesellschafter-Geschäftsführern 

Jahresausklang
Zum Jahresende tauchen immer wieder die gleichen Fragen auf in Zusammenhang mit Weihnachtsfeiern und Geschenken an die Belegschaft. Eines gleich vorweg, der steuerfreie Betrag für Betriebsveranstaltungen ist unverändert bei EUR 365 pro Kalenderjahr und Arbeitnehmer: in. Sachzuwendungen im Rahmen der Betriebsveranstaltungen dürfen EUR 186 nicht übersteigen. Findet keine Weihnachtsfeier statt, sondern wird allen Mitarbeiter: innen nur das Weihnachtsgeschenk überreicht (z.B. Gutscheine oder ein Warenkorb) dann wird das bereits als Betriebsveranstaltung gewertet.

Weiters bietet sich das Jahresende an, um zu prüfen, ob im Jahressechstel aufgrund hoher variabler Bezüge noch Platz ist, um eine Prämie mit dem begünstigten Steuersatz für sonstige Bezüge auszuzahlen.

Welche Änderungen sind für 2025 zu erwarten:
Eine wichtige gesetzliche Neuerung ist das Telearbeitsgesetz, das ab 01.01.2025 gilt (siehe Praxistipps Ausgabe 4/2024).

Sozialversicherungsrechtlich sind vor allem die geänderten Werte relevant:

Die Geringfügigkeitsgrenze beträgt 2025 voraussichtlich EUR 551,10, die Höchstbeitragsgrundlage Praxistipps | Ausgabe 6/2024 14 EUR 6.450,00 monatlich (EUR 215,00 täglich), die Höchstbeitragsgrundlage für die Sonderzahlungen beträgt EUR 12.900,00 (ergibt eine jährliche
Höchstbeitragsgrundlage von EUR 90.300,00).

Für die verspätete Zahlung von Beiträgen fallen Verzugszinsen im Ausmaß von 7,03% an.

Steuerrechtlich kommt es durch das Progressionsanpassungsgesetz zu einer
Erhöhung der Steuertarifgrenzen in den ersten fünf Tarifgruppen.

Der Verkehrsabsetzbetrag erhöht sich 2025 auf EUR 487,00, bzw. der erhöhte Verkehrsabsetzbetrag auf EUR 838,00. Der Unterhaltsabsetzbetrag für das erste Kind beträgt 2025 EUR 37,00, für das zweite Kind EUR 55,00 bzw. EUR 73,00 für das dritte und jedes weitere Kind. Der Alleinverdiener-/ Alleinerzieherabsetzbetrag erhöht sich auf EUR 601,00, bei zwei Kindern auf EUR 813,00 bzw. auf EUR 268,00 für jedes weitere Kind.

Fix ist nun, dass die nicht steuerbaren Taggelder auf EUR 30,00 (bisher EUR 26,40) erhöht werden und die Nächtigungspauschale künftig EUR 17,00 (bisher EUR 15,00) beträgt.

Folgende Verordnungen bzw. deren Änderung wirken sich 2025 aus:

Kilometergeld-VO
Bis 30.000 km im Kalenderjahr beträgt das Kilometergeld EUR 0,50 pro km (statt bisher EUR 0,42 pro km). Dieser Betrag steht nicht nur bei der Nutzung eines Personen- oder Kombinationskraftwagens zu, sondern auch bei Nutzung von Motorrädern, Motorfahrrädern und Fahrrädern. Allerdings liegt die maximale Kilometeranzahl bei Fahrrädern bei 3.000 km pro Kalenderjahr.

Fahrtkostenersatz-VO
Mit dieser Verordnung wird geregelt, was als nicht steuerbarer pauschaler Kostenersatz angesetzt werden kann, wenn die Arbeitnehmer: innen bei Dienstreisen ein von ihnen selbst erworbenes Ticket für Massenbeförderungsmittel (z.B. Klimaticket) verwenden. Demzufolge können entweder die fiktiven Kosten für das günstigste Massenbeförderungsmittel (auch Einzelfahrkarten) pauschal berücksichtigt werden oder es wird der Beförderungszuschuss nach der Reisegebührenvorschrift in der jeweils gültigen Fassung herangezogen. Dieser beträgt 2025 für die ersten 50 Kilometer EUR 0,50, für die weiteren 250 Kilometer EUR 0,20 und für jeden weiteren Kilometer EUR 0,10. Begrenzt ist die pauschale Berücksichtigung der Aufwendungen mit EUR 2.450,00 pro Jahr – dies entspricht den Kosten für ein Klimaticket Österreich plus Aufzahlung für die 1. Klasse (ÖBB).

Sachbezugswerteverordnung
Ab 2025 ist für eine arbeitsplatznahe Unterkunft (Dienstwohnung) kein Sachbezugswert anzusetzen, wenn deren Größe 35 m² (bisher 30 m²) nicht übersteigt. Voraussetzung ist, dass die Unterkunft nicht den Mittelpunkt der Lebensinteressen darstellt. Bei Unterkünften bis 45m² (bisher 40 m²) kann der Sachbezugswert um 35% vermindert werden, wenn diese durchgehend nicht mehr als zwölf Monate vom selben Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.Wird die Wohnung mehreren Mitarbeiter: innen zur Verfügung gestellt, ist die gemeinschaftlich genutzte Fläche ab 2025 zur Beurteilung der Quadratmetergrenze auf die zur Nutzung berechtigten Mitarbeiter: innen aufzuteilen (bisher wurde die gemeinschaftlich genutzte Fläche jedem Mitarbeiter zur Gänze zugeordnet).

Die Zinsersparnis für (zinsfreie oder zinsverbilligte) Arbeitgeberdarlehn und Gehaltsvorschüsse über EUR 7.300,00 mit variablem Sollzinssatz beträgt 2025 unverändert 4,5%.

Die Freigrenze für die Anwendung des Hälftesteuersatzes bei Pensionsabfindungen beträgt 2025 EUR 15.900,00, übersteigt die Abfindung diesen Betrag, ist sie zur Gänze steuerpflichtig.

Feiertage im Gastgewerbe – Klarstellung

Der neue KV für alle Arbeitnehmer: innen im Hotel- und Gastgewerbe enthält betreffend Feiertage zwei interessante Regelungen.

Zum einen wird normiert, dass auch dann Feiertagsarbeitsentgelt für Arbeiten am Feiertag gebührt, wenn der Feiertag auf einen Sonntag fällt. Dies ist eine Abweichung zum Arbeitsruhegesetz, das in einem solchen Fall den Sonntag vorzieht. 

Zum anderen wird eine ausdrückliche Regelung getroffen, wenn bei Mitarbeiter: innen die freien Tage häufig auf die Feiertage fallen. Hintergrund ist, dass es nicht zu einer missbräuchlichen Einteilung von unbezahlten freien Tagen zwecks Vermeidung des Ausfallsentgelts (Feiertagsentgelt) kommen soll. 

Wird daher im Kalenderjahr der (unbezahlte) freie Tag öfters als sechsmal genau auf den Feiertag eingeteilt, so steht ab dem siebenten Mal ein zusätzlicher freier Tag zu. Wird dieser zusätzliche freie Tag bis zum Ende der Beschäftigung trotz Rechtsanspruch nicht konsumiert, steht dafür eine Entschädigung zu (1/22 des vereinbarten Monatslohns/-gehalts).

Von dieser Regelung ausgenommen sind Betriebe, die generell am Feiertag geschlossen haben. Nicht davon betroffen sind ferner Arbeitnehmer: innen, mit denen ein freier Kalendertag pro Kalenderwoche vereinbart wurde, die Arbeitsleistungen ausschließlich am Wochenende oder in Verbindung mit Wochenenden erbringen oder deren Arbeitsvertrag für maximal neun Monate befristet ist.

Kommt es allerdings zu einer Beschäftigung am Feiertag, ist darauf zu achten, dass dem keine berücksichtigungswürdigen Interessen der Mitarbeiter: innen entgegenstehen.

Judikatur: Haftung des Geschäftsführers für unterlassene Überprüfung der Lohnverrechnung (VwGH 21.06.2024, Ra 2023/13/0040)
In dieser Entscheidung des VwGH ging es um einen Geschäftsführer, der zwar bei der monatlichen Lohnverrechnung der Lohnverrechnerin die Summen kontrollierte, nicht jedoch die Zusammensetzung der Beträge. Dadurch ist ihm entgangen, dass für die private Nutzung der arbeitgebereigenen Fahrzeuge kein Sachbezugswert angesetzt wurde. Dies wurde im Rahmen einer Lohnabgabenprüfung festgestellt und die verkürzten Abgaben (konkret: Kommunalsteuer und Wiener Dienstgeberabgabe) von der GmbH nachgefordert. Da die Gesellschaft mittlerweile in den Konkurs geschlittert war, wurde der Geschäftsführer vom Finanzamt für diesen Rückstand in Anspruch genommen. Im Rechtsmittelverfahren erhob der Geschäftsführer Beschwerde und wurde der Bescheid zunächst vom BFG aufgehoben, mit der Begründung, es läge kein vorwerfbares Verhalten vor. Aufgrund der Amtsrevision kam die Sache vor den VwGH, der im Verhalten des Geschäftsführers eine schuldhafte Pflichtverletzung sah und dessen Haftung bejahte.

Schuldhaftigkeit liegt dabei schon dann vor, wenn dem Abgabepflichtigen nur leichte Fahrlässigkeit zukommt. Die abgabenrechtlichen Pflichten wurden zwar im vorliegenden Fall auf die Lohnverrechnerin übertragen, dennoch bestehen Auswahl- und Kontrollpflichten. Es müssen daher geeignete Aufsichts- und Überwachungs-maßnahmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass die Erfüllung der abgabenrechtlichen Pflichten auch tatsächlich erfolgt. Um eine Haftungsbefreiung zu erreichen, ist die Überprüfung der Gesamtsummen der monatlichen Abgaben unzureichend.