Neuerungen bei der Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen

Überblick 

Mit der Novelle des elektronischen Rechtsverkehrs wird spätestens ab dem 1.1.2026 FinanzOnline kein zulässiger Kommunikationsweg mit dem Firmenbuchgericht mehr sein. Damit können Jahres-/Konzernabschlüsse, die in der neuen Struktur JAb 4.0 erstellt wurden, nicht mehr über FinanzOnline eingereicht werden. Unterlagen, die in einer früheren Version der Struktur aufgestellt wurden, können in einem Übergangszeitraum bis 31.12.2025 noch über FinanzOnline eingereicht werden.

Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften und kapitalistischen Personengesellschaften haben den Jahres- /Konzernabschluss, den Lagebericht und sonstige Unterlagen (wie den Bestätigungsvermerk) nach der Behandlung in der Hauptversammlung bzw Generalversammlung - spätestens jedoch 9 Monate nach dem Bilanzstichtag - beim Firmenbuchgericht grundsätzlich elektronisch einzureichen. Die näheren Bestimmungen über die elektronische Offenlegung werden durch die Verordnung über den elektronischen Rechtverkehr geregelt. Ende Februar 2025 wurde eine novellierte Verordnung kundgemacht.

Die Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr verlangt grundsätzlich die Übermittlung der Unterlagen in strukturierter Form gemäß der in der Schnittstellenbeschreibung enthaltenen Struktur für Jahres- und Konzernabschlüsse. Diese Struktur wurde nunmehr überarbeitet und wird hinkünftig JAb 4.0 bezeichnet. 

Die Ausnahmeregelung zur Übermittlung in unstrukturierter Form (als PDF) bleibt zwar weiterhin aufrecht, jedoch ist eine hinreichende Begründung, warum keine Übermittlung in strukturierter Form erfolgt, anlässlich der Einreichung bekannt zu geben.

Änderung des Kommunikationsweges mit dem Firmenbuchgericht

Ab dem 1.3.2025 ist der Jahres-/Konzernabschluss mit den sonstigen Unterlagen – sofern diese bereits in der Struktur JAb 4.0 erstellt wurden – nicht mehr über FinanzOnline an das Firmenbuchgericht zu übermitteln. Ab sofort bestehen folgende Möglichkeiten zur Übermittlung an das jeweilige Firmenbuchgericht:

1.  Die Vertreter:innen von kleinen GmbHs (oder kleinen GmbH & Co KGs)
   können auf justizonline.gv.at ein neues Online-Formular in der Version JAb 4.0 nutzen. Die Einreichung ist unter Verwendung des elektronischen Identitätsnachweises (ID-Austria) oder über das Unternehmensservice-Portal (USP) möglich. In diesem Formular können Sie die Formblatt-Daten manuell eingeben. Neu ist, dass Sie die dabei generierten Daten nicht mehr in FinanzOnline einbringen müssen, sondern die Daten direkt an das Firmenbuchgericht strukturiert übermittelt werden. Folglich erhalten Sie eine
   Empfangsbestätigung per E-Mail von JustizOnline. 
   
   
2. Die in einer geeigneten Bilanzierungssoftware strukturiert erstellten Unterlagen sind im Wege des elektronischen Rechtsverkehrs der Gerichte durch eine direkte Anbindung der Bilanzierungssoftware beim Firmenbuchgericht einzubringen. Alternativ sind die strukturiert erstellten Unterlagen mithilfe einer eigenen Software oder über ein gesondertes Online-Formular auf JustizOnline elektronisch an das Firmenbuchgericht zu übermitteln.

Für börsennotierte Gesellschaften bleibt die Übermittlung der Finanzberichte im Berichtsformat ESEF unverändert über den elektronischen Rechtsverkehr aufrecht.
 

Übergangsfrist bis 31.12.2025

Erfahrungsgemäß sind die Softwareanbieter aktuell noch mit der Einarbeitung der neuen Struktur JAb 4.0 beschäftigt, weshalb die elektronischen Unterlagen, die in einer früheren Version erstellt wurden (etwa JAb 3.32), in einem Übergangszeitraum bis 31.12.2025 noch wie gewohnt über FinanzOnline eingereicht werden können. 

Neue Struktur JAb 4.0

Obwohl die Verordnung bereits kundgemacht wurde, fehlen finale Details zur neuen Struktur (Taxanomie) JAb 4.0. Unter anderem sollen Unterposten bzw freie Posten einfacher in der Bilanz und GuV eingefügt werden können. Auch wurden einige Gliederungsposten in der Struktur neu geschaffen und geändert.

Nach den Plänen des Bundesministeriums für Justiz sollen in einer weiteren Ausbaustufe neue Möglichkeiten zur strukturierten Offenlegung des Anhangs zum Jahres-/Konzernabschluss geschaffen werden. Weiters ist eine eigene Struktur für Konzernabschlüsse geplant, die die besonderen Bezeichnungen im Konzernabschluss berücksichtigen soll. Sodann sollen auch die Besonderheiten für Banken und Versicherungen in der Struktur abbildbar sein.

Fazit

Die Umstellung des Kommunikationsweges mit dem Firmenbuchgericht stellt eine wesentliche Änderung der bisherigen Praxis bei der strukturierten Übermittlung der Jahres- und Konzernabschlüsse dar.

Wenn Deloitte für Sie bereits die Offenlegung Ihres Jahres-/Konzernabschlusses vornimmt, brauchen Sie sich um nichts Weiteres zu kümmern. Wir setzen die entsprechenden Änderungen um.

Wenn Sie die Offenlegung Ihres Jahres-/Konzernabschlusses selbst vornehmen, sollten Sie die Umsetzung der neuen Struktur JAb 4.0 bei Ihrem Softwareanbieter erfragen, als auch die zukünftige verpflichtende Übermittlung ab dem 1.1.2026 im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs sicherstellen. Bis 31.12.2025 können Sie noch die bisherige Struktur für die Offenlegung des Jahres- und Konzernabschlusses anwenden. Alternativ unterstützen wir Sie gerne künftig bei der Offenlegung Ihrer Abschlüsse in der dafür vorgesehenen elektronischen Form.