Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten den Personalbedarf zu ermitteln: Auf operativer Ebene beschäftigt vor allem die Frage, wie viele MitarbeiterInnen für welche Organisationseinheit unmittelbar für die Erreichung der Unternehmensziele benötigt werden. In diesem Zusammenhang wird häufig auch von quantitativer Personalbedarfsplanung gesprochen.
Strategische Personalbedarfsplanung (Strategic Workforce Planning, oder kurz SWP) hingegen blickt über die unmittelbare Zukunft hinaus und beschäftigt sich neben der Ermittlung der reinen Anzahl von MitarbeiterInnen vor allem auch mit den zukünftig benötigten Anforderungen, Kompetenzen & Skills entlang strategischer Unternehmensziele. In diesem Fall kann auch von qualitativer Personalbedarfsplanung gesprochen werden.