Przejdź do głównej treści

Korekta VAT: VAT C.A.R.E. Clean and resolve errors with mass corrections

Wsparcie Deloitte w obszarze masowych korekt VAT

Rozliczenia VAT w spółkach często posiadają błędy i nieścisłości, a zatem wymagają korekty. Jej przeprowadzenie to znaczny nakład pracy, proces ten jest skomplikowany, kosztowny i trudny. Poniżej prezentujemy, jak zespół Deloitte może pomóc przeprowadzić „od A do Z” rozbudowane korekty VAT w sposób efektywny i bezpieczny.

Na czym polega problem?

Przyczyny nieprawidłowości w rozliczeniach VAT mogą być różne: skomplikowane prawo podatkowe, niedoskonały przepływ informacji podatkowej (spoza organizacji oraz wewnątrz niej), rozbudowane procesy, dezintegracja systemów IT, rotacja pracowników lub inne problemy kadrowe i kompetencyjne.

Najczęściej identyfikujemy następujące nieścisłości w rozliczeniach VAT:

  • transakcje zaraportowane w nieprawidłowych okresach,
  • brak zaraportowania transakcji,
  • podwójne ujęcie transakcji,
  • niewłaściwe naliczenie podatku przy niektórych transakcjach (gdy podatek nie powinien wystąpić),
  • niewłaściwie zastosowana stawka podatkowa,
  • błędnie zastosowane kursy przeliczeniowe walut obcych,
  • nieodliczony podatek VAT naliczony,
  • błędny sposób ujęcia korekt transakcji.

 

Takie błędy wiążą się z ryzykiem: odpowiedzialności karno-skarbowej, zaległościami podatkowymi, odsetkami od zaległości, czy sankcją VAT.

Jednocześnie podjęcie wysiłku przeprowadzenia korekt jest procesem zawiłym, wymagającym znacznego nakładu czasu – zwłaszcza w dużych organizacjach.

Jest tak dlatego, że proces ten wiąże się z wieloma problemami:

  • zarządzenie procesem korekt,
  • zebranie danych z wielu rozproszonych źródeł w wielu formatach,
  • brak zasobów na przetworzenie gigantycznej ilości danych,
  • brak odpowiednich zasobów, aby zabezpieczyć proces od strony prawno-podatkowej,
  • brak pewności co do odpowiedniego zabezpieczenia ryzyk podatkowych, procesowych i karno-skarbowych.

Co oferujemy?

Deloitte z sukcesem obsłużył kompleksowo dziesiątki procesów dużych korekt VAT.

Aby sprostać takiemu procesowi, Deloitte - przed jego rozpoczęciem - buduje zespół składający się z wykwalifikowanych specjalistów:

  • menedżer projektu (odpowiadający za kontakt z klientem oraz koordynacje przepływu informacji i projektu),
  • specjalista ds. technologii podatkowej,
  • specjalista procesów biznesowych (jeżeli potrzeba),
  • specjalista danego systemu ERP (jeżeli potrzeba),
  • doradca podatkowy - specjalista VAT,
  • adwokat lub radca prawny – specjalista ds. procedur podatkowych oraz odpowiedzialności karno-skarbowej.

Dodatkowo w celu ograniczenia kosztów związanych z przeprowadzeniem procesu, Deloitte dobiera lub projektuje dedykowane narzędzia technologiczne (IT, automatyzacja), aby zmaksymalizować efektywność procesu.

O przykładach zrealizowanych projektów oraz zastosowanych narzędziach przeczytasz szczegółowo poniżej.

Jakie projekty zrealizowaliśmy?

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Klient nie zaraportował (lub zaraportował błędnie) ok. 2,6 miliona pozycji sprzedażowych. Konieczne było dokonanie ich korekty w ciągu 2 miesięcy. Przeprowadzenie korekty wymagało odczytania i klasyfikacji danych z 8.000 dokumentów celnych zgromadzonych na skrzynkach e-mail, powiązanie ich z określonymi raportami z systemu ERP oraz tabelami MS Excel. Następnie konieczne było przygotowanie gotowych deklaracji VAT (plików JPK_VAT).

 

JAK DZIAŁALIŚMY?

KROK 1 - WARSZTAT:

Zorganizowaliśmy wstępny warsztat, aby ustalić potrzeby, harmonogram działań, źródła danych i sposób ich pozyskania, a także skład zespołu projektowego (Menedżer Projektu (jeden punkt kontaktowy), specjalista VAT, specjalista z zespołu celnego, specjalista automatyzacji z zespołu Tax Innovation, specjalista technologii podatkowych, prawnik procesowy).
 

KROK 2 – POBÓR DANYCH:

Zespół Deloitte wraz z pomocą klienta uzyskał rozproszone dane w odpowiednich formatach z systemu klienta.
 

KROK 3 – ANALIZA MERYTORYCZNA:

Zespół Deloitte przeanalizował historyczne rozliczenia klienta, dokonał analizy wybranych pozycji w tych rozliczeniach, stosowane kody podatkowe oraz określił jak otrzymane dane należy przetworzyć (w tym jak powiązać rozproszone źródła danych klienta oraz w jaki sposób je ująć w „otworzonej ewidencji” na potrzeby dalszych prac projektowych). W ramach analizy merytorycznej wypracowaliśmy uproszczenia procesowe.
 

KROK 4 – ANALIZA MIĘDZYNARODOWA:

Zespół Deloitte zaangażował do prac specjalistów z innych państw członkowskich, aby ustalić, jakie dokumenty są wystarczające z punktu widzenia zastosowania stawki 0% VAT w Polsce.
 

KROK 5 – AUTOMATYCZNE PRZETWORZENIE DANYCH:

Zespół Deloitte Tax Innovation opracował oprogramowanie, które przeszukiwało skrzynki e-mail klienta w celu ustalenia relewantnych informacji w dokumentach celnych (oraz innych). Stworzone oprogramowanie odczytywało dane, klasyfikowało je, interpretowało oraz przetwarzało do tabeli MS Excel, która była podstawą przyszłego skorygowanej ewidencji VAT. Narzędzie odczytywało dane z dokumentów celnych pochodzących z różnych państw członkowskich UE.

(Przetwarzanie tych danych ręcznie wymagałoby miesięcy pracy, a zostało ukończone w 2 miesiące)
 

KROK 6 - ODTWORZENIE PIERWOTNYCH EWIDENCJI I DEKLARACJI KLIENTA W DELOITTE TAX CUBE:

Przygotowanie korekt wymagało odwzorowania pierwotnych ewidencji VAT klienta w środowisku Deloitte TaxCube na podstawie danych od klienta.
 

KROK 7 – PRZYGOTOWANIE OSTATECZNYCH EWIDENCJI I WYGENEROWANIE OSTATECZNYCH PLIKÓW JPK_VAT:

Odtworzona ewidencja pierwotna wymagała naniesienia skorygowanych danych pochodzących z automatycznej analizy dokumentów oraz innych źródeł. Na tym etapie dokonaliśmy właściwej korekty (właściwy moment podatkowy, kurs waluty, przypisanie do właściwego okresu, zastosowanie właściwej stawki) korzystając z narzędzi automatyzujących. Następnie przygotowaliśmy finalne pliki JPK_VAT (deklaracje VAT) oraz przetransferowaliśmy je do środowiska klienta.
 

KROK 8 – PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW PRAWNYCH I PROCESOWYCH:

Zespół Deloitte przygotował odpowiednie dokumenty do złożenia do organów podatkowych z wyliczeniem kwot nadpłat i zaległości podatkowych w poszczególnych okresach, wyliczeniem odsetek lub oprocentowania, przygotował również odpowiednie dokumenty adresujące i minimalizujące ryzyka podatkowe oraz karno-skarbowe.
 

KROK 9 – ASYSTA PODCZAS CZYNNOŚCI PRZED ORGANEM PODATKOWYM:

Zespół Deloitte uczestniczył w pracach związanych z przygotowaniem odpowiedniej dokumentacji oraz odpowiedzi na zapytania kierowane do Spółki w toku weryfikacji korekt przez organ podatkowy.
 

Podsumowując, projekt obejmował w szczególności:

  • automatyczne wyodrębnianie numerów faktur pro forma z około 7,5 tysiąca dokumentów celnych w formacie xml,
  • automatyczne wyodrębnianie numerów faktur pro forma z alternatywnych dokumentów celnych,
  • automatyczne powiązanie tych faktur z numerem MRN na podstawie wiadomości e-mail,
  • automatyczne powiązanie tych faktur z datą otrzymania wiadomości e-mail z załącznikiem w skrzynce pocztowej,
  • automatyczne powiązanie faktur pro forma z właściwymi fakturami i pozycjami sprzedaży,
  • automatyczne przeliczanie kwot według kursu wymiany z danego dnia dla kilku walut,
  • częściowo automatyczne ustalenie dnia, w którym powstał obowiązek złożenia deklaracji (z uwzględnieniem dni wolnych od pracy),
  • częściowo automatyczne ustalenie, czy dla danej faktury powstał obowiązek zapłaty 23% podatku należnego, a jeśli tak, to w jakim okresie rozliczeniowym,
  • częściowo automatyczne ustalenie, czy dla podatku wynikającego z danej faktury istnieją podstawy do wykazania stawki 0%, a jeśli tak, to w jakim okresie rozliczeniowym,
  • ustalenie, czy w przypadku zapłaty 23% podatku należnego powstały podstawy do wykazania -23%, a jeśli tak, to w jakim okresie rozliczeniowym.
     

EFEKT

Skuteczne skorygowanie kilkudziesięciu okresów rozliczeniowych w VAT, 2,6 miliona pozycji przy analizie 8.000 dokumentów w ciągu 2 miesięcy w sposób niekwestionowany przez organy podatkowe.

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Klient posiadał ewidencje VAT, w których szereg transakcji było zaraportowanych niewłaściwie: źle stosowane kursy przeliczeniowe walut obcych, wykazanie podatku naliczonego w niewłaściwych miesiącach, brak zaraportowania niektórych transakcji, zaraportowanie szeregu transakcji w nieprawidłowych okresach. Nieprawidłowe rozliczenia z przeszłości uniemożliwiało wystąpienie o zwrot znacznej kwoty podatku. Dokonanie korekty wymagało przetworzenia bardzo dużych ilości danych oraz zaangażowania istotnych zasobów ludzkich.
 

JAK DZIAŁALIŚMY?

KROK 1 – WARSZTATY WPROWADZAJĄCE:

Deloitte wraz z klientem powołał zespół projektowy (manager projektu ze strony Klienta, manager projektu ze strony Deloitte, przedstawiciel zespołu procesów biznesowych Deloitte, przedstawiciel zespołu Deloitte Tax Innovation). Zespół projektowy określił plan działania oraz zdefiniował format danych, który powinien zostać wyeksportowany z systemu ERP klienta.
 

KROK 2 – ANALIZA MERYTORYCZNA:

Zespół projektowy zdefiniował obszary do analizy oraz określił, na bazie przepisów, orzecznictwa oraz stanowisk organów podatkowych, które transakcje i w jaki sposób powinny być skorygowane.
 

KROK 3 – AGREGACJA DANYCH ŹRÓDŁOWYCH:

Zespół Deloitte przetworzył i zagregował dane z systemu klienta oraz pierwotnych deklaracji do formatu, który umożliwił na nich efektywną pracę. Dane źródłowe były w różnych formatach (Excel, CSV i XML), a łączna liczba transakcji dla wszystkich spółek to prawie 2 miliony.
 

KROK 4 – KOREKTY DANYCH W REJESTRACH:

Na podstawie analizy merytorycznej (krok 2) Zespół Deloitte określił warunki identyfikujące transakcje do korekty i na tej podstawie przygotował odpowiednie skrypty automatyzujące zmianę danych i umożliwiające dokonanie masowo zmian w rejestrach.
 

KROK 5 – WYGENEROWANIE GOTOWYCH PLIKÓW JPK_VAT:

Zespół Deloitte przygotował zestaw gotowych do złożenia deklaracji podatkowych. Łącznie było to ponad 500 deklaracji (pliki JPK, deklaracje VAT-7, informacje podsumowujące VAT-UE, deklaracje VAT-27). Oprócz samego przygotowania korekt deklaracji Zespół Deloitte w sposób automatyczny przeprowadził też testy merytoryczne oraz techniczne poprawionych deklaracji.
 

KROK 6 – PODSUMOWANIE ZMIAN ORAZ DANE ZWROTNE DO ERP:

Zespół Deloitte przygotował dla Klienta pełne zestawienie zmian w rejestrach przed korektą oraz po korekcie, prezentujące wszystkie różnice i skorygowane pozycje. Takie zestawienie jest niezwykle przydatne podczas ewentualnych kontaktów z urzędami skarbowymi. Ponadto przygotowane zostały pliki importowane do systemu ERP klienta umożliwiające import danych „po korekcie” z powrotem do systemu ERP.
 

KROK 7 - PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW PRAWNYCH I PROCESOWYCH:

Zespół Deloitte przygotował odpowiednie dokumenty do złożenia do organów podatkowych z wyliczeniem kwot nadpłat i zaległości podatkowych w poszczególnych okresach, wyliczeniem odsetek lub oprocentowania, przygotował również odpowiednie dokumenty adresujące i minimalizujące ryzyka podatkowe oraz karno-skarbowe.
 

EFEKT

Skuteczne skorygowanie 60 okresów rozliczeniowych w VAT „wstecz” w kilku spółkach klienta oraz bezpieczne odzyskanie przez klienta kilkudziesięciu milionów złotych zwrotu VAT bez konieczności skomplikowanych postępowań podatkowych.

PROBLEM

Rozliczenia klienta wskazywały na znaczną nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym do zwrotu. Jednocześnie jednak istniało wiele nieścisłości w jego rozliczeniach VAT (błędne kursy, szereg niezaraportowanych transakcji, zastosowane błędne stawki VAT, źle rozliczona ulga na złe długi, szereg transakcji w nieodpowiednych okresach). Korekta była utrudniona, gdyż klient był w fazie przejściowej integrującej 2 różne systemy finansowe. To zaś powodowało, że korekta wymagała kompilacji danych z różnych źródeł oraz poprawę tysięcy błędnych pozycji spowodowanych fazą przejściową.
 

JAK DZIAŁALIŚMY?

KROK 1 – WARSZTAT WPROWADZAJĄCY:

Powołanie zespołu projektowego Deloitte (menedżer projektu po stronie Deloitte, specjaliści VAT advisory, procesów biznesowych oraz technologii podatkowych). Zespół Deloitte przeprowadził warsztaty polegające na przeglądzie danych, ustaleniu z zespołem informatycznym klienta formatu i sposobu przekazania danych, sposobu ich integracji.
 

KROK 2 – PRZENIESIENIE I PRZETWORZENIE DANYCH:

Zespół procesów biznesowych oraz zespół technologiczny Deloitte przetworzył otrzymane dane do ujednoliconego formatu umożliwiającego dalsze prace.
 

KROK 3 – ANALIZA MERYTORYCZNA:

Zespół VAT Advisory Deloitte wraz z zespołem klienta przeprowadził spotkania warsztatowe, aby ustalić, które pozycje oraz w jaki sposób powinny być skorygowane. Opracowaliśmy szereg matryc typizujących zidentyfikowane błędy oraz wskazujące prawidłowe merytorycznie ujęcie korekt dla każdego typu.
 

KROK 4 – WYGENEROWANIE DEKLARACJI VAT WRAZ Z DOKUMENTACJĄ PRAWNĄ:

Po ustaleniu matryc błędów i rozwiązań, przygotowaliśmy odpowiednie tabele będą wstępną wersją ewidencji VAT po korekcie. Te były podstawą do wygenerowania docelowych gotowych deklaracji VAT (plików JPK). Wraz z gotowymi do złożenia plikami przygotowaliśmy odpowiednią dokumentację wyjaśniającą przyczyny korekty dla urzędu skarbowego z wykazaniem dokonanych zmian oraz dokonaniem odpowiednich wyliczeń.
 

EFEKT

Dokonanie korekty 48 okresów rozliczeniowych obejmujących kilkanaście tysięcy pozycji na danych pochodzących z dwóch różnych systemów finansowych klienta oraz bezpieczne odzyskanie kilkunastu milionów złotych zwrotu VAT.

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Międzynarodowa grupa produkcyjna, mająca zakłady m.in. w Polsce, uczestniczyła w transakcjach łańcuchowych, które przez długi okres były rozliczane w VAT w sposób nieprawidłowy. Jednocześnie rozliczenia spółki wskazywały, że po dokonaniu ewentualnej korekty prawdopodobne będzie otrzymanie bardzo istotnych kwot podatku VAT do zwrotu. Jednocześnie przeprowadzenie korekty wymagałoby zmiany kilkudziesięciu tysięcy wpisów.
 

JAK DZIAŁALIŚMY?

KROK 1 – IDENTYFIKACJA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

W ramach pierwszego etapu prac Zespół Deloitte zidentyfikował nieprawidłowości oraz możliwości odzyskania istotnych kwot podatku VAT.
 

KROK 2 – ANALIZA MERYTORYCZNA:

Zespół Deloitte określił dane niezbędne do analizy, wraz z klientem ustalił te dane, przeanalizował scenariusze kilkunastu modeli transakcji łańcuchowych występujących w grupie i przedstawił w formie rozbudowanej matrycy wnioski dotyczące prawidłowego rozpoznania poszczególnych transakcji pod kątem VAT. Analiza zakończyła się praktyczną instrukcją wskazującą, które typy i w jaki sposób powinny być skorygowane.
 

KROK 3 – UZYSKANIE DANYCH OD KLIENTA ORAZ ICH PRZETWORZENIE:

Klient przekazał Zespołowi Deloitte dane w formie odpowiednich tabel wygenerowanych przez jego system ERP. Na tej bazie Zespół Deloitte dokonał odpowiedniego ujęcia, korekty lub przypisania kilkudziesięciu tysięcy pozycji do poszczególnych okresów VAT. Korekta wymagała wygenerowania kilkudziesięciu rejestrów dla kilku spółek z grupy dla 5 lat.
 

KROK 5 – WYGENEROWANIE OSTATECZNYCH PLIKÓW JPK_VAT:

Zespół Deloitte zaimportował przygotowane rejestry do narzędzia Deloitte TaxCube, co umożliwiło dalszą obróbkę i przygotowanie finalnych plików JPK_VAT/JPK_V7m (deklaracji VAT) oraz odpowiednich deklaracji VAT-UE.
 

KROK 6 – PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW PRAWNYCH I PROCESOWYCH:

Zespół Deloitte przygotował odpowiednie dokumenty określające i minimalizujące ryzyka podatkowe, pisma do organów podatkowych z wyjaśnieniem przyczyn korekty, opisem procesu oraz odpowiednim zabezpieczeniem ryzyk karno-skarbowych.
 

KROK 7 – WSPARCIE W TRAKCIE CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH ZE ZWROTEM VAT:

Po złożeniu korekt deklaracji, na których obie spółki wykazywały kwoty VAT do zwrotu, Zespół Deloitte wspierał klienta w bieżącym kontakcie z urzędami skarbowymi w zakresie weryfikacji zasadności zwrotów VAT.
 

EFEKT

Skuteczne skorygowanie deklaracji podatkowych za 5 lat w kilku spółkach grupy, obejmujące ujęcie kilkudziesięciu tysięcy pozycji w rejestrze, w sposób niekwestionowany przez organy podatkowe. Otrzymanie bardzo istotnych wnioskowanych kwot zwrotu VAT.

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Polska spółka uczestniczyła w dostawach łańcuchowych. Sprzedawała swoje towary do klientów znajdujących się w krajach UE oraz państwach trzecich.
Rozliczenia spółki były prowadzone w sposób zawierający mankamenty (wątpliwości i trudności związane z prawidłowym opodatkowaniem transakcji łańcuchowych).

Jednocześnie spółka płaciła podatek w zbyt dużej wysokości (nadmiarowe opodatkowanie wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów lub eksportów).
Prawidłowe rozliczenie transakcji wymagało korekty kilkudziesięciu okresów rozliczeniowych.
 

JAK DZIAŁALIŚMY?

KROK 1 – PRZEGLĄD PRÓBKI DOKUMENTACJI:

Zespoły Deloitte: procesów biznesowych oraz VAT Advisory dokonały przeglądu próbek dokumentów dotyczących transakcji spółki (oddelegowanie konsultantów Deloitte do klienta).
 

KROK 2 – ANALIZA MERYTORYCZNA I WARSZTAT:

Zespół Deloitte VAT Advisory przeprowadził kompleksową analizę merytoryczną transakcji klienta (analiza transakcji łańcuchowych, ocena dokumentacji, możliwość zastosowania stawki 0% VAT, braki w dokumentacji, możliwość zastosowania stawki vat 8% do wybranych produktów).

Następnie zorganizowaliśmy warsztat z zespołem klienta, w ramach którego zidentyfikowano błędne rozliczenia VAT w ramach transakcji łańcuchowych dokonywanych pomiędzy poszczególnymi podmiotami z Grupy.
W ramach spotkania warsztatowego określono dalsze kroki do wykonania, zakres korekt oraz podjęto decyzję o przygotowaniu stosownych instrukcji dla pozostałych podmiotów w Grupie.
 

KROK 3 – PRZENIESIENIE EWIDENCJI VAT DO DELOITTE taxCube®

Ewidencje VAT prowadzone w systemie ERP klienta uniemożliwiały sprawne przeprowadzenie korekt. Dlatego też wdrożyliśmy aplikację Deloitte taxCube®, co umożliwiło ich przeprowadzenie oraz usprawnienie procesu VAT compliance na przyszłość.

Przygotowanie korekt wymagało odwzorowania pierwotnych ewidencji VAT klienta w środowisku taxCube® na podstawie danych od klienta, które zespół Deloitte przetworzył według wskazówek Klienta oraz zgodnie z wymogami technicznymi taxCube®.
 

KROK 4 – REJESTRACJA VAT PODMIOTÓW ZAGRANICZNYCH

Rektyfikacja polskich rozliczeń VAT Grupy wymagała rejestracji kilku zagranicznych podmiotów, zarówno unijnych jak i tych z krajów trzecich, dla których istnieje wymóg prawny ustanowienia przedstawiciela podatkowego. Zespół Deloitte asystował w rejestracji tych podmiotów, a także działał w roli przedstawiciela podatkowego.
 

KROK 5 – ANALIZA STOSOWANYCH STAWEK VAT

Równocześnie, zespół Deloitte badał możliwość zastosowania obniżonej stawki VAT 8% dla wybranych typów towarów.

Ze względu na szeroki wachlarz oferowanych produktów oraz ich wariantów, katalog towarowy w systemie ERP Klienta składał się z setek pozycji, indeksowanych według rynku docelowego. W rezultacie, szczegółowa analityka objęła kilka tysięcy pozycji towarowych. Nasz zespół przygotował matrycę podsumowującą indeksy towarowe dla dostaw z 5-letniego okresu oraz dokonał odpowiedniego grupowania tych indeksów względem stosownej dokumentacji posiadanej przez Klienta, potwierdzającej możliwość stosowania obniżonej stawki dla części z nich. Z uwagi na zastosowane rozwiązania, nasz zespół istotnie ograniczył czas i środki, jakie byłyby wykorzystane przez Klienta w tej części projektu.
 

KROK 6 – PRZYGOTOWANIE OSTATECZNYCH EWIDENCJI VAT ORAZ PLIKÓW JPK

Odtworzona ewidencja pierwotna wymagała naniesienia skorygowanych danych. Na tym etapie dokonaliśmy właściwej korekty (określono właściwy moment podatkowy, przypisanie do właściwego okresu, zastosowanie właściwej stawki). Następnie przygotowaliśmy finalne pliki JPK VAT (deklaracji VAT) oraz odpowiednie informacje VAT-UE, które zostały przeniesione do środowiska Klienta.
 

KROK 7 – PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW PRAWNYCH ORAZ ASYSTA PRZED ORGANEM PODATKOWYM

Zespół Deloitte przygotował dokumentację towarzyszącą stosownym deklaracjom z wyliczeniem kwot nadpłat i zaległości podatkowych w poszczególnych okresach, wyliczeniem odsetek lub oprocentowania, przygotował również odpowiednie dokumenty ograniczające ryzyka podatkowe oraz karno-skarbowe. Po złożeniu przedmiotowych korekt, zespół Deloitte wspierał Klienta oraz pozostałe podmioty z Grupy w czynnościach kontrolnych oraz bieżącym kontakcie z urzędami skarbowymi w zakresie weryfikacji prawidłowości deklarowanych transakcji międzynarodowych oraz zasadności zwrotów VAT.
 

EFEKT:

Regularyzacja rozliczeń podatkowych za okres 5 lat w kilku spółkach Grupy, w wyniku której Grupa uzyskała znaczące zwroty podatku VAT, a także zaadresowała istotne ryzyka związane z niezadeklarowaniem transakcji objętych stawką krajową VAT.

Proces korekt w istotny sposób wpłynął również na zmianę schematów transakcji łańcuchowych, mając na celu ograniczenie ryzyka zaległości podatkowych na przyszłość.

Wdrożenie rozwiązań taxCube® wpłynęło pozytywnie na bieżącą pracę zespołu księgowego Klienta w ramach procesu przygotowywania rozliczeń VAT.

Jakich narzędzi używamy?

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Dane źródłowe rozproszone w wielu różnych plikach w formacie PDF, DOC lub innych podobnych (faktury, rejestry VAT, umowy, dokumenty celne, zestawienia innych danych).
 

JAKIE ROZWIĄZANIA STOSUJEMY:

  • Indywidualnie trenowane modele machine learing tworzone w celu odczytywania danych z konkretnych typów dokumentów. Efektem jest arkusz kalkulacyjny z danymi (np. Excel) o ustrukturyzowanym formacie danych.
  • OCR wsparty na AI – narzędzie, które odczytuje dane z dokumentów, przeszukuje tekst, a następnie zapisuje dane w określonym układzie (np. Excel).

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Deklaracje i rejestry VAT (plik JPK_VAT) wymagają sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych w dużych ilościach.
 

JAKIE ROZWIĄZANIA STOSUJEMY:

Indywidualne narzędzie do analizy i weryfikacji plików JPK_VAT stosujący pakiet kilkudziesięciu testów plików JPK – tak, aby zminimalizować ryzyko pomyłek lub błędów systemowych. Testy te polegają m.in. na badaniu prawidłowości alokacji transakcji sprzedaży / zakupu do właściwego okresu rozliczeniowego, weryfikacji kontrahentów z zewnętrznymi bazami (tj. Białą Listą i bazą VIES), wskazaniu transakcji o nieprawidłowym wyliczeniu kwot VAT, nieprawidłowe przyporządkowanie znaczników transakcji itp. Oprócz standardowych testów stosujemy dedykowane testy charakterystyczne dla danego podmiotu lub danej branży.

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Konieczność wygenerowania, zwalidowania, podpisania i wysyłki dużych liczb rejestrów i deklaracji VAT (plików JPK) oraz innych informacji (formularzy obejmujących dane VAT).
 

JAKIE ROZWIĄZANIA STOSUJEMY:

Narzędzia umożliwiające efektywną i automatyczną wysyłkę dużej liczby plików JPK oraz innych formularzy do organów podatkowych wraz z pobraniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), a także wydrukiem złożonych deklaracji na potrzeby archiwizacyjne.

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Dane źródłowe znajdują się w kilku systemach klienta oraz poza tymi systemami z powodów organizacyjnych, migracji systemów finansowo-księgowych, stosowania osobnych systemów do celów grupowych i statutowych, implementacji nowych narzędzi w trakcie trwania okresu, generowania dokumentów i danych poza tymi systemami itp.
Dane są rozproszone i znajdują się w różnych systemach ERP lub systemach do fakturowania, a także w plikach takich jak XML, CSV, plik TXT, Excel, baza danych SQL, PDF, WORD i innych oraz w systemach takich jak SAP, Dynamics365, Oracle, Microsoft Business Central czy systemach lokalnych.
 

JAKIE ROZWIĄZANIA STOSUJEMY:

Stosujemy szereg narzędzi technologicznych dostosowanych do ww. formatów i systemów oraz agregujemy powyższe dane do jednolitego formatu umożliwiającego pracę na danych.

Stosujemy tutaj takie narzędzia i technologie jak ETL (np. PowerQuery), zapytania formułowane bezpośrednio w bazach danych, indywidualne programy w języku Python lub zaawansowane mechanizmy w ramach MS Excel.

Często upraszczamy proces korekt również przy użyciu naszej autorskiej Aplikacji taxCube™ JPK. Jest ona kompleksowym i łatwym w obsłudze rozwiązaniem, które w pełni obsługuje i automatyzuje proces generowania plików JPK. Rozwiązanie pozwala przygotować pliki JPK z różnych danych źródłowych w prosty i przejrzysty sposób oraz dostarczyć je bezpośrednio na bramkę podawczą MF.

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Ograniczone możliwości korygowania danych w systemach źródłowych (przykładowo: konieczność wycofania tysięcy dokumentów, a następnie ponowne wprowadzenie tych dokumentów z poprawnymi danymi w tym samym systemie źródłowym).
 

JAKIE ROZWIĄZANIA STOSUJEMY:

Dokonujemy korekty w zewnętrznych systemach do raportowania VAT jak np. aplikacja taxCube™. Narzędzie umożliwia przygotowanie dedykowanego rozwiązania do automatycznej korekty rejestrów w oparciu o zdefiniowane założenia. Skrypty na podstawie ustalonych wspólnie z klientem kryteriów są w stanie poprawić masowo dane w ewidencji VAT przykładowo:

  • Zmiana stawki VAT dla transakcji z danym kodem VAT/typem dokumentu
  • Zmiana nazwy danego kontrahenta dla transakcji o określonych datach dokumentu
  • Zmiana znaczników VAT etc.

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Żądanie organu podatkowego przedstawienia konkretnych fragmentów rejestrów, zestawienia zmian, indywidualnych zestawień fragmentarycznych po złożeniu korekty w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub postepowania podatkowego.
 

JAKIE ROZWIĄZANIA STOSUJEMY:

Wypracowane rozwiązania, które generują w sposób automatyczny zestawienia w formacie Excel listy wybranych transakcji/zmian/korekt lub innych wybranych danych w różnych przekrojach.

PROBLEM DO ROZWIĄZANIA:

Dane źródłowe klienta niezbędne do przygotowania rozliczeń VAT znajdują się wyłącznie na skrzynkach e-mail w wielu rozproszonych dokumentach i załącznikach.
 

JAKIE ROZWIĄZANIA STOSUJEMY:

Używamy narzędzia, które automatycznie odczytuje określoną skrzynkę e-mail oraz dedykowanego narzędzia Robotic Process Automation (UiPath), które wydobywa np. dane z plików XML załączonych do wiadomości e-mail, a następnie łączy odszukane dane z odpowiednimi transakcjami w rejestrach VAT.

Następnie zespół VAT advisory towrzy macierz warunków, na podstawie których odpowiednie oprogramowanie łączy odszukane dane. Na tej bazie narzędzie ETL (PowerQuery) w sposób automatyczny agreguje i waliduje dane w rejestrach VAT.

Zobacz nasze rozmowy o tym, w jaki sposób działamy

Zapraszamy do kontaktu

Jeżeli ten temat Państwa interesuje – wystarczy wysłać krótkiegą wiadomość, a eksperci Deloitte zaproponują termin niezobowiązującej telekonferencji.