Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 to kluczowy dokument zawierający warunki kwalifikowalności wydatków w projektach dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w tym określające zasady udzielania zamówień. Znajomość oraz prawidłowe stosowanie Wytycznych są niezbędne dla skutecznej i efektywnej realizacji dofinansowanych projektów.

25 marca 2025 r. weszły w życie zaktualizowane Wytyczne, które wprowadziły szereg zmian w zasadach realizacji dofinansowanych projektów.

Zwiększenie kwoty zobowiązującej do stosowania zasady konkurencyjności

Dotychczas zasada konkurencyjności stosowana musiała być dla wydatków przekraczających 50 tys. PLN netto. Zaktualizowane Wytyczne podniosły ten próg do 80 tys. PLN netto. W praktyce oznacza to, że zamówienia, których szacunkowa wartość (przy uwzględnieniu łącznego spełnienia trzech przesłanek: tożsamości przedmiotowej, tożsamości podmiotowej oraz tożsamości czasowej) nie przekracza 80 tys. PLN netto mogą zostać zrealizowane w trybie z wolnej ręki.

Zamówienia polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych bez konieczności stosowania zasady konkurencyjności

Wytyczne przewidują nieliczne przypadki, w których stosowanie zasady konkurencyjności nie jest koniecznie. Zaktualizowane Wytyczne wprowadziły nową możliwość udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych bez konieczności stosowania zasady konkurencyjności w przypadku spełnienia łącznie następujących warunków:

a) wykonawca został wybrany zgodnie z zasadą konkurencyjności,

b) zamówienie polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych było przewidziane w zapytaniu ofertowym i jest zgodne z przedmiotem zamówienia początkowego,

c) całkowita wartość tego zamówienia została uwzględniona przy obliczaniu wartości zamówienia początkowego.

Niezmiennie, zamawiający mają również możliwość pominięcia zasady konkurencyjności przy udzielaniu zamówień na dostawy dodatkowe polegające na częściowej wymianie dostarczonych produktów lub instalacji albo zwiększeniu bieżących dostaw lub rozbudowie istniejących instalacji w przypadku spełnienia następujących warunków:

a) wykonawca został wybrany zgodnie z zasadą konkurencyjności,

b) zmiana wykonawcy prowadziłaby do nabycia materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu tych produktów lub instalacji.

Doprecyzowanie zapisów dotyczących możliwości / braku możliwości udzielania zamówienia podmiotom powiązanym

W zaktualizowanej wersji Wytycznych uporządkowano zapisy dotyczące przypadków, w których beneficjent nie będący zamawiającym w rozumieniu Pzp ma możliwość udzielenia zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo.

Według zaktualizowanych Wytycznych jest to dopuszczalne:

a) w przypadku zamówień sektorowych (tj. zamówień udzielanych przez podmiot wykonujący jeden z rodzajów działalności sektorowej wymienionej w Pzp, np. gospodarka wodna, energia elektryczna, gaz i energia cieplna),

b) w przypadkach określonych w art. 214 ust. 1 pkt 11-14 Pzp w stosunku do podmiotów wskazanych w tym przepisie (ściśle określone przypadki dotyczące sytuacji, gdy zamawiający publiczny sprawuje kontrolę nad podmiotem, któremu udziela zamówienia (lub odwrotnie), gdy kontrola jest sprawowana wspólnie przez kilku zamawiających publicznych, lub gdy zachodzi współpraca między zamawiającymi w celu realizacji zadań publicznych).

Zamawiający niezmiennie są zobligowani do:

a) podjęcia odpowiednich środków, aby skutecznie zapobiegać konfliktom interesów, rozpoznawać i likwidować je, gdy powstają w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia lub na etapie wykonywania zamówienia oraz

b) złożenia oświadczenia (przez osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia) o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania.

Nowe Wytyczne precyzują, iż stosowanie powyższych obowiązków jest konieczne przez zamawiającego również w sytuacji, gdy w wyniku prawidłowego zastosowania zasady konkurencyjności:

a) nie wpłynęła żadna oferta lub

b) wpłynęły jedynie oferty podlegające odrzuceniu albo

c) żaden wykonawca nie spełnił postawionych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu.

Zwiększenie kwoty decydującej o minimalnym terminie składania ofert dla robót budowlanych

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem Wytycznych zamawiający miał możliwość publikacji zapytania na roboty budowlane z uwzględnieniem minimalnego terminu składania ofert wynoszącego 14 dni, w przypadku gdy szacunkowa wartość zamówienia wynosiła poniżej 5 382 000 EUR, bądź 30 dni w przypadku, gdy szacunkowa wartość zamówienia była równa lub przekraczała 5 382 000 EUR.

Zaktualizowane Wytyczne ustanowiły nowy próg decydujący o minimalnym terminie składania ofert dla robót budowlanych, który aktualnie wynosi 5 538 000 EUR.

Zwiększenie limitu finansowego umożliwiającego dokonywanie zmian postanowień umowy

Wytyczne ściśle określają sytuacje, w których możliwe jest dokonywanie istotnych zmian postanowień umowy zawartej z wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której go wybrano. Zgodnie z brzmieniem obowiązujących dotąd Wytycznych, zmiana umowy była możliwa między innymi pod warunkiem spełnienia następujących warunków:

a) zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy oraz

b) łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 382 000 EUR i jednocześnie jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku robót budowlanych lub

c) łączna wartość zmian jest mniejsza niż 140 000 EUR w przypadku dostaw i usług, i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy.

W odniesieniu do powyższego przypadku, zaktualizowane Wytyczne ustanowiły nowy próg decydujący o możliwości zmian postanowień umowy: dla robót budowlanych zgodnie z limitem dotyczącym minimalnego terminu składania ofert, tj. 5 538 000 EUR, natomiast w przypadku dostaw i usług, nowy próg ustalono na poziomie 140 000 EUR.

W związku z powyższym, nowe Wytyczne wskazują na możliwość wprowadzenia zmian w przypadku, gdy łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 538 000 EUR w przypadku robót budowlanych / 140 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od odpowiednio 15% / 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie.

Doprecyzowanie warunków kwalifikowalności zaliczek

Zaktualizowane Wytyczne doprecyzowują zapis mówiący, iż wydatkiem niekwalifikowalnym jest zaliczka wypłacona przez beneficjenta:

a) niezgodnie z postanowieniami umowy lub

b) jeśli element objęty zaliczką nie jest kwalifikowalny, lub

c) nie został faktycznie zrealizowany lub dostarczony

poprzez wskazanie, iż sytuacje te dotyczą zaliczki wypłaconej wykonawcy.

Jednocześnie w nowych Wytycznych zrezygnowano z zapisu wskazującego na czas realizacji lub dostarczenia elementu objętego zaliczką (tj. usunięto zapis wskazujący, iż czynności te muszą odbyć się w okresie kwalifikowalności projektu).

W odniesieniu do powyższych zmian, w sposób analogiczny doprecyzowano zapisy dotyczące uznania zaliczki jako wydatku kwalifikowalnego, co oznacza możliwość kwalifikowania zaliczek wypłaconych wykonawcy na towary / usługi, które zostaną dostarczone / zrealizowane również po zakończeniu okresu kwalifikowalności projektu.

Zmiana zakresu kosztów wchodzących w skład limitu na zakup nieruchomości

W wyniku aktualizacji Wytycznych doprecyzowano, jakie koszty należy brać pod uwagę w ramach limitu dotyczącego zakupu nieruchomości, tj. 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu w przypadku gruntów oraz 15% w przypadku terenów poprzemysłowych oraz terenów opuszczonych, na których znajdują się budynki. Zaktualizowane Wytyczne zgodnie z dotychczasowym brzmieniem uwzględniają w ramach limitu:

a) wydatki poniesione na nabycie nieruchomości,

b) wydatki poniesione na odszkodowanie za przejęte nieruchomości,

c) wydatki poniesione na obowiązkowy wykup nieruchomości oraz obowiązkowe odszkodowania wynikające z ustanowienia obszaru ograniczonego użytkowania zgodnie z art. 135 i art. 136 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 20214 r. poz. 197354, z późn. zm.),

d) wydatki poniesione na nabycie prawa użytkowania wieczystego,

e) wkład niepieniężny w postaci nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego,

f) inne wydatki wymagane przepisami prawa krajowego.

Jednocześnie, nowe Wytyczne nie uwzględniają w ramach ww. limitu kosztów nabycia innych tytułów prawnych do nieruchomości jak np. najem czy dzierżawa.

Doprecyzowanie zapisów dotyczących kwalifikowalności podatku VAT

Zaktualizowane Wytyczne doprecyzowały zasady w zakresie możliwości kwalifikowania podatku VAT w ramach projektu, którego całkowity koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR. Zgodnie z nową wersją Wytycznych, zapłacony podatek VAT będzie mógł być uznany za wydatek kwalifikowalny, jeśli prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubieganie się o zwrot podatku VAT nie przysługuje beneficjentowi (w tym również wskazanemu w umowie o dofinasowanie partnerowi i podmiotowi upoważnionemu do ponoszenia wydatków) oraz:

a) uczestnikom projektu oraz podmiotom otrzymującym wsparcie z EFS+, niebędącym grantobiorcami,

b) ostatecznym odbiorcom,

c) grantobiorcom.

Jednocześnie, nowe Wytyczne doprecyzowały, iż w przypadku chęci zakwalifikowania podatku VAT w projektach o ww. wysokości kosztów, ocenie możliwości jego odzyskania podmioty te będą musiały zostać poddane odrębnie.

Rekomendowane działania w związku z aktualizacją Wytycznych:

a) przegląd i aktualizacja wewnętrznych procedur zakupowych w szczególności w celu:

• uwzględnienia nowego progu zobowiązującej do stosowania zasady konkurencyjności,
• uwzględnienia możliwości udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych bez konieczności stosowania zasady konkurencyjności (zgodnie w warunkami wskazanymi w Wytycznych),
• doprecyzowania zapisów dotyczących przypadków, w których zamawiający ma możliwość / nie ma możliwości udzielenia zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo,
• zwiększenia kwoty decydującej o minimalnym terminie składania ofert dla robót budowlanych,
• zwiększenia limitu finansowego umożliwiającego dokonywanie zmian postanowień umowy (w określonych przypadkach).

b) analiza planowanych zamówień w zakresie ustalenia konieczności stosowania zasady konkurencyjności.

Wskazane zmiany Wytycznych wymagają konieczności weryfikacji dotychczas stosowanych wewnętrznych procedur zakupowych bądź wdrożenia zmian wynikających z lepszego zrozumienia Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

Jeśli identyfikujecie Państwo potrzebę lepszego zrozumienia wprowadzonych zmian zapraszamy do kontaktu. Eksperci należący do zespołu Global Investment and Innovation Incentives (Gi3) Deloitte wspierają beneficjentów w rozliczeniu projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich.