Jak wynika z najnowszego projektu ustawy przedstawionego przez Ministerstwo Finansów od 1 lipca 2026 r. jednostki samorządu terytorialnego, ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe jednostki organizacyjne zostaną zobligowane do udostępniania danych w Centralnym Rejestrze Umów (dalej: Rejestr Umów). Wcześniej, od 1 stycznia 2026 r. obowiązek ten obejmie administrację rządową wraz z jednostkami podległymi i nadzorowanymi.

Pomimo kilkukrotnej zmiany terminu wejścia w życie przepisów dotyczących Rejestru Umów, Ministerstwo Finansów nie rezygnuje z pomysłu. Jak czytamy na stronie Rządowego Centrum Legislacji, aktualnie procedowany jest zmodyfikowany projekt przepisów w tym zakresie, objęty ustawą z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2054, z późn. zm.). Planowane jest, że projekt zostanie przyjęty przez Radę Ministrów w drugim kwartale tego roku.

Celem wprowadzenia Rejestru Umów jest zapewnienie obywatelom dostępu do informacji o umowach zawieranych przez wszystkie jednostki sektora finansów publicznych m.in. samorządy, urzędy, szkoły, uczelnie, samorządowe instytucje kultury. Wywiązanie się z tego obowiązku przez JST będzie wiązało się z licznymi wyzwaniami natury administracyjnej i prawnej.

Najważniejsze procedowane modyfikacje w zakresie Rejestru Umów dotyczą:

• zmiany progu wartości umów, do których odnosił się będzie obowiązek udostępniania informacji w Rejestrze Umów - do wartości umowy większej lub równej 10 000 zł netto, zawartej w formie pisemnej, elektronicznej, szczególnej lub dokumentowej. Wartość ta została podwyższona względem wcześniejszego progu (500 zł), przy czym proponuje się jednocześnie wprowadzanie możliwości publikowania w rejestrze informacji o umowach o wartości od 1 grosza;
• rezygnacji z przepisów o odpowiedzialności karnej kierowników jednostek sektora finansów publicznych dotyczących nierealizowania lub nieprawidłowego realizowania wprowadzanego obowiązku.
  
  

Ponadto:

• rozszerzony zostanie zakres danych, jakie mają być ujawnione w Rejestrze Umów;
• zmianie ulegnie katalog włączeń przedmiotowych oraz termin realizacji obowiązku udostępniania informacji o umowach z 14 na 30 dni od zawarcia umowy;
• doprecyzowany zostanie zakres odpowiedzialności administratorów danych wprowadzanych do systemu teleinformatycznego;
• przewiduje się zwolnienie jednostek sektora finansów publicznych z obowiązku udostępniania informacji w odpowiedzi na kierowane do nich wnioski w trybie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej w zakresie informacji o umowach udostępnionych już w Rejestrze Umów.

W ramach projektu ustawy doprecyzowano także, że rejestr umów prowadzi się w formie elektronicznej i publikuje się go na stronie podmiotowej BIP danej jednostki sektora finansów publicznych.

Zgodnie z projektem odpowiedzialnym za realizację obowiązków wynikających z jej wprowadzenia jest kierownik jednostki sektora finansów publicznych, który obowiązany będzie udostępniać i aktualizować informacje o umowach zawartych przez tę jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz w Rejestrze Umów. W sytuacji, w której umowę zawierać będą dwa podmioty objęte obowiązkiem rejestrowania umów, dane w Rejestrze Umów udostępniają kierownicy tych jednostek, na rzecz których zawarto umowę w zakresie, w jakim informacje o umowie odnoszą się do poszczególnych jednostek, których są kierownikami.

Rejestr Umów wyzwaniem dla samorządów?

Rejestr Umów będzie stanowić niezwykle ważne narzędzie dla JST, jednak jego prawidłowe wprowadzenie i efektywne wykorzystanie oznaczać będzie także wiele wyzwań związanych m.in. z:

• organizacją i zarządzaniem danymi zawartymi w Rejestrze Umów - JST muszą zapewnić, że wszystkie umowy są wprowadzane do rejestru w sposób dokładny i terminowy;
• brakiem odpowiednich zasobów i kompetencji – wiele JST, zwłaszcza mniejszych, może napotkać trudności w zapewnieniu odpowiednich zasobów ludzkich i technicznych do skutecznego śledzenia i zarządzania zapisami w Rejestrze Umów. Wymaga to nie tylko posiadania wyspecjalizowanego personelu, ale także odpowiednich narzędzi informatycznych do przetwarzania i analizy danych. Pracownicy, którzy do tej pory nie mieli doświadczenia w pracy z rejestrem, mogą mieć trudności w adaptacji do nowych wymagań. Konieczność przeszkolenia personelu i zmiany wewnętrznych procedur administracyjnych stanowi dodatkowe wyzwanie;
• złożonością umów i ich monitorowaniem także pod kątem dokonywanych zmian - w JST często zawierane są umowy o różnych wartościach i przedmiotach, które mogą obejmować wiele stron i różnych wykonawców. Skuteczne monitorowanie takich umów i weryfikacja ich zgodności z Rejestrem Umów wymaga dużej dokładności i szczegółowej analizy, co bywa czasochłonne i trudne do wykonania bez odpowiednich narzędzi i wsparcia.
• przestrzeganiem zasad przejrzystości - choć Rejestr Umów promuje przejrzystość, to w praktyce egzekwowanie pełnej jawności i otwartości w zawieraniu umów może spotkać się z oporem ze strony niektórych instytucji czy podmiotów, które zawierają umowy z samorządami. Zapewnienie pełnej zgodności z zasadą jawności wymaga ciągłego monitorowania i podejmowania działań w razie wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości;
• koniecznością zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi - Rejestr Umów stanowi narzędzie, które wymaga dostosowania się do zmieniających się przepisów prawnych. Samorządy będą musiały na bieżąco śledzić zmiany w prawie dotyczącym rejestracji umów oraz wprowadzać odpowiednie procedury wewnętrzne. Może to stanowić wyzwanie, szczególnie w przypadku częstych zmian legislacyjnych.

Podsumowanie

Pomimo trwających od dłuższego czasu prac legislacyjnych w zakresie regulacji prawnych dotyczących Rejestru Umów nadal istnieją obszary, które wymagają doprecyzowania w celu zapewnienia podmiotom realizującym zadania publiczne klarowności w odniesieniu do zakresu i sposobu wykonywania nowych obowiązków. Co więcej, z pewnością wiele wyzwań prawnych związanych ze stosowaniem przepisów dotyczących Rejestru Umów ujawni się dopiero w praktyce. Z tych powodów kluczowe jest odpowiednie przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do realizacji nowych obowiązków, które będą na nich spoczywać. Wymaga to nie tylko dobrej organizacji i właściwych procedur wewnętrznych, ale także przemyślanego podejścia do zarządzania danymi oraz ciągłego monitorowania procesu legislacyjnego, aby być na bieżąco z wszelkimi modyfikacjami przepisów dotyczących Rejestru Umów, które mogą wpłynąć na zakres obowiązków związanych z Rejestrem Umów.