VAT w erze cyfrowej - nowe unijne regulacje oficjalnie weszły w życie!

Pakiet ViDA wprowadza szeroko zakrojone i znaczące zmiany w zakresie VAT, które będą wdrażane stopniowo już od 2025 r., przy czym kluczowe zmiany w ramach trzech głównych filarów będą wprowadzane w okresie od 2027 do 2035 roku.

Nadchodzące kluczowe zmiany – harmonogram
 

Od dnia wejścia w życie nowych przepisów tj. 14 kwietnia 2025 r.:
 

• Krajowe systemy e-fakturowanie bez zgody KE - Państwa członkowskie mają teraz możliwość wprowadzania w danym kraju obowiązkowego e-fakturowania dla transakcji między przedsiębiorstwami (B2B) oraz transakcji między przedsiębiorstwami a konsumentami (B2C) bez konieczności uzyskiwania dodatkowej zgody Komisji Europejskiej.

Od 1 stycznia 2027 r.:
 

• Rozszerzenie systemu OSS – zapewniona ma być możliwość raportowania transakcji na rzecz osób prywatnych (B2C) w zakresie dostawy energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej i gazu przewodowego poprzez system One Stop Shop (OSS).

Od 1 lipca 2028 r.:
 

• Rozszerzenie obowiązków platform cyfrowych - platformy cyfrowe będą odpowiedzialne za rozliczanie VAT w odniesieniu do ułatwiania przez platformę świadczenia usług krótkoterminowego wynajmu lokali mieszkalnych oraz transportu pasażerskiego, jeżeli dostawca sam nie odprowadza VAT.
• Zmiany dotyczące ustalania miejsca opodatkowania świadczenia usługi ułatwiania na rzecz osób niebędących podatnikami poprzez platformy – nowe przepisy przewidują, że będzie to miejsce, w którym dokonywana będzie podstawowa transakcja.
• Zmniejszenie konieczności wielokrotnej rejestracji VAT w różnych krajach UE dla przedsiębiorstw - w myśl nowej koncepcji tzw. SVR (Single VAT Registration), czyli pojedynczej rejestracji VAT, poprzez:
  • Obowiązkowy reverse charge - gdy nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla celów VAT w państwie członkowskim, w którym podatek VAT powinien zostać rozliczony, a dostawca lub usługodawca nie posiada tam siedziby ani nie jest zarejestrowany do celów VAT.
  • Dalsze rozszerzenie OSS, które ma dodatkowo obejmować:
    • przemieszczanie towarów własnych (w związku z nowymi przepisami nastąpi wycofanie możliwości stosowania procedury call-off stock; po upływie 30 czerwca 2028 r. nie będzie możliwe rozpoczęcie tej procedury, a z dniem 30 czerwca 2029 r. całkowicie przestaną obowiązywać);
    • lokalne dostawy towarów B2C (między przedsiębiorcami a konsumentami) dokonywane przez podatników, którzy nie mają siedziby w państwie członkowskim konsumpcji.

Od 1 lipca 2030 r.:
 

• Obowiązkowe raportowanie transakcji wewnątrzwspólnotowych w czasie niemal rzeczywistym - transakcje transgraniczne w ramach UE będą musiały być raportowane nie później niż 5 dni po dniu wystawienia faktury, a faktury powinny być wystawiane w ciągu 10 dni od wystąpienia zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego (w praktyce od dokonania dostawy).
• Stosowanie ujednoliconego standardu e-fakturowania (opartego na strukturze unijnej EN16931).

Od 1 stycznia 2035 r.:
 

• Pełna harmonizacja systemów e-fakturowania - wszystkie państwa członkowskie mają do tego czasu dostosować krajowe systemy do formatu UE.

Wyjaśnienia i przepisy krajowe - Co będzie dalej?
 

Noty wyjaśniające Komisji Europejskiej
 

Komisja Europejska ma opublikować noty wyjaśniające do nowych przepisów ViDA, które mają dostarczyć podatnikom wskazówek dotyczących stosowania nowych zasad wynikających z regulacji UE.

Przepisy Krajowe
 

W związku z wejściem w życie nowych przepisów, państwa członkowskie UE mają teraz podstawy do rozpoczęcia planowania procesów legislacyjnych, które pozwolą na wprowadzenie krajowych regulacji implementujących pakiet ViDA. W obszarze e-fakturowania polskie Ministerstwo Finansów kontynuuje działania związane z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Odbiega on w pewnych aspektach od założeń ViDA, opierając się na wymianie faktur przez scentralizowaną platformę rządową i na krajowej schemie e-faktury, która na tym etapie nie odpowiada standardowi europejskiemu (EN16931).

W ostatni piątek (11 kwietnia 2025 r.) został opublikowany projekt zmian do ustawy o VAT w zakresie obowiązkowego KSeF. Zgodnie z planami MF, obowiązkowy KSeF ma niezmiennie wejść w życie 1 lutego / 1 kwietnia 2026 r. (w zależności od obrotu w 2025 r. u danego podatnika). Do lipca mają zakończyć się prace legislacyjne i ma zostać opublikowana docelowa struktura logiczna e-faktury FA(3). Jak dotąd MF nie wskazało, jak KSeF mógłby być dostosowany do wymogów ViDA w kolejnych latach.

Uwzględniając różnorodność systemów prawnych i administracyjnych w UE, kluczowe jest obserwowanie, jak poszczególne kraje będą podchodzić do implementacji pakietu ViDA oraz jakie specyficzne rozwiązania będą wprowadzać, aby zapewnić zgodność z ogólnymi wytycznymi i celami pakietu. Monitorowanie tych procesów jest niezbędne dla zrozumienia pełnego zakresu i skutków zmian legislacyjnych oraz dla analizy wpływu tych zmian na relacje biznesowe w ramach Unii Europejskiej.

Wprowadzenie pakietu ViDA to wyzwanie dla wielu podatników przede wszystkim związane z dostosowaniem się do nowych wymogów prawnych oraz technicznych. Podatnicy będą musieli zmierzyć się z licznymi zmianami w zakresie swoich systemów oraz procedur. Dostosowanie się do nowych regulacji będzie wymagało wdrożenia szeregu modyfikacji i aktualizacji, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami czy koniecznością przeprowadzenia szkoleń dla pracowników. Niemniej ujednolicenie regulacji na poziomie unijnym i wprowadzenie zmian technologicznych ma pozwolić na modernizację, uproszczenie i ujednolicenie procesów związanych z rozliczaniem VAT.

Zachęcamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak nowe regulacje VAT mogą wpłynąć na Państwa działalność