Elektromobilność i służbowe samochody elektryczne

W przeciwieństwie do aut spalinowych elektryk może być zasilany w energię potrzebną do jego użytkowania w domu pracownika. W praktyce jednak to wygodne rozwiązanie niesie za sobą także pewne wyzwania, dotyczące np. ustalenia systemu rozliczania wydatków za energię elektryczną czy przystosowania infrastruktury domowej do ładowania auta elektrycznego.

• Jakie jest aktualne podejście organów podatkowych do opodatkowania podatkiem PIT świadczeń związanych z pojazdami elektrycznymi udostępnianymi pracownikom?
• Jakie są praktyczne kwestie, które warto wziąć pod uwagę?

PIT od świadczeń związanych z wykorzystywaniem samochodów służbowych w celach prywatnych

Pracodawcy często w swoich politykach dotyczących floty samochodów służbowych dopuszczają korzystanie przez pracowników ze służbowego auta także w celach prywatnych.  Takie wykorzystywanie pojazdu służbowego stanowi przychód pracownika. Zgodnie zaś z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wartość nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego w celach prywatnych wynosi 250 zł miesięcznie dla samochodów o mocy silnika do 60 kW oraz dla samochodów elektrycznych. W przypadku innych pojazdów kwota ta wynosi 400 zł.

W interpretacji ogólnej z dnia 11 września 2020 r. sygn. DD3.8201.1.2020. Minister Finansów wyjaśnił, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie koszty jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy.

Interpretacja ta została jednak wydana przed nowelizacją ustawy o PIT wprowadzającą określenie ryczałtowej kwoty przychodu z tytułu prywatnego używania służbowych samochodów elektrycznych, dlatego też nie wskazywała specyficznie, jakie świadczenia związane z eksploatacją samochodów elektrycznych mieszczą się w ryczałtowej kwocie przychodu. To spowodowało, że pracodawcy zaczęli występować z wnioskami o wydanie interpretacji indywidualnych.

Rozliczenie kosztów ładowania pojazdu między pracodawcą a pracownikiem

Wątpliwości budzić jednak może sama kwestia rozliczenia kosztów ładowania służbowego elektryka w sytuacji, kiedy pracownik ładuje służbowe auto w swoim domu. Koszt energii elektrycznej, jaki z tego tytułu ponosi pracownik, powinien zostać mu w całości zwrócony przez pracodawcę, a organy skarbowe nie kwalifikują takiego świadczenia jako dodatkowego przychodu pracownika, o ile przyznany zwrot rzeczywiście odzwierciedla poniesione przez pracownika wydatki. 

Jednak precyzyjne (i jednocześnie efektywne pod względem obciążeń administracyjnych) ustalenie wartości tego zwrotu jest trudne w praktyce. Pracodawcy starają się opracować rożne systemy rozliczeń z pracownikami np.:

• zwrot kosztów ładowania na podstawie danych z urządzeń umożliwiających pomiar i odczyt zużytej energii,
• ryczałt na pokrycie kosztów ładowania samochodu służbowego,
• czy inne rozwiązania pośrednie.

Ze względu na brak specyficznych przepisów oraz jednolitej linii interpretacyjnej w tym zakresie, ustalając system rozliczeń warto wystąpić z własnym wnioskiem o interpretację podatkową. Taka interpretacja podatkowa pozwoli zminimalizować ryzyko podczas ewentualnej kontroli podatkowej, gdyby organ uznał, że wydatki zwracane pracownikowi są zbyt wysokie, przez co część z nich stanowić powinna przychód pracownika. Ponadto, taka interpretacja może też być przydatna w razie ewentualnych sporów z pracownikami, którzy mogliby twierdzić, że zwracane im środki są w zbyt małej wysokości.

Montaż stacji ładujących w miejscu zamieszkania pracownika

Coraz częściej pracodawcy decydują się także na montaż w domach pracowników stacji przystosowanych do ładowania pojazdów elektrycznych, co wiąże się z szeregiem dodatkowych kosztów: wydatek na zakup urządzenia bądź jego wynajmu od podmiotu trzeciego, koszt audytu energetycznego nieruchomości pracownika czy montażu/demontażu samego urządzenia. Uznanie kosztów udostępnienia stacji ładowania za nieodpłatne świadczenie dla pracownika przełożyłoby się na wyższą kwotę podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne.

Praktyka organów skarbowych w tym obszarze jest niestety niejednolita. Organy skarbowe powołują się w tego typu sprawach na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. K 7/13, który wskazuje na trzy warunki, aby dane świadczenie mogło zostać uznane za przychód pracownika:

1. Świadczenie musi zostać spełnione za zgodą pracownika oraz,
2. Świadczenie musi być spełnione w jego interesie oraz przynosić mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku oraz,
3. Korzyść ta musi być wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.

Drugi warunek z wyroku TK jest jednak różnie interpretowany pod kątem montażu stacji ładowania. Niekiedy Dyrektor KIS uznaje, że sfinansowanie/bądź zwrot pracownikowi przez pracodawcę kosztów montażu stacji ładowania pojazdu elektrycznego jest świadczeniem spełnionym w interesie pracownika (bo stanowi ono realne przysporzenie majątkowe, które doprowadzi do zaoszczędzenia wydatków, które pracownik musiałby sam ponieść - interpretacja z dnia 31 marca 2023 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.106.2023.2.JK3).

Odmienne podejście Dyrektor KIS przedstawił w interpretacji z dnia 16 maja 2025 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.217.2025.3.JM. uznając, że zamontowanie w miejscu zamieszkania urządzeń ładujących nie jest dokonywane w interesie pracownika, gdyż to pracodawca ma interes we wprowadzeniu floty pojazdów nisko i zero emisyjnych z uwagi na obowiązki związane z ograniczaniem negatywnego wpływu na środowisko oraz ograniczenie kosztów wynikających z ładowania pojazdów w ogólnodostępnych stacjach ładowania.

Polityki flotowe i wzory umów o udostępnienie samochodu

Warto zwrócić uwagę na konieczność dostosowania wewnątrzfirmowej dokumentacji do nowego typu pojazdów. 

Ze względu na znaczne odmienności w eksploatowaniu samochodów elektrycznych w stosunku do pojazdów spalinowych dotychczasowe polityki flotowe oraz umowy o udostępnienie pojazdu pracownikowi powinny zostać zweryfikowane, tak aby zawierać postanowienia o rozliczaniu kosztów ładowania, a także uwzględniać wszelkie inne świadczenia zapewniane pracownikom z tego tytułu.

Co może i powinien zrobić w praktyce pracodawca posiadający auta elektryczne?

Zróżnicowane podejście organów skarbowych stanowi wyzwanie dla pracodawców chcących użytkować w swojej flocie samochody elektryczne, zwłaszcza jeśli te miałby być wykorzystywane również do celów prywatnych i ładowane w domach pracowników. Dlatego warto w tym zakresie wystąpić o uzyskanie własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Dodatkowo, przy coraz szerszym wprowadzaniu pojazdów elektrycznych, odpowiednie dostosowanie polityk flotowych, regulaminów korzystania z samochodów służbowych oraz wzorów umów o udostępnienie samochodów służbowych pod względem także podatkowym to kluczowe aspekty dla firm dążących do wprowadzenia proekologicznych rozwiązań.

W przypadku pytań dotyczących regulacji oraz kwestii podatkowych związanych z samochodami elektrycznymi, zachęcamy do kontaktu z nami.