Przewodnik po międzynarodowym prawie pracy

Witamy w Przewodniku po międzynarodowym prawie pracy

Niniejszy przewodnik przedstawia przepisy dotyczące zatrudniania i zwalniania pracowników w 64 krajach. Zawiera uniwersalny przegląd krajowych przepisów prawa pracy. Przewodnik nie obejmuje regulacji regionalnych, stanowych ani prowincjonalnych, z wyjątkiem Kanady, gdzie analiza dotyczy wyłącznie Ontario.

Użyj trzech kropek po prawej stronie, aby poruszać się po stronie głównej.

Kraje objęte programem

Każdy z 64 krajów objętych badaniem jest opisany na osobnej stronie, na której podsumowano szczegóły związane z onboardingiem przy zatrudnianiu pracowników (np. dotyczące rodzajów umów o pracę, czy istnieje potrzeba ustanowienia osoby prawnej przy zatrudnianiu kogoś itp.), a także zasady zwalniania pracowników (np. czy pracodawca musi złożyć wypowiedzenie lub wypłacić odprawę, progi zwolnień grupowych itp.)

Od 2023 roku wprowadzone zostały dwa nowe rozdziały związane z pracą zdalną i równością wynagrodzeń.

Zatrudnianie pracowników (onboarding)

Przy zatrudnianiu pracowników na nowym terytorium, zwłaszcza gdy dotyczy to pierwszego zatrudnienia, należy zapoznać się z informacjami na temat prawa pracy w danym kraju. Z analizy wynika, że niezależnie od lokalizacji i niezależnie od specyfiki, różnic regionalnych lub krajowych, przy zatrudnianiu pracowników należy wziąć pod uwagę podobne kwestie lub zmierzyć się z podobnymi pytaniami.

Czy przy zatrudnianiu kogoś wymagane jest założenie osobowości prawnej?

Chociaż w większości krajów pracodawcy są zobowiązani do zarejestrowania się w danym kraju dla celów podatkowych przy zatrudnianiu pracowników, nie zawsze jest to wymagane do założenia osoby prawnej. Jest sporo krajów, w których nie ma konieczności rejestracji firmy w celu zatrudniania pracowników, ale należy otworzyć nowy oddział.

Czy wymagane jest posiadanie pisemnej umowy o pracę?

W większości krajów posiadanie pisemnej umowy o pracę jest obowiązkowe, zwłaszcza w przypadku specyficznych rodzajów umów, takich jak umowy na czas określony. Są jednak kraje, które formalnie nie wymagają pisemnej umowy o pracę, lecz pracodawca ma obowiązek dostarczyć pisemne oświadczenie zawierające najważniejsze informacje o zatrudnieniu (m.in. wynagrodzenie, godziny pracy, terminy wypłat, czy uprawnienia urlopowe).

Czy umowa o pracę musi być sporządzona w języku urzędowym?

W około połowi krajów nie istnieje wymóg sporządzania umowy o pracę w języku urzędowym, pod warunkiem, że obie strony rozumieją jej treść. W takich przypadkach umowa może być napisana w dowolnym, zrozumiałym dla stron języku.

W pozostałych krajach wymaga się jednak, aby umowa była sporządzona w jednym z języków narodowych. Strony mogą dostarczyć tłumaczenie na inny język, ale w przypadku rozbieżności, wersja w języku urzędowym zawsze będzie miała pierwszeństwo. Brak umowy w języku urzędowym może skutkować tym, że umowa nie będzie uznana jako dowód w sądzie lub nie będzie miała mocy prawnej, dopóki nie zostanie przetłumaczona.

Jakie są zasady dotyczące okresów próbnych?

Okres próbny to czas na początku zatrudnienia, podczas którego pracownik jest oceniany pod kątem ewentualnego przekształcenia umowy na czas nieokreślony

W tym okresie pracodawcy zazwyczaj łatwiej jest zwolnić pracownika, ponieważ okres wypowiedzenia jest krótszy, a zwolnienie często nie wymaga uzasadnienia.

W większości krajów prawo pozwala na wprowadzenie okresów próbnych do umowy o pracę. Wyjątkiem są Belgia i Chile, gdzie prawo nie dopuszcza okresów próbnych. Z kolei w Tajlandii prawo pracy nie odnosi się bezpośrednio do okresów próbnych, jednak w praktyce pracodawca i pracownik mogą się na nie umówić.

Długość okresu próbnego często zależy od stanowiska. Im wyższa pozycja, tym dłuższy może być okres próbny. Na przykład we Francji maksymalny okres próbny wynosi dwa miesiące dla pracowników biurowych, a cztery miesiące dla kadry kierowniczej.

Czy można przeprowadzić kontrolę przed zatrudnieniem?

W 22 krajach obowiązkowe jest przeprowadzenie badań lekarskich przed zatrudnieniem, niezależnie od stanowiska. W większości państw badania są wymagane tylko dla określonych zawodów lub w ogóle nie są konieczne.

Weryfikacja referencji i wykształcenia jest zazwyczaj dopuszczalna za zgodą osoby zainteresowanej, z poszanowaniem przepisów dotyczących ochrony danych i prywatności. Sprawdzenie przeszłości kryminalnej również wymaga zgody kandydata lub dotyczy tylko konkretnych stanowisk, które tego wymagają. Niemniej, w 14 krajach takie sprawdzenie jest możliwe niezależnie od stanowiska.

Czy zasady są inne dla kadry kierowniczej?

W około 60% krajów kadra kierownicza jest traktowana jako pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, podlegający prawu pracy. Jednak w wielu z tych państw nie przysługuje im pełna ochrona, np. często nie obowiązują ich przepisy dotyczące czasu pracy.

W około 30% krajów kadra kierownicza może pracować na umowie o pracę lub na własny rachunek. W tym drugim przypadku ich prawa są regulowane przepisami prawa handlowego, a nie pracy, a warunki ustalane są w umowie z firmą. W 10% krajów kadra kierownicza pracuje wyłącznie na zasadach samozatrudnienia.

Czy istnieją przepisy dotyczące pracy zdalnej?

Ponad połowa krajów wprowadziła przepisy dotyczące pracy zdalnej. Niektóre z tych regulacji istniały już wcześniej, ale pandemia przyspieszyła ich rozwój. W krajach takich jak Singapur czy Tajwan obowiązują tylko ogólne wytyczne, natomiast w innych, np. na Cyprze i w Polsce, wciąż trwają prace legislacyjne.

W przypadku pracy zdalnej zazwyczaj konieczne jest zawarcie aneksu do umowy o pracę, aby doprecyzować pewne prawa i obowiązki. W kilku krajach, jak Albania, Belgia czy Słowacja, rozróżnia się różne formy pracy zdalnej, np. praca z domu i telepraca, które są regulowane odrębnymi przepisami.

W większości krajów, gdzie obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej, nie jest wymagane zatwierdzenie umowy przez przedstawicieli pracowników (np. Australia, Brazylia, Grecja, Ukraina). W niektórych państwach obowiązek konsultacji zależy od formy wdrożenia pracy zdalnej. Przykładowo, w Bułgarii, gdy zasady pracy zdalnej są określone w regulaminie wewnętrznym, wymagana jest konsultacja z pracownikami, a we Francji konieczna jest konsultacja przy wprowadzaniu telepracy na podstawie karty.

W krajach, gdzie obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej, pracodawcy są często zobowiązani do pokrycia części dodatkowych wydatków pracownika. Może to być realizowane w formie ryczałtu lub zwrotu faktycznych kosztów, jak np. 1 EUR dziennie (w Czechach) lub około 170 EUR miesięcznie (w Belgii).

Aby uzyskać więcej informacji na temat pracy zdalnej, odwiedź naszą Ankietę dotyczącą pracy zdalnej pod tym linkiem.

Czy wprowadzono nowe przepisy dotyczące równości wynagrodzeń?

Większość krajów posiada ogólne przepisy antydyskryminacyjne, które gwarantują prawo do równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, bez dyskryminacji ze względu na m.in. płeć.

Niektóre kraje wprowadziły jednak bardziej szczegółowe regulacje dotyczące równości wynagrodzeń. Na przykład w Stanach Zjednoczonych, w stanie Kalifornia czy Waszyngton, pracodawcy muszą podać widełki płacowe kandydatom po rozmowie kwalifikacyjnej lub w ofercie pracy. Dodatkowo, widełki te muszą być zamieszczane w ogłoszeniach o pracę. W innych stanach firmy zobowiązane są do raportowania danych dotyczących wynagrodzeń i uzyskiwania certyfikatu zgodności z przepisami dotyczącymi równości płac. W Szwecji pracodawcy zatrudniający ponad 25 pracowników muszą corocznie przeprowadzać analizę wynagrodzeń, aby identyfikować różnice płacowe związane z płcią.

W niektórych krajach, jak np. w Bośni i Hercegowinie, Chile czy Wenezuela mimo obowiązujących przepisów, brak jest sankcji za ich nieprzestrzeganie. Tam, gdzie przewidziano sankcje, mogą one przybrać formę grzywny lub utraty reputacji, gdy władze publicznie poinformują o naruszeniach zasad równości wynagrodzeń.

30 marca 2023 r. Parlament Europejski przyjął wniosek Komisji Europejskiej w sprawie przejrzystości wynagrodzeń. Pracodawcy będą musieli informować o poziomie wynagrodzenia w ogłoszeniu o pracę lub przed rozmową kwalifikacyjną. Pracownicy będą mieć prawo uzyskać informacje o swoim wynagrodzeniu oraz średniej płacy, z podziałem na płeć, w ramach kategorii pracowników wykonujących podobną pracę. W większych firmach wprowadzono obowiązek raportowania. Państwa członkowskie mają trzy lata na wdrożenie dyrektywy dokrajowego prawa.

Zwalnianie pracowników (offboarding)

Ze względu na różnorodność przepisów w poszczególnych krajach, trudno jest wyciągnąć jednoznaczne wnioski. W wielu państwach obowiązują podobne zasady, choć interpretacje różnią się w zależności od lokalnych uwarunkowań.

Na przykład w Brazylii, Kolumbii i Ekwadorze zwolnienie pracownika z podaniem przyczyny jest dozwolone, jeśli spełnia wymogi prawne. Jednak w Ekwadorze pracownik nie ma prawa do odszkodowania, o ile pracodawca przeprowadzi rygorystyczną procedurę, zatwierdzoną przez rząd. W Kolumbii przysługuje odprawa, a w Brazylii zarówno odszkodowanie za wypowiedzenie, jak i odprawa. Mimo tych samych zasad, interpretacje prawne mogą być różne.

W 75% krajów pracownicy mają prawo do okresu wypowiedzenia. W większości z nich można zastąpić go wypłatą odszkodowania lub tzw. "urlopem ogrodowym", podczas którego pracownik nie pracuje, ale nadal otrzymuje wynagrodzenie do końca okresu wypowiedzenia. W mniejszości krajów pracownik musi faktycznie przepracować okres wypowiedzenia lub wyrazić zgodę na zastąpienie go odszkodowaniem. Długość okresu wypowiedzenia zazwyczaj zależy od stażu pracy.

Zwolnienia indywidualne i grupowe

W większości krajów poszczególne przepisy wchodzą w życie, gdy w krótkim czasie zwolniona zostaje większa liczba pracowników. W około 70% państw po przekroczeniu określonych progów należy postępować zgodnie z procedurą, np. informować pracowników lub uzyskać zgodę odpowiednich organów. W takich przypadkach często negocjowany jest plan socjalny.

Więcej informacji na temat progów zwolnień grupowych można znaleźć na stronach poświęconych poszczególnym krajom.

Jakie są różne systemy zwolnień indywidualnych?

Przepisy dotyczące indywidualnych zwolnień różnią się w zależności od kraju. Można wyróżnić kilka modeli prawnych, które regulują te kwestie, co przedstawia poniższy wykres kołowy.

• Okres wypowiedzenia lub odszkodowanie zamiast wypowiedzenia (7 krajów):
  W tych krajach umowa o pracę może zostać rozwiązana jedynie po odbyciu okresu wypowiedzenia lub poprzez wypłatę odszkodowania zamiast wypowiedzenia.
• Odszkodowanie z tytułu odprawy (10 krajów):
  W tych krajach zwolnienie może nastąpić tylko po wypłaceniu odprawy, bez obowiązku odbycia okresu wypowiedzenia, albo z krótkim, kilkudniowym okresem wypowiedzenia.
• Okres wypowiedzenia lub odszkodowanie oraz odprawa (42 kraje):
  W większości krajów pracownikowi przysługuje zarówno okres wypowiedzenia, jak i odprawa. Okres wypowiedzenia jest zazwyczaj krótki, zwykle nie przekracza kilku miesięcy. W niektórych krajach istnieją limity na łączną kwotę odszkodowania, które pracownik może otrzymać zamiast okresu wypowiedzenia lub odprawy, niezależnie od wysokości wynagrodzenia. W tej grupie znajduje się także około 15% krajów, w których odprawa nie jest obowiązkowa, ale zazwyczaj uzgadniana z pracownikiem. W kilku przypadkach odprawa nie jest jednorazową kwotą wypłacaną po zwolnieniu, lecz sumą regularnych wpłat pracodawcy na specjalny fundusz lub konto pracownika przez cały okres zatrudnienia.
• Inne systemy (4 kraje):
  Istnieją także kraje, które stosują inne podejścia. Na przykład w USA funkcjonuje zasada „employment at will”, która pozwala pracodawcy rozwiązać umowę w dowolnym momencie bez podania przyczyny (chociaż zwyczajowo stosuje się dwutygodniowy okres wypowiedzenia). Z kolei w Ekwadorze wprowadzono procedurę „visto bueno”, wymagającą uprzedniej zgody inspektora pracy, po której pracodawca musi dodatkowo zapłacić równowartość miesięcznego wynagrodzenia.

W poniższej interaktywnej tabeli można sprawdzić, które kraje wymagają wypłaty odszkodowania zamiast wypowiedzenia lub odprawy oraz jakie obowiązują dodatkowe odszkodowania związane ze zwolnieniem. Tabela nie obejmuje wynagrodzenia za pracę ani dodatkowych świadczeń, takich jak usługi outplacementowe.

Jaki jest dochód referencyjny do obliczania odszkodowań i składek na ubezpieczenie społeczne?

Do celów oszacowania kosztów rozwiązania stosunku pracy nie wystarczy jedynie wiedzieć, jakie świadczenia wyrównawcze są należne, ale dochody referencyjne, na podstawie których te świadczenia wyrównawcze mają być obliczane, muszą być jasne. Z analizy danych zagregowanych wynika, że w większości przypadków, w których należne jest odszkodowanie z tytułu odprawy lub świadczenia wyrównawczego z tytułu rozwiązania stosunku pracy, dotyczy to odszkodowań, które należy obliczać na podstawie sumy rocznego wynagrodzenia zasadniczego, rocznego wynagrodzenia zmiennego i rocznych świadczeń.

W niektórych krajach (np. w Chorwacji i Niemczech) odszkodowanie zamiast zawiadomienia nie wchodzi w grę, ponieważ zawiadomienie musi zostać wykonane. W przypadku tych krajów jako podstawę obliczenia odszkodowania z tytułu wypowiedzenia uwzględniliśmy sumę rocznego wynagrodzenia podstawowego, rocznego wynagrodzenia zmiennego i rocznych świadczeń.

Tylko w 14 z 53 krajów, które przewidują odprawę, oprócz odszkodowania należne są również opłaty na ubezpieczenie społeczne. W ośmiu z tych krajów opłaty są jednak ograniczone.

W poniższej interaktywnej tabeli można znaleźć podstawy obliczania odszkodowania z tytułu wypowiedzenia, odszkodowania z tytułu odprawy i innych odszkodowań prawnych dla każdego analizowanego kraju. Pokazuje również, czy od takich płatności należne są składki na ubezpieczenie społeczne i czy takie opłaty są ograniczone.

Czy wypowiedzenie może zostać cofnięte?

W przypadku indywidualnych zwolnień z pracy przepisy różnią się w zależności od kraju. W niektórych państwach istnieją specjalne wymogi proceduralne, które nakazują wcześniejsze lub późniejsze zatwierdzenie wypowiedzenia umowy o pracę. W krajach, gdzie wymagana jest uprzednia zgoda sądu lub odpowiedniego organu, zwolnienie staje się skuteczne dopiero po jej uzyskaniu. Przykładowo, w Wenezueli, zgodnie z dekretem o ochronie pracowników, pracownik nie może być zwolniony bez uprzedniego uzasadnienia i zatwierdzenia tego przez Inspektora Pracy.

W większości krajów (około 77%) sądy lub władze nie muszą wyrażać zgody przed zwolnieniem, jednak mogą rozpatrzyć sprawę po fakcie, a nawet orzec, że pracodawca musi przywrócić pracownika do pracy (z wyrównaniem wynagrodzenia oraz ewentualnym odszkodowaniem). Dlatego w wielu krajach ważne jest, aby pracodawca i pracownik zawarli ugodę.

Są też kraje, w których sądy nie mają uprawnień do przywrócenia pracownika na stanowisko, a jedynie mogą zasądzić dodatkowe odszkodowanie, rekompensujące szkody wynikłe ze zwolnienia.

W poniższej interaktywnej tabeli możesz określić, czy w każdym kraju obowiązuje autoryzacja z góry, przywrócenie do pracy, czy tylko odszkodowanie.

Powyższa tabela dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na stałe. Nawet w krajach, gdzie sądy mogą jedynie przyznać odszkodowanie, często istnieją wyjątki dotyczące pewnych grup chronionych pracowników (np. przedstawicieli związków zawodowych), w przypadku których sądy mogą nakazać ich przywrócenie do pracy.

Więcej informacji na temat procedur zwalniania i formalności obowiązujących w poszczególnych krajach można znaleźć na odpowiednich stronach internetowych.

Czy zwalnianie kadry kierowniczej podlega szczególnym zasadom?

Jeśli kadra kierownicza jest uznawana za pracowników (zob. powyżej), zazwyczaj przysługuje jej taka sama ochrona i obowiązują te same zasady dotyczące zwolnień, jak w przypadku innych pracowników. Istnieją jednak wyjątki – na przykład w Szwecji przepisy dotyczące warunków zwolnienia nie dotyczą kadry kierowniczej, a w Niemczech rada zakładowa nie musi być konsultowana w procesie zwolnienia menedżera.

W niektórych krajach (np. na Węgrzech) strony mogą odstąpić od przepisów mających zastosowanie do pracowników etatowych, ale musi to być wyraźnie uzgodnione w umowie z kierownikiem; w przeciwnym razie zastosowanie będą miały standardowe zasady. W przypadku kadry kierowniczej samozatrudnionej, warunki rozwiązania umowy oraz ewentualne odszkodowania są zazwyczaj swobodnie negocjowane z firmą.

Porównanie kosztów zwolnień

W przewodniku przedstawiono trzy przykładowe sytuacje, które mają na celu porównanie kosztów zwolnień indywidualnych w różnych krajach. Przypadki te zostały wybrane, aby zilustrować różnice wynikające z takich czynników, jak: wiek (młodszy vs. starszy pracownik), poziom wynagrodzenia (niższe vs. wyższe), różnorodność składników wynagrodzenia (jakie elementy trzeba wziąć pod uwagę) oraz staż pracy (średni vs. długi). Te same dane dotyczące wynagrodzeń stosowane są we wszystkich krajach wyłącznie w celach ilustracyjnych, chociaż mogą nie odzwierciedlać realiów rynkowych w każdym państwie.

Porównanie dotyczy zwolnień indywidualnych, nie grupowych, a prognozy kosztów nie obejmują płatności, które pracodawca musi uiścić po rozwiązaniu umowy (np. zaległe premie, rozliczenia za niewykorzystany urlop). W każdym przypadku uwzględniono również wpływ obiektywnych powodów zwolnienia na koszt w porównaniu do scenariusza niesłusznego zwolnienia.

Ogólnie rzecz biorąc, różnica w kosztach dla pracodawców pomiędzy zwolnieniem z przyczyn indywidualnych a ekonomicznych jest niewielka. Tam, gdzie występuje różnica, szacowany koszt opiera się na zwolnieniu z powodów ekonomicznych.

Należy zauważyć, że wykresy nie zawsze pokazują pełne wyniki dla 64 krajów, ponieważ w niektórych z nich ocena kosztów dla określonych przypadków nie była możliwa – wynika to z ograniczeń legislacyjnych lub zróżnicowanych kosztów w zależności od decyzji sądów lub negocjacji z pracownikami.

Poniższe interaktywne wykresy przedstawiają szacunkowe koszty zwolnień w różnych krajach dla trzech przypadków, uszeregowane od najwyższego do najniższego. Dane pochodzą ze stycznia 2023 r. i nie uwzględniają zmian przepisów po tej dacie.

Prognoza kosztów

Dane wyraźnie wskazują, że systemy zwolnień różnią się w zależności od rodzaju należnych odszkodowań. W przypadku zwolnień z przyczyn obiektywnych, pracodawca w niemal 60% krajów jest zobowiązany do przestrzegania okresu wypowiedzenia oraz wypłacenia odprawy. W pozostałych państwach obowiązuje albo tylko odprawa, albo jedynie okres wypowiedzenia.

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku zwolnienia bez obiektywnych powodów. W większości krajów wiąże się ono z koniecznością wypłaty odprawy lub innego odszkodowania prawnego (np. za niesłuszne zwolnienie). Tylko w dwóch krajach wypłacane jest wyłącznie odszkodowanie w zamian za okres wypowiedzenia. W wielu krajach całkowity koszt, jaki ponosi pracodawca, zależy od licznych czynników, a czasem jest ustalany przez sąd. Z tego powodu prognozy kosztów często obejmują przedział, od najniższej do najwyższej możliwej kwoty. Na wykresach dla większości krajów pokazano maksymalne koszty, aby zobrazować najwyższe wydatki, jakie pracodawca może ponieść.

Różnica między zwolnieniem z uzasadnieniem a zwolnieniem bez powodu ilustruje maksymalny okres, w którym zazwyczaj można dojść do porozumienia z pracownikiem. W niektórych krajach dane odzwierciedlają podejście oparte na najlepszych praktykach oraz średnich kosztach, z jakimi pracodawca powinien się liczyć.

Centrum Prawa Pracy

Dla firm działających w wielu krajach, zarządzanie przepisami prawa pracy i dostosowywanie się do zmian legislacyjnych może być wyzwaniem. Centrum Prawa Pracy oferuje wsparcie w zakresie zarządzania przepisami prawa pracy na całym świecie.

Po więcej informacji na temat zwolnień i innych kwestii związanych z zatrudnieniem, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.