Zarządzanie oprogramowaniem SaaS jako element transformacji cyfrowej
Klucz do oszczędności i efektywności w nowoczesnym biznesie.
Ostatnie lata pokazują nam, że oprogramowanie jako usługa (SaaS – Software as a Service) zyskuje na popularności wśród przedsiębiorstw na całym świecie. Firmy decydujące się na wykorzystanie modelu SaaS motywują ten ruch głównie ograniczeniem wydatków, minimalizacją ryzyka licencyjnego, oszczędnością czasu oraz dostępnością i skalowalnością aplikacji. Czy te argumenty są słuszne i faktycznie korzyści te materializują się w przypadku organizacji kupujących oprogramowanie w modelu SaaS? Odpowiedź na to pytanie wymaga szczegółowego zrozumienia zarówno korzyści, jak i potencjalnych zagrożeń związanych z oprogramowaniem SaaS.
Ograniczenie wydatków związanych z oprogramowaniem i infrastrukturą
Główną zaletą modelu SaaS jest jego zdolność do znacznego zmniejszenia kosztów początkowych związanych z zakupem i utrzymaniem oprogramowania. Tradycyjne oprogramowanie często wymaga znacznych inwestycji w sprzęt, licencje, instalacje oraz regularne aktualizacje oraz utrzymanie wsparcia i infrastruktury. SaaS eliminuje potrzebę posiadania lokalnej infrastruktury serwerowej, co z kolei zmniejsza koszty operacyjne i koszty związane z personelem IT odpowiedzialnym za zarządzanie tym sprzętem. Wybierając rozwiązania SaaS, które są hostowane w chmurze pozwala nam na płacenie tylko za te zasoby, które są faktycznie używane. Jednakże, aby te oszczędności były realne, konieczne jest proaktywne zarządzanie licencjami SaaS oraz regularne monitorowanie wykorzystania tego typu oprogramowania w całej organizacji.
Uproszczenie zarządzania kosztami IT
Jednym z kluczowych wyzwań związanych z tradycyjnym oprogramowaniem jest skomplikowane zarządzanie kosztami IT. Model SaaS umożliwia firmom łatwiejsze zarządzanie kosztami poprzez model subskrypcyjny, który pozwala na bardziej przewidywalne wydatki. Firmy płacą zazwyczaj miesięczną lub roczną opłatę subskrypcyjną, co eliminuje duże, jednorazowe wydatki kapitałowe.
Niemniej jednak, aby faktycznie uprościć zarządzanie kosztami IT, organizacje muszą wdrożyć odpowiednie mechanizmy i narzędzia do monitorowania i kontroli. W przeciwnym razie mogą napotkać problemy związane z nadmiernym wydatkowaniem na SaaS, szczególnie w sytuacjach, gdy różne departamenty lub nawet indywidualni pracownicy dokonują niezależnych zakupów oprogramowania, co prowadzi do powstania tzw. "shadow IT". Korzystanie z technologii, które nie uzyskały autoryzacji w naszej organizacji, może nie tylko zwiększać koszty, ale również stwarzać poważne zagrożenia dla bezpieczeństwa.
Minimalizacja ryzyka licencyjnego
Jednym z argumentów przemawiających za korzystaniem z SaaS jest minimalizacja ryzyka licencyjnego. Tradycyjne modele licencjonowania oprogramowania są często skomplikowane i narażone na ryzyko niezgodności z warunkami umownymi. SaaS, dzięki modelowi subskrypcyjnemu, w pewnym stopniu upraszcza zarządzanie licencjami, co może pomóc w uniknięciu kar finansowych związanych z naruszeniami warunków umów licencyjnych.
Jednakże, korzystanie z oprogramowania SaaS nie eliminuje całkowicie ryzyka licencyjnego, o czym organizacje przechodzące na tego typu rozwiązania często zapominają. Firmy nadal powinny monitorować zgodność z warunkami umownymi i zarządzać licencjami oprogramowania SaaS. Warto również pamiętać, że ryzyko licencyjne to nie tylko kwestia ilościowa, ale również jakościowa. Niewłaściwe zarządzanie licencjami, takie jak korzystanie ze źle dobranych funkcjonalności lub współdzielenie kont użytkowników, może prowadzić do problemów z zgodnością licencyjną i bezpieczeństwem.
Oszczędność czasu wynikająca z konieczności wdrożenia danego rozwiązania
Jedną z głównych zalet SaaS jest szybki czas wdrożenia w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami on-premise. Oprogramowanie SaaS jest zazwyczaj dostępne natychmiast po zakupie subskrypcji, co eliminuje potrzebę długotrwałych instalacji i konfiguracji. Organizacje mogą zacząć korzystać z nowych aplikacji niemal natychmiast, co przyspiesza realizację projektów i zwiększa efektywność operacyjną.
Szybkość wdrożenia SaaS jest szczególnie ważna dla firm, które potrzebują elastycznych rozwiązań IT, aby sprostać dynamicznie zmieniającym się wymaganiom biznesowym.
Dostępność, skalowalność oraz kompatybilność aplikacji
Model SaaS zapewnia nie tylko łatwy dostęp do aplikacji z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu, ale także oferuje skalowalność, która pozwala firmom dostosowywać zasoby IT do aktualnych potrzeb biznesowych. Skalowalność SaaS umożliwia przedsiębiorstwom łatwe rozszerzanie lub zmniejszanie liczby użytkowników, zasobów oraz dostępnych funkcjonalności bez konieczności inwestowania w dodatkową infrastrukturę.
Kompatybilność aplikacji SaaS z różnymi platformami i urządzeniami jest również istotną zaletą, szczególnie w kontekście pracy zdalnej i mobilności pracowników. Przykładowo, aplikacje SaaS mogą być używane zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i urządzeniach mobilnych, co zwiększa elastyczność i dostępność narzędzi pracy.
Wyzwania związane z oprogramowaniem SaaS
Pomimo licznych korzyści płynących z wykorzystania oprogramowania w tym modelu, nie możemy zapomnieć o ryzyku z tym związanym:
- Brak centralnej kontroli nad zakupami oraz korzystaniem z oprogramowania SaaS może prowadzić do powstania tzw. "shadow IT". Mowa tu o sytuacji, gdzie różne departamenty mogą niezależnie kupować oprogramowanie, co prowadzi do braku spójności w zarządzaniu licencjami oraz kosztami, ale również wpływa to na bezpieczeństwo organizacji.
- Zależność od dostawcy usług może prowadzić do problemów w przypadku nagłego wzrostu cen, zmian w warunkach umowy lub zakończenia wsparcia technicznego. Taka sytuacja może negatywnie wpłynąć na działalność firmy, ograniczając jej elastyczność i stabilność operacyjną.
- Bezpieczeństwo danych - przeniesienie danych do chmury budzi obawy związane z bezpieczeństwem i prywatnością informacji. Istnieje ryzyko wycieków danych oraz nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i wizerunkowych dla organizacji.
- Problemy z integracją aplikacji SaaS z istniejącymi systemami i infrastrukturą IT organizacji może być wyzwaniem, szczególnie w przypadku starszych systemów. Problemy z integracją mogą prowadzić do dodatkowych kosztów oraz opóźnień w realizacji projektów.
- Niestabilność połączenia internetowego - zależność od stabilności i niezawodności połączenia internetowego, o której często zapominamy, może wpływać na dostępność i wydajność aplikacji SaaS. Problemy z połączeniem mogą zakłócać ciągłość działania i efektywność operacyjną firmy.
Chociaż wykorzystanie oprogramowania SaaS wiąże się z pewnymi ryzykiem, to korzyści z tego płynące zdecydowanie przewyższają potencjalne zagrożenia. Dzięki optymalizacji kosztów, szybszej adaptacji i aktualizacjom, zwiększonej skalowalności oraz elastyczności, przedsiębiorstwa mogą znacząco poprawić swoją efektywność i innowacyjność. Świadome podejście do zarządzania SaaS, uwzględniające odpowiednie mechanizmy zarządzania i monitorowania (takie jak programy SAM i FinOps), pozwala zminimalizować ryzyka, jednocześnie maksymalizując korzyści płynące z korzystania z nowoczesnych rozwiązań chmurowych
Proaktywne zarządzanie SaaS w ramach programów SAM oraz FinOps
Programy zarządzania aktywami oprogramowania (SAM) oraz zasobami chmurowymi (FinOps) to kompleksowe podejście do zarządzania oprogramowaniem, które obejmuje monitorowanie, kontrolę i optymalizację użycia oprogramowania w organizacji. Włączenie oprogramowania SaaS do SAM/FinOps pozwala na skuteczniejsze zarządzanie licencjami, monitorowanie zgodności z umowami oraz optymalizację kosztów.
Proaktywne zarządzanie SaaS w ramach SAM/FinOps wymaga wdrożenia polityk i procedur dotyczących zakupu, korzystania i monitorowania oprogramowania. Firmy powinny tworzyć centralne rejestry wykorzystywanego oprogramowania SaaS, regularnie audytować licencje i monitorować wykorzystanie zasobów. Wprowadzenie mechanizmów kontrolnych, takich jak zatwierdzanie zakupów oprogramowania przez centralny zespół IT, może również pomóc w minimalizacji ryzyka shadow IT i zwiększeniu bezpieczeństwa danych.
Korzyści wynikające z proaktywnego zarządzania oprogramowaniem SaaS
- Optymalizacja kosztów – dzięki centralnemu zarządzaniu licencjami i monitorowaniu wykorzystania oprogramowania, firmy mogą lepiej kontrolować wydatki i unikać nadmiernych kosztów związanych z nieautoryzowanymi zakupami;
- Zwiększenie bezpieczeństwa – proaktywne zarządzanie oprogramowaniem SaaS pozwala na lepsze monitorowanie zgodności z politykami bezpieczeństwa i minimalizację ryzyka związanego z shadow IT;
- Zgodność licencyjna – regularne przeglądy i monitorowanie wykorzystania licencji pozwalają na uniknięcie problemów związanych z niezgodnością z warunkami umowy;
- Zwiększenie efektywności operacyjnej – szybki dostęp do narzędzi SaaS i możliwość skalowania zasobów IT w zależności od potrzeb biznesowych przyspiesza realizację projektów i zwiększa elastyczność operacyjną organizacji;
- Poprawa zarządzania zasobami IT - centralne zarządzanie oprogramowaniem SaaS w ramach programu SAM/FinOps pozwala na lepsze zarządzanie zasobami IT i optymalizację ich wykorzystania.
Proaktywne zarządzanie oprogramowaniem SaaS jest kluczowe dla maksymalizacji korzyści i minimalizacji ryzyk związanych z tym modelem dostarczania oprogramowania. Organizacje, które wdrażają odpowiednie mechanizmy zarządzania i monitorowania SaaS, mogą czerpać korzyści z niższych kosztów, większej elastyczności i wyższej zgodności z politykami wewnętrznymi. Jednakże, aby te korzyści były realne, firmy muszą podejść do zarządzania SaaS w sposób kompleksowy, uwzględniając zarówno aspekty techniczne, jak i biznesowe. Proaktywne zarządzanie SaaS w ramach programu SAM/FinOps pozwala na skuteczne zarządzanie licencjami, optymalizację kosztów i zwiększenie bezpieczeństwa, co przyczynia się do długoterminowego sukcesu organizacji.
