Automatyzacja i digitalizacja procesów celnych: działania, które przekładają się na oszczędności

Jarosław Mrugała, menedżer w zespole ds. cła: Dzień dobry Państwu, witamy serdecznie na dzisiejszym webinarze poświęconym automatyzacji i digitalizacji procesów celnych.

Ja nazywam się Jarosław Mrugała, jestem menadżerem w zespole Global Trade Advisory. Razem ze mną jest dzisiaj Rafał Zajączkowski, Partner Associate w naszym zespole.

Na co dzień zajmujemy się doradztwem dla klientów w szeroko pojętej tematyce celnej. Ja w szczególności skupiam się na firmach, które mają rozbudowane łańcuchy dostaw, intensywny import i eksport, działają na wielu rynkach i muszą łączyć wymagania operacyjne z rosnącą złożonością regulacyjną.

W takich organizacjach dobrze widać, w jaki sposób zarządzanie obszarem celnym wpływa na zgodność z przepisami, koszty, szybkość działania i przewidywalność biznesową.

Dzisiaj chcielibyśmy na tym spotkaniu przejść przez praktyczne aspekty i skupić się na trzech perspektywach:

• Po pierwsze: jak spojrzeć na to, jak działają procesy celne w organizacji, czyli jak identyfikujemy to, co się u nas wewnątrz dzieje.
• Po drugie: jakie typy automatyzacji mają największy sens biznesowy.
• Po trzecie: jak wykorzystać e‑Przegląd celno-akcyzowy, aby uporządkować wszystkie procedury i procesy wewnętrzne.

Dzisiaj chcieliśmy podzielić nasz webinar na dwa punkty. Pierwszy punkt dotyczy kwestii automatyzacji procesów celnych, czyli jak odejść od manualnego modelu działania i przejść do automatyzacji. Natomiast druga część całego webinaru to nasze narzędzie w postaci E‑Przeglądu celno-akcyzowego – jako narzędzie, które daje swoisty „rentgen” obszaru celnego, potrzebny do zaplanowania automatyzacji w sposób przemyślany.

Rafał Zajączkowski, partner associate w zespole ds. cła: Zanim przejdziemy do kwestii merytorycznych, pozwolę sobie na dwie, trzy uwagi ogólne. Myślę, że sam fakt, że są Państwo z nami, oznacza, że patrzycie Państwo z dużym zainteresowaniem na to, co możemy zautomatyzować i co możemy przyspieszyć.

Mam wrażenie, że w branży celnej jesteśmy w bardzo dobrej pozycji. Dlaczego? Dlatego, że nasza administracja zautomatyzowała i zelektronizowała obrót celny. Praktycznie wszystkie operacje celne, poza małymi wyjątkami, są dokonywane elektronicznie. To oznacza, że mamy dostępne bardzo duże wolumeny danych dotyczących tego, co robimy w tych operacjach: jakie transakcje, w jaki sposób je realizujemy, jakie zgłoszenia odprawiamy. A przy automatyzacji punktem wyjścia są dane. My te dane mamy.

Koledzy, którzy zajmują się innymi obszarami, zwłaszcza podatkowymi, nie zawsze posiadają wszystkie dane, więc my jesteśmy na uprzywilejowanej pozycji.

Myślę też, że druga ważna rzecz, która powoduje, że dużo łatwiej nam dzisiaj rozmawiać z Państwem o automatyzacji niż dwa, trzy, cztery lata temu, to kwestia postępu technologicznego. Mamy rewolucję i w tej chwili bardzo wiele rzeczy możemy bardzo efektywnie zrobić – z jednym zastrzeżeniem.

Pracując z naszymi klientami, zarówno na etapie projektowania, budowania rozwiązań, wdrażania rozwiązań, ale też czasami prostowania tego, co poszło nie najlepiej albo mogło pójść w sposób bardziej usystematyzowany – niestety to też już zaczynamy widzieć – widzimy, że źle zrobiona automatyzacja może zrobić nam dużą krzywdę.

Czasami można, korzystając z najprostszych, najpowszechniejszych narzędzi, zadać pytanie, dostać odpowiedź i ta odpowiedź będzie oscylować w okolicach odpowiedzi prawidłowej. Ale jeżeli zadamy jeszcze trzy pytania, czasami w bardzo niewielki sposób je zmienimy, przesuniemy akcenty, te odpowiedzi będą inne. I to jest rzecz, na którą zwracają nam uwagę koledzy, którzy zajmują się stricte technologią – wdrażaniem, budowaniem tych rozwiązań.

Oni zwracają uwagę na to, że automatyzacja jak najbardziej tak, ale musi być robiona ostrożnie i musi być oparta na rozwiązaniach, które są sprawdzone. Duża część wysiłku, który jest wkładany w rozwój narzędzia, to wysiłek związany z jego sprawdzeniem, z jego testowaniem.

W tym sensie dzisiaj opowiemy Państwu o kilku rozwiązaniach, co do których mamy komfort, bo rzeczywiście przećwiczyliśmy je w boju. Sprawdziliśmy, działają, nie mylą się, więc możemy z czystym sumieniem pochwalić się nimi, ale też – mam nadzieję – w jakimś stopniu zainspirować Państwa.

Jarosław Mrugała: Tak jest. Tak jak Rafał powiedział, kwestie związane z tym, że automatyzacja, digitalizacja i cyfryzacja w obszarze celnym idą do przodu – zarówno w urzędach, jak i w instytucjach – są faktem. Natomiast często zauważamy, że wśród podmiotów, które operują na rynku, dalej trochę zostajemy w tyle.

Procesy, które mamy wewnętrznie poukładane od kilku lat – prowadzenie ewidencji operacji, czy to eksportowych, czy importowych, przeglądanie dokumentów, ich weryfikacja, przygotowanie tabel excelowych – dalej pozostają kwestią manualnej, ręcznej pracy. Także w tych obszarach, w których mamy specjalnie dedykowane do tego zespoły.

Tak samo w realizacji procedur czy też rozliczeń celno‑podatkowych nadal wszystkie aspekty, czy to księgowości, zgłoszeń celnych, czy zamykania procedur, pozostają w sferze manualnej.

Dzisiaj właśnie chcieliśmy przejść przez dwa filary. Pierwszy filar to automatyzacja i możliwości automatyzacyjne takich obszarów. Kolejnym filarem jest e‑Przegląd celno-akcyzowy, czyli nasze nowoczesne rozwiązanie cyfrowe, oparte na analizie danych, które daje możliwość weryfikacji tego, co dzieje się wewnątrz spółki. Zamiast patrzeć na pojedyncze zgłoszenia celne, widzimy cały ekosystem rozliczeń. Możemy go widzieć na dziś, na kolejne przyszłe miesiące lub lata, bądź też możemy go zweryfikować na lata wstecz i zobaczyć cały obraz działalności naszej spółki, identyfikując najważniejsze obszary.

Dlatego też chcielibyśmy przejść do najważniejszego wątku, jakim jest metodyczne spojrzenie na takie procesy. To się składa z sześciu punktów, ale one są podzielone na dwa filary. Jeden filar jest techniczny, procesowy, drugi filar jest oparty na danych.

Mówimy tutaj o tym, o czym wspomniał Rafał: jak identyfikować, rozpoznawać i dokonywać wdrożenia takich procesów.

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest rozpoznanie procesów takimi, jakie są. Czyli zejście z poziomu ogólnych procedur, tego, co mamy zapisane, do wejścia w szczegóły naszej codziennej pracy. Kto co robi, w jakiej kolejności, z jakich systemów pobiera dane, skąd te dane pobiera, jak je weryfikuje i gdzie przekazuje.

Dopiero na takim poziomie szczegółowości jesteśmy w stanie zweryfikować, ile manualnych czynności i powtórzeń jest w danym procesie. Możemy myśleć o tym, że mamy bazy excelowe, mamy pivota, mamy Power Query, więc po części jesteśmy zautomatyzowani. Ale to często wymaga i tak bardzo dużej ilości pracy manualnej, a przy tym niesie ze sobą ryzyko standardowych błędów ludzkich, czasochłonności zespołów i „przeklikiwania się” przez to wszystko.

Drugim ważnym filarem jest wywiad z osobami, które realizują te wszystkie procesy. Bardzo często jest tak, że odgórnie mamy poukładane procesy, ale każdy z pracowników ma swoje checkpointy, swoje excele, swoje notatki, gdzie coś zapisuje. Mamy codzienną aktywność, pracę, kopiowanie danych u siebie, niekoniecznie udostępniając ich innym pracownikom na wspólnych zasobach. Ważne jest, żeby zidentyfikować takie obszary.

Kolejny krok to identyfikacja konkretnych obszarów. Często mówimy: szukamy rozwiązań, ale jakich rozwiązań? Musimy spojrzeć tam, gdzie mamy procesy powtarzalne, pracochłonne i takie, które wykonywane manualnie są obarczone wysokim ryzykiem z perspektywy celno‑podatkowej i naszych rozliczeń.

W momencie, kiedy mamy ustawiony ten pierwszy filar – od punktu 1 do 3 – przechodzimy do drugiego filaru, czyli perspektywy danych. Mówimy o agregacji danych celnych, mapowaniu procesów i estymacji.

Po pierwsze: agregacja danych celnych. Dzisiaj, przy systemach ERP, przy SAP S/4HANA, przy danych z administracji celnej, jesteśmy w stanie dokonać weryfikacji i mapowania wszelkich procesów wewnątrz spółki. Nie patrzymy na pojedyncze zgłoszenia czy przypadki, tylko na cały wolumen wszystkich transakcji – często z ostatnich kilku lat. Na takim zbiorze danych dobrze widać wzorce: gdzie jest najwięcej korekt, gdzie wkładamy najwięcej pracy, jakie są nietypowe rozwiązania, wartości, wrażliwe obszary.

Po zmapowaniu tych miejsc wiemy, gdzie mamy największą skalę operacji, które procesy generują najwięcej pracy manualnej i gdzie kumuluje się ryzyko finansowe lub ryzyko niezgodności z przepisami bądź obecnie obowiązującymi regulacjami.

Ostatnim elementem przy identyfikowaniu głównych założeń jest wstępny business case, czyli estymacja. Kiedy zidentyfikowaliśmy i zestawiliśmy twarde dane z danymi praktycznymi od pracowników zespołów, przechodzimy do kalkulacji – oszacowania rzędu wielkości. Chcemy zidentyfikować, ile czasu pochłania dany proces, jakie są konsekwencje błędów i jakie są typy rozwiązań, które można zastosować. Chodzi o to, żeby narzędzie było dostosowane do tego, co dzieje się w naszej organizacji, a nie było narzędziem ogólnym, które dopiero potem będziemy dostosowywać.

Co realnie daje automatyzacja i jakie obszary możemy zautomatyzować? Teoretycznie można automatyzować wszystko – często mówimy: „sky is the limit”. Podejrzewam, że cokolwiek byśmy nie wskazali do zautomatyzowania, to już tylko wyobraźnia programistów będzie nas ograniczać. Ale z perspektywy standardowej, ważnej dla naszego biznesu, gdzie dokonujemy obrotu towarowego, są pewne kluczowe obszary.

Po pierwsze: księgowość i płatności. Mówimy tutaj o rozwiązaniach, które pobierają dane ze zgłoszeń celnych, łączą je z danymi finansowymi i automatycznie przygotowują zapisy księgowe.

Po drugie: dokumentacja celna. Możemy automatyzować kompletowanie, weryfikację dokumentów, przypinanie ich do właściwych operacji i generowanie pełnych pakietów do kontynuowania różnego typu rozliczeń.

Kolejnym obszarem mogą być dane do zgłoszeń celnych. Jeśli współpracujemy z jedną bądź dwiema agencjami celnymi, często jest to proces w miarę prosty. Ale bardzo często mamy tych agencji kilka bądź kilkanaście. Wtedy, zamiast wysyłać do każdej z agencji celnych kolejne pliki, maile czy wycinki z raportów, możemy przygotować system, który w sposób zautomatyzowany przygotowuje paczki danych i prowadzi korespondencję z agencją celną – nawet odczytując ich wiadomości i odpowiadając na nie.

Dalej przechodzimy do trzech warunków sukcesu i przykładów. Za chwilę przejdziemy do konkretnych projektów, natomiast najpierw: jakie warunki muszą być spełnione, aby przeprowadzić udane wdrożenie automatyzacji?

Pierwszym filarem są dane i integracja systemu. Automatyzacja nie polega na tym, że automatyzujemy procesy, które są w chaosie, po to, aby ten chaos ogarnąć i dalej utrzymywać narzędzie w chaosie, tylko po to, abyśmy mieli prostsze życie.

Automatyzacja polega na tym, żeby dane były kompletne, spójne. Żebyśmy zaczęli od uporządkowania naszych słowników towarowych, kontrahentów, jednostek miary w Excelach, określenia, które systemy są źródłowe, z których dane są prawdziwe i nie zawierają błędów.

Drugi filar to poukładane procesy. Automatyzacja – to, o czym mówiłem przed chwilą – ma pomagać w ich uporządkowaniu. Przed wdrożeniem technologii warto uprościć ścieżki. Jeśli mieliśmy ścieżkę dziesięciu akceptacji przez pięć różnych osób w dziesięciu różnych zespołach, to powinniśmy przejść do uproszczonej ścieżki: od akceptacji, przez opisanie ról i odpowiedzialności, po jasno zdefiniowane reguły. Tak, żeby nawet automat, który to wykonuje, miał jak najprostszą ścieżkę decyzyjności, aby uzyskać jak najszybszy i bezbłędny rezultat.

Trzecim filarem udanego wdrożenia automatyzacji jest kooperacja pomiędzy zespołami. Mówimy o wszystkich zespołach, które są zaangażowane. Obszar celny często dotyka zespołów finansowych, logistyki, sprzedaży, podatków i – co oczywiste w dzisiejszych czasach – zespołów IT.

Musimy mieć pełną kooperację. Bardzo często, gdy rozmawiamy z klientami i odwiedzamy ich w siedzibie, rozmawiamy np. tylko z zespołami celnymi. Zadając różne pytania, słyszymy: „tym zajmuje się inny dział”, „tym zajmuje się kolega z innego działu”. Ważne jest, żebyśmy mieli to wszystko poukładane – zaczynamy od zebrania wszystkich procesów, zrozumienia procedur wewnętrznych, określenia, kto za co jest odpowiedzialny. Następnie spotykamy się ze wszystkimi zespołami i ustalamy jedną ścieżkę dla całej automatyzacji. Dzięki tym trzem filarom wdrożenie narzędzi jest o wiele prostsze i szybsze.

Teraz z automatyzacji przechodzimy do przykładów z praktyki, które mieliśmy. To są jedne z wielu przykładów – chodzi przede wszystkim o zdefiniowanie problemu, stworzenie jego rozwiązania i zweryfikowanie oczekiwanych rezultatów.

Case study A: mieliśmy sytuację, w której spółka borykała się z bardzo dużą liczbą dokumentów na skrzynce mailowej. Były to dokumenty od wielu dostawców i agencji celnych, które trafiały na skrzynkę w bardzo różnych formatach, z różną kompletnością dokumentacji i załączników. Występowało kilkaset różnych wzorów dokumentów, bez żadnego standardu nazewnictwa czy struktury.

Z uwagi na potrzebę zamykania procedury, musieliśmy uporządkować wszystko w taki sposób, żeby narzędzie odczytywało i identyfikowało wiadomości, weryfikowało je z przygotowanymi szablonami i strukturami tego, jak taka wiadomość ma wyglądać, pobierało załączniki, odczytywało je, generowało raport i zapisywało dane na wspólnej platformie.

Z uwagi na to, że załączniki były wysyłane przez dziesiątki agencji celnych, ważne było stworzenie modelu AI i machine learning, który uczył się za każdym razem, w jaki sposób ma rozpoznawać typy dokumentów.

Na dzisiaj narzędzie, działając w tle na skrzynce Outlook, potrafi pobierać załączniki, odczytywać je, agregować, korespondować z agencją celną oraz generować raporty dotyczące tego, co zostało pobrane, czego nie mogliśmy pobrać albo czego nie mamy, oraz jaką wiadomość z brakami wysłano do agencji celnej.

Ten proces został w pełni zautomatyzowany i uporządkowany, a praca została znacząco przyspieszona. Wcześniejsze wywiady z pracownikami i zrozumienie procesów pokazywały, że dziesiątki, setki maili każdego dnia były ściągane przez zespół, obrabiane, pobierane na komputery, wysyłane na różne zasoby, tworzone były listy excelowe, które potem – po roku albo dwóch – miały między sobą duże różnice.

Dzisiaj automat działa sam i nie potrzebuje większej ingerencji, jeśli chodzi o pracę manualną.

Rafał Zajączkowski: Zanim przejdziemy do drugiego case study, tylko krótkie uzupełnienie z perspektywy bardzo praktycznej. Nawet jeśli mamy dużo narzędzi, makr, formuł, robimy procesy manualnych checków – oczywiście manualne checki zwykle są robione na określonych bazach czy grupach testowych, bo nie po to mamy zespół czy zewnętrznego, profesjonalnego partnera, który składa deklaracje, żebyśmy potem każdą deklarację sprawdzali.

Zwykle skupiamy się na kluczowych elementach komercyjnych: wartość, faktura, waga, ilość. Język deklaracji jest mało przyjemny dla użytkownika. Jest mnóstwo kodów, są całe pola dedykowane. Dzisiaj trochę odchodzimy już od starego formatu SAD‑u, ale wielu z nas, wiele osób, wciąż funkcjonuje w polach 31, 40, 44. Tam jest mnóstwo kodów. To są kody, które zwykłemu użytkownikowi nic nie mówią, ale mają bardzo ważne, daleko idące znaczenie.

Kody Y901, Y921 – może się okazać, że to są bardzo daleko idące oświadczenia. Czy my sprawdzamy każdy komunikat XML, który jest przedstawiony w takiej formie, że jest podobny do niczego, gdzie to jest ciąg znaków i znalezienie jakiejkolwiek informacji jest trudne? Zwykle pracujemy na wizualizacjach. Wizualizacje są uproszczeniami. Czy naprawdę, jak dostajemy zgłoszenie, czy jego wizualizację od strony agencji, sprawdzamy każdy kod, który został wpisany? Zwykle sprawdzamy N380, czy mamy prawidłową fakturę. Czasami sprawdzamy dowód pochodzenia w imporcie. Ale czy naprawdę sprawdzamy wszystkie kody, które bardzo często krążą wokół sankcji, ograniczeń?

Czasami, patrząc na różne zgłoszenia celne, widzimy, że dział logistyczny, agencja celna albo po prostu ktoś wyraził zgodę – mniej lub bardziej świadomie – na wpisanie kodu, który ma naprawdę bardzo daleko idące skutki.

W tym sensie automatyzacja, o której przed chwilą mówił Jarek, to moment, w którym możemy odejść od zarządzania opartego na grupach testowych i dużej dozie zaufania do osób wykonujących poszczególne procesy. Możemy mieć automat, który będzie nam podświetlał, co się zmieniło, co jest niestandardowe. To zarówno z perspektywy kosztowej i efektywności, o której mówił Jarek – ja ostatnio dużo czasu spędzam na projektach, gdzie rozmawiamy o bezpieczeństwie. Nie tylko bezpieczeństwie marki, reputacji, ale również o bezpieczeństwie w perspektywie potencjalnych sankcji finansowych, a także tych sankcji najdalej idących.

Jeżeli wpiszemy w najbardziej popularnych wyszukiwarkach hasła dotyczące konsekwencji obejścia zakazów w handlu międzynarodowym albo kar nakładanych przez naszą administrację, to zobaczymy, że są to daleko idące sankcje. W tym sensie kompletne weryfikacje oparte na algorytmach bardzo mocno zwiększają poziom naszego bezpieczeństwa. One po prostu wprowadzają nas na zupełnie inny poziom.

Myślę, że możemy przejść do drugiego przypadku.

Jarosław Mrugała: Tak. Drugi przypadek to przykład procedury specjalnej, gdzie mieliśmy klienta, który musiał regularnie przygotowywać raporty zamknięcia, a proces ten był bardzo czasochłonny i podatny na błędy, właśnie z uwagi na pracę manualną.

Mówimy tutaj o procedurze specjalnej, często obarczonej dwoma aspektami. Po pierwsze: jeśli błędnie rozliczamy procedury lub ich nie rozliczamy, możemy utracić pozwolenie na daną procedurę. Po drugie: możemy narazić się na sankcje, a skutki mogą być większe, z uwagi na wolumeny, o jakich mówimy, bądź typ produktów czy procedur, z których korzystamy.

W naszym przykładzie spółka realizowała procedurę specjalną końcowego przeznaczenia i musiała na bieżąco monitorować przebieg procedury, aby przygotować raporty do zamknięcia. Ze względu na duży wolumen procesów towarzyszących i dokumentacji pracownicy ręcznie wprowadzali szereg danych, kompletowali załączniki dla każdej operacji celnej i samodzielnie wprowadzali wszystko do systemu PUESC.

Na szczęście administracja celna, szczególnie po okresie upowszechnienia pracy zdalnej, zaczęła iść w stronę digitalizacji i cyfryzacji. Portale takie jak PUESC pomagają biznesowi łączyć się z nią i przesyłać dane w sposób zautomatyzowany.

Naszym głównym zadaniem było stworzenie narzędzia, które w sposób automatyczny odczytywało aktualną ewidencję spółki, pobierało informacje na temat zamknięcia procedury, generowało wymagany plik w odpowiednim formacie, zawierający komplet dokumentów, wyliczeń, liczb, załączników i pozostałych danych, oraz automatycznie przygotowywało plik, który na koniec był wgrywany do systemu PUESC.

Wiele rzeczy – na podstawie plików xml‑owych bądź API, które posiadają odpowiednie portale – możemy w pełni zautomatyzować. Tak, że nawet wgrywanie dokumentów w takim formacie może być zautomatyzowane i nie wymagać naszej ingerencji w postaci kliknięcia „wyślij” bądź „załącz” na odpowiednim portalu.

Rezultat był taki, że ograniczyliśmy ilość pracy ręcznej przy obsłudze raportów i zamknięć, a przygotowanie raportów stało się szybsze i bardziej precyzyjne, z uporządkowanym procesem rozliczania procedury końcowego przeznaczenia. Mówimy o narzędziu, które wykonuje za nas pracę, którą do tej pory wykonywaliśmy w pełni manualnie.

Obecnie jedyne, co jest potrzebne, to wgranie odpowiedniego pliku do systemu, a podejrzewam, że za kilka lat, jeśli wdrożone zostaną wszystkie elementy cyfryzacji i digitalizacji, które cały czas są podnoszone przez Unię Europejską, będzie to w pełni zautomatyzowane na API – z możliwością wgrywania bezpośrednio z naszych systemów do systemów celnych. Już takie integracje powoli są.

W tym momencie zamykamy etap automatyzacji. O automatyzacji będziemy jeszcze rozmawiali w drugiej części, dotyczącej e‑Przeglądu. Teraz krótkie pytanie do Państwa, jeśli chodzi o aspekty automatyzacji w Państwa firmie.

W międzyczasie, gdy odpowiadają Państwo na pytanie, chciałbym podkreślić, że to, o czym mówimy, bardzo często są suche dane albo opisy rozwiązań, o których możemy przeczytać w Internecie. Co jest najważniejsze? Przy automatyzacji najważniejsze jest spotkanie i rozmowa. Automatyzacja to przejście przez to, co dzieje się w każdej spółce indywidualnie. Każde narzędzie jest szyte na miarę. Nie ma jednego narzędzia czy automatu, który będzie działał w każdej spółce, w każdym dziale i zawsze przynosił tę samą efektywność.

Jeśli chcemy uzyskać efektywność i realne korzyści, musimy mieć rozwiązanie dostosowane stricte do nas, a później – w zależności od potrzeb – możemy przechodzić do skalowania narzędzia, rozszerzania go o kolejne kraje i kolejne zespoły.

Jesteśmy chyba po pytaniu sondażowym, więc możemy śmiało przejść dalej. Widzę w odpowiedziach, że u Państwa wyniki prezentują się w taki sposób, że większość z Państwa nie ma żadnych rozwiązań automatyzujących procesy celne. Drugie miejsce zajmuje odpowiedź: „mamy pojedyncze automatyzacje, makra i roboty”.

I tu ważna kwestia. Makra i roboty – to jest to, o czym wspominaliśmy na początku. Często traktujemy pivoty, Power Query i makra w Excelu jako automatyzację. A automatyzacja poza Excelem i prostymi rozwiązaniami daje o wiele więcej korzyści i często jest mylona z tym, że „coś działa nam z automatu, bo klikniemy guzik w Excelu”.

Rafał Zajączkowski: Patrząc na wyniki, dopiero teraz skojarzyłem, że zapomnieliśmy Państwu powiedzieć o jednej bardzo ważnej rzeczy, która ma kluczowe znaczenie. Wszystko da się zautomatyzować, tylko automatyzacja ma sens dopiero od pewnego momentu. Musimy mieć skalę.

Jeśli mamy trzy zgłoszenia celne w miesiącu, to pewnie budowanie wielkiego systemu automatyzacji nie będzie specjalnie efektywne. Ale z drugiej strony, jeżeli rzeczywiście macie Państwo realną skalę, realny wolumen, i to pochłania Państwa czas oraz wymaga budowania dodatkowych kompetencji, to w tym momencie potencjał automatyzacji jest coraz większy.

Tym bardziej, że to też jest kierunek, którym zmierza administracja celna. Większość kontroli celnych jest już oparta na automatycznej analizie ryzyka. To nie jest tak, że nasza administracja siedzi i nocami wertuje tysiące deklaracji celnych, sprawdzając i analizując. Administracja też ma bardzo wyspecjalizowane zespoły na wysokim poziomie, wprowadzające różne automatyzacje.

Idąc dalej: przed nami Customs Data Hub, Customs Agency, czyli centralizacja automatyzacji i digitalizacji operacji celnych na poziomie Komisji Europejskiej. Kilka lat temu patrzyliśmy na to z dystansu, zastanawiając się, kiedy i w jakiej przyszłości. To się już dzieje. Siedziba została wybrana, ruszają prace. To nie jest horyzont kilkunastu lat, to jest horyzont kilku lat.

To oznacza – i myślę, że to będzie dobra wiadomość – że będziemy mieli, przynajmniej mam taką nadzieję, szerszy dostęp do danych, bo będziemy je mieli w jednym formacie. Skończy się sytuacja, w której eksport w każdym kraju wygląda inaczej, dokumenty importowe w każdym kraju wyglądają inaczej. A na koniec Państwo, jako osoby odpowiedzialne za operacje celne, dostajecie telefon od kolegów robiących deklarację VAT‑owską z informacją: „potrzebujemy dokumenty celne, żeby rozliczyć eksport – bo 0%, bo inaczej 23% VAT”.

W tym sensie odpowiedzi, których Państwo udzielili, utwierdzają nas w tym, że automatyzacja to coś, co jest przed nami i od czego trudno będzie uciec. Natomiast nie bardzo widzę szansę, żebyśmy się wyrobili w czasie przeznaczonym na nasz webinar, więc, Jarku, przechodzimy do e‑Przeglądu.

Jarosław Mrugała: Tak. Dodam tylko do tego, co powiedział Rafał, że kiedyś automatyzacja była miłym dodatkiem – czymś, co „fajnie mieć”. To, w jakim kierunku idzie Komisja Europejska i Unia Europejska w drodze digitalizacji, powoduje, że przechodzimy z „miło to mieć” do czegoś, co będzie „must have”, jeśli chcemy skalować i mieć kontrolę nad biznesem.

Przechodząc do drugiej części webinaru: e‑Przegląd celno-akcyzowy. W praktyce bardzo często pierwszym krokiem uporządkowania całego procesu jest zweryfikowanie tego, co się u nas dzieje. Czyli taki przysłowiowy rentgen obszaru celno-akcyzowego. Po takim badaniu dokładnie widać, gdzie warto zadziałać w pierwszej kolejności, jeśli chodzi o możliwości automatyzacyjne i digitalizacyjne, ale też, żeby zrobić health check naszych działań w obszarze obrotu towarowego.

E‑Przegląd to narzędzie, które wykorzystuje dane ze spółki i dane z administracji, aby odtworzyć pełny obraz operacji importowych i eksportowych z perspektywy cła, akcyzy i VAT. Zamiast analizować pojedyncze zgłoszenia celne, przechodzimy do całego ekosystemu rozliczeń – za okres kilku lat do tyłu, za bieżący okres bądź za każdy kolejny miesiąc, który jest przed nami.

Dzięki takiemu podejściu jesteśmy w stanie zidentyfikować obszary podwyższonego ryzyka, potencjalne zaległości podatkowe, błędne zastosowanie stawek, błędną klasyfikację, niewykorzystane procedury czy pochodzenie. Możemy wskazać niewykorzystane możliwości w obszarze oszczędności, np. preferencji taryfowych, które mogą obniżyć cło, a nie są w pełni wykorzystywane. Taki raport może to pokazać.

Mamy narzędzie, które weryfikuje całość operacji spółki, mapuje wszystkie dane, agreguje je do jednego narzędzia i generuje raport.

Jak wygląda proces e‑Przeglądu? Jest to w pełni zautomatyzowane narzędzie. Zaczynamy od pozyskania danych z administracji za uzgodniony okres, np. za kilka lat wstecz, uzupełnionych o dane z systemów ERP czy logistycznych, SAP i innych systemów spółki, jeśli jest taka potrzeba.

Następnie dane zagregowane są wgrywane do naszego narzędzia, które – zgodnie z aktualnymi regulacjami, przepisami, nomenklaturą scaloną, umowami FTA w obszarze pochodzenia – identyfikuje i analizuje wszystkie wykonane transakcje, tak aby opracować finalny interaktywny raport. Raport pokazuje skalę działalności, obszary i daje health check tego, co działo się u nas przez ostatnie lata bądź dzieje się obecnie.

Raport jest interaktywny. Wskazuje wnioski, rekomendacje, to, w jaki sposób można zadziałać dalej, gdzie procesy wyglądają dobrze, a gdzie widzimy możliwość ich poprawy.

Na slajdzie mają Państwo przykłady dashboardów, które mamy w narzędziu. 

Teraz kolejne pytanie do Państwa, żeby zidentyfikować, jak to wygląda u Państwa. Chcielibyśmy zapytać, czy robili Państwo tego typu analizy danych celno-akcyzowych, czy też samych danych celnych związanych z obrotem towarowym. Czy mają Państwo obraz swoich rozliczeń i stanu wiedzy w tym obszarze – z ostatnich tygodni, miesięcy czy lat?

W dzisiejszej dobie skalowania procesów i tempa, w jakim pracujemy, bardzo często przypominamy sobie o tym, żeby zobaczyć, co jest w naszych dokumentach, dopiero w momencie, kiedy urząd celno‑skarbowy się do nas odzywa i zadaje pytanie. Wtedy zaczynamy poszukiwania, weryfikację i okazuje się, że od dwóch lat coś jest nie tak albo czegoś nie dopilnowaliśmy.

Z perspektywy compliance warto wykonywać takie przeglądy co jakiś czas: na bieżąco, za ostatni rok lub dwa lata. Po to, żeby identyfikować obszary ryzyka, ale też obszary możliwych oszczędności.

Bardzo często widzimy sytuacje, w których okazuje się, że z zawieszenia można było korzystać od dwóch lat, a nie korzystaliśmy, bo przechodząc przez nomenklaturę scaloną nie zauważyliśmy jednego kodu CN, pod który nasz produkt idealnie pasuje. W efekcie mamy do odzyskania np. cło.

Jest wiele rzeczy, które warto analizować dla siebie, żeby zobaczyć, jak wygląda obecny stan naszej firmy, a nie dopiero wtedy, gdy organy celne nas o to zapytają.

Widzę, że mamy już zamkniętą pulę odpowiedzi. Na pierwszym miejscu mamy odpowiedź: „tak, ale punktowo, bez pełnego obrazu całości rozliczeń”. Następna odpowiedź: „nie, ale widzimy potrzebę lepszego zrozumienia rozliczeń” oraz „tak, mieliśmy kompleksowy przegląd, analizę danych”.

Zarówno odpowiedź „tak, punktowo”, jak i „tak, kompleksowo” to bardzo dobre odpowiedzi. Zawsze warto dokonywać weryfikacji – punktowo w danym obszarze albo kompleksowo, jak w przypadku e‑Przeglądu celno-akcyzowego.

Natomiast przy odpowiedziach „nie, nie” pojawia się dygresja: warto pomyśleć o tym, żeby zweryfikować obecny status firmy i tego, jak wygląda to wewnątrz. Po pierwsze, dane pomagają zweryfikować, czy nie mamy obszarów do poprawy, ale też sprawdzić, co możemy zrobić na przyszłość, żeby ryzyka i błędy popełnione w zeszłych latach, które wyjdą z analizy, zniwelować w kolejnych latach.

Od przeglądu do pilotażu automatyzacji

Przechodzimy już pokrótce do ostatnich dwóch slajdów: od przeglądu do wdrożenia automatyzacji. Możemy tu mówić o krótkiej diagnozie. Przegląd – e‑Przegląd lub każdy inny, także w wybranym obszarze – to diagnoza i paliwo, punkt zero, punkt startowy do decyzji: co, gdzie i w jaki sposób należy poprawić.

Następnie, na podstawie takiej wiedzy, warto zrobić warsztat, żeby zidentyfikować obszary – tak jak mówiliśmy na początku webinaru – od ogólników do bardzo szczegółowej analizy: gdzie jest ryzyko błędów, gdzie jest powtarzalna praca, gdzie możemy coś usprawnić.

Kolejny etap to pilotaż. W wybranych procesach weryfikujemy, czy wdrożenie na tydzień, dwa, miesiąc określonych działań lub narzędzi przekłada się na lepszą efektywność. Ostatni krok to zweryfikowanie czy narzędzie lub system może być skalowany: zaczynamy od małego obszaru i stwierdzamy, że narzędzie przyniosło na tyle wymierny rezultat, że chcemy je rozszerzyć – zaktualizować, poszerzyć na kolejne jednostki, kraje, linie biznesowe.

Dzięki temu rozwój jest szybszy, a digitalizacja procesów celno-akcyzowych w firmie pozwala na lepsze zarządzanie zarówno ryzykiem, jak i oszczędnościami oraz aspektami biznesowymi, głównie finansowymi.

Ostatni punkt naszego dzisiejszego webinaru to kwestie związane z krótką i średnią perspektywą oraz tym, do czego chcemy dojść.

Jeśli mówimy o wprowadzaniu narzędzi pilotażowych, weryfikujących, to mówimy o perspektywie krótkiego czasu. Przede wszystkim: mniej pracy ręcznej, szybsza obsługa operacji i pierwsze oszczędności wynikające z korekt albo lepszego wykorzystania preferencji, zidentyfikowanych w przeglądzie.

W średniej perspektywie pojawia się trwałe obniżenie kosztów. Narzędzie pracuje kilka miesięcy, rok – widzimy, że dzięki temu mamy obniżenie kosztów operacyjnych, większą przewidywalność rozliczeń, możliwość skalowania biznesu bez proporcjonalnego zwiększania zespołu. Zespół pozostaje ten sam, jest odciążony, może zająć się innymi, bardziej priorytetowymi tematami, a my wciąż możemy skalować biznes, bo procesy są uporządkowane, oparte na danych i w dużej mierze zautomatyzowane.

Docelowy model, do którego dążymy przy współpracy z klientami, to stopniowe skalowanie. Jeśli mamy narzędzia, które działają w strukturach i procesach wewnętrznych u klienta, dokonujemy ich skalowania na kolejne kraje, jednostki, procedury, nowe procedury, na które klient uzyskał pozwolenia. Tworzymy bardziej zaawansowany ekosystem narzędzi – łączymy jedno narzędzie z drugim i trzecim, narzędzie, które obsługuje Outlook, SAP, ERP i inne systemy, współpracuje z księgowością i agencjami celnymi.

Przechodzimy do docelowego modelu: z gaszenia pożarów co jakiś czas – bo zrobiliśmy sobie health check e‑Przeglądem celno-akcyzowym czy inną weryfikacją – przechodzimy do ustrukturyzowanej, zautomatyzowanej formy prowadzenia biznesu.

Taki jest docelowy cel automatyzacji. To się dzieje zarówno w strukturach urzędów celnych i administracyjnych, w strukturach Komisji – o której wspominał Rafał, w kontekście Data Hub – i całej reszty. To jest przyszłość, która nas czeka i do której już powoli możemy się przystosowywać. Przejście od „fajnie mieć” do „potrzebuję to mieć, bo ułatwi mi to prowadzenie biznesu, ułatwi pracę zespołu, zminimalizuje ryzyko”.

To słowem zakończenia z mojej strony. Rafał, czy chcesz jeszcze coś dodać?

Rafał Zajączkowski: Myślę, że bardzo dobrze wyczerpałeś temat. Z mojej perspektywy chciałbym Państwa naprawdę zachęcić do korzystania z automatyzacji. Mamy tak dużo różnych zadań, że proste, powtarzalne czynności, które zabierają dużo czasu, warto – jeśli możemy – przerzucić na maszynę. Zostanie nam wtedy więcej czasu na tematy, które wymagają pracy analitycznej, budowania nowej ekspertyzy i dużej ostrożności.

Chciałbym też zwrócić uwagę i trochę Państwa uczulić. Automatyzacja jest świetna, ale nie zrobimy wszystkiego automatycznie. A jeżeli pomylimy się przy ustawianiu automatyzacji, problem polega na tym, że nawet mały błąd, powielony tysiąc razy, zaczyna urastać do rangi dużego problemu. Zmierzam do tego, że automatyzacja jak najbardziej tak, ale oparta na wiarygodnych narzędziach. Czyli te trzy filary, o których wspominaliśmy.

Podsumowując nasze spotkanie: z jednej strony automatyzacja – możemy ją przedstawić w prosty sposób: diagnoza, ustalenie narzędzi, napisanie narzędzi. Na poziomie koncepcyjnym to nie jest skomplikowane. Problem polega na tym, że każdy z tych elementów wymaga bardzo dużo szczegółowej pracy. To jest inwestycja. Jak każda inwestycja, na początku wymaga wysiłku, czasu, po to, żeby potem móc z niej korzystać.

Myślę, że jest to kierunek, od którego nie uciekniemy. To tylko kwestia tego, czy wykorzystamy te możliwości, czy one nas „dogonią”. Bardzo często jest tak, że kiedy administracja celna przychodzi na kontrolę, nie typuje wszystkich zgłoszeń. To już nie są kontrole jak kiedyś, że dostawaliśmy prośbę o zgłoszenia celne z danego okresu – miesiąca czy kwartału. Teraz dostajemy konkretną listę zgłoszeń celnych. Zwykle, gdy przyjrzymy się tym zgłoszeniom i zaczniemy je analizować, wychodzą podobieństwa i jesteśmy w stanie wytypować powód kontroli.

Administracja robi to na bazie analizy ryzyka. Jeżeli będziemy działać w podobny sposób, mamy szansę – nie chodzi o to, żebyśmy byli szybsi od administracji, tylko o to, żebyśmy byli w stanie identyfikować błędy, które czasami się pojawiają. Przy dużej ilości operacji błędy zawsze będą się pojawiały. Chodzi o to, żebyśmy byli w stanie je identyfikować i korygować, żeby ich nie powielać, żeby nie doprowadzić do sytuacji, w której – używając języka kodeksu celnego – wpadniemy w sytuację powtarzających się bądź poważnych naruszeń. Wtedy pole manewru bardzo mocno się zawęża.

Bardzo dziękujemy, że byli Państwo z nami. Mam nadzieję, że udało nam się Państwa zachęcić – może nie przekonać, ale zachęcić – do testowania różnych narzędzi automatyzacyjnych.

Oczywiście zachęcamy Państwa do kontaktu, jeżeli będziecie chcieli porozmawiać o tym, jak działają nasze narzędzia i co możemy zrobić – jesteśmy do dyspozycji. Natomiast sama automatyzacja, niezależnie od tego, czy z nami, czy bez nas, to kierunek, od którego w naszym celnym świecie nie uciekniemy.

Bardzo Państwu dziękujemy za obecność.