Technologia CLM (zarządzania cyklem życia umowy, ang. Contract Lifecycle Management) to już nie tylko „miły dodatek” dla firm, to znacznie więcej, mianowicie to kluczowe narzędzie w skutecznym zarządzaniu ryzykiem finansowym, operacyjnym, a także regulacyjnym. Korzyści jakie daje nam dziś technologia CLM to przede wszystkim lepsza kontrola nad procesem zawierania umów, a także optymalizacja procesu zarządzania tymi umowami. Technologia ta znacząco wpływa na efektywność procesów, skracając cykl życia umów, a także wyraźnie redukując obciążenia administracyjne, które zwykle spoczywają na dziale prawnym i innych funkcjach biznesowych odpowiedzialnych za analizę kontraktów i dostarczanie danych zarządczych.
Jednak mimo tych niezaprzeczalnych korzyści wiele firm, wciąż nie dostrzega pełnego potencjału rozwiązań CLM. W efekcie, jeśli w ogóle decydują się na ich wdrożenie, najczęściej ograniczają ich zastosowanie do minimum. Główną przyczyną tego stanu rzeczy jest nieumiejętna lub niewłaściwie przeprowadzona mplementacja arzędzia, która koncentruje się przede wszystkim na uruchomieniu technologii. Często zapominamy o kluczowym elemencie całego procesu, jakim są ludzie, którzy będą z tej technologii korzystać na co dzień i dostosowaniu wdrażanej technologii do ich potrzeb.
Poniżej przedstawiamy pięć zasad skutecznego wdrażania CLM, czyli nasz klucz do sukcesu w efektywnym procesie wdrażania systemu zarządzania cyklem życia umów w organizacji.
Zanim rozpoczniesz wdrażanie narzędzia CLM, w pierwszej kolejności przyjrzyj się istniejącym procesom zarządzania umowami w twojej organizacji i zastanów się co stanowi największe wyzwanie i jak można je zoptymalizować. Następnie przeanalizuj, jak wygląda ścieżka nadawania uprawnień do zatwierdzania i podpisywania dokumentów i zastanów się jak można by było ją usprawnić, by cały proces był prostszy i bardziej efektywny.
Pamiętaj, że podczas ustalania jakichkolwiek zmian w istniejących procesach istotne jest uzyskanie poparcia kluczowych użytkowników tych procesów (zazwyczaj będzie to dział prawny, dział zakupów, sprzedaży itp.). Jeśli firma planuje implementację na skalę globalną, istotne będzie także uzyskanie poparcia jednostek w pozostałych lokalizacjach. Gdy procesy zostaną już ustalone i zaakceptowane, należy pamiętać, aby w trakcie wdrażania narzędzia ich nie modyfikować bez istotnego powodu (np. nowelizacja przepisów). A jeśli już dojdzie do modyfikacji procesów, wszelkie zmiany należy przeprowadzić z odpowiednim zarządzaniem zmianą w celu oceny ich wpływu.
Jeśli pominiesz proces optymalizacji to istnieje spore ryzyko, że firma zainwestuje znaczne środki we wdrożenie nieskutecznego i nieefektywnego procesu, co w konsekwencji ograniczy potencjalne korzyści płynące z zastosowania narzędzia CLM.
Zatem, podczas optymalizacji procesów zmapuj istniejące procesy, zidentyfikuj obszary wymagające usprawnienia oraz zaprojektuj nowy przebieg procesów, tak by zminimalizować przekazywanie zadań. Kluczowe będzie również jednoznaczne określenie osób odpowiedzialnych za zatwierdzanie i podpisywanie różnych typów umów i profili ryzyka.
Dokładnie przemyśl, jakie umowy i informacje warto przechowywać w narzędziu, a jakie niekoniecznie. Pamiętaj, że efektywność narzędzia zależy bezpośrednio od jakości i ilości danych, które są w nim przechowywane.
Migracja umów nie powinna polegać na bezrefleksyjnym przenoszeniu plików. Aby informacje były użyteczne, należy je odpowiednio wyekstrahować z istniejących dokumentów. Oznacza to, że po pierwsze musisz zrozumieć jakie dane potrzebujesz uzyskać, a po drugie upewnić się, że umowy, z których te dane będziesz pozyskiwać, będą miały formę odpowiednią do odczytu przez narzędzie CLM. Cały ten proces, nawet z wykorzystaniem sztucznej inteligencji i innych technologii, może trwać miesiącami, dlatego nie należy go lekceważyć.
Rozpocznij więc od uporządkowania istniejącej bazy kontraktów, usuwając wszelkie duplikaty i archiwizując zakończone kontrakty. Dobrym pomysłem będzie skonsolidowanie tych informacji w jednym centralnym repozytorium lub odpowiednie ich zmapowanie. Nowoczesne technologie i wsparcie specjalistyczne mogą okazać się pomocne w tym zadaniu. Następnie przyjrzyj się swoim danym podstawowym (dostawcy, klienci, informacje o podmiotach) upewniając się, że masz ich czyste źródło i wiesz, w jakich systemach będą przechowywane.
Kolejnym ważnym krokiem przed wdrożeniem technologii CLM jest optymalizacja szablonów umów, w tym przypadku oznacza to:
Technologia może być doskonałym wsparciem w tym procesie, umożliwiając wykorzystanie sztucznej inteligencji do analizy obecnie używanych szablonów umów w porównaniu z umowami, które są już zawarte. Takie ćwiczenie pozwoli zidentyfikować najczęściej stosowane zapisy i opracować najlepsze standardy w oparciu o istniejące dane.
Optymalizacja szablonów umów przynosi kilka istotnych korzyści. Po pierwsze, usprawnia zarządzanie ryzykiem, zapewniając, że szablony zawierają najnowsze zapisy i standardy umowne, a także gwarantuje spójność podejścia. Po drugie, umożliwia użytkownikom biznesowym samodzielny wybór odpowiednich szablonów, co zmniejsza zapotrzebowanie na wsparcie prawne i ogranicza liczbę próśb o pomoc kierowanych przez działy biznesowe. Dodatkowo, skraca to również czas wdrożenia, ponieważ do konfiguracji potrzebna jest mniejsza liczba szablonów.
Narzędzia CLM oferują wiele użytecznych funkcji, jednak organizacja musi sama ocenić, na ile jest dojrzała i gotowa by z tych funkcji korzystać i w jakim zakresie.
Weźmy za przykład organizację, która przechowuje kontrakty na lokalnych twardych dyskach, przygotowuje poszczególne umowy na podstawie ostatniej używanej wersji, negocjuje za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie podpisuje dokumenty ręcznie. W takiej organizacji narzędzie CLM mogłoby zdigitalizować cały proces i stworzyć cyfrową formę centralnego repozytorium dla umów, wdrażając funkcjonalności takie jak tworzenie umów na bazie szablonów online lub bibliotek klauzul, możliwość negocjacji w formie online, za pomocą platformy współpracy oraz wprowadzając podpisy elektroniczne. Takie usprawnienia oznaczałyby jednak wielkie zmiany dla użytkownika, który do tej pory korzystał jedynie z podstawowego edytora tekstu.
Pamiętaj, aby uwzględnić wszystkie poniższe elementy:
Proponujemy zacząć od podstawowej wersji systemu, która już z pewnością przyniesie spore korzyści biznesowe. W miarę dojrzewania organizacji w korzystaniu z narzędzia CLM, można stopniowo wdrażać dodatkowe funkcje. Dobrym rozwiązaniem może okazać się stworzenie mapy drogowej, która jasno przedstawi użytkownikom, jak narzędzie będzie się rozwijać w kolejnych etapach.
Przyczyn wielu nieudanych implementacji CLM należy upatrywać w braku zarządzania zmianą i braku odpowiedniego wsparcia całego procesu ze strony kadry kierowniczej. Często postrzegamy nowoczesne rozwiązania technologiczne jako magiczne, traktując je jako cudowny środek, który w magiczny sposób naprawi nieskuteczny proces, zwiększy jego efektywność czy też zredukuje związane z nim koszty. Jednak należy pamiętać, że każdy nowy system okaże się bezużyteczny, jeśli będzie używany, lub zostanie wdrożony w sposób niewłaściwy. Należy zdać sobie sprawę, że technologia to tylko narzędzie, które stanowi wsparcie dla ważniejszych od niej procesów. Nie będzie więc skuteczne, jeśli opisane powyżej zasady nie zostaną uwzględnione w pierwszej kolejności.
Konieczne jest więc zrozumienie, jak taka zmiana wpłynie na dotychczasowy sposób pracy potencjalnych użytkowników narzędzia. Kiedy uświadomimy sobie jej wpływ, należy zbudować świadomość i wiedzę na temat możliwości narzędzia oraz tego, co zmiana oznaczałaby dla poszczególnych grup użytkowników, a także dla samego biznesu. Taka wiedza powinna być komunikowana regularnie przez liderów biznesowych i lokalnych menedżerów.
W trakcie wdrażania rozwiązania CLM kluczowym będzie zapewnienie szkoleń i komunikacji dla grup użytkowników, które będą korzystać z narzędzia. Po implementacji, organizacja ma obowiązek udostępnić materiały, które pozwolą wprowadzić do systemu nowych pracowników, a także pomogą użytkownikom utrwalić wiedzę na temat możliwości narzędzia.