Od dokumentu do decyzji: CLM i sztuczna inteligencja jako fundament nowoczesnego zarządzania kontraktami w świecie po DORA

Czego DORA nauczyła sektor finansowy?

W dynamicznym środowisku biznesowym, organizacje stają przed wyzwaniami związanymi z zarządzaniem ryzykiem. Kluczowym elementem do przetrwania permanentnej burzy regulacyjnej jest zdolność szybkiej adaptacji do zmieniających się warunków prawnych oraz efektywnego kontraktowania. Właśnie tu wkracza CLM (zarządzanie cyklem życia umowy, ang. Contract Lifecycle Management), procesy i narzędzia, które wraz ze sztuczną inteligencją (AI), stają się fundamentem nowoczesnego podejścia do zarządzania umowami.

CLM jako wsparcie dla automatyzacji zespołów prawnych

Implementacja CLM przekształca procesy zarządzania umowami z podejścia manualnego do zautomatyzowanego systemu, który nie tylko oszczędza czas, ale także minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa efektywność organizacji. W połączeniu ze sztuczną inteligencją, CLM oferuje możliwości przewidywania oraz rozwiązywania potencjalnych problemów zanim się zmaterializują. Oczywiście CLM nie zastąpi sprawnego zespołu prawników wewnętrznych lub zewnętrznego doradcy prawnego, ale z pewnością będzie stanowić wsparcie w ich codziennej pracy.

Sztuczna inteligencja odgrywa coraz bardziej istotną rolę w zarządzaniu ryzykiem prawnym poprzez automatyzację skomplikowanych czynności analitycznych związanych z przetwarzaniem i interpretacją dużych ilości danych. AI może wykrywać potencjalne ryzyko w umowach, oferować inteligentne analizy, które pomagają w negocjacjach kontraktowych, oraz poprawiają monitorowanie zgodności z regulacjami poprzez generowanie szczegółowych raportów i prognoz. Korzystając z możliwości generatywnej AI, firmy mogą lepiej zarządzać kontraktami poprzez zwiększenie ich efektywności operacyjnej oraz minimalizację ryzyka niespełnienia warunków umowy.

Dodatkowo, dzięki analizie danych i automatyzacji procesów, AI umożliwia szybsze identyfikowanie kluczowych terminów i wymagań w umowach, co pozwala na lepszą kontrolę nad zobowiązaniami kontraktowymi. Sztuczna inteligencja może monitorować terminy, ostrzegać przed zbliżającymi się datami i pomagać w optymalizacji procesów, aby uniknąć kosztownych naruszeń. AI wspiera również tworzenie analiz ryzyka, pozwalając na podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych.

Nowoczesne technologie stają się fundamentem optymalizacji procesów prawnych, umożliwiając organizacjom sprawniejsze zarządzanie zobowiązaniami kontraktowymi i dostosowywanie się do dynamicznych zmian w otoczeniu prawnym. Integracja CLM i AI pozwala nie tylko na automatyzację zadań, ale również na pozyskiwanie bogatych wniosków z danych, które przyspieszają podejmowanie decyzji. Technologiczna transformacja w zarządzaniu cyklem życia kontraktu przyczynia się do zwiększenia konkurencyjności firm na rynku oraz zapewnia lepszą ochronę przed prawnymi konsekwencjami wynikającymi z niedopilnowania warunków kontraktowych. Dzięki tym innowacjom, organizacje mogą skupić się na długoterminowym rozwoju i osiąganiu strategicznych celów biznesowych.

Rola AI w minimalizowaniu ryzyka

Z perspektywy przedsiębiorstwa, zarządzanie cyklem życia kontraktów staje się nieodzownym elementem organizacji, które pragną zapewnić efektywność i zgodność w swoich procesach biznesowych. W miarę jak globalna gospodarka staje się coraz bardziej złożona, zespoły prawne i zakupowe są zmuszone do realizacji większej liczby zadań przy ograniczonych zasobach. Skuteczne zarządzanie kontraktami jest kluczowym czynnikiem w minimalizowaniu ryzyka prawnego, finansowego i operacyjnego. Rozwiązania CLM, które usprawniają i automatyzują te procesy, pozwalają na redukcję kosztów i ograniczenie zasobów potrzebnych do nadzorowania wykonania umów. Ogranicza to również ryzyko dzięki łatwiejszej kontroli i monitorowaniu zgodności umów.

W automatyzacji i usprawnianiu zarządzania kontraktami kluczowa jest rola sztucznej inteligencji. Dzięki AI, systemy CLM mogą wykorzystywać algorytmy do analizowania danych kontraktowych i identyfikowania nowych wzorców, które mogą prowadzić do optymalizacji procesów. AI pomaga w generowaniu wniosków, które wspierają negocjacje, zmniejszają potencjalne ryzyko oraz poprawiają zgodność poprzez automatyczne wykrywanie niezgodnych lub ryzykownych warunków umownych. Wdrożenie funkcji takich jak ekstrakcja danych przez AI przyspiesza rejestrację umów, ograniczając błędy ludzkie i usprawniając zarządzanie kontraktami na szeroką skalę.

Nowoczesne zarządzanie ryzykiem prawnym

Integracja CLM ze sztuczną inteligencją przynosi praktyczne korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność zarządzania ryzykiem prawnym. W erze, w której biznesy operują na globalnym rynku i stają przed skomplikowanymi wymaganiami regulacyjnymi, innowacyjne rozwiązania technologiczne stają się nieodzowne. Zintegrowane narzędzia CLM wspierane przez AI pozwalają na automatyzację wielu procesów, takich jak analiza ryzyka, monitoring zgodności, a nawet inteligentna walidacja umów. Dzięki zastosowaniu takich technologii, organizacje mogą skuteczniej przewidywać ryzyka i minimalizować niepewność poprzez wykrywanie potencjalnych problemów zanim one się zmaterializują.

Platformy CLM z wbudowaną sztuczną inteligencją oferują narzędzia do sprawniejszego zarządzania informacjami i szybkiego podejmowania decyzji na podstawie realnych danych w czasie rzeczywistym. AI wspiera organizacje w identyfikowaniu wzorców i przewidywaniu niezgodności, co przekłada się na ochronę przed potencjalnymi sporami. Ponadto, automatyzacja procesów związanych z tworzeniem i weryfikacją umów pozwala na zwiększenie szybkości działania bez utraty jakości, co jest kluczowe dla utrzymania zgodności w dynamicznie zmieniającym się środowisku regulacyjnym.

W rezultacie, nowoczesne zarządzanie ryzykiem prawnym, opierające się na CLM i AI, daje organizacjom przewagę konkurencyjną poprzez umożliwienie bezpieczniejszego i bardziej przewidywalnego prowadzenia działalności. Dzięki tym innowacyjnym rozwiązaniom, organizacje mogą skupić się na rozwoju swojego biznesu, jednocześnie chroniąc się przed potencjalnymi problemami prawnymi i finansowymi. Z kolei departamenty prawne otrzymują narzędzie, które wspiera proces negocjowania i opiniowania umów, ułatwiając komunikację zarówno z klientem wewnętrznym, jak i partnerami instytucji finansowej.

Perspektywa na przyszłość

Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, które dałoby się wdrożyć we wszystkich instytucjach finansowych. Aby skutecznie wprowadzić CLM w organizacji, należy najpierw dokładnie zrozumieć jej aktualne potrzeby oraz przyszłe cele biznesowe. Istotne jest przeanalizowanie, jakie elementy cyklu życia kontraktu są najbardziej wymagające i które z nich mogą skorzystać na usprawnieniach technologicznych. Wybór odpowiedniego oprogramowania, może pomóc w skróconym wdrożeniu dzięki konfigurowanym ustawieniom, które pozwalają na szybki start bez potrzeby tworzenia systemów od podstaw.

Strategie i wskazówki dla firm dotyczące wdrażania zaawansowanych systemów CLM opartych na sztucznej inteligencji powinny koncentrować się na adaptacji oraz edukacji użytkowników, aby zmiany nie tylko zostały wprowadzone, ale były również trwałe. Warto wdrażać technologię etapami, zaczynając od najbardziej krytycznych funkcji i stopniowo wprowadzając dalsze innowacje, co pozwala na efektywną naukę i przystosowanie się zespołów do nowych narzędzi. Kluczowe jest również uwzględnienie integracji z istniejącymi systemami (np. CRM, ERP) oraz dostosowanie przepisów wewnętrznych do wykorzystania nowych technologii, co umożliwi efektywną synchronizację danych i wprowadzi spójność procesu od początku do końca.

Nie bez znaczenia jest również dokonanie przeglądu stosowanych szablonów umów, standardowych klauzul i praktyk kontraktowych przez instytucje finansowe. Tego rodzaju „housekeeping” pozwala w pełni wykorzystać potencjał rozwiązań CLM i uniknąć błędów wynikających np. z niespójności poszczególnych szablonów, dezaktualizacji wzorców umów lub drobnych rozbieżności terminologicznych.

Przyszłość technologii CLM jest obiecująca i wskazuje na dalszą ewolucję w kierunku jeszcze większej automatyzacji z pomocą AI. Możliwości, które mogą się pojawić, obejmują rozwój generatywnej AI, która będzie wspierać automatyczne tworzenie umów na podstawie zidentyfikowanych wzorców i bazuje na analizach danych historycznych. Zwiększona integracja z systemami globalnymi oraz lokalnymi regulacjami prawnymi może zapewnić większą zgodność oraz spójność działań na międzynarodową skalę. Ponadto przyszłe innowacje mogą prowadzić do jeszcze bardziej zaawansowanej analizy ryzyka, co da firmom szansę na uprzedzenie niekorzystnych działań oraz lepsze strategiczne zarządzanie relacjami kontraktowymi.

O szansach i potrzebie wdrożenia CLM rozmawialiśmy z sektorem finansowym podczas tegorocznej edycji Kongresu Prawa Bankowego, który odbywał się w Józefowie, 11-12 czerwca 2025 r. Drugiego dnia konferencji prezentację „Where Legal meets Tech, czyli nowoczesne systemy zarządzania kontraktami (CLM) w praktyce” wygłosili Kamila Mróz i Michał Mostowik, wraz z Piotrem Polakiem (Partner Associate w Deloitte Consulting). Partnerem Kongresu była kancelaria Deloitte Legal.

Autorzy:

• Michał Mostowik
• Piotr Polak
• Volodymyr Lomiichuk