Jak zabezpieczyć instytucję finansową i zatrzymać kluczowych pracowników?

Czy wraca rynek pracownika?

Zgodnie z najnowszymi prognozami, pomimo zapowiadanych przez pracodawców zwolnień, w Polsce wraca rynek pracownika¹. Oznacza to, że zapotrzebowanie na pracowników jest większe niż liczba osób chętnych i gotowych do podjęcia pracy. Czyli znalezienie pracy jest w takim okresie stosunkowo łatwe. Jakkolwiek jest to co do zasady dobra informacja dla pracowników, to jednak niejednokrotnie rodzi po stronie pracodawców potrzebę rozważenia jak utrzymać w zatrudnieniu pracowników, a w szczególności pracowników istotnych dla organizacji - posiadających wysokie kwalifikacje i szczególnie istotnych dla działalności pracodawcy.

Opisany powyżej trend dotyczy również pracodawców będących instytucjami finansowymi. Także te podmioty muszą niejednokrotnie podejmować działania mające na celu zachęcenie do pozostania w instytucji pracowników posiadających wysokie kwalifikacje i zarządzających poszczególnymi, istotnymi dla instytucji finansowej obszarami. Osoby te ze względu na zakres odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku określane są mianem Material Risk Takiers, tj. osób, których działalność zawodowa ma istotny wpływ na ryzyko instytucji finansowej. Także bowiem w tym sektorze obserwuje się częste zmiany pracy przez pracowników, także tych posiadających status MRT.

Stanowiska MRT – kto posiada status MRT oraz specjalne wymogi dotyczące wynagrodzenia

Instytucje finansowe muszą badać i na bieżąco ustalać, kto w ich organizacji spełnia definicję stanowiska MRT. Status MRT posiada zaś osoba, która spełnia kryteria określone szczegółowo w przepisach prawa unijnego oraz prawa polskiego². I tak, zgodnie z tymi przepisami, osobą posiadającą status MRT będzie m.in:

1. członek rady nadzorczej oraz członek zarządu instytucji;
2. osoba należąca do kadry kierowniczej wyższego szczebla – tj. osoby, które odpowiadają i raportują bezpośrednio do zarządu;
3. pracownik pełniący obowiązki kierownicze w zakresie kwestii prawnych;
4. pracownik pełniący obowiązki kierownicze w zakresie finansów;
5. pracownik pełniący obowiązki kierownicze w zakresie zasobów ludzkich, czy
6. pracownik pełniący obowiązki kierownicze w zakresie bezpieczeństwa informacji.

To jedynie przykład kryteriów, które przesądzają o tym, że dany pracownik posiada status MRT. Jak widać z wymienionego powyżej katalogu – są to najważniejsze osoby w organizacji, niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania. Co istotne, oprócz kwestii istotności tych osób dla organizacji, instytucje muszą pamiętać o tym, że w stosunku do tych osób istnieją szczególne zasady, na podstawie których ustalane jest ich wynagrodzenie. I tak instytucje zobowiązane są do ustanowienia w swojej organizacji polityki wynagradzania oraz polityki zmiennych składników wynagrodzeń osób MRT.

Pracodawca – instytucja finansowa nie ma więc zupełnej swobody, nawet uwzględniając oczywiście kwestię równego traktowania pracowników i standardów rynkowych, w ustalaniu wynagrodzenia osób MRT. Szczegółowe zasady dotyczące ustalania wynagrodzenia oraz wynagrodzenia zmiennego pracowników MRT określone są w przepisach prawa³  i wskazanych wyżej politykach.

Utrzymanie osób posiadających status MRT w zatrudnieniu - możliwe działania pracodawcy

Aby utrzymać kluczowych pracowników w zatrudnieniu, w tym także osoby posiadające status MRT, pracodawcy mogą stosować benefity, które mają zachęcić tych pracowników do pozostania w zatrudnieniu.

Takimi głównymi benefitami stosowanymi przez pracodawców są m.in.: możliwość pracy zdalnej, programy referencyjne, dodatkowe szkolenia czy możliwość sfinansowania studiów podyplomowych, a także dodatki do wynagrodzenia, tj. m.in. tzw. premia retencyjna. To właśnie te ostatnie z reguły stanowią największą zachętę do pozostania w organizacji.

Premia retencyjna to świadczenie pieniężne przyznawane pracownikowi w przypadku pozostania w organizacji przez określony okres. Oczywiście, jak wspomniano powyżej, premia taka może zostać również przyznana osobom posiadającym status MRT, jednakże trzeba pamiętać, że musi ona również być ustalona zgodnie z przepisami dotyczącymi wynagrodzeń tych osób.

Premia retencyjna – jak zabezpieczyć instytucję finansową i utrzymać kluczowych pracowników?

Premia retencyjna, ze względu na to, że nie jest co do zasady przyznawana stale, a dopiero po spełnieniu określonych warunków, stanowi wynagrodzenie zmienne. Jej zasady muszą więc być ustalone tak, aby był spełniony jej cel – tj. zatrzymanie pracowników MRT w organizacji, a z drugiej strony, aby jej zasady i wysokość nie zachęcały pracowników MRT do podejmowania ryzyka, które mogłoby narazić instytucję finansową na negatywne konsekwencje.

Jak zatem określić zasady premii retencyjnej? W pierwszej kolejności warto już w przypadku tworzenia bądź aktualizacji polityk zmiennych wynagrodzeń przewidzieć możliwość przyznania takiej premii i opisać ramy, w jakich powinien się poruszać pracodawca przy przyznawaniu premii retencyjnej. W dalszej kolejności należy zawrzeć już z konkretnym pracownikiem tzw. umowę retencyjną, w której zostaną określone szczegółowe zasady przyznawania premii i wyliczania jej wysokości oraz zasady pozostania pracownika w organizacji.

Przed zawarciem takiej umowy i przyznaniem premii, instytucje finansowe muszą pamiętać, że powinny posiadać i być w stanie dowieść, że posiadają uzasadniony interes (biznesowy) w przyznaniu premii retencyjnej. Taki interes będzie istniał w przypadku np. chęci zapewnienia prawidłowego przebiegu określonego projektu, czy w przypadku przeprowadzenia konieczności restrukturyzacji.

Z pomocą w zakresie oceny czy przyznanie premii będzie właściwe, przychodzą wytyczne EBA dotyczące prawidłowej polityki wynagrodzeń⁴. I tak instytucje powinny wziąć pod uwagę m.in.: obawy o odejście danych osób MRT z organizacji, powody, dla których zatrzymanie tych osób jest kluczowe dla instytucji, konsekwencje odejścia danego pracownika z instytucji oraz czy kwota premii jest konieczna i proporcjonalna, aby zatrzymać pracownika⁵.

Ponadto w umowie retencyjnej należy określić konkretne warunki jej przyznania, które nie mogą być analogiczne do warunków stosowanych w odniesieniu do innych premii przyznawanych pracownikowi MRT – np. premii rocznej za zrealizowane wyniki. Umowa retencyjna powinna zatem określać:

1. okres, w jakim pracownik musi pozostać w instytucji, aby premia została przyznana;
2. warunki dotyczące realizacji określonych zadań – nie mogą to być zadania i cele, które są pokryte innymi składnikami wynagrodzenia zmiennego;
3. datę, od której ustala się, czy warunki zostały spełnione;
4. zasady ustalania kwoty premii i zasady jej wypłaty;
5. przypadki, w których premia nie zostanie przyznana w ogóle lub zostanie pomniejszona (np. w przypadku naruszenia obowiązków pracowniczych, popełnienia wykroczenia, etc.).

Wobec tego, że premie retencyjne są wynagrodzeniem zmiennym muszą także spełniać wymogi wynagrodzenia zmiennego określone w przepisach prawa, w tym w szczególności w zakresie dostosowania wynagrodzenia do ryzyka ex post, wypłaty w instrumentach finansowych czy odroczenia. Premie retencyjne są też uwzględniane przy obliczaniu stosunku wynagrodzenia zmiennego do stałego.

Jak wynika z powyższego, konieczne jest zatem zwracanie uwagi, aby przyznanie premii powiązać przede wszystkim z koniecznością utrzymania pracownika w organizacji przez określony czas. Konkretne i jasne ustalenie warunków przyznania premii pomoże zatrzymać pracownika MRT w organizacji. Dodatkowo jasne wskazanie kryteriów, w których premia, pomimo spełnienia warunków, może nie zostać przyznana, zabezpieczy instytucję finansową przed ryzykiem żądania przez pracownika wypłaty całości kwoty. Prawidłowo sporządzona umowa retencyjna jednocześnie będzie stanowiła uzasadnienie dla organu nadzoru celu wprowadzenia takiej premii przez instytucję.

¹ Artykuł pt. Wraca rynek pracownika w Polsce. Mimo fali zwolnień grupowych. Dostępny na stronie money.pl: https://www.money.pl/gospodarka/wraca-rynek-pracownika-w-polsce-mimo-fali-zwolnien-grupowych-7066626356062752a.html

² Zasady te określają m.in.: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo Bankowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 2488), Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej oraz polityki wynagrodzeń w bankach z dnia 8 czerwca 2021 r. czy Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2021/923 z dnia 25 marca 2021 r. uzupełniające dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/36/UE w odniesieniu do regulacyjnych standardów technicznych określających kryteria służące ustaleniu obowiązków kierowniczych, funkcji kontrolnych, istotnych jednostek gospodarczych i znacznego wpływu na profil ryzyka istotnej jednostki gospodarczej oraz określające kryteria służące ustaleniu pracowników lub kategorii pracowników, których działalność zawodowa wpływa na profil ryzyka tych instytucji w sposób porównywalnie tak istotny, jak w przypadku pracowników lub kategorii pracowników, o których mowa w art. 92 ust. 3 tej dyrektywy.

³ Zasady te określają m.in.: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo Bankowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 2488), Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej oraz polityki wynagrodzeń w bankach z dnia 8 czerwca 2021 r. czy dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/36/UE z dnia 26 czerwca 2013 r. w sprawie warunków dopuszczenia instytucji kredytowych do działalności oraz nadzoru ostrożnościowego nad instytucjami kredytowymi i firmami inwestycyjnymi, zmieniająca dyrektywę 2002/87/WE i uchylająca dyrektywy 2006/48/WE oraz 2006/49/WE.

⁴ Wytyczne dotyczące prawidłowej polityki wynagrodzeń na mocy dyrektywy 2013/36/UE z dnia 2 lipca 2021 r., EUNB/GL/2021/04.

⁵ Wytyczna 146 Wytycznych dotyczących prawidłowej polityki wynagrodzeń na mocy dyrektywy 2013/36/UE z dnia 2 lipca 2021 r., EUNB/GL/2021/04