AML/CFT - jak nowy komunikat nadzorców wpłynie na realizację obowiązków szkoleniowych przez instytucje obowiązane?

Jaki jest cel Komunikatu?

Celem Komunikatu jest przedstawienie dobrych praktyk oraz oczekiwań Organów Kontroli związanych z zapewnieniem regularnych szkoleń dla wszystkich osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków AML/CFT, uwzględniając tematykę ochrony danych osobowych. 

Kogo dotyczy Komunikat?

Komunikat ma zastosowanie do instytucji obowiązanych, wskazanych w art. 2 ust. 1 ustawy AML. Obowiązek szkoleniowy dotyczy nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także wszystkich osób wykonujących obowiązki związane z AML/CFT, w tym osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, agentów, podmioty działające na zlecenie instytucji obowiązanej, członków zarządu lub innego organu zarządzającego odpowiedzialnych za obszar AML/CFT. Kluczowe jest, aby także osoby zastępujące pracowników / współpracowników odpowiedzialnych za AML/CFT brały udział w szkoleniach. 

Dobre praktyki – czyli właściwie jakie?

Organy Kontroli podkreślają, że zarząd instytucji obowiązanej powinien mieć pełną i bieżącą informację na temat realizacji obowiązku szkoleniowego, zarówno dla własnych pracowników / współpracowników, jak i dla podmiotów zewnętrznych. Ważne jest, aby wyniki szkoleń były częścią systemu sprawozdawczości instytucji obowiązanej uwzględnianej podczas okresowych przeglądów lub posiedzeń organów zarządzających. 

Instytucje obowiązane powinny dołożyć staranności, aby podmioty trzecie, którym powierzono obowiązki z zakresu AML w ramach outsourcingu, wdrożyły odpowiednie praktyki szkoleniowe. Wszelkie kwestie związane z obowiązkiem szkoleniowym powinny być szczegółowo opisane w umowach zawartych z tymi podmiotami. 

Organy Kontroli przypominają, iż osoby wykonujące obowiązki w obszarze AML/CFT obowiązane są przejść odpowiednie szkolenia jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania czynności, zaś instytucje obowiązane powinny udokumentować, iż powierzenie obowiązków w zakresie AML/CFT miało miejsce po odbyciu odpowiedniego szkolenia. 

Co istotne, szkolenia z zakresu AML/CFT, które pracownicy instytucji obowiązanej ukończyli w poprzedniej pracy, mogą być uznane za aktualne w obecnym miejscu zatrudnienia po odbyciu szkolenia uzupełniającego dostosowanego do charakteru, rodzaju i rozmiaru działalności nowego pracodawcy. 

W przypadku istotnych zmian w stanie prawnym dotyczącym AML/CFT, jak również w sytuacji zmian w charakterze lub rodzaju działalności prowadzonej przez instytucję obowiązaną, konieczne jest zorganizowanie dodatkowego szkolenia.  

Komunikat zwraca uwagę, że samokształcenie nie stanowi realizacji obowiązku określonego w art. 52 ustawy AML, może jedynie być uzupełnieniem profesjonalnych szkoleń. Co więcej, wzajemne szkolenie pracowników w obrębie tej samej instytucji obowiązanej, gdzie ani jedna z tych osób nie uczestniczyła w szkoleniu zewnętrznym, jest niedopuszczalne.  

W związku z powyższym, Organy Kontroli wprost wskazują, iż oczekują od instytucji obowiązanych weryfikacji dotychczasowej praktyki wypełniania obowiązku szkoleniowego wynikającego z art. 52 ustawy AML i niezwłocznego podjęcia kroków zmierzających do prawidłowej realizacji tego obowiązku. 
 

Jak dokumentować szkolenia? 

Procedura wewnętrzna instytucji powinna szczegółowo opisywać zasady prowadzenia szkoleń i dokumentacji, zaś programy szkoleń powinny być dostosowane do charakteru i rozmiaru działalności instytucji obowiązanej. 

Realizacja obowiązku szkoleniowego powinna być starannie dokumentowana. Komunikat wskazuje, że należy dokumentować kto, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo został przeszkolony. Udział pracownika w szkoleniu wewnętrznym powinien być potwierdzony przynajmniej listą obecności oraz programem szkolenia zawierającym wszystkie wymagane informacje. W przypadku szkoleń zewnętrznych warto przechowywać certyfikaty uczestnictwa oraz program szkolenia. Dobrą praktyką może być również zakończenie szkolenia testem sprawdzającym wiedzę i przechowywanie w dokumentacji wyników ww. testów. 

Jakie kroki powinny podjąć instytucje obowiązane? 

W naszej ocenie instytucje obowiązane powinny dokładnie zapoznać się z wymogami i przeanalizować czy w prawidłowy sposób realizują obowiązek szkoleniowy, aby uniknąć ewentualnych sankcji. 

W świetle Komunikatu zachęcamy, aby zweryfikować dotychczas podejmowane praktyki w zakresie szkoleń AML/CFT i w oparciu o przeprowadzoną analizę luk, podjąć kroki zmierzające do prawidłowej realizacji obowiązku. Zwracamy również uwagę, że przy wyborze podmiotu oferującego szkolenie instytucja obowiązana powinna kierować się przede wszystkim doświadczeniem oraz uznaniem na rynku podmiotów prowadzących te szkolenia, w związku z czym należy ostrożnie dobierać dostawców szkoleń. 

W Deloitte wspieramy naszych Klientów w przeglądzie procedur i analizie zgodności podejmowanych praktyk z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, z należytym uwzględnieniem dobrych praktyk wynikających z rekomendacji organów nadzoru, a także prowadzimy szkolenia z zakresu AML/CFT. Jeśli są Państwo zainteresowani wdrożeniem lub weryfikacją dokumentacji AML/CFT lub skorzystaniem z naszej oferty szkoleniowej, zachęcamy do kontaktu w celu uzyskania szczegółowych informacji o świadczonych przez nas usługach. 

[1] Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 z późn. zm.).