La numérisation de la fiscalité indirecte exige une approche globale
Partout dans le monde, les autorités fiscales redéfinissent les méthodes d'évaluation et de perception de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en remplaçant les rapports périodiques de conformité, essentiellement sur papier, par la déclaration et la facturation électroniques. Le respect de la fiscalité indirecte subit les changements les plus spectaculaires depuis que l'idée même d'une TVA a fait son chemin dans les années 1960. Nous assistons au développement de ce que l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) appelle l'administration fiscale numérique ou axée sur les données. Selon un document de l'OCDE, la vision est celle d'une transformation numérique dans laquelle la fiscalité devient "un processus plus transparent et sans friction au fil du temps". Comme cela s'est produit lorsque le changement numérique a balayé d'autres activités ou fonctions de l'entreprise, la transformation de la fiscalité crée un environnement davantage axé sur les réseaux et les données.
Cette transformation impose de nouvelles exigences non seulement au service fiscal, mais aussi à l'ensemble de l'organisation. Les exigences liées à la fiscalité doivent désormais être prises en compte dans tous les systèmes financiers et processus d'entreprise, et ces changements ont un impact considérable sur la mise en place des systèmes ERP et d'autres infrastructures informatiques. Les entreprises devront déployer leurs ressources d'une manière différente. La qualité des données doit s'améliorer pour répondre aux exigences des autorités fiscales.
En effet, la complexité croissante des exigences en matière de données fiscales et les variations d'un pays à l'autre exigent une infrastructure de données flexible, capable de répondre à des demandes nouvelles ou changeantes. Les données pertinentes sur les clients, les produits et les fournisseurs doivent être produites correctement et automatiquement, car elles sont désormais partagées directement avec les autorités fiscales. Et ces données deviennent soudain critiques pour l'entreprise : Les questions de conformité fiscale prennent une nouvelle importance lorsque l'entreprise doit émettre une facture électronique valide à ses clients dans le cadre des nouvelles règles de fiscalité indirecte.
La plupart des multinationales sont confrontées à de nouvelles exigences en matière de fiscalité indirecte dans au moins certains des pays où elles opèrent. En Amérique latine, par exemple, le Mexique et le Brésil ont ouvert la voie en comblant l'écart entre les recettes théoriques de la TVA et les recouvrements réels, et ils ont mis en place des systèmes relativement matures de déclaration électronique. Cependant, il arrive trop souvent que les entreprises répondent à l'évolution des exigences en matière de fiscalité indirecte par des solutions ad hoc pour des juridictions spécifiques.
À mesure que la déclaration et la facturation électroniques se généralisent, y compris dans l'Union européenne, où de nouvelles règles sont prévues dans le cadre de la "TVA à l'ère numérique" (ViDA), les entreprises ont besoin d'une approche plus globale et centralisée. Pour les responsables fiscaux, nous voyons trois leçons clés qui peuvent aider à guider la réponse à l'évolution des exigences des autorités fiscales vers une conformité en temps réel des impôts indirects.
1. Pensez numérique
Lorsqu'une entreprise ou une activité d'entreprise est touchée par la numérisation - confrontée à la possibilité et à la puissance des données nouvellement disponibles de manière structurée - les perturbations et les avantages peuvent être considérables. Pensez à la façon dont la réservation en ligne a changé le secteur de l'hôtellerie, ou à la façon dont les expériences de vente au détail de toutes sortes ont été transformées par le commerce électronique.
La fonction fiscale est relativement retardataire en matière de numérisation, restant un lieu au sein de l'entreprise où l'on peut encore trouver des déclarations sur papier, des feuilles de calcul Excel et de nombreuses interventions manuelles. Les services fiscaux ont généralement eu du mal à suivre le rythme des changements technologiques. Cela peut s'expliquer en partie par le fait que les autorités fiscales elles-mêmes ont été lentes à exiger la conformité numérique, la croissance absolue des recettes fiscales ayant fait du changement dans ce domaine une faible priorité pour les gouvernements. Récemment, cependant, les pressions géopolitiques et les contraintes budgétaires croissantes ont rendu la numérisation plus pertinente pour aider les autorités fiscales à lutter contre l'évasion et la fraude fiscales.
Avec la déclaration et la facturation électroniques, les autorités fiscales créent l'environnement numérique en réseau nécessaire pour évaluer les impôts d'une nouvelle manière. Cela modifie la façon dont la conformité fiscale et juridique doit être gérée. L'époque des audits manuels fastidieux, des méthodes d'échantillonnage aléatoire et de l'examen de piles de documents est révolue.
Dans un environnement axé sur les données, l'administration fiscale peut simplement comparer diverses sources de données, auxquelles elle a désormais accès en temps réel, en lisant les chiffres réels du système ERP du contribuable, par exemple. Lorsqu'elle constate des lacunes ou des anomalies, elle évalue simplement l'impôt supplémentaire ou bloque les remboursements - et transfère la charge de la preuve au contribuable en cas de désaccord.
Pour faire face à ce changement, les entreprises doivent adopter une stratégie de conformité fiscale fondamentalement différente, en pensant numérique. Dans un régime numérique, la conformité ne peut être gérée par des processus manuels. Plus que cela, cependant, les changements en matière de conformité fiscale doivent être considérés comme une opportunité. Les leçons tirées de la numérisation d'autres activités et fonctions sont applicables ici. Un effort numérique important est nécessaire pour la fiscalité, avec des solutions logicielles intégrées dans l'entreprise.
Nous pensons que la numérisation de la fiscalité indirecte nécessite un nouvel état d'esprit. L'évolution de la réglementation fiscale exige un mouvement en amont : De plus en plus, les exigences en matière de données fiscales doivent être abordées au niveau de l'entrée initiale, intégrées aux processus commerciaux et financiers de base, et non pas comme une étape ultérieure de mise en conformité.
La saisie des données fiscales sera initiée en amont et intégrée à la fonction financière par le biais du système ERP. Ce système englobe la plupart des domaines clés de la fiscalité. L'administration fiscale numérique, le reporting en temps réel et la transparence s'inscriront dans ce système. Le contrôle fiscal doit être à la fois préventif et proactif, ainsi qu'automatisé, avant que les autorités fiscales ne l'analysent. Lorsque les autorités fiscales ont accès aux données d'un système ERP ou d'un lac de données, les informations qui y résident doivent être vérifiées de manière plus intégrée par les services informatiques et financiers, à l'aide d'outils d'analyse de données bien adaptés et de contrôles et de tests automatisés.
Les processus automatisés remplaceront la majeure partie de la conformité fiscale actuelle basée sur les déclarations (les déclarations finiront par disparaître complètement). L'amélioration de la qualité des données fiscales deviendra primordiale à mesure que la transformation numérique de la fiscalité indirecte progressera. Les audits numériques deviendront la norme.
2. Agir globalement
Les entreprises ne peuvent plus se contenter de solutions locales. Les données seront de plus en plus vérifiées au-delà des frontières à mesure que les autorités fiscales étendront leur champ d'action et leur coopération. Pour les contribuables, cela devrait renforcer la tendance actuelle à une gouvernance plus centrale des processus fiscaux. Le respect des exigences en matière de facturation ou de déclaration électroniques ne doit pas être laissé aux seules équipes financières et fiscales locales.
L'efficacité et le coût, ainsi que le potentiel de centralisation, sont autant de raisons supplémentaires de penser au niveau mondial. Les organisations peuvent bénéficier d'avantages d'échelle et de plus grandes possibilités de normalisation et d'automatisation lorsqu'elles créent des systèmes cohérents à l'échelle mondiale. En effet, le reporting et la facturation électroniques devraient inciter les entreprises à utiliser leur système ERP de manière cohérente et consolidée, ce qui pourrait renforcer les arguments en faveur d'une mise à niveau de ces systèmes.
Le niveau de normalisation ou de cohérence mondiale que l'on peut attendre des règles de déclaration et de facturation électroniques n'est pas encore clair - jusqu'à présent, il y a souvent de grandes différences. Mais les entreprises devraient examiner de manière proactive les régimes d'impôts indirects dans toutes les juridictions où elles opèrent et rechercher des solutions largement applicables dans le plus grand nombre possible d'entre elles. Nous observons certains modèles et concepts cohérents. Du point de vue des données, les exigences et les structures ne sont pas très différentes d'une juridiction à l'autre. Le choix d'un fournisseur ayant une bonne compréhension des similitudes et des différences entre les exigences des différents sites, et ayant une portée véritablement mondiale, vous apportera des avantages.
Les améliorations des systèmes de données les plus nécessaires pour répondre à l'évolution des exigences en matière de conformité de la fiscalité indirecte au niveau mondial sont susceptibles de se recouper de manière significative avec les solutions nécessaires pour relever d'autres défis fiscaux en constante évolution. Plus particulièrement, les exigences croissantes des autorités fiscales dans la mise en œuvre des réglementations Pillar Two soulignent la nécessité de disposer de données de meilleure qualité et de systèmes et processus de données cohérents dans toutes les juridictions, à l'instar de ce que nous observons dans les changements de la fiscalité indirecte avec DAC7, CESOP et la déclaration en ligne.
Même les entreprises qui opèrent principalement aux États-Unis, où il n'y a pas de système de TVA, peuvent bénéficier de l'urgence d'une transformation des données qui soit pertinente à la fois pour la fiscalité indirecte et pour les modifications apportées au site Pillar Two.
3. Travailler en coopération
Avec la mise en œuvre de la déclaration et de la facturation électroniques, le respect de la législation en matière de fiscalité indirecte ne relève plus uniquement de la compétence du service des impôts. Le paysage des parties prenantes a changé. Les exigences fiscales étant de plus en plus étroitement liées à la facturation et à la chaîne d'approvisionnement, c'est l'ensemble du processus commercial qui peut être affecté. Le département fiscal ne peut pas à lui seul faire face à ces changements.
Le centre de gravité de l'équipe chargée de la fiscalité indirecte s'éloigne des déclarations et des rapports pour s'orienter vers des données fiscales en temps réel ou quasi réel, ce qui modifiera la manière dont les ressources doivent être allouées. La déclaration et la facturation électroniques mettent l'accent sur la nécessité de disposer des systèmes et du personnel nécessaires pour garantir la qualité des données qui sont désormais transmises directement aux autorités fiscales. L'ensemble des données transactionnelles - localisation du client et statut TVA, informations sur le fournisseur, etc.
Les données que les services financiers ou informatiques produisaient dans le passé, en espérant que les services fiscaux trouveraient le moyen de les faire fonctionner, ne suffiront plus. Pour piloter leur activité à l'échelle mondiale, les entreprises doivent mettre en place un système de facturation électronique. Tout le monde est désormais impliqué : Les services fiscaux, financiers et informatiques doivent travailler ensemble pour garantir la conformité dans un système fiscal mondial en évolution rapide.
