La relance et le service fiscal basé sur les données

Il est temps de faire un grand pas en avant

Pendant des années, la transformation numérique a constamment encerclé les départements fiscaux. D'autres fonctions de l'entreprise sont bien avancées dans la courbe de maturité numérique, beaucoup utilisant l'informatique en nuage, les applications et les appareils mobiles, l'automatisation, l'analyse, l'intelligence artificielle et d'autres innovations numériques. Elles modifient rapidement et systématiquement les modèles d'entreprise et la conduite des affaires à l'échelle mondiale et à distance grâce à la numérisation.

Les services fiscaux ont participé jusqu'à un certain point. Nombre d'entre eux utilisent désormais des applications spécifiques à la fiscalité, soit intégrées dans les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), soit boulonnées à ces systèmes. D'autres utilisent des applications autonomes à des fins fiscales spécifiques telles que les provisions fiscales, la conformité aux impôts indirects ou les impôts locaux et d'État, pour n'en citer que quelques-unes.

Pourtant, la transformation numérique de la fiscalité, au même titre que les autres secteurs de l'entreprise, peut s'avérer difficile. Pourquoi ? Parce qu'elle est souvent entravée par la dépendance continue à l'égard des tableurs et des données fiscales décousues et isolées qu'ils contiennent généralement. Les feuilles de calcul sont souvent le moteur de la planification fiscale, de la conformité et du reporting, au cœur de toutes les activités des professionnels de la fiscalité, et ce depuis longtemps. Mais il est temps de changer.

Examinons de plus près les raisons pour lesquelles de nombreux services fiscaux hésitent à abandonner leurs feuilles de calcul et comment un service fiscal axé sur les données peut être la clé pour les libérer.

Une réticence naturelle

Les services fiscaux sont jugés sur l'exactitude, l'exhaustivité et l'opportunité de leurs résultats. Qu'il s'agisse de projections fiscales, de déclarations fiscales ou de rapports fiscaux destinés aux états financiers, les erreurs peuvent entraîner des redressements fiscaux et des pénalités de la part des autorités fiscales, des faiblesses matérielles et des insuffisances significatives dans les audits, des retraitements des rapports financiers et, dans certaines circonstances, des inculpations pénales à l'encontre des PDG et des directeurs financiers. La pression exercée sur les cadres fiscaux pour qu'ils évitent les erreurs est intense, permanente et en constante augmentation.

Il n'est donc pas étonnant qu'ils soient enclins à s'en tenir à ce qu'ils connaissent. Toujours à l'affût et contraints par des budgets serrés, ils doivent être sûrs que leurs données, leurs calculs et leurs résultats peuvent être examinés par des parties prenantes très critiques. Qui n'hésiterait pas à changer le statu quo dans ces circonstances ?

Pourtant, les erreurs qui causent tant de consternation proviennent souvent de l'approche même sur laquelle on s'est appuyé pendant si longtemps :

• Collecte et traitement manuels des données
• Calculs et stockage de données dans des feuilles de calcul cloisonnées
• Consolidation des résultats dans des feuilles de calcul supplémentaires à des fins de conformité et d'établissement de rapports.

L'environnement de travail à distance rendu nécessaire par la crise du COVID-19 a exacerbé les risques liés aux feuilles de calcul. Même si des politiques, des procédures et des contrôles internes rigoureux ont été mis en place, des erreurs se produisent toujours. C'est la nature même des processus manuels et de l'utilisation omniprésente des feuilles de calcul.

Pleins feux sur la balance de vérification 

Prenons un exemple. Point de départ de nombreux calculs fiscaux, la balance de vérification est généralement téléchargée à partir d'un système ERP ou d'un autre logiciel financier, puis utilisée de diverses manières par différentes équipes fiscales. Chaque équipe télécharge la balance de vérification dans son propre ensemble de feuilles de calcul contenant souvent des dizaines, voire des centaines de feuilles qui font référence à différents éléments des données de la balance de vérification.

Après avoir reporté les données de la balance générale dans et entre leurs feuilles de travail, chaque équipe "enrichit" les données avec des calculs, une logique et des règles fiscales spécifiques - par exemple, en élaborant des éléments permanents, des différences temporelles et d'autres ajustements - afin de produire les résultats qui leur sont demandés. Ce processus d'enrichissement peut comporter quelques étapes ou des dizaines.

Pendant ce temps, chaque équipe vérifie constamment les données sources, les calculs et les données enrichies pour détecter les erreurs - un investissement important en temps et en ressources qui est intégré dans chaque processus fiscal. Si une erreur est découverte ou si un changement est introduit à n'importe quel stade du processus - qu'il s'agisse d'ajustements de la balance de vérification elle-même ou de l'un des calculs effectués pendant l'enrichissement - chaque étape du processus d'enrichissement jusqu'à la sortie doit être revérifiée pour s'assurer de son exactitude et de son exhaustivité. Cela se produit parfois à plusieurs reprises.

Il est important de noter que toutes ces activités se déroulent de manière isolée, car les enrichissements et les résultats des différentes équipes sont distincts les uns des autres. Pourtant, à la fin, les résultats doivent généralement être consolidés pour donner une image complète de la provision fiscale, de la déclaration fiscale ou de toute autre exigence en matière de déclaration fiscale. Souvent, ce processus de consolidation est encore un autre exercice manuel, basé sur une feuille de calcul, qui est sujet à des erreurs et nécessite une validation supplémentaire qui prend du temps.

Question: Les professionnels de la fiscalité qui ont obtenu des diplômes d'études supérieures, ont acquis de nombreuses années d'expérience professionnelle et sont souvent très bien rémunérés doivent-ils consacrer 25 % ou plus de leur temps à la recherche, à l'enrichissement et à la validation des données ? Ne pourraient-ils pas apporter plus de valeur à l'organisation s'ils consacraient une plus grande partie de leur temps à l'analyse technique des positions fiscales, des taux d'imposition effectifs, des projections fiscales et d'autres activités vitales de planification, de conformité et de reporting ?

La réponse, bien sûr, est oui. Mais cela signifie que vous devez pouvoir faire confiance à vos données. À quoi cela ressemble-t-il ?

L'approche fondée sur les données

Un service fiscal doté d'un système de données centralise les données fiscales de manière à réduire le temps que les fiscalistes consacrent à l'extraction, à la validation et à la mise en forme des données dans diverses feuilles de calcul. Au lieu de cela, ces activités - acquisition, validation et enrichissement fiscal - sont automatisées, éventuellement à l'aide d'outils qui existent déjà ailleurs dans l'entreprise, par exemple dans le service financier. En utilisant des outils de traitement des données, le département fiscal peut appliquer ses propres règles, sa propre gouvernance et ses propres contrôles internes à ces outils et à ces activités. À partir de là, les processus sont exécutés automatiquement, avec des mises à jour et des améliorations périodiques au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise.

En outre, chaque fois que les données sont modifiées ou mises à jour - que ce soit au début avec la balance de vérification, à travers les différents processus d'enrichissement fiscal discrets décrits précédemment, ou à travers le processus de consolidation à la fin - cette modification ou ce changement peut être exécuté automatiquement en amont et en aval à travers chaque processus, ainsi qu'à travers les processus.

Considérez deux implications clés d'une telle approche basée sur les données :

1. Fiabilité. Les processus de planification fiscale, de conformité et de reporting ne reposent plus nécessairement sur les connaissances spécialisées et la mémoire d'une ou de quelques personnes. Au contraire, les connaissances institutionnelles et l'expérience de l'ensemble de l'organisation fiscale peuvent être documentées et intégrées dans les outils de traitement des données. L'importance d'établir des processus automatisés pour atténuer les dépendances des personnes clés n'a jamais été aussi évidente qu'aujourd'hui, alors que les services fiscaux doivent soudainement faire face aux incertitudes des conditions de séjour à la maison en raison de la COVID-19. En outre, ces automatisations ne diminuent pas la valeur des fiscalistes. Au contraire, elles leur permettent d'étendre leurs connaissances, leurs compétences et leur expérience à de nouveaux domaines afin qu'ils puissent générer plus de valeur pour l'organisation, ce qui les rend plus précieux pour cette dernière.
2. Visibilité, transparence et traçabilité. Avec une telle capacité, les erreurs ou les omissions ne peuvent plus se cacher dans des feuilles de calcul déconnectées, échappant à la détection sans une analyse médico-légale fastidieuse. Au contraire, les processus fiscaux basés sur les données créent de manière inhérente et automatique des pistes d'audit qui rendent la recherche, l'exploration et l'analyse des données beaucoup plus rapides et précises.
   

Que signifient ces implications pour les professionnels de la fiscalité ?

Au lieu de vous enliser dans la manipulation et la validation manuelles des données fiscales en vous préoccupant constamment de leur exactitude et de leur exhaustivité, vous pouvez au contraire consacrer toute votre attention et vos capacités professionnelles à générer des informations à partir des données fiscales qui sont désormais à votre disposition.

Aller d'un point à l'autre

Les mots "transformation" et "parcours" ont tendance à faire rouler les yeux des gens, mais s'il y a une cause qui justifie leur utilisation, c'est bien celle du service des impôts compatible avec les données. Tout comme la plupart des entreprises choisissent des modèles commerciaux différents et commercialisent leurs produits et services de manière unique, votre service fiscal est susceptible de tracer son propre chemin vers la mise en œuvre des données.

Le cadre d'un service des impôts basé sur les données comporte de nombreux éléments ou blocs de construction (voir la figure 1). La manière dont votre service fiscal les assemble est unique et dépend de sa "maturité numérique" actuelle et de nombreux autres facteurs, notamment l'exhaustivité et la solidité de la couche de sources de données fondamentales de l'organisation. Néanmoins, en assemblant ces éléments, votre capacité à automatiser les processus, à générer des informations et à créer de la valeur peut croître et s'accélérer.

L'un des défis auxquels presque toutes les organisations sont confrontées dans le cadre d'une initiative de cette envergure et de cette importance est de savoir par où commencer. Les étapes suivantes peuvent vous aider à vous orienter dans la bonne direction :

1. Voyez grand : Commencez par identifier le paysage et évaluer vos possibilités. Discutez avec les membres de votre service fiscal pour identifier les cas récurrents où un temps considérable est consacré aujourd'hui à des processus manuels inefficaces. Associez vos collègues des finances à la réflexion, car ils sont souvent confrontés à des défis similaires. Les vidéoconférences et les outils de tableau blanc virtuel peuvent contribuer à accélérer ces efforts.

2. Commencez petit : Ensuite, classez les opportunités par ordre de priorité en fonction de la valeur potentielle, du risque et de la facilité de mise en œuvre. Commencez par les éléments qui sont essentiels pour soutenir le travail à distance (compte tenu de la probabilité d'une perturbation continue due à la COVID-19), ou qui ont un impact important - pensez au-delà des avantages financiers. Par exemple, la valeur peut être une efficacité accrue, une réduction des risques ou de nouveaux avantages découlant d'investissements technologiques antérieurs. Une fois que vous avez identifié une ou deux priorités, prouvez que cela fonctionne. Développez une démonstration de faisabilité qui clarifie l'approche et démontre la valeur.

3. Agissez rapidement : Faites connaître les avantages pour aider les autres à comprendre. À ce stade, il est essentiel de laisser les utilisateurs finaux réagir à ce que vous planifiez, afin de pouvoir évaluer vos défis en matière de gestion du changement et d'adapter le produit final aux besoins des utilisateurs. Vous ne voulez pas pousser votre idée jusqu'à la ligne d'arrivée pour apprendre qu'elle n'est pas adoptée parce que vous n'avez pas obtenu suffisamment d'informations de la part des personnes qui sont censées l'utiliser. Une fois l'adhésion initiale obtenue, classez vos opportunités en fonction de leur impact et continuez à les déployer par petits sprints qui se renforcent les uns les autres et créent une dynamique de changement.

Qu'est-ce qui vous en empêche ?

Pour de nombreux services fiscaux, l'abandon des processus fiscaux basés sur des feuilles de calcul, ou du moins la réduction significative de la dépendance à l'égard de ces processus, est une tâche ardue. Pourtant, il n'est pas nécessaire que cela se fasse en un jour, ni que cela mette le service en danger.

Commencez par comprendre, dans les grandes lignes, les capacités d'un service fiscal fondé sur les données. Travaillez avec les parties prenantes pour imaginer et faire accepter ce à quoi pourrait ressembler cet État fondé sur les données. Identifiez les petites victoires réalisables qui peuvent devenir la base d'un succès plus important et à long terme. Impliquez ensuite vos parties prenantes dans le processus de concrétisation de la vision.

Il n'y a aucune raison pour que les services fiscaux se contentent de regarder les autres secteurs de l'entreprise profiter seuls des avantages de la transformation numérique. Le moment est venu de faire valoir vos droits et d'en faire une réalité.