Optimiser l'ERP grâce à la conception de votre plan comptable

Qu'est-ce qu'un plan comptable ?

Le plan comptable aide à définir un modèle de données qui est bien structuré, gouverné et robuste, permettant ainsi la création de rapports, tant pour les rapports financiers que pour les rapports opérationnels qui requièrent des niveaux de détail. Selon l'ERP avec lequel vous interagissez, le plan comptable porte plusieurs noms : modèle d'information commun (CIM), modèle de données financières (FDM), segments comptables, dimensions comptables, etc. Le plan comptable représente les définitions de données communes ou les dimensions utilisées pour enregistrer, rapporter et mesurer les performances dans l'ensemble de l'entreprise. Il doit s'aligner sur la manière dont l'organisation souhaite gérer et rapporter, aujourd'hui et à l'avenir, tout en offrant flexibilité et évolutivité.

L'établissement de définitions communes pour les éléments de données permet aux organisations de

• Développer un langage commun pour les données de l'entreprise à utiliser dans l'ensemble de l'entreprise et de ses filiales.
• conduire l'entreprise vers un niveau cohérent de cohérence, de granularité et d'intégration des données dans l'ensemble du système
• Permettre des consolidations plus efficaces et créer la confiance dans l'uniformité et la visibilité des données financières.

Le CdA est un élément clé d'un modèle de données financières et doit faire l'objet d'une attention particulière pour les entreprises qui opèrent à l'échelle mondiale en raison des différences qui apparaissent avec les exigences statutaires, juridiques locales ou en matière de rapports de gestion. Le CoA constitue la base du traitement transactionnel de la finance et de la comptabilité et joue un rôle essentiel dans l'établissement de rapports financiers externes, de rapports de gestion et de consolidations globales précis et opportuns.

Chez nos clients, nous constatons souvent que les rapports de gestion et les rapports statutaires sont établis en vase clos, ce qui complique l'établissement de rapports financiers et managériaux combinés. Les entreprises ont tendance à élargir leur compte d'exploitation au fil du temps en définissant des comptes qui représentent le produit, la région, la localisation et d'autres dimensions managériales, ce qui aboutit à une structure de compte d'exploitation peu maniable. Au cours de la dernière décennie, les entreprises ont eu tendance à rationaliser leurs grands comptes d'exploitation en les réduisant à un ensemble minimal de comptes, ce qui se traduit par une flexibilité accrue, des temps de traitement réduits et un allègement de la charge de travail liée à l'établissement des rapports.

 

La finalité du plan comptable peut être résumée par trois objectifs :

• Soutenir l'établissement de rapports financiers pour répondre aux exigences statutaires et de gouvernance
• Soutenir les rapports de gestion et la capacité à effectuer la planification et l'analyse financières nécessaires à la définition de la stratégie de l'entreprise et à la mesure de ses performances opérationnelles.
• Consolider les résultats des entités individuelles par un "rollup" efficace afin d'obtenir une vue globale unique de la performance de l'entreprise.

Comment la conception d'un plan comptable affecte la transformation d'un ERP

La mise en œuvre des principes mentionnés peut conduire à la création d'une structure de modèle de données solide et de définitions de données communes au sein d'une organisation. Alors que les organisations cherchent à tirer parti des avancées technologiques et à se positionner en fonction des données, nombre d'entre elles se lancent dans des programmes de transformation numérique en mettant l'accent sur l'amélioration de l'activation de l'ERP.

La base de toute mise en œuvre d'un système ERP est le développement d'une conception CIM réfléchie, représentant les définitions de données utilisées dans l'ensemble de l'entreprise. Une fois conçue et mise en œuvre, une modification de la structure du CoA peut apporter des avantages comparables à une réimplémentation complète de l'application ERP. La saisie des données, les besoins en matière de rapports financiers et de gestion, ainsi que la consolidation, nécessitent une conception adéquate des CoA pour tirer pleinement parti de la mise en œuvre d'un ERP. En cas de réimplémentation ou de migration de données à partir de systèmes existants, la conception du CdA doit également prendre en compte le niveau de détail auquel les données seront mises à disposition à partir de leurs systèmes sources.

Avec une myriade de compromis entre les différentes considérations de conception et les dilemmes associés à la finalisation de la conception complète d'une structure de CdA, un CdA conçu de manière exhaustive est essentiel pour la stabilité à long terme de la mise en œuvre d'un ERP.

Principes directeurs pour la conception du plan comptable

Lors de la conception d'une structure de gestion efficace, les organisations doivent tenir compte d'une multitude de facteurs, notamment

Structure organisationnelle

Exigences en matière de rapports

Une conception fondée sur les données

Unicité

Flexibilité et agilité

Autres considérations relatives à la conception

Une approche mesurée de l'amélioration

Bien qu'il y ait un besoin évident et un fort désir de réaliser des améliorations à court terme, nous recommandons qu'une organisation suive une approche mesurée basée sur les quatre efforts stratégiques suivants :

Une dernière remarque : la maintenance du plan comptable et la prévention de la régression

La qualité d'un plan comptable dépend de la capacité d'une organisation à le gérer et à le maintenir sur le long terme. Pour tirer le meilleur parti d'un plan comptable conçu de manière optimale, celui-ci doit être soutenu par une structure de gouvernance solide. La gouvernance permet de maintenir et de créer des segments, des politiques et des processus comptables. L'organe de gouvernance doit inclure les principaux groupes de parties prenantes, tels que le service de contrôle, le PCRD&A, la fiscalité, la conformité et la technologie de l'entreprise.

La maintenance du CoA devrait être centralisée pour permettre un meilleur contrôle de l'intégrité des données. Dans le cadre du processus de gouvernance, l'utilisation des segments de champs flexibles dans Oracle et des objets de données dans SAP devrait être clairement définie et documentée afin d'éviter une signification disparate ou une utilisation incorrecte. Par exemple, pour les comptes d'exploitation (US GAAP), identifiez un seuil de matérialité pour réduire le nombre de comptes à créer.

Un processus de gouvernance sous-optimal pourrait entraîner des problèmes de régression et de qualité des données.