Se concentrer avant de passer à l'échelle - Les premières étapes de l'exploitation minière de processus

Dans le troisième article de notre série sur l'exploration des processus, nous examinons de plus près la première étape de l'approche "se concentrer, agir et agir". La focalisation est essentielle pour déployer un outil d'exploration de processus qui soit adopté par l'organisation, qui ait un impact et qui garantisse un retour sur investissement. La phase de focalisation est la première tentative d'exploiter les données des processus, d'établir la transparence des processus et d'obtenir les bonnes informations grâce à la mise en œuvre d'une sélection de preuves de concept. Toutes les organisations n'ont pas les mêmes exigences et tous les outils d'exploration des processus ne sont pas conçus de la même manière. C'est pourquoi les organisations doivent s'attacher à sélectionner le bon outil en premier lieu.

Il existe sur le marché une pléthore d'outils d'extraction de processus, avec des forces, des faiblesses et des coûts de licence différents. Acheter le marteau le plus gros et le plus cher n'est pas la meilleure solution lorsque vous avez besoin d'un tournevis. Il est essentiel de rechercher la solution la plus efficace.

Quelles questions devriez-vous poser avant d'entamer votre voyage dans le domaine du minage de processus ?

Une fois que vous avez décidé que le Process Mining peut apporter de la valeur à votre organisation, vous devez répondre à quelques questions pour vous assurer que vous utilisez (1) le bon outil, pour (2) la bonne tâche et (3) de la bonne manière :

1. Le bon outil :

a. Combien suis-je prêt à payer pour obtenir une licence d'utilisation de l'outil ?
b. Quelle est la qualité de l'intégration avec mes sources de données (ERP, CRM) ?
c. Quelles sont les fonctionnalités dont j'ai vraiment besoin (c'est-à-dire dois-je également disposer de capacités d'automatisation des processus robotiques et de modélisation des processus d'entreprise) ?
d. Dans quelle mesure le système est-il convivial ?

2. La bonne tâche :

a.&Quels sont les processus et les domaines fonctionnels que je souhaite exploiter (par exemple, les achats, la gestion des commandes, la recherche et le développement, les ressources humaines, les technologies de l'information, etc.)
b. Quelles sont les données disponibles et quel est leur niveau de qualité ?
c. Quelle est l'intégration nécessaire ?
d. Dois-je automatiser des processus ?

3. La bonne voie

a. Sur site ou dans le nuage ?
b. Qui, au sein de l'organisation, utilisera l'exploration de processus ?
c. L'équipe a-t-elle les capacités d'utiliser les outils ?
d. L'équipe peut-elle conduire le changement au sein de l'organisation ?

Pour répondre aux questions ci-dessus, un processus rigoureux doit être mis en place afin de s'assurer que vous choisissez le bon outil, mais aussi que vous préparez l'équipe à débloquer des opportunités au cours du processus.

Où commencez-vous votre voyage ?

La première étape consiste à déterminer où l'organisation manque de valeur. La valeur est obtenue en créant de la transparence dans le processus, en permettant l'identification des problèmes et en résolvant rapidement ces problèmes. L'identification du processus adéquat dépendra de la stratégie de votre organisation et des problèmes actuels. Le cycle de création de valeur sous-jacent reste cependant cohérent : utiliser vos données pour générer de la transparence afin d'apporter des améliorations et, en fin de compte, de la valeur.

Quel processus devez-vous suivre pour vous concentrer ?

Lors de l'achat de l'outil de Process Mining de votre choix et afin de maximiser votre retour sur investissement, Deloitte recommande de suivre un processus structuré pour évaluer l'opportunité par le biais d'une démonstration de faisabilité. Une mise à l'échelle trop rapide et l'apport d'une solution de type "big hammer" causeront inévitablement plus de dégâts, car votre organisation perdra confiance dans l'outil.

En règle générale, il faut compter entre 6 et 10 semaines entre le début et la fin d'une validation de principe, en fonction de la complexité du processus et de la disponibilité des données sous-jacentes requises dans les systèmes sources. Il est impératif de garantir l'engagement des entreprises tout au long du processus. Cela permet de s'assurer que seules les bonnes opportunités sont sélectionnées. En outre, les équipes commencent à se familiariser avec la technologie et voient à quel point l'exploration de processus peut être puissante.

Une fois l'opportunité et le processus identifiés, les données sont extraites, la preuve de concept est en place et la route vers l'amélioration continue a commencé. En un peu plus d'un mois, vous aurez une nouvelle vision de votre organisation et des opportunités d'amélioration potentielles.

Notre approche du développement d'une première démonstration de faisabilité peut aider les organisations à tirer rapidement parti de l'exploration des processus, non seulement pour obtenir des informations et de la transparence, mais aussi pour réaliser des optimisations tangibles dans le processus.

Comment pourrez-vous utiliser l'outil ?

Une fois la preuve du concept en place, il peut être difficile de traiter la nouvelle vision améliorée de l'organisation. Pour donner vie à ces données, des tableaux de bord sont conçus pour chaque niveau de l'organisation afin d'aider à la prise de décision, à la compréhension des risques et, en fin de compte, à la création d'opportunités d'amélioration.

Process Bionics : La chirurgie en profondeur

Le bon outil utilisé de la bonne manière pour la bonne tâche

Les hôpitaux regorgent de données, mais il est essentiel de trouver les bonnes tâches et les bonnes données à exploiter pour générer de la valeur. Pour identifier et se concentrer sur la valeur, il est préférable d'examiner d'abord les opérations à coûts élevés et les domaines à coûts variables élevés. La chirurgie est l'un des domaines les plus coûteux et les plus critiques dans un hôpital ; c'est donc un bon point de départ. Les principaux facteurs de valeur en chirurgie sont la maximisation de l'utilisation tout en garantissant le respect de directives médicales strictes.

Les opportunités clés du processus sont les suivantes :

1. Ponctualité des opérations : L'utilisation peut être améliorée en veillant à ce que les opérations commencent à l'heure, conformément au calendrier des opérations.

2. Changement de cycle entre les interventions chirurgicales : La diminution du temps total nécessaire à l'installation et à la préparation de la salle d'opération permet d'augmenter la durée totale de l'opération.

3. Mouvements de patients : La réduction du temps d'attente pour le transport des patients dans un hôpital diminue le temps d'attente total dans la salle d'opération et améliore l'utilisation totale.

4. Attribution des salles : La répartition appropriée des salles d'opération permet une utilisation élevée, une préparation optimisée des salles et des patients, ainsi que des opérations prévisibles qui, en fin de compte, sauvent des vies.

Identifier les indicateurs de performance des processus (IPP) :

• Ponctualité de la première intervention chirurgicale
• Temps de préparation et durée totale de l'intervention
• Temps prévu vs temps réel
• Temps d'attente (logistique des patients, anesthésie, préparation de la salle d'opération et nettoyage)

Amélioration de l'utilisation des salles d'opération

En mesurant les performances en temps réel, les hôpitaux disposent d'un outil efficace pour identifier les possibilités d'amélioration de l'efficacité. La compréhension des retards permettra aux hôpitaux d'agir et de promouvoir le bon comportement ; et l'accent mis sur les opérations à coût élevé garantira que l'effort d'exploration des processus débloque une valeur réelle tout en sauvant potentiellement plus de vies.

Autres utilisations de l'exploration de processus dans les soins de santé :

• Service des urgences : L'exploration des processus permet de construire un modèle complet des procédures d'admission à l'aide des données existantes. Cela permet aux services d'urgence de prévoir les périodes d'affluence et de s'y préparer, d'optimiser le temps de déplacement des patients et d'identifier les futurs goulets d'étranglement.
• Prestation de soins : Les patients attendent de plus en plus de leurs prestataires de soins de santé, notamment une correspondance personnalisée et une expérience numérique de qualité. L'exploration des processus peut aider à visualiser l'expérience des clients et éventuellement à identifier des canaux de communication nouveaux et améliorés.
• Facturation et gestion du cycle des recettes : Les méthodes manuelles complexes de facturation et de recouvrement peuvent rendre le recouvrement des paiements long et coûteux. En utilisant les données existantes, les hôpitaux peuvent créer des jumeaux numériques de leurs opérations et automatiser le recouvrement des dettes, réduire les créances irrécouvrables et surveiller les données et le traitement des patients afin de minimiser les plaintes et de maximiser les recettes.

Centre Deloitte pour la bionique des procédés

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