Les employés administratifs en Suisse considèrent que les processus administratifs internes sont progressifs. Néanmoins, ils considèrent qu'il est important de poursuivre la numérisation des processus internes, en particulier dans les domaines de l'informatique, de la communication, de l'interaction avec les citoyens et des ressources humaines.

Au début de la pandémie de COVID en mars, de nombreux médecins suisses ont communiqué le nombre de personnes infectées à l'Office fédéral de la santé publique (OFSP), mais par fax. Cet exemple illustre l'état actuel de la numérisation des processus administratifs en Suisse. Remplir une demande d'allocations familiales ou enregistrer une résidence secondaire depuis son canapé le soir n'est pas encore possible ici. La Suisse a du retard à rattraper. Alors que des pays comme le Danemark, l'Estonie et l'Autriche ont fait de grands progrès dans la numérisation de leurs administrations, la Suisse a pris du retard. Pourquoi ? Est-ce en raison de résistances internes au sein des administrations elles-mêmes que les développements ne progressent pas ? Le scepticisme à l'égard de la numérisation est-il plus grand chez les employés de l'administration suisse que dans d'autres pays ?

Les processus internes sont jugés "progressifs", mais une numérisation accrue reste souhaitable

C'est ce que montrent les résultats de l' enquête"Deloitte Digital Government Survey": Non, ce n'est pas dû à une résistance interne de la part des employés administratifs. Il y a une volonté d'accroître la numérisation, mais les obstacles sont ailleurs. Le fait que près de quatre cinquièmes des employés administratifs considèrent les processus internes comme progressifs pourrait signifier que les fonctionnaires concernés estiment qu'il n'y a pas lieu d'agir. 17 % des personnes interrogées estiment que les processus internes sont "très" progressifs et 60 % "plutôt" progressifs. Les processus internes de l'administration fédérale sont perçus comme plus progressifs que ceux des cantons et des communes. Cela dit, la poursuite de la numérisation des processus internes est considérée comme "importante" ou "très importante" par les employés de l'administration. 20% des personnes interrogées considèrent la numérisation des processus internes comme "très importante", et 50% comme "importante". De même, 73% des personnes interrogées considèrent qu'il est "très important" ou "important" que leur employeur augmente la numérisation des processus internes. L'importance de la numérisation des processus internes est plus grande dans les administrations fédérales que dans les cantons ou les communes. Lapriorité est donnée aux processus informatiques, à la communication et à l'interaction avec les citoyens, aux ressources humaines, au personnel et à la formation.

Les plus grands obstacles sont les processus et le cadre juridique

Les processus, les conditions du cadre juridique et (le manque) de matériel et de logiciels informatiques sont considérés comme les plus grands obstacles à la numérisation. Environ un quart des personnes interrogées (26 %) considèrent que la numérisation des technologies de l'information est "très importante", et un cinquième (21 %) considèrent que la numérisation des canaux de communication pour l'interaction avec les citoyens est "très importante". De même, 21 % considèrent la numérisation des RH, du personnel et de la formation et 20 % la numérisation des canaux de communication pour l'interaction avec l'administration comme "très importante". Le personnel administratif n'est donc pas dans le déni. Ils voient des obstacles ailleurs, par exemple dans le matériel informatique et les logiciels existants ou obsolètes (30 %), dans les conditions juridiques peu claires ou obstructives (25 %) et dans les processus internes (20 %).

Les chiffres de l'enquête montrent que même si la majorité des employés administratifs considèrent déjà les services et les processus internes offerts actuellement comme "progressifs", ils considèrent qu'il y a encore de la place pour l'amélioration. Les chiffres indiquent surtout une grande volonté d'améliorer ce qui est déjà considéré comme "bon". Ce qui est bon peut aussi être amélioré - c'est ce que pensent les employés administratifs suisses.

Des solutions simples et rapidement applicables sont nécessaires

Pour développer et accélérer la numérisation de l'administration publique, il sera nécessaire à moyen terme de débarrasser l'appareil administratif des réglementations, règles et lois inutiles. En raison de la complexité des aspects juridiques et de la lenteur des processus démocratiques de prise de décision pour modifier les lois, cet objectif ne peut être atteint du jour au lendemain. L'introduction de nouvelles lois et l'élimination des lois existantes peuvent prendre du temps, même si un bon cinquième des employés de l'administration suisse citent l'élimination des processus administratifs internes comme l'un des obstacles les plus importants. La manière dont cela peut être fait concrètement et les outils à la disposition des administrations sont abordés dans le blog de Deloitte, "L'avenir de la réglementation".

Toutefois, sans engager de dépenses importantes, des améliorations considérables pourraient être rapidement obtenues grâce à des solutions rapides - des changements simples, peu coûteux et rapidement applicables dans les processus internes, dans l'équipement en matériel et en logiciels informatiques et dans la simplification du cadre juridique.

Comme dans beaucoup d'autres économies comparables, les autorités administratives allemandes ont été pendant des années à la traîne de la numérisation dans d'autres pays. Sous l'impulsion de la situation particulière de la pandémie, ce qui n'était pas possible pendant longtemps l'est devenu soudainement il y a quelques semaines : les employés des autorités fédérales ont été équipés de leurs propres ordinateurs, portables et tablettes pratiquement du jour au lendemain. Près de 41 000 appareils d'une valeur de 93,5 millions d'euros ont été achetés "à la vitesse de l'éclair", principalement pour le travail dans les bureaux à domicile.

Une numérisation réussie avec les ressources existantes

Tout cela serait également possible en Suisse. L'exemple de l'Office de l'économie et du travail (AWA) du canton de Zurich a montré ce qu'il était possible de faire. Cet office a numérisé en quelques semaines le processus d'inscription au chômage partiel. Là encore, il n'a pas été nécessaire de créer des systèmes informatiques entièrement nouveaux - il s'agit d'un exemple parfait de numérisation réussie en utilisant en grande partie les ressources existantes. Renouveler et compléter l'équipement technique serait déjà une avancée importante qui permettrait d'accélérer et d'améliorer le travail des employés administratifs suisses, souvent avec seulement quelques nouveaux outils logiciels intelligents.

Dans la dernière enquête Deloitte, les employés administratifs ont indiqué que la majorité d'entre eux sont ouverts et prêts à cette optimisation des services numériques. Les responsables administratifs doivent saisir cet élan et agir. Donnez le signal de départ, mettez à disposition des ressources suffisantes et prenez des décisions rapides. Les employés seraient d'accord avec cette approche car la majorité d'entre eux voient les avantages de l'expansion des services numériques.

La Confédération et les cantons nomment des responsables de l'administration numérique

La nomination de Peppino Giaritta au poste de "Préposé de la Confédération et des cantons à l'administration numérique suisse (ADS)" est porteuse d'espoir. À la tête de la nouvelle DVS, M. Giaritta devra gérer, coordonner et développer les activités de numérisation des autorités fédérales et cantonales. M. Giarritta entrera en fonction le 1er mars 2021. À partir de cette date, il sera chargé de faire progresser l'interaction de la transformation numérique des administrations aux trois niveaux de gouvernement et d'harmoniser les processus.