Verplichte tijdsregistratie vanaf 2027: wat betekent dit voor uw onderneming?

Vanaf 1 januari 2027 zal elke Belgische werkgever de arbeidstijd van haar werknemers moeten registreren. Dat kondigde de federale regering eind november 2025 aan in haar begrotingsakkoord. Wat verandert er concreet, en hoe bereidt u zich hierop voor?

Waarom deze verplichting er komt

De maatregel is geen Belgisch initiatief op zich, maar de uitvoering van een Europese verplichting. Het Hof van Justitie oordeelde immers dat elke lidstaat werkgevers moet verplichten om in een systeem te voorzien dat de dagelijkse arbeidstijd van werknemers objectief, betrouwbaar en toegankelijk registreert. Zonder zo'n systeem zouden werknemers hun rechten op maximale arbeidstijd en voldoende rust, zoals gewaarborgd door de Europese Arbeidstijdenrichtlijn en het EU-Handvest van de grondrechten, niet kunnen afdwingen.

Door het uitblijven van een duidelijke wet is er in België in de praktijk rechtsonzekerheid ontstaan: sommige arbeidsrechtbanken en -hoven leggen de bewijslast voor onbetaalde overuren bij de werkgever wanneer die geen tijdsregistratie kan voorleggen, terwijl andere rechtscolleges oordelen dat het aan de wetgever is om een norm op te leggen en dat werkgevers niet gestraft mogen worden voor een wet die er nog niet is. Met de aangekondigde wetgeving wil de regering die onzekerheid wegnemen.

Wat er vanaf 2027 verandert

Vanaf 1 januari 2027 zou elke werkgever over een tijdsregistratiesysteem moeten beschikken dat aan volgende voorwaarden voldoet:

• Objectief: het systeem legt de werkelijk gewerkte tijd vast, op een onpartijdige manier en zonder mogelijkheid tot eenzijdige manipulatie;

• Betrouwbaar: de gegevens worden nauwkeurig vastgelegd en kunnen niet zomaar eenzijdig gewijzigd worden;

• Toegankelijk: zowel de inspectiediensten als de werknemer kunnen de geregistreerde gegevens raadplegen.

Belangrijk om te weten: de regelgeving is nog in voorbereiding. Op 5 februari 2026 werd al een voorstel van resolutie ingediend in de Kamer, waarin wordt gevraagd om werkgevers ruime vrijheid te laten bij de praktische invulling en geen extra administratieve lasten te creëren. Pas wanneer de wet effectief is aangenomen en gepubliceerd, ligt vast welke praktische regels, uitzonderingen en sancties er precies zullen gelden. 

Wat betekent dit voor u als werkgever?

De verplichting betekent in elk geval niet dat iedere werkgever met een prikklok zal moeten werken of dat de volledige tijd tussen in- en uitregistratie automatisch als gewerkte tijd (eventueel overuren) zal moeten worden beschouwd en vergoed.

Een modern digitaal systeem, zoals een tijdsregistratie-app, een badgesysteem of geïntegreerde planningssoftware kan perfect op maat van uw onderneming worden uitgewerkt, rekening houdend met specifieke afdelingen en functies (vb. werknemers met vaste versus variabele arbeidslocaties, thuiswerkers, techniekers of medewerkers op de baan, …).

Moderne werkplekken staan dan weer wel voor een culturele uitdaging. Veel organisaties hebben een omgeving gecultiveerd die draait om resultaten, autonomie en vertrouwen, in plaats van gewerkte uren. De nieuwe wettelijke vereiste dwingt dan ook tot een koerswijziging, waarbij een focus op 'input' wordt geïntroduceerd, wat als een stap terug kan voelen. Het omgaan met verplichte tijdsregistratie vereist een delicate balans om het moreel van medewerkers te behouden en tegelijkertijd wettelijke naleving te waarborgen.

Het monitoren van gewerkte uren kan ook houvast bieden, zowel in discussies rond het al dan niet presteren van overuren, als in het monitoren van de individuele werkbelasting en de balans tussen werk en privéleven van uw medewerkers.

Onze aanbeveling

Wacht niet tot de wet is gestemd om na te denken over uw tijdsregistratie. Ga voor uzelf na welke systemen u vandaag al gebruikt en voor welke specifieke functies of afdelingen er bijkomende implicaties kunnen zijn van zodra de tijd objectief zal worden geregistreerd. Zodra het nieuwe beleid vaststaat is de volgende cruciale stap het afstemmen van uw interne documentatie en processen. We denken hierbij onder meer aan een aanpassing van het arbeidsreglement (o.a. verplichte vermelding van de modaliteiten van de tijdsregistratie,  afspraken rond overuren, …) en de bijwerking van de HR- en loonadministratie- processen (o.a. goedkeuringsprocedures rond overuren, verwerking in de payroll, …).

Heeft u vragen over de impact van deze aangekondigde verplichting op uw organisatie, of wilt u nu al starten met de voorbereiding? Neem gerust contact met ons op.