Coopération durable avec des tiers

Occupation de collaborateurs d’origine étrangère   

L’occupation internationale est particulièrement complexe et doit être examinée sous différents angles :

• Quel est le système de sécurité sociale applicable ?
• Où les impôts doivent-ils être payés ? Existe-t-il un établissement stable ou non ?
• Faut-il une autorisation spécifique pour travailler et/ou résider en Belgique ? 
• Quelles sont les conditions de travail à respecter ? 

La mise en place d’une occupation internationale nécessite une analyse préalable approfondie.

Responsabilité

En fonction du secteur dans lequel votre entreprise est active, vous devez respecter certaines obligations lorsque vous faites appel à des sous-traitants si vous voulez éviter d’engager votre responsabilité. Il s’agit notamment de l’obligation de contrôle des dettes fiscales et sociales, de contrôle du paiement correct des rémunérations, de contrôle des formulaires A1 et de la déclaration Limosa, de la déclaration de chantier et de l’enregistrement électronique des présences.

Un décret flamand prévoit désormais un « devoir de diligence » plus strict et oblige le donneur d’ordre à vérifier lui-même si son sous-traitant respecte les règles fiscales et sociales : il contraint le donneur d’ordre à demander des informations spécifiques, à les vérifier et à les tenir à jour. Nous attendons une décision du gouvernement flamand pour savoir quand ce décret entrera en vigueur. Cependant, il est préférable d’intégrer d’ores et déjà cette méthode de travail dans votre pratique quotidienne.

Mettez en place une structure de gouvernance solide avec de bons systèmes de suivi afin que les informations nécessaires soient collectées à tout moment et rapportées correctement.  

Entrepreneuriat durable

Indépendamment de la taille de votre entreprise et du secteur dans lequel elle est active, l’entrepreneuriat durable et socioéthique exige que chaque partie avec laquelle vous collaborez soit sélectionnée de manière critique. En effet, les efforts de votre entreprise en matière de développement durable ne s’arrêtent pas à ses propres activités ; les comportements de vos sous-traitants impactent également votre politique ESG.

Outre le contrôle du respect des obligations légales, il est essentiel de déterminer dans quelle mesure un cocontractant respecte et prend en compte les conditions de travail appropriées et correctes, la diversité et l’inclusion, les droits de l’homme, la santé et la sécurité sur le lieu de travail, la vie privée et l’implication dans la communauté. Ceci n’est pas seulement important pour
la réalisation de votre propre stratégie de développement durable. Vos clients
peuvent aussi avoir des questions sur les pratiques de développement durable de vos sous-traitants.

Menez tant en interne que chez votre cocontractant une prise de conscience quant à l’importance de l’entrepreneuriat durable et les risques de non-conformité.

Accords contractuels 

Lors de la conclusion d’une nouvelle collaboration, il est important de discuter au préalable avec le potentiel sous-traitant de ses droits et obligations, des procédures à respecter et des pièces justificatives à fournir. Veillez également à rédiger un accord de collaboration équilibré, qui retranscrit tous ces éléments sur le plan juridique. Par exemple, quelles conséquences souhaitez-vous attacher aux actions non conformes de votre sous-traitant ?

Fournissez un bon cadre contractuel dans lequel le respect des obligations légales et l’exigence d’une gestion durable sont garantis juridiquement.

En conclusion, la coopération durable avec des tiers nécessite une approche approfondie pour éviter les risques et les problèmes opérationnels. Une structure de gouvernance solide, une sensibilisation au développement durable et des accords contractuels clairs sont essentiels pour garantir une coopération durable et répondre aux attentes des clients.