Os preços de transferência operacionais são o processo completo de assegurar que a política de preços de transferência se reflecte correctamente nas demonstrações financeiras das entidades jurídicas.

Em alternativa, a OTP pode ser considerada como a implementação exacta, transparente e eficiente das políticas de preços de transferência nos livros e registos de uma empresa, com base em dados de qualidade e em processos e controlos sólidos. A obtenção de resultados de OTP de qualidade ajuda a garantir que as políticas de preços de transferência acordadas são efectivamente aplicadas no terreno, em todo o mundo.

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Há uma série de circunstâncias, para além do facto de as empresas quererem, em geral, melhorar os seus processos globais em Tax, que tendem a desencadear uma análise mais aprofundada e/ou o desejo de melhorar a OTP de uma organização, incluindo:

• As auditorias fiscais assinalam questões de políticas de preços de transferência incorrectamente aplicadas ou uma análise de risco empresarial do HMRC identifica questões de processo/governance que conduzem a uma classificação de risco mais elevada;
• Os stakeholders externos contestam a rapidez e a exactidão dos cálculos e dos resultados dos preços de transferência, em especial nos sectores regulamentados;
• A revisão legal de contas assinala problemas na aplicação das políticas;
• Os departamentos de tax têm de responder ao desafio "fazer mais com menos" das Finanças/CFO;
• Níveis de garantia mais elevados são exigidos pelo Conselho de Administração devido a novas obrigações jurídicas (por exemplo, SAO, CCO);
• Apenas um indivíduo que compreenda os cálculos ou folhas de cálculo de OTP e a preocupação de que todo esse conhecimento se possa perder (ou seja, "risco de pessoa-chave").

• Os actuais requisitos electrónicos em matéria de comunicação e apresentação de relatórios (Country by Country Reporting, DAC-06, SAF-T) alargaram consideravelmente o leque de informações disponíveis para as autoridades tributárias e a rapidez com que as recebem;
• As autoridades fiscais nunca estiveram em melhores condições para efectuar auditorias aos preços de transferência e para tratar as informações;
• As autoridades fiscais estão cada vez mais atentas à forma como os preços de transferência são fixados e não apenas ao resultado da fixação dos preços;
• As empresas devem assumir o controlo e assegurar que as suas políticas de preços de transferência se refletem correctamente nos resultados financeiros, no âmbito de um quadro de controlo global adequado;
• Ajustes trimestrais ou de fim de ano significativos nas transacções entre empresas podem evidenciar controlos fracos e criar resultados indesejados do ponto de vista fiscal, das alfândegas e do IVA.

Melhorar a sua estrutura OTP tem muitas vantagens, nomeadamente:

• Tem o potencial de reduzir significativamente os custos operacionais, dada uma combinação de factores, incluindo: redução dos salários devido ao menor esforço manual necessário, menores efeitos indirectos ou de segunda ordem, menores penalizações fiscais devido a uma maior precisão, etc;
• A automatização reduz significativamente os esforços manuais e o tempo de execução dos processos, reduz o risco de erros manuais por meio de controlos de processos e aumenta a rastreabilidade e os caminhos de auditoria;
• Os processos OTP claramente definidos e estabelecidos são mais fáceis de gerir quando os membros da equipa de preços de transferência mudam. Análises e relatórios mais impactantes através da visualização de dados;
• Maior precisão e fiabilidade nos relatórios externos;
• Poupe tempo significativo que pode ser gasto na estratégia e análise.

A OTP é um processo integrado que não só ajuda a identificar e iniciar a análise dos preços de transferência de uma potencial transacção entre empresas, passando pela análise dos preços para o seu registo e comunicação, mas também assegura uma monitorização, manutenção e análise contínuas e sólidas do processo global.

A monitorização das transacções entre empresas assegura a conformidade com as políticas de preços de transferência e os objectivos estratégicos da empresa através da reconciliação e validação. Este processo pode ser coordenado com o fluxo de facturação das transacções entre empresas, que é normalmente realizado numa base mensal ou trimestral, para garantir que existe uma consideração e ação atempadas para actualizar e analisar os principais inputs e outputs do processo end-to-end.

Existe um vasto conjunto de soluções tecnológicas disponíveis no mercado, desde soluções ERP a software específico OTP, software financeiro e opções personalizadas. Empresas diferentes têm necessidades muito diferentes e a escolha da ferramenta e da solução tecnológica correta pode ser um processo complexo.

Ao avaliar qual a solução tecnológica OTP mais adequada, é importante considerar uma série de critérios-chave:

• Capacidade de escalar e implementar rapidamente, independentemente da geografia ou do sector;
• Flexibilidade geral e capacidade de adaptação a necessidades específicas, mesmo após a realização de projectos-piloto iniciais e a criação de modelos;
• Alto desempenho e user-friendly, capaz de lidar com grandes volumes de dados sem deixar de ser reactivo;
• Quantidade de sistemas locais de contabilidade geral existentes na empresa;
• Capacidade de gerir cálculos complexos e regras sem criar uma complexidade técnica demasiado grande;
• Custo de propriedade;
• Actual panorama de TI; e
• Número de pessoas envolvidas no processo de OTP globalmente.

Os resultados do cálculo de impostos são altamente agregados e documentados em relatórios estáticos, exigindo que estes produtos sejam actualizados manualmente sempre que os dados são actualizados e minimizando a funcionalidade do utilizador final para interagir dinamicamente com os dados comunicados.

Uma boa ferramenta de visualização de dados desenha uma história a partir de um conjunto de dados, eliminando a desordem e o ruído e destacando a informação mais pertinente para o utilizador. Estes painéis de controlo podem gerar uma multiplicidade de benefícios:

• Um âmbito mais alargado para uma melhor compreensão dos dados;
• Analise os dados de uma forma melhor;
• Tomada de decisões mais rápida;
• Compreender dados complexos; e
• Aumento da acessibilidade.
  

As soluções de visualização podem ser aproveitadas através da integração directa com fontes de dados ou do carregamento manual de dados de origem, para criar painéis de controlo dinâmicos na Web e em dispositivos móveis e para proporcionar uma melhor percepção dos dados, permitindo que os utilizadores finais tomem decisões empresariais estratégicas de forma eficiente.

A visualização está a tornar-se uma ferramenta cada vez mais eficaz na "Age of Big Data" para dar sentido a grandes conjuntos de dados.

Embora existam muitas opções diferentes, a Deloitte utiliza uma abordagem de estrutura padrão para ajudar os seus clientes a melhorar os seus processos de OTP, que pode ajudar a equipa de TP de uma organização a tornar a automatização da TP um sucesso, utilizando as seguintes etapas:

• Mapa
  Em primeiro lugar, faça um levantamento dos processos actuais, incluindo a identificação de todas as principais interfaces com outras partes interessadas e a identificação das responsabilidades das pessoas.
• Lacuna
  Identificar lacunas ou problemas no processo actual e, em seguida, determinar que partes do processo devem ser automatizadas e identificar quaisquer desafios potenciais na realização da mudança.
• Concepção
  Uma vez estabelecida esta base de referência, a fase seguinte consiste em conceber o estado-alvo do modelo OTP para o futuro. Nesta fase, será estabelecido quem está em melhor posição para realizar cada tarefa, determinar os prazos previstos e avaliar quais as tarefas de baixo valor acrescentado ou repetitivas que podem ser automatizadas.
• Transição
  A transição do estado actual para o estado desejado seria determinada e avaliada. Isto implica a criação de um plano de transição e a gestão de actividades de mudança, tais como a transferência de tarefas existentes para novos proprietários de processos, a definição de novas matrizes RACI e a actualização do estado de destino para ter em conta aspectos práticos encontrados durante a transição.
  

Oferecemos workshops de meio dia e de dia inteiro consigo e com os principais intervenientes relevantes da empresa para o orientar através dos passos acima referidos e, em última análise, definir o roteiro para atingir os seus objectivos.