Waarom zijn verbeteringen in contractering en contractmanagement zo belangrijk?

In de publiciteit van de afgelopen jaren is de nadruk gelegd op contract lifecycle management (CLM) - zowel als een reeks activiteiten die alle bedrijven doen als voor het bieden van perspectief op het mogelijk maken van technologie. Er wordt op ongekende niveaus geïnvesteerd in CLM-technologiebedrijven en misschien zien we dit jaar zelfs een beursgang. Veel bedrijven verliezen echter de voordelen van deze vooruitgang uit het oog. Innovatie en Digital Transformation zijn noodzakelijk bij het beheer van de levenscyclus van contracten en contracten in het algemeen.

Maar waarom gebeurt dit en waarom is CLM zo belangrijk? Veel redenen, maar laten we er een paar eens nader bekijken... Laten we eens kijken naar het waarom:

Zelfbediening

Sinds 2020 is selfservice misschien wel het meest voorkomende verzoek van CLM-technologie en CLM-processen/teams. Bedrijven die selfservice onder de knie hebben, gebruiken doorgaans een mix van technologie, contract(her)ontwerp en vereenvoudiging van processen/goedkeuringen. Maar waarom is dit belangrijk? Voor contracten aan de verkoopzijde is de reden snelheid. Voor contracten aan de koopzijde is selfservice ook belangrijk, maar het richt zich vaak op het verschuiven van werk van het juridische team naar een inkoopteam, wat het voordeel heeft van minder juridische tijd en lagere kosten (juridisch is meestal een duurdere bron dan inkoop).

Selfservice gaat echter niet alleen over het verplaatsen van een activiteit van de ene groep naar de andere. Beheersing van selfservice vereist vereenvoudiging, analyse en herontwerp. Het is duidelijk te zien in enquêtes die peilen waar bedrijven tijd besteden aan onderhandelen versus het identificeren van risico's. Een beperking van de aansprakelijkheid met betrekking tot grove nalatigheid en opzettelijk wangedrag in een bedrijfscontract leidt zelden tot een ongunstig resultaat, en toch verspillen bedrijven vaak tijd en middelen aan het proberen overeenstemming te bereiken over de reikwijdte en het wijzigingsbeheer rond hun overeenkomst. Degenen die het echte voordeel van selfservice begrijpen, hebben de neiging om hun contracten leesbaarder te maken, meer gericht op de punten die van invloed kunnen zijn op de zakelijke relatie en hebben de neiging om de meer "juridische" clausules samen te voegen met algemeen aanvaarde termen, waardoor het inkoopteam of de "zakelijke" persoon die het contract gebruikt, hun discussies kan concentreren op de dingen die er echt toe doen.

Bedrijven die zich niet richten op het waarom , zullen niet de echte voordelen krijgen, zowel economisch als relationeel. Ik heb pogingen gezien om dezelfde omslachtige contracten die leiden tot lange tijdschema's, communicatie-uitwisselingen tussen advocaten en debatten over versiebeheer, in een state-of-the-art selfservicetool te stoppen. Het leidt vaak tot interpretaties van selfservice-falen.

Contract na ondertekening en commercieel beheer

Dit is het gebied waar de meeste bedrijven de echte drijfveer achter CLM missen, omdat het een verandering in mindset en organisatie vereist. Maar het is ook het gebied waar de meeste voordelen—economisch en meer—te vinden zijn, vooral aan de inkoopzijde van contractbeheer.

Bedrijven zijn meestal tevreden dat CLM-tools (meestal) worden geleverd met functies voor het instellen van herinneringen of het beheren van taken. Hoewel deze belangrijk zijn, vergeten bedrijven soms de mensen en procesonderdelen. Dit leidt tot de onvermijdelijke opmerkingen in enquêtes zoals: "we hebben een tool voor verplichtingsbeheer, maar we zien er niet echt de voordelen van in", of "het herinneringssysteem heeft zojuist veel ruis veroorzaakt, dus we sluiten het af" - iets dat helaas met enige regelmaat gebeurt. Mijn interpretatie hiervan is dat mensen niet goed worden geïnformeerd over waarom deze functionaliteiten er zijn en hoe ze te gebruiken. 

Bedrijven krijgen een rapport waaruit blijkt dat de leverancier zich niet aan de regels houdt, maar niemand is de eigenaar. De juridische afdeling heeft het te druk en het is niet hun bevoegdheid; Inkoop is vaak ook langgerekt en het omgaan met de volgende deal; En "de business" is niet getraind om dit te doen en is meer gericht op het project dat ze moeten voltooien. 

Begrijp je "waarom"

Niet alles in een contract is belangrijk, dus de dingen die je rond een contract doet, moeten dat wel zijn. Laten we als voorbeeld eens kijken naar herinneringen. Herinneringen voor een rapport van uw toeleveringsketen om te voorkomen dat een interne of externe audit niet doorstaat, of kortingen toepassen voor volume-inkoop zijn belangrijk, maar u hebt waarschijnlijk geen herinnering nodig dat u een factuur van een leverancier hebt ontvangen. Daarom, als je het waarom wilt begrijpen en de voordelen wilt realiseren, begrijp dan dat het technische stuk slechts een derde van het verhaal is. Zonder proces en mensen om door te gaan en het beheer van verplichtingen uit te voeren, sla je de plank mis.

Het waarom van al deze contracttransformatie moet echt te maken hebben met bedrijfsresultaten: economisch voordeel. Stelt u zich eens voor: alle vermeden verliezen en de winsten die kunnen worden behaald als u het beheer van de levenscyclus van contracten goed uitvoert. Het zou zonde zijn om die kansen te missen of te missen, allemaal voor een overzicht van het waarom.