Organisatietransformatie: gig-werknemers voor seizoensschommelingen

In het eerste artikel van een driedelige serie stelden we een nieuw perspectief en een vooruitstrevende strategie voor: pro-actief managen en methodisch plannen voor seizoenspieken, om het hele jaar door de vruchten te plukken van gig-werknemers. In het volgende artikel gaan we dieper in op de organisatorische transformatie die nodig is. De kans is groot dat u een aantal fundamentele veranderingen in structuur, cultuur, processen en technologie moet doorvoeren voordat u een succesvolle schaalbare organisatie kunt realiseren. Het goede nieuws is dat de transformatie de moeite waard zal zijn.

Succes op schaal: hoe een gig-personeelsbestand tijd en kosten bespaart

Organisaties in de transport-, horeca- of dienstensector profiteren aantoonbaar het meest van het gebruik van gig-werknemers om seizoenspieken op te vangen. Maar elk bedrijf dat onderhevig is aan voorspelbare marktveranderingen zal resultaten zien. Dit doet u als volgt:

1. Lagere kosten: Door het personeelsbestand op te schalen met tijdelijke werknemers en vervolgens weer af te schalen, worden de kosten bespaard om vaste werknemers in functies te behouden die anders een onevenwichtige werklast zouden opleveren. Ook ontvangen tijdelijke werknemers meestal geen volledige bedrijfsvoordelen en brengen hun ontslagen niet dezelfde kosten met zich mee als het beëindigen van vaste functies.
2. Snellere en eenvoudigere rekrutering: In het eerste artikel van deze serie moedigden we aan om een netwerk 'ecosysteem' op te bouwen met andere bedrijven die op verschillende momenten van het jaar seizoensgebonden pieken hebben. Een dergelijke samenwerking tussen organisaties kan mogelijk leiden tot een database van gig-werknemers die wordt gedeeld met andere bedrijven, wat tijd kan besparen bij het zoeken naar beschikbare werknemers.
3. Snellere en veiligere time-to-performance: Een betrouwbare en getrainde pool van gig-werknemers die elk seizoen graag willen terugkeren, zal een vliegende start maken, waardoor u tijd bespaart bij het inwerken en trainen - om nog maar te zwijgen van het corrigeren van risicovolle beginnersfouten.
4. Meer capaciteit voor managers om taken te coördineren: Met terugkerende uitzendkrachten zijn managers minder tijd kwijt aan het aansturen van hen - en het aansturen van vast personeel hoe ze met hen moeten werken. Iedereen weet hoe zijn verantwoordelijkheden eruit zien als een seizoenspiek begint.
5. Flexibiliteit om in te spelen op veranderende behoeften: Gig-werknemers hebben de neiging zich sneller aan te passen aan veranderingen; Ze zijn gewend om onbekende klussen aan te nemen en ze voelen zich op hun gemak bij de volatiliteit die een freelance levensstijl met zich meebrengt. Dit betekent dat ze vaak graag wijzigingen in planningen of taken accepteren.
6. Controle tijdens het hoogseizoen: Organisaties zullen meer controle krijgen over hun personeelsbestand door samen te werken in een ecosysteem dat een pool van gig-werknemers deelt; U bent meer verzekerd van het seizoensrendement van een gig-werknemer naarmate die werknemer van de ene werkgever naar de andere verhuist binnen het transparante ecosysteem.
7. Innovatie op de werkplek: Een gig-werknemer brengt ervaring met zich mee in alternatieve manieren van werken bij andere bedrijven; Als leiders ideeën kunnen oogsten die uit deze ervaring voortkomen, kunnen ze innovaties sneller identificeren en implementeren.

Een strategie voor alle snelheden

De voordelen zijn duidelijk, maar het is aan elke organisatie om in te zoomen op de noodzakelijke veranderingen om het personeelsbestand te maximaliseren. Om de drukte en stress van het inhuren van tijdelijke werknemers voor seizoenspieken weg te nemen, is een strategie nodig die zich richt op flexibiliteit, inclusiviteit en samenwerking. Het toepassen van deze drie sleutelelementen in alle onderdelen van het bedrijf zal zorgen voor de juiste omstandigheden en cultuur om zich aan te passen aan de behoeften van de markt.

Flexibel en aanpasbaar

Aanpassingsvermogen is essentieel in een organisatie die minstens één keer per jaar een deel van haar personeelsbestand verliest en niet verzekerd is van de terugkeer van een gig-werknemer. Wij adviseren een 'multi-speed' organisatiemodel, zoals weergegeven in de onderstaande figuur. Beschouw de dagelijkse gang van zaken als de kern van 'snelheid', uitgevoerd door de 'stabiele kern' van permanente ondersteunende functies, zoals HR en Finance. Piekperiodes in het seizoen vormen de topsnelheid die door uitzendkrachten wordt uitgevoerd. Daartussenin zit de dynamische snelheid, waarbij bepaalde vaste teams – zoals sales – in een variabel tempo werken naarmate het bedrijf op- of afloopt, voor of na een seizoenspiek. Dit model zorgt voor efficiënte overgangen tussen de snelheden, zonder de chaos die vaak gepaard gaat met dergelijke veranderingen.

Inclusiviteit en waardering

Het multi-speed organisatiemodel vereist de steun van alle leiders en medewerkers. Maar om het echt te laten slagen, moet u ook een betrouwbaar en kwalitatief hoogstaand personeelsbestand cultiveren. Dit wordt het beste bereikt door een cultuur van inclusiviteit en waardering van die tijdelijke werknemers te creëren. Zoals we in het eerste artikel van deze serie hebben besproken, reageren gig-werknemers goed op behandeling als gerespecteerde personeelsleden; Het vinden van manieren om ze te belonen en uw waarde van hen te communiceren, zal loyaliteit en productiviteit kweken.

Samenwerking

Samenwerking is het laatste sleutelelement dat nodig is om deze transformatie te bereiken, met name het opbouwen van een netwerk met andere bedrijven die seizoensgebonden pieken hebben. Als elke organisatie de details van hun seizoensgebonden behoeften en gig-werknemers deelt, zou het dan niet gemakkelijker zijn om betrouwbare tijdelijke werknemers te vinden? Een gig-werknemer in Nederland kan bijvoorbeeld gemakkelijk overstappen van het sorteren van pakketten voor PostNL tijdens de kerstperiode naar het helpen managen van drukte op Keukenhof, naar het verkopen van ijs in het Efteling-themapark in de zomer - ondersteund door een centrale database die elk van die bedrijven in staat stelt om de beschikbaarheid van die werknemer en de kwaliteit van hun ervaring te zien.

Stappen op weg naar een schaalbaar personeelsbestand

Welke fundamentele veranderingen zijn er nodig in de structuur, cultuur, processen en technologie van het bedrijf? Dat hangt af van hoe goed uw leiderschapsteam de transformatie al ondersteunt via de ideale procedures en gedragingen die hieronder worden beschreven.

Ondersteuning van de organisatie

• Zorg ervoor dat in het bedrijfsbeleid en uw personeelsstrategie prioriteit wordt gegeven aan aanpassingsvermogen, inclusiviteit en samenwerking. Beleid dat specifiek betrekking heeft op gig-werk moet leiden tot een organisatiecultuur die tijdelijk en flexibel werk ondersteunt en schetst hoe samenwerking plaatsvindt. (Kijk voor meer informatie over beleid in ons volgende artikel van deze serie, over HR-transformatie.)
• Maak van flexibiliteit een must, als het gaat om seizoenspieken en een wisselend personeelsbestand. Beschouw seizoensgebonden volatiliteit als business as usual en pas processen dienovereenkomstig aan.
• Ontwerp een gig-vriendelijke organisatiestructuur om te voorkomen dat deze impact heeft op de dagelijkse bedrijfsvoering en systemen wanneer het tijdelijke personeelsbestand binnenstroomt. In plaats van op piekmomenten de rapportagelijnen voor de hele organisatie te wijzigen, organiseert u bijvoorbeeld gig workers als een soort 'plug-in' die de permanente structuur aanvult.
• Zet de toon voor hoe al het personeel gig-werknemers moet behandelen en met hen moet omgaan; Leiders spelen een cruciale rol bij het vormgeven van een transparante, inclusieve en accepterende bedrijfscultuur. Managers en het executive team moeten duidelijk communiceren naar het kernteam hoe de bijdragen van gig-werknemers een aanvulling vormen op de strategie en doelen van de organisatie.

Ondersteuning van gig-werknemers

• Koester een langdurige relatie door waardering te tonen voor nieuwe gig-werknemers en bevorder een teamgericht gevoel van verbondenheid. Verwelkom ze op hun eerste dag en introduceer een doel of boodschap die ze met jou en alle andere leden van de organisatie zullen delen.
• Zet dat sentiment voort gedurende de hele tijd dat ze aan het werk zijn: luister naar hun zorgen, ontwikkel hun vaardigheden door middel van opleidingsmogelijkheden en erken hen publiekelijk voor uitstekende bijdragen.
• Beloon de goede inspanningen van een gig-werknemer. Dit kan zijn door een token-beloningssysteem te gebruiken met een ecosysteemdatabase. Het toewijzen van een token aan een waardevolle werknemer zorgt ervoor dat ze een hoger tarief verdienen bij hun volgende optreden en stimuleert hen om binnen het ecosysteem te blijven.
• Pleit voor een 'one team, one task'-aanpak en voorzie elk team van duidelijke en transparante communicatie over de verantwoordelijkheden en tijdlijnen voor elke taak.
• Maak kennisdeling mogelijk, versterkt door een feedbacklus en een 'buddy-systeem' dat goed geïnformeerde werknemers (zoals een vaste werknemer of terugkerende gig-werknemer) koppelt aan nieuwe en/of onervaren gig-werknemers.

Ondersteuning van de stable core

• Toon evenveel waardering voor het kernteam als voor het gig-personeelsbestand. De acceptatie van gig-werknemers door uw vaste werknemers zal uw reactie op seizoensgebonden eisen maken of breken, dus ondersteun hen om flexibel en meegaand te zijn.
• Manage de verwachtingen van vaste medewerkers over wat er gebeurt bij elke snelheid van de 'multi-speed' organisatie. Tenzij ze precies weten wat ze kunnen verwachten, kunnen deze kernmedewerkers er niet voor zorgen dat de activiteiten bij elke snelheid soepel verlopen. De stable core is de drijvende kracht achter het succes van de schaalbare organisatie.
• Het kernteam moet de tijdelijke 'laag' van het bedrijf accepteren en een gastvrije en geduldige houding tonen ten opzichte van gig-werknemers.
• Samenwerking is essentieel tussen het kernteam en uitzendkrachten; Een silo-aanpak voor het opschalen van het personeelsbestand leidt tot miscommunicatie en fouten.

Bedrijven met een 'plattere' structuur zullen de transformatie waarschijnlijk het gemakkelijkst vinden, omdat ze minder lagen hebben om zich aan te passen. Maar elke organisatie kan haar traditionele manier van werken laten varen ten gunste van flexibelere manieren. Van personeelsrollen tot roosters, van infrastructuur tot invloed, bewuste veranderingen kunnen het verschil maken in de soepele integratie van een gig-personeelsbestand.

Wilt u meer weten over het maximaliseren van een seizoensgebonden personeelsbestand? Kijk naar het volgende artikel in deze serie over HR-transformatie, of herlees ons eerste artikel over een proactieve benadering van gig-werk.

--------

Statista, "Aantal bezoekers aan de Keukenhof in Nederland van 2011 tot 2023", 31 augustus 2023,

Keukenhof Holland, "Keukenhof sluit een succesvol seizoen af", 16 mei 2023.